Les prix de service sont le point culminant des programmes de reconnaissance des employés de votre entreprise. Chaque anniversaire d'employé est une occasion de célébrer leurs succès et d'encourager des réalisations continues. Avec MemoryBooks, les coéquipiers, amis et gestionnaires peuvent laisser des notes de félicitations, des photos, des commentaires et des souvenirs célébrant chaque anniversaire en milieu de travail de l'employé.
Pour utiliser MemoryBooks, assurez-vous que l'automatisation des prix de service est activée sur votre plateforme. MemoryBooks peut initialement apparaître comme « désactivé » dans les paramètres, ce qui indique qu'il n'est pas encore entièrement activé mais peut toujours être personnalisé.
Remarque : Vous pouvez commencer à personnaliser MemoryBooks pendant qu'il est réglé sur « désactivé » dans les paramètres. Vous pouvez activer et modifier la fonctionnalité MemoryBooks indépendamment dans les paramètres avancés. Cependant, pour une aide détaillée à la configuration, contactez l'équipe des gestionnaires du succès client technique (TCSM).
MemoryBooks
Aperçu
MemoryBooks est une expérience numérique présentant les commentaires de félicitations que les gestionnaires, collègues et amis du milieu de travail soumettent pour l'anniversaire d'un employé via la fonction de participation des coéquipiers. Cette fonction offre une expérience moderne et élégamment conçue par laquelle vos employés peuvent consulter les vœux et souvenirs chaleureux soumis par leurs collègues. Vous pouvez naviguer en tant qu’administrateur vers vos paramètres via l’onglet Files d’administration.
Expérience utilisateur
Le jour de l'anniversaire, lorsque l'utilisateur célébrant son anniversaire se connecte à son compte, il verra une publication dans son fil le félicitant pour son service et affichant les commentaires soumis par ses pairs. L'utilisateur pourra voir le contenu en cliquant sur « Voir MemoryBook ».
MemoryBooks regroupe les commentaires des coéquipiers dans une expérience numérique personnalisée qui célèbre l'anniversaire du récipiendaire. Dans le cadre de MemoryBooks, vous pouvez concevoir des pages standard incluses dans le MemoryBook individuel de chaque utilisateur. Ces pages standard peuvent inclure des messages de la direction organisationnelle, les valeurs de l’entreprise, l’histoire de votre organisation, etc. Les captures d’écran ci-dessous montrent une carte de titre d’exemple, un message de félicitations du PDG d’exemple et un commentaire d’un coéquipier d’exemple. Chacune des pages présentées ci-dessous est personnalisable et peut être adaptée pour correspondre à l'image de marque de votre organisation, attirer l’attention sur les valeurs de l’entreprise et mettre en valeur vos objectifs de programme. Les utilisateurs ont la possibilité d’exporter leur MemoryBook en format PDF.
Conception et configuration
Veuillez activer l'automatisation des prix de service avant de continuer. Pour commencer, connectez-vous à votre compte Awardco et, après être allé dans la section Admin du compte, sélectionnez « Paramètres ». Ensuite, sélectionnez « Paramètres avancés » et activez MemoryBooks. Puis cliquez sur « MemoryBooks » dans le menu à gauche de la page.
La configuration de MemoryBooks est divisée en trois étapes. La première étape consiste à configurer les paramètres généraux tels que l’image de marque et les modèles que vous utiliserez pour afficher les commentaires des coéquipiers. À l’étape deux, nous configurerons les livres. À l’étape trois, nous modifierons la planification des notifications.
Pour commencer la première étape, cliquez sur « Paramètres » pour accéder à la page de configuration. Bien que le système intègre automatiquement votre image de marque générale de la plateforme et crée un arrière-plan personnalisé basé sur les couleurs définies dans votre onglet d’image de marque, vous avez la possibilité de choisir d’autres couleurs d’image de marque, un logo qui sera affiché uniquement dans le MemoryBook, et de télécharger une image d’arrière-plan personnalisée.
