Cet article vous aidera à automatiser les récompenses de service de votre organisation via un fichier CSV. Veuillez envisager de configurer les récompenses de service via notre Constructeur d'automatisation des récompenses de service avant d'opter pour cette méthode. Voici un fichier d'exemple d'automatisation des récompenses de service pour référence. Une fois que vous aurez configuré cette automatisation des récompenses de service, nous vous recommandons vivement de consulter l'article MemoryBooks : Récompenses de service numériques pour plus d'informations sur la modernisation de vos efforts de célébration de l'ancienneté.
- Formatage de votre fichier utilisateur
- Création de l'automatisation
- Importation du fichier .CSV
- Configuration des paramètres finaux
Formatage de votre fichier utilisateur
Pour que l'automatisation puisse traiter les récompenses, le fichier utilisateur de la plateforme envoyé aux serveurs Awardco doit inclure une date d'embauche pour chaque utilisateur de la plateforme. La date d'embauche sera acceptée dans l'un des formats suivants :
Lorsque vous envisagez d'envoyer ces informations, veuillez contacter votre interlocuteur Awardco avant de modifier votre fichier utilisateur. Plus notre équipe connaît les informations que vous envoyez, mieux nous pourrons vous aider.
Création de l'automatisation
Localiser le programme de récompenses de service dans les paramètres
Une fois que vous avez chargé une date d'embauche pour chaque utilisateur dans la plateforme, l'étape suivante consiste à indiquer à la plateforme ce qu'elle doit faire avec cette date. Les règles pour cette automatisation seront saisies dans la plateforme en téléchargeant un fichier .CSV dans l'onglet sous-rubrique des récompenses de service dans l'onglet paramètres de votre section administrateur. Pour commencer, téléchargez le modèle en cliquant sur le bouton « Importer CSV » et « service-awards.csv » dans la section modèle de la fenêtre contextuelle. Ouvrez le fichier .CSV et suivez les instructions ci-dessous.
Regroupement des récompenses de service
Dans l'automatisation des récompenses de service Awardco, il existe 3 façons de regrouper les récompenses et d'établir les paramètres :
- Pays
- Niveau d'ancienneté (années)
- Règles de métadonnées
Ces regroupements sont établis dans cet ordre. Autrement dit, chaque pays peut contenir plusieurs niveaux d'ancienneté et un niveau d'ancienneté peut contenir plusieurs configurations de règles de métadonnées. Pour illustrer davantage ce point, veuillez considérer l'exemple suivant.
Une entreprise opérant aux États-Unis, au Royaume-Uni et en France configure son programme automatisé de récompenses de service. Cette entreprise attribue des points aux niveaux de 5, 10, 15 et 20 ans, mais elle offre des montants différents à ses employés selon leur localisation. Les employés situés dans les capitales nationales reçoivent 15 $ de plus par niveau de service que les employés situés hors de la capitale. Dans ce cas, leur fichier automatisé nécessiterait deux lignes par niveau de service, soit 8 lignes par pays. Leur fichier automatisé comporterait donc 24 lignes au total dans le fichier .CSV configurant leur programme.
Explication des champs du fichier de règles des récompenses de service
Pour mieux vous aider à créer ce fichier, veuillez vous référer au fichier d'exemple joint à cet article.
Code pays - Les programmes de service sont organisés par pays. Chaque pays participant à un programme de service remplira sa propre ligne. Commencez par saisir le code pays à deux lettres pour chaque pays participant. Par exemple, le Canada est CA, le Royaume-Uni est GB, les États-Unis sont US, le Mexique est MX, l'Allemagne est DE, etc. Vous pouvez trouver les codes pays à deux lettres sur World Atlas ou un site similaire. Certains pays ont des codes à deux lettres qui peuvent être représentés de différentes manières, donc si vous n'êtes pas sûr du code à utiliser ici, veuillez nous contacter.
