Cet article détaille les étapes pour formater correctement vos fichiers utilisateurs .CSV pour le transfert. Un formatage correct est impératif pour disposer d'une plateforme entièrement fonctionnelle. Un formatage incorrect peut entraîner de longs délais et, dans les cas graves, paralyser la fonctionnalité de votre plateforme. Voici un modèle de fichier utilisateur pour votre référence.
- Format
- Formatage des en-têtes et des champs - Minimum requis
- Formatage des en-têtes et des champs - Optionnel
- Notes sur les champs requis et optionnels
- Paramètres régionaux pour les fichiers CSV
Format
Que vous envoyiez votre fichier utilisateur via un dépôt manuel ou un transfert automatisé via SFTP ou API, vous devrez formater votre fichier utilisateur selon les directives suivantes :
- Les fichiers doivent être formatés en .CSV
- Si vos utilisateurs ont des caractères spéciaux dans leurs noms, tels que "ü" ou "ç", le fichier doit être envoyé au format CSV UTF-8.
- Les fichiers utilisateurs complets doivent être téléchargés en intégralité à chaque fois.
- Cela garantit que la plateforme Awardco peut prendre en compte les employés terminés et les hiérarchies de rapports.
- Les en-têtes de colonnes de vos rapports HRIS doivent correspondre exactement au texte trouvé dans l'exemple de .CSV ci-dessous.
Formatage des en-têtes et des champs - Minimum requis
| Identifiant Employé | Un identifiant unique pour chaque employé et la principale information de connexion. Typiquement une combinaison de chiffres mais peut être un courriel ou des lettres si aucun autre identifiant unique n'existe. (Remarque : les ID sont sensibles à la casse et ont une limite maximale de 100 caractères) |
04686 2749218 FLast@company.com |
| Prénom | Prénom de l’employé. Limite de 100 caractères. | James |
| Nom de famille | Nom de famille de l’employé. Limite de 50 caractères. | Hendricks |
| Courriel | L’adresse courriel unique de l’employé. Elle peut être modifiée par l’employé, utilisée comme identifiant de connexion et méthode principale de communication. Bien que le système ne génère pas d’erreur si ce champ est manquant, il est requis pour une expérience utilisateur fluide. Limite de 100 caractères. | FLast@company.com |
Formatage des en-têtes et des champs - Optionnel
* - fortement recommandé comme champ inclus
| Prénom préféré | Le prénom préféré s’affichera, s’il est disponible, sur toutes les fonctionnalités destinées aux employés de la plateforme (y compris les courriels). Le côté administrateur de la plateforme continuera d’utiliser la colonne Prénom. Limite de 100 caractères. | Jimmy |
| Courriel secondaire | L’adresse courriel personnelle, non professionnelle, de l’employé. Elle peut être modifiée par l’employé. Si vous utilisez la fonctionnalité de Rachat automatique des points, c’est à cette adresse que la carte prépayée sera envoyée lorsque l’employé est terminé. Ce champ n’a pas besoin d’être rempli si votre entreprise n’utilise pas la fonctionnalité de Rachat automatique des points. Limite de 100 caractères. | FirstLast21@gmail.com |
| Numéro de téléphone | Le numéro de téléphone professionnel ou personnel de l’employé. Si vous avez des difficultés à entrer le numéro de téléphone dans le format correct (+11234567890), veuillez contacter votre personne de référence Awardco. | +11234567890 |
| Nom d’utilisateur | Désignation optionnelle du nom d’utilisateur pour accéder à la plateforme. L’identifiant utilisateur et le courriel peuvent être utilisés pour accéder à la plateforme, donc le nom d’utilisateur est rarement nécessaire. Limite de 100 caractères. | FLast FirstLast FL0730 |
| ID du superviseur* | L’ID du superviseur est utilisé pour construire la hiérarchie de la plateforme. Toutes les entrées doivent correspondre à un ID dans la colonne Identifiant Employé afin d’assigner correctement les utilisateurs à un superviseur. |
04686 2749218 FLast@company.com |
| Code pays* | Code pays ISO à 2 lettres (doit être au format ISO2) Limite de 2 caractères. | US, CA, GB, FR |
| Mot de passe | Identifiants de connexion préattribués pour chaque employé. Inutile lorsque SSO est configuré. | uw54gw84fs |
| Date d’embauche* | La date à laquelle un déclencheur de reconnaissance d’anniversaire sera effectué. (Utilisez l’année d’embauche, PAS l’année en cours.) | YYYY-MM-dd, MM/JJ/YYYY, M/J/YYYY, JJ-MMM-AA |
| Date de naissance | La date de naissance de l’employé (l’année est optionnelle. Elle peut être incluse, mais sera tronquée) | YYYY-MM-DD, MM/JJ/YYYY, M/J/YYYY, MM-JJ, M-J, MM/JJ, M/J, 0000-MM-DD |
| Langue | La langue préférée de l’employé. Ceci est important pour les courriels transactionnels. Doit être dans une langue prise en charge ou un format de code de locale. Limite de 5 caractères. | Les codes de langue peuvent être trouvés dans l’article sur les courriels multilingues. Par exemple "en" pour "anglais" ou "en-gb" pour "anglais (Royaume-Uni)" |
