Cet article vous aidera à automatiser les récompenses d'anniversaire de votre organisation via un fichier CSV. Veuillez d'abord envisager de configurer les récompenses de service à l'aide de notre Générateur d'automatisation des récompenses d'anniversaire avant de poursuivre cette option.
Formatage de votre fichier utilisateur
Pour que l'automatisation puisse traiter les récompenses, votre fichier utilisateur de la plateforme envoyé aux serveurs Awardco doit inclure une date de naissance pour chaque utilisateur de la plateforme. La date de naissance sera acceptée dans l'un des formats suivants :
Lorsque vous envisagez d'envoyer cette information, veuillez contacter votre personne-ressource Awardco avant d'apporter des modifications à votre fichier utilisateur. Plus notre équipe en sait sur les informations que vous envoyez, meilleure sera l'assistance que nous pourrons vous fournir.
Création de l'automatisation
Localisation du programme d'anniversaire dans les paramètres
Une fois que vous avez chargé une date de naissance pour chaque utilisateur dans la plateforme, l'étape suivante consiste à apprendre à la plateforme quoi faire avec cette date. Les règles pour cette automatisation seront saisies dans la plateforme en téléchargeant un fichier .CSV dans l'onglet Anniversaires sous l'onglet Paramètres de votre section Admin. Pour commencer, téléchargez le modèle en cliquant sur le bouton « Télécharger CSV » et « birthdays.csv » dans la section modèle de la fenêtre contextuelle. Ouvrez le fichier .CSV et suivez les instructions ci-dessous.
Explication des champs du fichier de règles d'anniversaire
Pour vous aider lors de la création de ce fichier, veuillez consulter cet exemple de fichier .CSV.
Code pays - Les programmes d'anniversaire sont organisés par pays et donc, chaque pays participant à un programme d'anniversaire remplira sa propre ligne. Commencez par saisir le code pays à deux lettres pour chaque pays participant. Par exemple, le Canada est CA, le Royaume-Uni est GB, les États-Unis sont US, le Mexique est MX, l'Allemagne est DE, et ainsi de suite. Vous pouvez trouver les codes pays à deux lettres sur World Atlas ou un autre site similaire. Il y a quelques pays dont les codes à deux lettres peuvent être représentés de différentes manières, donc si vous n'êtes pas sûr du code à utiliser ici, veuillez contacter votre personne-ressource principale chez Awardco.
De la part du superviseur - La colonne « De la part du superviseur » doit être remplie avec la valeur « True » ou « False ». Si vous saisissez « True », le système accédera à la hiérarchie établie dans votre fichier utilisateur et utilisera le gestionnaire direct du destinataire de l'anniversaire comme valeur « de la part de » sur la reconnaissance. La reconnaissance dans la plateforme et toute référence à un utilisateur « de la part de » dans le courriel feront référence au gestionnaire direct de l'utilisateur. Si vous saisissez « False », vous devrez saisir une valeur dans la colonne « De l'utilisateur ».
De l'utilisateur - Si vous saisissez « True » dans la colonne « De la part du superviseur », laissez cette cellule vide. Si vous saisissez « False » dans la colonne « De la part du superviseur », saisissez l'ID de l'employé pour l'utilisateur que vous souhaitez voir envoyer la reconnaissance.
Note - Ici, vous saisirez le texte qui sera affiché avec la reconnaissance dans la plateforme. La meilleure pratique est de garder ce message assez court. Un message d'anniversaire plus long peut être intégré dans le modèle de courriel choisi dans la colonne H.
Montant - Le montant désigné ici est le montant que vous attribuerez au récipiendaire de la récompense d'anniversaire. Si vous souhaitez traiter une récompense non monétaire, saisissez « 0. » Il est important de noter que le montant sera attribué dans la devise dans laquelle la plateforme a été créée. Si votre plateforme utilise le USD, saisir 15 attribuera 15 $ USD.
Budget - Si vous attribuez un montant supérieur à zéro avec cette récompense d'anniversaire, vous devrez désigner le budget à partir duquel les fonds seront prélevés. Pour que l'automatisation fonctionne correctement, le nom du budget saisi ici doit correspondre exactement au nom du budget dans la plateforme. Par exemple, si vous souhaitez puiser dans le budget « Birthday » et que vous tapez « Birthdays » dans cette cellule, la plateforme ne pourra pas puiser les fonds dans le budget correct.
Public - Ce champ est une déclaration « True » ou « False ». Lorsque vous saisissez « True », la reconnaissance sera affichée publiquement dans le fil d'actualité de la plateforme. Lorsque vous saisissez « False », la reconnaissance sera traitée en privé et ne sera pas affichée dans le fil d'actualité public.
Modèle de courriel utilisateur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer à l'employé qui fête son anniversaire. La valeur saisie ici devra correspondre exactement au nom du modèle. Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, nous recommandons de travailler avec l'équipe Awardco pour créer et utiliser un courriel qui célébrera votre employé.