Ensuite sur cette page, il y a la section Modèles de mémoire où vous avez l’option de sélectionner, un par un, les types de modèles qui seront affichés dans l’expérience MemoryBook. Ces modèles sont utilisés par le système pour prendre les commentaires et images téléchargés par les coéquipiers du récipiendaire et les intégrer dans l’expérience numérique. Certains types de modèles sont uniquement des messages tandis que d’autres acceptent les images. Sur cette page, vous pourrez également télécharger des images d’arrière-plan personnalisées pour les modèles. Cela vous aidera à construire un thème cohérent à travers vos MemoryBooks et adaptera l’apparence et la sensation de l’expérience à votre organisation individuelle.
Cliquez sur l’onglet « Médias » pour décider si vous souhaitez que les utilisateurs puissent télécharger des médias, comme des images et des vidéos, dans les commentaires du MemoryBook.
Maintenant, vous êtes prêt à commencer la deuxième étape et personnaliser les expériences individuelles des livres. Cliquez sur le bouton « Ajouter un livre ». Entrez un nom pour le titre du MemoryBook, puis cliquez sur « Enregistrer ». Ensuite, examinez l’onglet Paramètres. Le nom du modèle est ce qui s’affichera dans les paramètres; il peut être descriptif pour aider à différencier les différents types de MemoryBooks. Le nom d’affichage est ce qui sera visible partout sur la plateforme pour les employés. Il apparaîtra dans le widget des jalons à venir, sur la page des commentaires et dans le fil. Déterminez si ce MemoryBook est aussi accompagné d’une récompense monétaire. Choisissez le montant de la récompense, le budget et le réseau de récompense. Tous les récipiendaires qui recevront un MemoryBook avec ce modèle recevront le même montant de récompense.
Activez « Ajouter les reconnaissances passées » dans la section Page des commentaires des utilisateurs pour permettre aux utilisateurs soumettant des commentaires à un MemoryBook d’inclure des reconnaissances passées.
L’onglet Notifications vous permet de contrôler quand les superviseurs, pairs et subordonnés directs sont avisés et quel modèle d’email ils recevront concernant les contributions au MemoryBook.
Vous avez les options suivantes pour les notifications aux collègues :
- Pairs : Cochez cette case pour envoyer des courriels d’invitation aux employés qui partagent le même superviseur que le récipiendaire de la récompense.
- Subordonnés directs : Cochez cette case pour envoyer des courriels d’invitation aux employés qui rapportent directement au récipiendaire de la récompense.
Vous pouvez sélectionner l’une, les deux ou aucune de ces options pour personnaliser qui parmi les collègues du récipiendaire sera invité à contribuer.
Vous pouvez également configurer une notification de rappel à envoyer à ceux qui n’ont pas encore soumis leurs commentaires. De plus, vous pouvez activer une notification par courriel à envoyer au récipiendaire pour l’informer de son MemoryBook.
Remarque : Si les notifications aux collègues (à la fois Pairs et Subordonnés directs) sont désactivées, les MemoryBooks ponctuels ne enverront pas automatiquement de courriels d’invitation aux collègues pour commenter. Au moins une de ces options doit être activée si vous souhaitez des invitations automatiques aux collègues pour les MemoryBooks ponctuels.
Enfin, vous pouvez décider d’autoriser ceux qui ont été invités à commenter à inviter d’autres personnes à contribuer au MemoryBook.
Planification
Aperçu
Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires, pairs et amis du milieu de travail de soumettre des commentaires pour l’anniversaire d’un employé. Dans la plupart des programmes de prix de service, le certificat ou la lettre envoyée à l’employé récompensé est généralement la même pour chaque employé à travers l’entreprise. Lorsque la participation des coéquipiers est activée, le système utilise la hiérarchie organisationnelle chargée dans votre plateforme via votre fichier utilisateur et invite automatiquement les membres de l’équipe à soumettre des commentaires pour le récipiendaire de la récompense. Bien que l’expérience MemoryBooks permette toujours des messages standardisés de la direction de votre organisation, la participation des coéquipiers offre une touche personnalisée et un raffinement individuel à la récompense donnée à votre employé dévoué.
