Transfert des données utilisateur avec Awardco SFTP (héritage)

Le téléchargement efficace et sécurisé des données utilisateur est un aspect crucial de la gestion de la plateforme Awardco. Nous offrons une solution robuste via Awardco SFTP (Secure File Transfer Protocol). Cet article est un guide complet pour exploiter Awardco SFTP, vous permettant, en tant qu’administrateur, d’importer sans effort les données utilisateur depuis un système SIRH. De la configuration à la maintenance, nous vous accompagnons à chaque étape pour assurer un processus de transfert de données fluide et fiable.
 

Faites appel à votre contact qui gère les rapports de votre SIRH ou à votre spécialiste informatique pour vous aider dans la configuration d’Awardco SFTP.

Attention : Si vous avez déjà des données d’employés dans votre plateforme, veuillez confirmer que les ID employés que vous utiliserez dans votre nouveau flux de données sont cohérents avec vos données utilisateur actuelles. Ne pas le faire peut entraîner une duplication des utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données.
 

1. Valeur
2. Configuration d’Awardco SFTP
3. Paramètres Awardco SFTP
   1. Statut et connexion
   2. Général
   3. Avancé
4. Test des données du fichier
5. Finalisation de la connexion
6. Maintenance quotidienne et dépannage

Valeur

SFTP est notre méthode de transfert privilégiée en raison de sa simplicité et de son potentiel d’automatisation. En choisissant Awardco SFTP, vous ouvrez la porte à une livraison et une réception de données sans faille dans le bon format, assurant ainsi l’efficacité opérationnelle. Awardco SFTP offre une approche en libre-service, éliminant le besoin de codage intensif ou de configuration de webhooks.

Il est important de noter qu’Awardco SFTP n’est pas un point de dépôt manuel pour les fichiers utilisateur; il est plutôt facilité via le Téléchargement en masse des utilisateurs, bien qu’il s’agisse d’un processus manuel.

Configuration d’Awardco SFTP

Pour établir une connexion SFTP :

1. Allez au bouton « Admin » en haut à droite de la page d’accueil.
2. Cliquez sur l’onglet « Paramètres », puis sélectionnez l’onglet « Awardco SFTP » sur la gauche sous la section « Intégrations ».
3. Cliquez sur « Commencer la configuration ».
4. Nommez la connexion comme vous le souhaitez (ex. UserData_Connection, ServiceAwards, etc.) Cliquez sur « Suivant ». 

5. Si vous créez une nouvelle connexion, cliquez sur Générer nom d’utilisateur et mot de passe et conservez ces informations en lieu sûr.

6. Passez en revue les paramètres de connexion. Prenez note des autres détails de connexion requis par votre SIRH pour configurer le SFTP. Cliquez sur « Terminé ».

• Remarque : Toutes les informations présentées ici seront accessibles dans l’onglet « Statut et connexion » dans les paramètres Awardco SFTP, sauf le mot de passe.

Si vous avez des données utilisateur à importer depuis plusieurs systèmes SIRH, répétez ces étapes pour chaque système/fichier afin d’établir une connexion.

Paramètres Awardco SFTP

Après avoir créé la connexion, personnalisez les paramètres SFTP en cliquant sur la tuile de la connexion SFTP nouvellement créée. Ces paramètres peuvent être modifiés à tout moment.

