Cet article vous apprendra comment créer, gérer et archiver des budgets sur votre plateforme Awardco. Veuillez consulter la vidéo ci-dessous pour une explication complète.
Étape par étape + Visuel
Connectez-vous en tant qu'administrateur et cliquez sur l'onglet Budgets. Vous y verrez la liste de tous les budgets actuels de votre entreprise ainsi que les utilisateurs auxquels ils sont assignés.
Création d'un budget
Vous pouvez créer un nouveau budget en cliquant sur Modifier les budgets puis sur + Ajouter un budget.
Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir les détails du nouveau budget. Le nom est la manière dont le budget sera identifié dans l'onglet Budgets pour les administrateurs et sera affiché aux utilisateurs du budget sur la plateforme. Le centre de coûts sélectionné doit être créé avant que le budget puisse être assigné à ce centre de coûts. Les centres de coûts sont rarement utilisés, principalement par les grandes organisations qui suivent des centaines de budgets à travers plusieurs groupes d'affaires. Pour configurer des centres de coûts pour votre organisation, contactez votre gestionnaire de la réussite client.
Ensuite, vous devrez désigner si le budget est taxable ou non taxable. Cela n'a aucun impact sur le fonctionnement du budget et sert uniquement à des fins de rapport. Enfin, assignez des propriétaires de budget. Assigner un utilisateur en tant que propriétaire du budget ne lui donnera pas automatiquement accès au budget pour l'utiliser. L'assignation d'un propriétaire sera assez rare. Pour mieux comprendre l'assignation du propriétaire et ses implications, veuillez consulter l'article Propriétaires de budget. Ils devront être ajoutés directement au budget une fois celui-ci créé. Voir ci-dessous pour plus d'instructions sur l'assignation des utilisateurs au budget. Les champs Propriétaire de budget et Centre de coûts ne sont pas obligatoires. Si vous souhaitez que le Centre de coûts soit un champ obligatoire, veuillez contacter votre personne-ressource Awardco.
Saisissez le nom du budget, assignez le centre de coûts (le cas échéant), sélectionnez si le budget sera taxable ou non, puis cliquez sur OK pour créer le nouveau budget.
Votre nouveau budget apparaîtra dans votre liste de budgets actuels.
Une fois un budget créé, vous devrez déterminer le solde ainsi que les personnes qui auront accès à ce budget pour les reconnaissances monétaires.
Ajustement des valeurs du budget
Pour ajouter ou retirer des fonds d'un budget, trouvez le budget dans la liste des budgets de votre plateforme, cliquez sur l'icône en cercle à l'extrême droite du budget, puis cliquez sur « Ajouter/Retirer des points ». Vous pouvez également cliquer sur le solde du budget pour accéder rapidement à la fenêtre contextuelle « Ajouter/Retirer des points ».
Cela ouvrira la fenêtre « Ajouter/Retirer des points » où vous pourrez ajuster le solde du budget. Pour ajouter des points, saisissez un nombre dans les champs Points ou Fonds. Si votre plateforme utilise un ratio 1:1 entre Points et Dollars, les champs Points et Fonds correspondront. Le ratio utilisé par votre plateforme est indiqué directement sous les champs Points et Fonds. Pour retirer des points du budget, saisissez un nombre négatif. Par exemple, si vous souhaitez retirer 200 points du budget, saisissez -200. Cliquez sur « Mettre à jour le solde » une fois la valeur saisie.
Si vous recevez un message d'erreur « Montant non valide », cela signifie qu'il n'y a pas assez de points dans le compte de l'entreprise. Consultez cet article pour savoir comment ajouter des points à votre plateforme.
Vous avez également la possibilité de transférer des fonds directement d'un budget à un autre. Pour ce faire, cliquez à nouveau sur l'icône en cercle à l'extrême droite du budget et cliquez sur « Transférer des points ».
Cela ouvrira la fenêtre « Transférer des points depuis [Nom du budget] ». Saisissez le budget vers lequel vous souhaitez transférer les fonds et entrez la valeur à transférer. Cliquez sur « Transférer » lorsque vous êtes prêt à déplacer les fonds. Si une erreur de fonds insuffisants apparaît, cela signifie qu'il n'y a pas assez de points dans le budget pour effectuer le transfert.
REMARQUE : Les modifications des soldes des budgets sont immédiates. Il n'y aura aucun délai dans le transfert des fonds, que ce soit depuis le compte de l'entreprise ou d'un budget à un autre.
Assignation des accès
L'accès aux budgets est assigné en ajoutant un utilisateur, un groupe, une métadonnée ou un rôle dans le champ d'accès au budget. Par défaut, si un groupe ou une valeur de métadonnée est assigné à un budget, tous les types de rôles (Administrateur, Gestionnaire exécutif, Gestionnaire de groupe et Employé) auront accès à ce budget. Si vous souhaitez limiter l'accès par métadonnée/groupe à des rôles spécifiques, ajoutez le nom du rôle dans les paramètres d'accès au budget. Cliquez dans le champ de recherche du budget pour rechercher l'individu, le groupe, la métadonnée et/ou le rôle que vous souhaitez assigner.
Regardons le budget Anniversaire dans la capture d'écran ci-dessus. L'utilisateur « Dan Anderson », le groupe « Margaret Johnson » et le sous-ensemble de métadonnées « Ventes » ont tous été assignés au budget. Cela signifie que Dan Anderson, tous les utilisateurs du groupe de Margaret Johnson, et tous les utilisateurs du département des Ventes ont accès au budget Anniversaire. Assignons le rôle « Admin » et le sous-ensemble de métadonnées « Niveau d'emploi : 1 » au budget Cybersécurité. Pour ce faire, nous cliquerions à côté du budget Cybersécurité et saisirions « Admins » dans la recherche. Une fois que nous sélectionnons Admins dans le menu déroulant, ils sont ajoutés au budget.