Modèle de courriel superviseur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer au gestionnaire direct de l'employé. La valeur saisie ici doit correspondre exactement au nom du modèle. Comme pour le modèle de courriel utilisateur, ce champ n'est pas obligatoire mais est recommandé. Nous recommandons de fournir des directives spécifiques aux gestionnaires lors de la notification des anniversaires de leurs employés, car certains employés peuvent ne pas apprécier une reconnaissance publique au travail. Fournir des directives aux gestionnaires aide à s'assurer qu'ils sont attentifs à la manière dont ils aident leurs employés à célébrer.
Heure - L'heure doit être saisie au format 24 heures. Par exemple, si vous souhaitez que la reconnaissance soit traitée à 15 h, saisissez « 15 ». Comme le système ne traitera les reconnaissances qu'à l'heure pile, il ne faut pas fournir de valeur pour les minutes.
Fuseau horaire - Saisissez le fuseau horaire en l'épelant complètement. Par exemple, l'heure de la côte Est aux États-Unis sera saisie comme Eastern Standard Time. Il n'est pas nécessaire d'ajuster pour l'heure d'été, car le système fera automatiquement l'ajustement en fonction de la période de l'année. Vous pouvez consulter cet article Wikipédia pour localiser votre fuseau horaire local.
Décalage superviseur - Le champ de décalage superviseur vous permet de planifier l'envoi du courriel de notification au gestionnaire dans les jours précédant l'anniversaire de l'employé. La valeur saisie ici doit être comprise entre -21 et 0. Si vous saisissez « -3 », le courriel de notification du gestionnaire sera envoyé trois jours avant la date de naissance de l'employé. Si vous souhaitez que la notification du gestionnaire soit envoyée en même temps que le courriel à l'employé, saisissez « 0 ».
Métadonnées - Pour utiliser cette option, vous devez inclure des métadonnées dans votre fichier utilisateur. Saisissez les données dans les cellules sous cette colonne en utilisant le format suivant {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Par exemple, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Assurez-vous d'omettre le symbole "#" avant « Department » et « Clearance » dans l'en-tête des métadonnées, car cela télécharge les données, mais ne remplit pas l'automatisation. Lors de l'utilisation de cette option, n'oubliez pas de configurer une ligne « birthday » dans le fichier utilisateur pour distinguer les utilisateurs listés dans le groupe de métadonnées et ceux qui n'en font pas partie. Par exemple, si vous souhaitez récompenser différemment les employés à temps plein par rapport aux employés à temps partiel, vous créeriez une nouvelle ligne où le texte dans le champ serait « FT » pour les employés à temps plein, et vous pourriez saisir « PT » pour les employés à temps partiel.
Téléchargement du fichier .CSV
Après avoir créé le fichier, retournez sur la plateforme et dans la même fenêtre contextuelle, téléchargez le nouveau fichier en cliquant sur « Choisir un fichier ». Cliquez sur « OK » pour charger le fichier dans la plateforme. S'il y a des problèmes avec le fichier, suivez les instructions du message d'erreur pour corriger le fichier, puis téléchargez-le à nouveau. Si vous ne pouvez pas résoudre le problème du fichier, veuillez parler avec votre personne-ressource Awardco. Une fois le fichier chargé avec succès dans le système, vous verrez votre fichier chargé dans le tableau sous les en-têtes sur la page Anniversaires.
Liaison du programme d'anniversaire aux réseaux de récompenses intelligents
En utilisant le champ « Programme de reconnaissance », vous avez la possibilité de lier l'automatisation des récompenses d'anniversaire à un réseau de récompenses intelligent qui offre des options de rédemption différentes de celles proposées dans votre réseau de récompenses standard.
Par exemple, peut-être souhaitez-vous que les cartes-cadeaux soient la seule option disponible pour les utilisateurs dépensant ces points d'anniversaire, ou peut-être que les cartes-cadeaux ne sont pas disponibles pour les utilisateurs dans vos autres programmes, mais que vous souhaitez les rendre disponibles uniquement aux utilisateurs recevant des points d'anniversaire. Pour ce faire, vous utiliseriez cette fonctionnalité pour créer ces restrictions d'utilisation des points.
Si vous ne souhaitez pas modifier les options disponibles pour les récipiendaires des récompenses d'anniversaire et que vous souhaitez que les récipiendaires voient le même réseau de récompenses standard, vous pouvez laisser le champ « Programme de reconnaissance » vide. Si vous souhaitez configurer un réseau de récompenses intelligent pour les récompenses d'anniversaire, veuillez parler avec votre gestionnaire de la réussite client Awardco. Vous pouvez également consulter l'article Réseaux de récompenses intelligents pour plus d'informations sur ce qui est possible avec cette fonctionnalité.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.