Statut et connexion

Modifiez les paramètres dans cet onglet tels que le statut de la connexion et les informations d’identification de connexion :

• Paramètres de configuration du fichier
  • Statut : Gardez la connexion « Inactive » jusqu’à ce que la configuration soit terminée. Suivez les étapes des sections « Test des données du fichier » et « Finalisation de la connexion » de cet article avant d’activer. Voici la signification de chaque statut :
    • Inactif : Le dossier SFTP est disponible pour les téléchargements et téléversements, mais l’importateur est désactivé. Utilisez ce statut principalement pour les tests.
    • Actif : Le dossier SFTP est disponible pour les téléchargements et téléversements, et l’importateur est actif. Utilisez-le pour les téléversements actifs des fichiers utilisateur vers la plateforme.
    • Archivé : Le dossier SFTP n’est pas disponible et ne peut pas être accédé. Utilisez ce statut pour désactiver et supprimer un dossier SFTP.
• Informations d’identification
  • Nom d’affichage du conteneur : Modifiez ou conservez le nom d’affichage/connexion du conteneur. 
  • Saisissez les informations suivantes à l’emplacement approprié dans la section de configuration de connexion SFTP de votre système d’information des ressources humaines (SIRH). Appuyez sur l’icône carrée pour copier les valeurs.
    • Répertoire
    • Protocole
    • Port
    • Hôte
    • Nom d’utilisateur
    • Mot de passe
      • Si vous avez oublié le mot de passe attribué lors de la configuration de la connexion :
        1. Sélectionnez le lien « Problème de connexion ? ».
        2. Cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe ». Assurez-vous de mettre à jour les informations d’identification dans votre système SIRH avec ce nouveau mot de passe.
• Téléversement des fichiers en plusieurs parties : Ceci est rarement nécessaire et peut ne pas être pris en charge par tous les clients SFTP. Activez uniquement si vos outils supportent les téléversements multipartites. Si votre flux de travail ne supporte pas les téléversements multipartites, les téléversements de fichiers peuvent échouer jusqu’à ce que cette option soit désactivée. Vous n’êtes pas sûr ? Cliquez sur l’icône d’aide en bas à droite de votre écran pour discuter avec notre équipe de support technique.

Après avoir modifié les paramètres, cliquez sur « Enregistrer les modifications ». 

Général

Les paramètres suivants maintiennent l’intégrité et la sécurité des données :

• Archiver : Activez ce paramètre pour archiver les comptes Awardco des utilisateurs non inclus dans les futurs téléversements. Il est recommandé de l’activer pour assurer que toutes les informations utilisateur sont à jour.

• PGP chiffré : Activez « Oui » pour chiffrer les informations utilisateur téléchargées. Consultez cet article pour plus d’informations. Contactez votre interlocuteur Awardco pour obtenir la clé PGP.
• Délimiteur : Choisissez le délimiteur approprié dans le menu déroulant pour votre fichier utilisateur. En général, nous acceptons les fichiers CSV avec des valeurs séparées par des virgules. Les combinaisons délimiteur-fichier courantes incluent : 
  • CSV : valeurs séparées par des virgules
  • PSV : valeurs séparées par des barres verticales (pipe)
  • TSV : valeurs séparées par tabulation
• Remplacer les données existantes : Lorsque l’option « Remplacer les données existantes » est activée, toute information employé mise à jour lors des téléversements de fichiers ultérieurs remplacera les données existantes. Pour spécifier quels points de données doivent être remplacés, vous devez cocher la case à côté de chaque point de données correspondant. (Les remplacements de mot de passe peuvent être appliqués soit à tous les utilisateurs, soit uniquement à ceux qui ne se sont jamais connectés à leur compte Awardco.) Les données utilisateur qui peuvent être remplacées incluent :
  • Langue
  • Courriel
  • Date d’embauche
  • Mot de passe

Dans la plupart des cas, nous recommandons de sélectionner les options pour remplacer le courriel, la date d’embauche et le mot de passe. Pour les remplacements de mot de passe, il est conseillé de les appliquer uniquement aux utilisateurs qui ne se sont jamais connectés.

Après avoir modifié les paramètres, cliquez sur « Enregistrer les modifications ». 

Avancé

Utilisez les paramètres avancés pour contrôler le formatage des données, les correspondances d’en-têtes, les correspondances de valeurs et la gestion des métadonnées. Faites preuve de prudence et impliquez votre contact Awardco pour des configurations complexes.