Faisons de même pour Niveau d'emploi : 1. Pour rechercher une métadonnée, saisissez la valeur de données, « 1 ».
Maintenant, tous les Admins du groupe d'emploi Niveau 1 ont accès au budget Cybersécurité.
L'ajout de plusieurs champs de métadonnées à un champ de budget agit comme une condition ET. Par exemple, si les valeurs de métadonnées « Département : Ventes » et « rôle : Gestionnaire de groupe » sont ajoutées, les personnes ayant accès au budget devront être dans les Ventes ET être Gestionnaire de groupe. Lorsque plusieurs valeurs de métadonnées dans le même champ sont ajoutées, l'accès au budget est considéré comme une condition OU. Si les valeurs de métadonnées Département : Ventes et Département : Marketing sont ajoutées, les personnes dans les départements Ventes ou Marketing auront accès au budget.
Groupes de budgets
Une autre façon d'établir l'accès au budget en utilisant des métadonnées est de créer des groupes de budgets. Les groupes de budgets sont des budgets créés en fonction d'un champ de métadonnée ; ils garantissent que chaque utilisateur a accès à un budget dans le groupe de métadonnées, indépendamment des changements organisationnels dans la plateforme. Pour en savoir plus sur la création de groupes de budgets, consultez cet article.
Ajustement des paramètres du budget
Pour modifier le nom, le centre de coûts, la taxation ou le propriétaire, cliquez sur les « ... » à droite du budget puis cliquez sur « Modifier le budget ». Cela ouvrira la fenêtre « Modifier le budget » qui possède les mêmes champs que la fenêtre « Créer un budget ». Entrez les modifications souhaitées et cliquez sur enregistrer. Vous avez également la possibilité d'archiver un budget depuis cette fenêtre. L'archivage d'un budget le retirera du système. Vous pouvez aussi archiver le budget en cliquant sur l'icône en cercle et en cliquant sur « Archiver le budget ». Une page de confirmation apparaîtra pour vous demander de confirmer votre demande d'archivage.
Si vous archivez un budget et souhaitez le réactiver, accédez à l'onglet Inactif en haut de la page des budgets, sélectionnez les « ... » à droite du budget, puis cliquez sur « Activer le budget ».
Recherche par budget/groupe/utilisateur/métadonnée
Si vous souhaitez rechercher des informations pour un budget spécifique, voir quels groupes ou utilisateurs ont accès à quels budgets, ou voir quelles métadonnées sont utilisées pour spécifier l'accès au budget, utilisez simplement la barre de recherche au-dessus de la liste des budgets actifs. Tapez les critères de recherche et appuyez sur Entrée pour lancer la recherche.
La recherche par nom d'utilisateur vous montrera tous les budgets auxquels cet utilisateur est rattaché. La recherche par groupe vous montrera tous les budgets auxquels ce groupe est rattaché. La recherche par nom de budget vous montrera quels groupes et utilisateurs y sont assignés. La recherche par métadonnée affichera tous les budgets qui utilisent cette valeur de métadonnée comme paramètres d'accès au budget.
Mise à jour des budgets via fichier CSV
Pour un aperçu rapide de tous les budgets, ou pour effectuer des ajustements en masse, vous pouvez maintenant télécharger la liste des budgets au format .csv, apporter les modifications souhaitées, puis télécharger le fichier .csv avec toutes vos modifications (référez-vous à notre article Gestion des budgets via fichier CSV pour plus d'informations). Pour télécharger le fichier .csv, cliquez sur Importer CSV dans le coin supérieur droit de la page des budgets. Puis cliquez sur budgets.csv. Cela téléchargera le fichier budgets.csv sur votre ordinateur.
Lorsque vous ouvrez le fichier, assurez-vous de l'enregistrer avec la date de téléchargement. Le fichier vous montrera des informations telles que la liste de vos budgets, le solde monétaire de chaque budget, et qui a accès à chaque budget. Toute modification apportée à ce fichier peut être appliquée à vos budgets lors du téléchargement du fichier.
Note : NE MODIFIEZ PAS les identifiants Id ou Parent Budget Id. Ce sont des numéros générés automatiquement que notre système utilise pour différencier les différents budgets pouvant avoir le même nom dans différentes entreprises (par exemple, les récompenses de service, qui est un nom de budget très populaire pour plusieurs entreprises).
Vous pouvez modifier le nom de chaque budget simplement en tapant le nouveau nom dans la colonne nom.
La colonne solde vous permet de modifier le montant monétaire dans chaque budget. Lorsque vous téléchargez le fichier, chaque budget sera réinitialisé à la valeur que vous avez saisie dans la cellule de la colonne solde. Pour ajouter ou soustraire du solde existant, tapez « + » ou « - » avant le nombre dans la colonne solde.
Note : Vous devrez formater la colonne solde en cellules texte pour que les signes « + » et « - » restent dans les cellules.
La colonne groupes vous permet de modifier les différents groupes qui auront accès à chaque budget. La colonne utilisateurs vous indiquera quels utilisateurs ont accès à un budget spécifique.
Vous pouvez ajouter un nouveau budget à votre fichier, ce qui créera un nouveau budget dans le système lors du téléchargement du fichier. Laissez la cellule ID vide ; notre système attribuera un nouvel ID lors de la création du budget. Lorsque vous êtes certain que vos informations sont correctes, cliquez sur Importer CSV, sélectionnez votre fichier, puis cliquez sur OK. Si vous souhaitez archiver des budgets absents du fichier CSV, activez Archiver avant de télécharger.
Votre liste de budgets actifs reflétera alors toutes les informations que vous avez saisies dans le fichier .csv.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.