Cet article vous aidera à automatiser l’intégration de votre organisation via un fichier CSV. Veuillez envisager de configurer les récompenses d’intégration via notre Créateur d’automatisation d’intégration avant de poursuivre cette option. Accédez à un modèle d’intégration .csv d’exemple ici.
Formatage de votre fichier utilisateur
Pour que l’automatisation puisse traiter les récompenses, le fichier utilisateur de la plateforme envoyé aux serveurs Awardco doit inclure une date d’embauche pour chaque utilisateur de la plateforme. La date d’embauche sera acceptée dans l’un des formats suivants :
Lorsque vous envisagez d’envoyer cette information, veuillez contacter votre personne-ressource Awardco avant d’apporter des modifications à votre fichier utilisateur. Plus notre équipe connaît les informations que vous envoyez, meilleure sera l’assistance que nous pourrons vous fournir.
Nous recommandons fortement de discuter de l’ajout de cette fonctionnalité à votre plateforme avec votre gestionnaire de la réussite client. Comme le système planifie les récompenses en fonction d’un nombre défini de jours ou de mois après la date de début des nouveaux employés, la fréquence à laquelle le fichier utilisateur de la plateforme est mis à jour peut avoir un impact important sur la façon dont le fichier traite les reconnaissances. Pour vous assurer que votre fichier est mis à jour à une fréquence compatible avec cette automatisation, assurez-vous de discuter de cette fonctionnalité avec votre gestionnaire de la réussite client.
Création de l’automatisation
Localiser le programme d’intégration dans les paramètres
Une fois que vous avez chargé une date d’embauche pour chaque utilisateur dans la plateforme, l’étape suivante consiste à indiquer à la plateforme ce qu’elle doit faire avec cette date. Les règles de cette automatisation seront saisies dans la plateforme en téléchargeant un fichier .CSV dans l’onglet secondaire « On-boarding Beta » dans l’onglet paramètres de votre section administrateur. Pour commencer, téléchargez le modèle en cliquant sur le bouton « Upload CSV » et « onboard.csv » sous la section modèle dans la fenêtre contextuelle. Ouvrez le fichier .CSV et suivez les instructions ci-dessous.
Explication des champs du fichier .CSV
Pour mieux vous aider lors de la création de ce fichier, veuillez vous référer au fichier exemple joint à cet article au bas de la page.
Code pays - Les programmes d’intégration sont organisés par pays, donc chaque pays participant à un programme d’intégration remplira sa propre ligne. Commencez par saisir le code pays à deux lettres pour chaque pays participant. Par exemple, le Canada est CA, le Royaume-Uni est GB, les États-Unis sont US, le Mexique est MX, l’Allemagne est DE, et ainsi de suite. Vous pouvez trouver les codes pays à deux lettres sur World Atlas ou un autre site similaire. Il existe quelques pays dont les codes à deux lettres peuvent être représentés de différentes façons, alors si vous n’êtes pas sûr du code à utiliser ici, veuillez nous contacter.
Une chose à noter, il est possible qu’un code pays soit utilisé sur plusieurs lignes à condition que le jour ou le mois soit différent de l’autre occurrence. Cela offre une façon d’envoyer plusieurs courriels à vos nouvelles recrues. Une utilisation courante est lorsque les nouveaux employés suivent des programmes de formation standard. Par exemple, au jour 5, le courriel « Accueil général » est envoyé. Au jour 15, le courriel « Deux semaines en poche » est envoyé. Au jour 40, le courriel et la récompense « Formation à l’innovation terminée » sont envoyés. Utilisez cette capacité pour être créatif dans la façon dont vous accueillez vos employés !
Mois - Le nombre de mois après la date d’embauche auquel la reconnaissance et les courriels associés seront envoyés. Par exemple, si vous saisissez « 3 » et que la date d’embauche de l’utilisateur est le 15 janvier, la reconnaissance sera traitée le 15 avril.
Jour - Le nombre de jours après la date d’embauche de l’employé auquel la reconnaissance et les courriels associés seront envoyés. Par exemple, si vous saisissez 8, la reconnaissance sera envoyée 8 jours après la date d’embauche de l’employé. Assurez-vous de définir le nombre de jours à un nombre supérieur à 2. Veillez à ce que le fichier utilisateur soit téléchargé avant 20 h MST la veille de la remise de la récompense.
De la part du superviseur - La colonne « De la part du superviseur » doit être remplie avec la valeur « True » ou « False ». Si vous saisissez « True », le système accédera à la hiérarchie établie dans votre fichier utilisateur et utilisera le gestionnaire direct du destinataire de la reconnaissance comme valeur « de la part de » dans la reconnaissance. La reconnaissance dans la plateforme et toute référence à un utilisateur « de la part de » dans le courriel feront référence au gestionnaire direct de l’utilisateur. Si vous saisissez « False », vous devrez saisir une valeur dans la colonne « De la part de l’utilisateur ».
De la part de l’utilisateur - Si vous saisissez « True » dans la colonne « De la part du superviseur », laissez cette cellule vide. Si vous saisissez « False » dans la colonne « De la part du superviseur », saisissez l’identifiant de l’employé pour l’utilisateur de qui vous souhaitez que la reconnaissance soit envoyée.