Expérience employé
Une fois activée, cette fonctionnalité invitera automatiquement l’équipe du récipiendaire à soumettre des commentaires et images pour leur anniversaire. Le système définit une équipe comme le gestionnaire du récipiendaire, les employés qui rapportent directement au même gestionnaire que le récipiendaire, les employés qui rapportent directement au récipiendaire de la récompense, et toute personne qui a le récipiendaire dans son Mon Cercle ou fait partie du Mon Cercle du récipiendaire. Plusieurs jours avant la date d’anniversaire en milieu de travail du récipiendaire, ces utilisateurs recevront un courriel les invitant à soumettre un commentaire pour la récompense de cet employé. Vous pouvez déterminer combien de temps à l’avance ce courriel est envoyé dans les paramètres de la plateforme.
Après avoir cliqué sur le bouton « Reconnaître » dans le courriel, l’utilisateur sera dirigé vers la page de connexion de votre plateforme. Une fois connecté, il verra un formulaire en trois étapes.
- La première étape demande à l’utilisateur de soumettre un commentaire dans la boîte de texte. Le commentaire est limité à 600 caractères et est un champ obligatoire.
- La deuxième étape est le téléchargement optionnel d’une image souvenir. Si l’utilisateur choisit d’inclure une image souvenir, le système vérifiera que l’image chargée respecte les exigences de taille (800 px par 800 px). Après avoir sélectionné une photo à charger, le système invitera l’utilisateur à recadrer l’image en format carré dans l’interface.
- Une fois le formulaire rempli, l’utilisateur cliquera sur « Soumettre ». Le système planifiera la publication du commentaire et des images fournies dans le fil du récipiendaire le jour de son anniversaire.
Une fois le commentaire soumis, l’utilisateur sera dirigé vers une page de confirmation. Sur cette page, il pourra prévisualiser le commentaire, retourner au formulaire pour faire des modifications et inviter d’autres personnes à participer à l’anniversaire. Cette fonction « Inviter d’autres » peut être désactivée dans les paramètres, mais nous recommandons de l’activer afin que les amis du milieu de travail qui ne font pas partie de l’équipe du récipiendaire puissent commenter et participer à la célébration de l’anniversaire. Depuis cette page, le coéquipier soumettant le commentaire pourra revenir en arrière depuis la page de confirmation en cliquant sur « Retour au fil », ou en utilisant les onglets en haut de la page.
MemoryBooks et Slack
Nous avons conçu cette fonctionnalité pour offrir plus de visibilité à la célébration de vos membres d’équipe. Si vos prix de service sont publics et que votre intégration Slack est complète, les MemoryBooks apparaîtront automatiquement dans le canal désigné. Si vos prix de service ne sont pas publics, ils n’apparaîtront PAS dans le canal Slack.
Bien que cet article couvre beaucoup de matière, la configuration des notifications et des MemoryBooks est assez simple et est facilitée par l’implication de votre équipe Awardco dans le projet. Contactez l’équipe pour commencer dès aujourd’hui.
MemoryBooks ponctuels
Les super administrateurs et ceux disposant de la permission de création de MemoryBooks ponctuels peuvent créer des MemoryBooks ponctuels. Le bouton pour démarrer le processus se trouve sur la page de la file d’attente MemoryBook.
Sélectionnez le récipiendaire du MemoryBook, le modèle, quand le livre doit être remis au récipiendaire, et la visibilité. Si le délai d’invitation des coéquipiers est déjà passé, les courriels d’invitation seront envoyés au début de l’heure.
Après avoir cliqué sur Suivant, un résumé vous montrera les détails concernant le MemoryBook.
Une fois le MemoryBook créé, le créateur peut copier et partager le lien pour commenter ou commenter lui-même. Remarque : Si les notifications MemoryBook sont désactivées, les MemoryBooks ponctuels ne enverront pas automatiquement d’invitations aux membres de l’équipe pour commenter. Ces notifications devront être activées dans l’onglet Notifications dans les paramètres d’un MemoryBook si vous souhaitez que des invitations automatiques soient envoyées pour les MemoryBooks ponctuels.
Le MemoryBook ponctuel fonctionnera désormais comme n’importe quel autre MemoryBook. Il apparaîtra dans les files d’attente et dans le widget des jalons à venir.
Pièces jointes supplémentaires
MemoryBooks sont aussi simples que 1-2-3
Présentation de MemoryBook
Fonctionnalités clés de MemoryBook
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.