Année - Vous saisirez ici le niveau d'année. Il n'est pas nécessaire de lister chaque année (1-70). Listez uniquement les années pour lesquelles vous souhaitez que l'employé reçoive une récompense.
De la part du gestionnaire - La colonne « De la part du gestionnaire » doit être remplie avec la valeur "True" ou "False". Si vous saisissez "True", le système accédera à la hiérarchie établie dans votre fichier utilisateur et utilisera le gestionnaire direct du bénéficiaire de la récompense comme valeur « de la part de » dans la reconnaissance. La reconnaissance dans la plateforme et toute référence à un utilisateur « de la part de » dans le courriel feront référence au gestionnaire direct de l'utilisateur. Si vous saisissez "False", vous devrez entrer une valeur dans la colonne « De la part de l'utilisateur ».
De la part de l'utilisateur - Si vous saisissez "True" dans la colonne « De la part du gestionnaire », laissez cette cellule vide. Si vous saisissez "False" dans la colonne « De la part du gestionnaire », entrez l'ID de l'employé pour l'utilisateur de qui la reconnaissance doit être envoyée.
Note - Il s'agit du texte qui sera joint à la reconnaissance dans le fil d'actualité de la plateforme. Bien que vous puissiez saisir ce que vous souhaitez, nous recommandons de garder ce message assez court. Si vous souhaitez communiquer des messages du PDG, des commentaires sur le dévouement des employés envers l'organisation ou tout autre message long, nous recommandons d'inclure ces messages dans le courriel envoyé à l'utilisateur — ou mieux encore, d'utiliser notre fonctionnalité MemoryBooks pour enrichir vos récompenses de service numériques.
Montant - Il s'agit du montant monétaire que vous attribuerez à chaque niveau d'anniversaire. Rappelez-vous, cette récompense peut être monétaire ou non monétaire. Par exemple, si vous souhaitez uniquement reconnaître les employés célébrant des récompenses à des intervalles de cinq ans, vous saisiriez 5, 10, 15, 20, etc. dans chaque ligne « année ». Cela indiquerait au système de reconnaître les employés célébrant des anniversaires aux niveaux de 5, 10, 15, 20, etc., et aucun autre. Ce montant doit être un nombre entier sans décimales, virgules ou autres symboles.
Un autre exemple serait de reconnaître à chaque niveau d'année, mais de ne récompenser monétairement qu'aux intervalles de cinq ans. Dans ce cas, chaque employé célébrant un anniversaire recevrait un courriel et une reconnaissance dans la plateforme, tandis que les récompenses monétaires seraient réservées à ceux célébrant des anniversaires à intervalles de cinq ans.
Pour résumer rapidement, en omettant l'année dans le fichier, l'utilisateur ne recevra ni récompense ni courriel. En incluant un montant égal à zéro, l'utilisateur recevra une récompense non monétaire. En incluant un montant supérieur à zéro, l'utilisateur recevra une récompense monétaire.
Budget - Si vous attribuez un montant supérieur à zéro avec cette récompense de service, vous devrez désigner le budget à partir duquel les fonds seront prélevés. Pour que l'automatisation fonctionne correctement, le nom du budget saisi ici doit correspondre exactement au nom du budget dans la plateforme. Par exemple, si vous souhaitez prélever dans le budget « Service » et que vous tapez « Service Awards » dans cette cellule, la plateforme ne pourra pas prélever les fonds dans le budget correct.
Public - Ce champ attend une valeur "True" ou "False". Lorsque vous saisissez "True", la reconnaissance sera affichée publiquement dans le fil d'actualité de la plateforme. Lorsque vous saisissez "False", la reconnaissance sera traitée en privé et ne sera pas affichée dans le fil public.
Modèle de courriel utilisateur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer à l'employé célébrant l'anniversaire. La valeur saisie doit correspondre exactement au nom du modèle. Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, nous recommandons de collaborer avec l'équipe Awardco pour créer et utiliser un courriel qui célébrera votre employé. Comme mentionné dans la section « Montant », nous recommandons d'envoyer un courriel à chaque utilisateur, y compris ceux qui ne reçoivent pas de montant monétaire. Nous sommes convaincus qu'il n'y a jamais de mauvais moment pour célébrer les contributions d'un employé à votre organisation, surtout lorsqu'il célèbre une autre année avec vous.