| # | Métadonnées étiquetées par un "#" doivent correspondre au même texte généré depuis votre fichier utilisateur. Limite de 200 caractères pour l’en-tête et 200 caractères pour la valeur. | #Lieu, #Adresse, #Langue |
| @ | Lors de la configuration des approbations pour les programmes de reconnaissance, vous pouvez utiliser des métadonnées associées pour relier un utilisateur à d’autres utilisateurs en dehors de leur gestionnaire. Pour configurer une association, ajoutez une nouvelle colonne au fichier d’import avec un titre d’en-tête de colonne commençant par un symbole "@". Remarque : les métadonnées associées ne fonctionneront pas si vous utilisez une colonne de métadonnées existante. Veuillez toujours créer une nouvelle colonne dans le fichier utilisateur ; changer "#" en "@" ne fonctionnera pas. Voir Configuration des métadonnées des fichiers utilisateurs pour plus d’informations. | @Vice-président Département |
| ^ | Si vous gérez un programme de cadeaux d’entreprise via Awardco (articles physiques comme plaques, acryliques, certificats imprimés, chiffres, ou boîtes bonus), les champs d’expédition doivent être inclus dans le fichier utilisateur et chaque colonne nécessitera un caret (^) pour traiter les données. Les données dans les colonnes avec un ^ seront téléchargées sur la plateforme, mais seront cachées - les données ne seront pas visibles dans la plateforme pour les administrateurs ou les utilisateurs. Voir Configuration des métadonnées des fichiers utilisateurs pour plus d’informations. | ^Prénom du superviseur |
| ~ | Les métadonnées sensibles doivent être utilisées pour les données sensibles des employés qui ne doivent pas s’afficher largement dans toute la plateforme. Pour configurer les métadonnées sensibles dans un fichier utilisateur, ajoutez une nouvelle colonne au fichier d’import avec un titre d’en-tête de colonne commençant par un symbole ~. Les métadonnées sensibles ne nécessitent pas de noms ou valeurs de colonnes standardisés, tout comme les métadonnées classiques. Cependant, une colonne de métadonnées sensibles ne peut pas partager le même nom qu’une colonne de métadonnées classique, même si le champ de métadonnées classique a été archivé. Si vous avez précédemment importé un champ sensible comme métadonnées classique, mettez à jour le préfixe de l’en-tête de # à ~ et renommez la colonne. Les métadonnées sensibles s’afficheront uniquement dans les rapports Engage, la page du journal des modifications, et les pages d’intégrations HRIS. Elles ne s’afficheront pas dans d’autres rapports ou paramètres de la plateforme. Voir Configuration des métadonnées des fichiers utilisateurs pour plus d’informations. | ~Genre |
Notes sur les champs requis et optionnels
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Suppression des champs : Aucun des champs suivants ne peut être supprimé en important une valeur vide ou nulle dans le fichier utilisateur ; la plateforme conservera les données existantes. La seule exception est le Nom d’utilisateur, qui peut être mis à null :
- Identifiant Employé
- Prénom
- Nom de famille
- Courriel
- Prénom préféré
- Courriel secondaire
- Date de naissance
- Date d’embauche
- Numéro de téléphone
- Code pays
- Champ Courriel : Bien que la plateforme puisse traiter un fichier utilisateur sans colonne courriel, ce champ est considéré comme requis. Inclure une adresse courriel pour chaque employé est essentiel pour une plateforme fonctionnelle et réussie, car les solutions de contournement pour les adresses manquantes peuvent conduire à une mauvaise expérience utilisateur.
- ID du superviseur : Toute personne listée dans un champ superviseur sera considérée comme faisant partie de la hiérarchie de tous ses rapports directs. Toute personne non listée comme superviseur sera considérée comme un employé. Si l’ID du superviseur utilisé pour un employé ne fait pas partie de la plateforme, cet ID de superviseur sera ignoré. Si l’ID du superviseur de l’employé est ignoré, il sera supposé ne pas avoir de superviseur. Le fichier utilisateur ne génère pas d’erreur si les ID des superviseurs ne sont pas listés comme employés.
- Mot de passe : Si les employés ont des comptes courriel, Awardco recommande fortement d’utiliser le SSO (authentification unique) ou un code de connexion pour accéder à la plateforme Awardco. Si les employés n’ont pas accès au SSO ou aux comptes courriel, des noms d’utilisateur génériques et des mots de passe uniques peuvent être utilisés pour se connecter à la plateforme Awardco. Les mots de passe uniques sont des valeurs facilement communiquées, tout en protégeant généralement le mot de passe. Par exemple, les quatre derniers chiffres du NAS. Les mots de passe uniformes NE sont PAS recommandés. Les mots de passe uniformes incluraient des mots de passe génériques tels que « Password », « awards », ou « Company2018 ».