Note - Ceci est le texte qui sera joint à la reconnaissance dans le fil d’actualité de la plateforme. Bien que vous puissiez saisir ce que vous voulez, nous recommandons de garder ce message assez court. Si vous souhaitez communiquer un message de bienvenue du PDG, souligner les conditions d’utilisation de la plateforme ou tout autre message long, nous recommandons d’inclure ces éléments dans le courriel envoyé à l’utilisateur.
Montant - Cette valeur est le montant qui sera attaché à la reconnaissance. Si vous n’attachez pas de montant monétaire à ces reconnaissances, saisissez zéro dans cette cellule.
Budget - Si vous attribuez un montant supérieur à zéro, vous devrez désigner le budget à partir duquel les fonds seront puisés. Pour que l’automatisation fonctionne correctement, le nom du budget saisi ici doit correspondre exactement au nom du budget dans la plateforme. Par exemple, si vous souhaitez puiser dans le budget « Nouvel employé » et que vous tapez « Bienvenue aux nouveaux employés » dans cette cellule, la plateforme ne pourra pas puiser les fonds dans le budget correct.
Public - Ce champ est une déclaration « True » ou « False ». Lorsque vous saisissez « True », la reconnaissance sera affichée publiquement dans le fil de la plateforme. Lorsque vous saisissez « False », la reconnaissance sera traitée de manière privée et ne sera pas affichée dans le fil public.
Modèle de courriel utilisateur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer au nouvel employé. La valeur saisie ici doit correspondre exactement au nom du modèle. Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, nous recommandons de travailler avec l’équipe Awardco pour créer et utiliser un courriel qui célébrera votre employé.
Modèle de courriel superviseur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer au gestionnaire direct de l’employé. La valeur saisie ici doit correspondre exactement au nom du modèle. Comme pour le modèle de courriel utilisateur, ce champ n’est pas obligatoire, mais il est recommandé. Le courriel du superviseur ne peut être envoyé qu’en même temps que le courriel utilisateur. Il n’est pas actuellement possible d’envoyer le courriel du gestionnaire avant le courriel utilisateur.
Heure - L’heure doit être saisie au format 24 heures. Par exemple, si vous souhaitez que la reconnaissance soit traitée à 15 h, saisissez « 15 ». Comme le système ne traite les reconnaissances qu’à l’heure pile, une valeur de minute ne doit pas être fournie.
Fuseau horaire - Saisissez le fuseau horaire en l’écrivant complètement. Par exemple, l’heure de la côte est aux États-Unis serait saisie comme heure normale de l’Est. Il n’est pas nécessaire d’ajuster pour l’heure avancée car le système fera automatiquement l’ajustement en fonction de la période de l’année. Vous pouvez consulter cet article Wikipédia pour localiser votre fuseau horaire local.
Métadonnées - En utilisant la colonne des règles de métadonnées, il est possible d’adapter votre automatisation d’intégration à des sous-groupes spécifiques de votre organisation. Pour utiliser cette option, vous devez inclure des métadonnées dans votre fichier utilisateur. Saisissez les données dans les cellules sous cette colonne en utilisant le format suivant {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Par exemple, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Veillez à omettre le caractère "#" avant « Department » et « Clearance » dans l’en-tête des métadonnées, car il télécharge les données, mais ne remplit pas l’automatisation si "#" est laissé dans l’en-tête. Lorsque vous utilisez cette option, n’oubliez pas de configurer une ligne pour les utilisateurs du groupe de métadonnées listé et pour tous les utilisateurs qui ne font pas partie du groupe de métadonnées. Par exemple, si vous créez une ligne pour les employés aux États-Unis qui sont dans les ventes, à moins d’inclure une deuxième ligne pour les employés aux États-Unis qui ne sont pas dans les ventes, aucun autre employé ne recevra de récompense d’intégration.
Téléchargement du fichier .CSV et configuration finale des paramètres
Après avoir créé le fichier, retournez dans la plateforme et, dans la même fenêtre contextuelle, téléchargez le nouveau fichier en cliquant sur « Choisir un fichier ». Cliquez sur « OK » pour charger le fichier dans la plateforme. S’il y a des problèmes avec le fichier, suivez les instructions du message d’erreur pour corriger le fichier, puis téléchargez-le à nouveau. Si vous ne pouvez pas résoudre le problème du fichier, veuillez parler à votre personne-ressource Awardco. Une fois le fichier chargé avec succès dans le système, vous verrez votre fichier chargé dans le tableau sous les en-têtes sur la page d’intégration.
Veuillez noter que cette automatisation ne récompense pas rétroactivement. Le système utilisera les règles que vous avez chargées pour rechercher dans la plateforme une fois par jour et planifier les récompenses à venir dans la fonction de reconnaissance en masse. Vous pouvez consulter et supprimer ces récompenses en attente en allant dans l’onglet des files d’attente dans la section administrateur et en cliquant sur reconnaissance en masse.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.