Types d'association de gestionnaire - Pour notifier le superviseur du bénéficiaire (identifié par l'ID du superviseur dans le fichier utilisateur) d'une récompense de service imminente, saisissez « Supervisor Id » dans cette colonne. Si vous devez notifier un autre utilisateur ou plusieurs utilisateurs, utilisez l'en-tête de champ Métadonnées associées. Pour plus de détails, référez-vous à la section de description de la colonne Métadonnées associées de cet article.
Modèle de courriel gestionnaire - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer au gestionnaire direct de l'employé. La valeur saisie doit correspondre exactement au nom du modèle. Comme pour le modèle de courriel utilisateur, ce champ n'est pas obligatoire mais recommandé. Nous recommandons de fournir des directives spécifiques aux gestionnaires lors de la notification des anniversaires de leurs employés, car certains employés peuvent ne pas apprécier une reconnaissance publique au travail. Fournir des directives aux gestionnaires aide à s'assurer qu'ils sont attentifs à la manière dont ils aident leurs employés à célébrer.
Décalage en jours utilisateur - Ce champ désigne le nombre de jours avant la date d'anniversaire où le courriel listé dans le modèle de courriel utilisateur doit être envoyé à l'employé célébrant son anniversaire. Nous recommandons généralement de laisser cette valeur vide. Lorsqu'elle est vide, le courriel au bénéficiaire sera envoyé le jour même de son anniversaire. Le champ de décalage en jours utilisateur doit être compris entre -20 et 0.
Jour de la semaine utilisateur - Ce champ désigne le jour de la semaine où le courriel de félicitations d'anniversaire est envoyé. Nous recommandons généralement de laisser cette valeur vide. Si vous souhaitez désigner un jour pour l'envoi de la récompense, saisissez le numéro du jour de la semaine, de 1 à 7.
Jour du mois utilisateur - Ce champ désigne le jour du mois où le courriel de félicitations d'anniversaire sera envoyé à l'employé. Ce champ est généralement laissé vide mais peut être utilisé si votre programme récompense tous les utilisateurs chaque mois à un seul jour. La seule valeur acceptée pour ce champ est 1, ce qui signifie que la récompense de service sera envoyée le premier jour du mois.
Décalage en jours gestionnaire - Ce champ désigne le nombre de jours avant la date d'anniversaire où le courriel listé dans le modèle de courriel gestionnaire doit être envoyé au gestionnaire de l'employé célébrant l'anniversaire. Nous recommandons généralement d'utiliser ce décalage pour donner suffisamment de temps au gestionnaire pour se préparer à l'anniversaire imminent. Le champ de décalage en jours gestionnaire doit être compris entre -21 et 0.
Jour de la semaine gestionnaire - Ce champ désigne le jour de la semaine où le courriel gestionnaire est envoyé. Nous recommandons généralement de laisser cette valeur vide. Si vous souhaitez désigner un jour pour l'envoi de la récompense, saisissez le numéro du jour de la semaine, de 1 à 7.
Jour du mois gestionnaire - Ce champ désigne le jour du mois où le courriel gestionnaire est envoyé. Nous recommandons généralement de laisser cette valeur vide. Si vous souhaitez désigner un jour pour l'envoi de la récompense, saisissez le numéro du jour du mois, de 1 à 31.
Heure - L'heure doit être saisie au format 24 heures. Par exemple, si vous souhaitez que la reconnaissance soit traitée à 15h00, saisissez "15". Comme le système ne traite les reconnaissances qu'à l'heure pile, aucune valeur pour les minutes ne doit être fournie.