- Authentification unique (SSO) est la méthode de vérification préférée d’Awardco. Le SSO est une méthode d’authentification qui permet à un utilisateur de se connecter avec un identifiant et un mot de passe uniques à plusieurs systèmes logiciels. Si le SSO est utilisé pour la méthode de connexion de votre entreprise, les colonnes nom d’utilisateur et mot de passe peuvent être omises ou laissées vides.
- Code de connexion est la méthode privilégiée lorsque le SSO n’est pas disponible. Les employés recevront un code de connexion unique par courriel lors du lancement du programme. Ce lien unique donnera à l’employé un accès initial et l’invitera à créer un mot de passe pour une utilisation future. Les courriels sont requis pour tous les utilisateurs utilisant un code de connexion. Les colonnes nom d’utilisateur et mot de passe peuvent être omises ou laissées vides.
- Mots de passe uniques sont recommandés pour les entreprises incapables d’utiliser soit le SSO ou le code de connexion par courriel. Les mots de passe uniques sont des valeurs facilement communiquées, tout en protégeant généralement le mot de passe. Par exemple, les quatre derniers chiffres du NAS.
- Mots de passe uniformes NE sont PAS recommandés. Les mots de passe uniformes incluraient des mots de passe génériques tels que « Password », « awards », ou « Company2018 ».
- Langue : Ajouter la langue préférée de l’employé est utile si vous souhaitez envoyer des courriels transactionnels dans une langue différente. Les codes de langue peuvent être trouvés dans l’article sur les courriels multilingues. Les valeurs prises en charge peuvent inclure un code de langue à deux lettres ou une variante locale, telle que en, en-gb, ou fr-ca.
- Métadonnées : Pour qu’un champ personnalisé soit inclus dans le système Awardco, l’en-tête de colonne DOIT commencer par un ‘#’. Toutes les colonnes supplémentaires ajoutées au fichier sans un ‘#’ dans l’en-tête seront ignorées par l’import. Les champs supplémentaires sont utilisés à des fins de rapport et seront disponibles pour filtrage dans les rapports. Les valeurs sont limitées à 200 caractères.
- Cadeaux d’entreprise : Awardco peut demander des champs supplémentaires pour la gestion des articles de cadeaux d’entreprise.
Paramètres régionaux pour les fichiers CSV
Les fichiers CSV peuvent parfois s’afficher incorrectement dans Excel en raison des différences de paramètres régionaux. Plus précisément, le séparateur de liste par défaut diffère selon la région : aux États-Unis, c’est une virgule (,), alors que dans de nombreux autres pays, c’est un point-virgule (;). Cela peut faire apparaître toutes les données dans une seule colonne lorsqu’on ouvre le fichier dans Excel.
Pour vous assurer que vos fichiers CSV s’ouvrent correctement dans Excel, quelles que soient les paramètres régionaux, suivez ces étapes :
Option 1 : Modifier les paramètres régionaux dans Excel
- Ouvrez Excel.
- Allez dans Fichier > Options > Options avancées.
- Faites défiler jusqu’à la section Options de modification.
- Cochez la case Utiliser les séparateurs système (si elle n’est pas déjà cochée).
- Assurez-vous que le séparateur décimal est un point (.) et que le séparateur de milliers est une virgule (,).
Option 2 : Modifier le séparateur de liste dans les paramètres régionaux (Windows)
- Ouvrez le Panneau de configuration.
- Allez dans Horloge et région > Région > Paramètres supplémentaires....
- Dans la boîte de dialogue Personnaliser le format, trouvez la case Séparateur de liste et changez-la en virgule (,).
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Option 3 : Modifier manuellement les colonnes après l’ouverture
Si vous préférez ne pas modifier les paramètres régionaux, vous pouvez spécifier manuellement le délimiteur dans Excel :
- Ouvrez Excel.
- Allez dans Données > À partir du texte/CSV.
- Sélectionnez votre fichier CSV et cliquez sur Importer.
- Dans l’Assistant d’importation, choisissez Délimité et cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez Virgule comme délimiteur et cliquez sur Terminer.
Remarque : Modifier manuellement les colonnes en utilisant cette méthode n’est pas recommandé pour les rapports Awardco. En effet, les données contiennent souvent des virgules et des points-virgules, ce qui peut entraîner des séparations incorrectes des colonnes et des rapports inexactes.
En suivant ces étapes, vous devriez pouvoir visualiser correctement les fichiers CSV dans Excel, assurant ainsi une gestion fluide des données et des rapports précis.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.