Cliquez sur Enregistrer les modifications après avoir mis à jour l’un des champs des paramètres avancés 

Test des données du fichier

Avant de continuer, assurez-vous que les informations utilisateur sont conformes au format accepté ; consultez l’article d’aide sur le formatage des fichiers utilisateur pour obtenir des conseils. Pour tester les données du fichier pour cette configuration :‌

1. Téléchargez votre fichier au format CSV. 
2. Téléversez manuellement le fichier en utilisant le Téléchargement en masse des utilisateurs
   • Cliquez sur « Admin » sur la page d’accueil.
   • Cliquez sur l’onglet « Utilisateurs ».
   • Sélectionnez « Gérer les utilisateurs », puis « Téléchargement en masse des utilisateurs ».
   • Glissez-déposez le fichier et cliquez sur le bouton « Aperçu & Téléversement ».

Corrigez toutes les erreurs identifiées lors du processus d’aperçu et de téléversement avant de finaliser. Consultez l’article sur les erreurs d’importation de fichiers utilisateur pour vous aider à corriger ces erreurs. Téléversez à nouveau le fichier une fois les erreurs corrigées. Pour les imports automatiques via SFTP, vous devrez vous assurer que ces erreurs sont corrigées dans votre SIRH. Effectuez les ajustements nécessaires, tels que les paramètres d’archivage et de remplacement des données existantes, dans l’onglet « Général » des paramètres Awardco SFTP.

Finalisation de la connexion

Après avoir créé la connexion, configuré les paramètres SFTP dans la plateforme Awardco et testé les données du fichier, suivez les étapes ci-dessous pour finaliser la connexion :

1. Saisissez les informations suivantes dans la section de configuration de connexion SFTP de votre SIRH :
   • Nom d’utilisateur
   • Mot de passe
   • Hôte 
   • Répertoire
   • Protocole
   • Port

Remarque : Toutes ces informations se trouvent dans la section « Statut et connexion » des paramètres Awardco SFTP. Faites appel aux experts internes IT/SIRH si nécessaire.

2. Si disponible, mettez à jour les informations de planification d’importation des fichiers utilisateur telles que la fréquence et l’heure dans la section de configuration de connexion SFTP de votre SIRH. 
3. Changez le statut d’importation à « Actif » dans la section « Statut et connexion » des paramètres Awardco SFTP. 

Maintenance quotidienne et dépannage

Bien que SFTP allège la charge de gestion et de transfert manuel des informations utilisateur, certains éléments doivent être considérés régulièrement pour assurer le bon fonctionnement de la connexion SFTP :

• Assurez-vous que les données utilisateur du SIRH sont à jour et correctes.
• Surveillez régulièrement l’Historique des importations utilisateur.
  • Cette vue dans l’onglet « Utilisateurs » des paramètres Admin affiche tous les téléversements de fichiers passés.
  • Rendez l’Historique des importations utilisateur accessible aux rôles appropriés via l’outil Rôles et permissions. 

• Assurez-vous que les bonnes adresses courriel sont enregistrées pour recevoir toute notification d’erreur d’importation de fichier utilisateur. 
  • Contactez votre interlocuteur Awardco pour vérifier cela.
• Ne jamais envoyer les informations d’identification de connexion SFTP (nom d’utilisateur, mot de passe, etc.) par courriel.
  • Si le mot de passe attribué est oublié :
    1. Sélectionnez le lien « Problème de connexion ? » dans l’onglet « Configuration et connexion » des paramètres Awardco SFTP.
    2. Cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe ». Assurez-vous de mettre à jour les informations d’identification dans votre système SIRH avec ce nouveau mot de passe.
• Si vous avez plusieurs connexions SFTP configurées, veuillez impliquer votre interlocuteur Awardco. 

  • Les paramètres doivent être créés spécifiquement afin que plusieurs fichiers ne remplacent pas les données les uns des autres. 

     

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.