Fuseau horaire - Saisissez le fuseau horaire en l'épelant complètement. Par exemple, l'heure de la côte Est des États-Unis serait saisie comme Eastern Standard Time. Il n'est pas nécessaire d'ajuster pour l'heure d'été car le système effectuera automatiquement l'ajustement en fonction de la période de l'année. Vous pouvez consulter cet article Wikipédia pour localiser votre fuseau horaire local.
Métadonnées - Grâce à la colonne des règles de métadonnées, il est possible d'adapter vos récompenses de service à des sous-groupes spécifiques de votre organisation. Pour utiliser cette option, vous devez inclure des métadonnées dans votre fichier utilisateur. Saisissez les données dans les cellules sous cette colonne en utilisant le format suivant {"En-tête Métadonnées":["Valeur Métadonnée"]}. Par exemple, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Veillez à omettre le symbole "#" avant "Department" et "Clearance" dans l'en-tête des métadonnées, car il est nécessaire dans votre fichier utilisateur pour importer les données, mais pas dans ce fichier. Lorsque vous utilisez cette option, n'oubliez pas de configurer une ligne de récompense de service pour les utilisateurs du groupe de métadonnées listé ainsi que pour tous les utilisateurs qui ne font pas partie de ce groupe. Par exemple, si vous créez une ligne pour les employés aux États-Unis qui sont au niveau 5 ans et qui sont dans les ventes, sauf si vous incluez une deuxième ligne pour les employés américains au niveau 5 ans qui ne sont pas dans les ventes, aucun autre employé ne recevra d'anniversaire. Veuillez consulter le fichier .CSV d'exemple joint pour voir ce principe appliqué.
Nom du programme - Le champ du nom du programme doit être utilisé uniquement si vous utilisez la fonctionnalité Smart Award Networks dans la plateforme. En travaillant avec votre interlocuteur Awardco, vous pouvez configurer un réseau de rachat disponible uniquement aux bénéficiaires des récompenses de service dans votre plateforme. Cela est utile si, pour des raisons fiscales, vous limitez l'accès des bénéficiaires à un réseau de rachat Amazon uniquement, ou si vous souhaitez rendre visibles des catalogues spéciaux uniquement pour ces bénéficiaires. Pour plus d'informations sur la configuration de cette fonctionnalité, veuillez consulter votre gestionnaire de succès client Awardco.
Métadonnées associées - Les métadonnées associées peuvent être un moyen de lier un utilisateur à d'autres utilisateurs en dehors de leur gestionnaire. De nombreuses fonctions dans Awardco sont assignées à un superviseur, basé sur l'information transmise comme l'ID du superviseur de l'utilisateur. Mais souvent ce n'est pas si simple - parfois un vice-président, un formateur ou un représentant RH pour certaines personnes avec certains noms gèrent différentes tâches. Plutôt que de limiter un utilisateur à une seule autre association (leur superviseur), une entreprise peut transmettre plusieurs associations d'utilisateurs pour chaque utilisateur dans leur fichier utilisateur. Pour ajouter une association, ajoutez une nouvelle colonne au fichier d'importation. Plutôt que d'indiquer la colonne avec un # comme pour les métadonnées normales, indiquez qu'il s'agit d'une colonne de métadonnées associées (AMD) en commençant par le symbole « @ » (par ex. @HR Rep). Cela importera l'association dans Awardco pour être utilisée dans différents scénarios.
Importation du fichier .CSV
Après avoir créé le fichier, revenez à la plateforme et dans la même fenêtre contextuelle, importez le nouveau fichier en cliquant sur « Choisir un fichier ». Cliquez sur « OK » pour charger le fichier dans la plateforme. S'il y a des problèmes avec le fichier, suivez les instructions dans le message d'erreur pour corriger le fichier, puis réimportez-le. Si vous ne parvenez pas à résoudre le problème, veuillez contacter votre interlocuteur Awardco. Une fois le fichier chargé avec succès dans le système, vous verrez votre fichier affiché dans le tableau sous les en-têtes de la page Récompenses de service.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.