Cet article est conçu pour vous aider à gérer collectivement tous vos budgets en une seule fois plutôt qu'individuellement. Référez-vous à la vidéo ci-dessous pour un guide sur la façon de télécharger un budget au format csv. Vous trouverez en pièce jointe ici un fichier d'exemple de budgets .csv.
Note - Les groupes de budgets ne peuvent pas être gérés via CSV.
Navigation
- Connectez-vous à votre compte
- Cliquez sur Admin
- Sélectionnez Budgets
- Cliquez sur "Télécharger CSV"
- Remplissez le modèle en cliquant sur budgets.csv
- Effectuez les ajustements nécessaires
- Téléversez en cliquant sur Choisir un fichier
- Cliquez sur OK pour appliquer les modifications
Onglet Budgets
Tout d'abord, vous devez vous connecter en tant qu'administrateur.
Ensuite, cliquez sur l'onglet Budgets.
Dans l'onglet budgets, vous verrez un aperçu de tous les budgets de votre organisation. Vous avez la possibilité de télécharger un fichier .csv pour gérer tous vos budgets en une seule fois plutôt que de les mettre à jour manuellement un par un. Suivez ces étapes pour éviter toute erreur.
Cliquez sur Télécharger CSV pour accéder à un modèle des budgets actuels ou pour télécharger un nouveau fichier.
Cliquez sur budgets.csv pour télécharger un modèle du fichier. Le fichier contiendra tous les budgets actifs et les soldes actuels.
Votre fichier sera envoyé dans votre dossier de téléchargements sous le nom de fichier "budgets.csv".
Une fois le fichier ouvert, vous pouvez ajuster les soldes de vos budgets, attribuer des utilisateurs à un budget et créer de nouveaux budgets.
Colonnes du fichier
Id : Le numéro d'identification dans la colonne A est attribué en interne par la plateforme Awardco. Veuillez ne pas ajouter ni modifier ce numéro d'identification.
Nom : Il s'agit du nom attribué au budget.
Groupe de budgets : Cette colonne affiche le nom du groupe de budgets associé aux métadonnées données dans le fichier utilisateur. Les groupes de budgets ne peuvent être configurés que dans l'onglet Budgets. Les groupes de budgets ne peuvent pas être archivés via le fichier CSV. Cela devra être fait dans l'onglet Budgets.
Budget parent : Cette colonne affiche le nom du groupe de budget parent associé aux métadonnées données dans le fichier utilisateur (l'en-tête de colonne). Les budgets parents ne peuvent voir leur nom modifié que via un téléchargement CSV.
Id du budget parent : Le numéro d'identification dans la colonne E est attribué en interne par la plateforme Awardco. Veuillez ne pas ajouter ni modifier ce numéro d'identification.
Solde : Cette cellule montre le solde actuel du budget. Veuillez tenir compte du solde du compte de l'entreprise lors de l'ajustement de ce montant. Si le montant que vous saisissez est inférieur au solde actuel, les points seront retournés au compte de l'entreprise.
Métadonnées : Si l'accès au budget est établi en fonction des métadonnées, l'information s'affichera comme suit : {"En-tête de colonne des métadonnées":["Valeur de la métadonnée"]} Si vous ajoutez plusieurs valeurs de métadonnées provenant de la même colonne ou établissez l'accès au budget avec des valeurs de métadonnées provenant de différentes colonnes, séparez les séquences par des virgules.
REMARQUE : Les valeurs de métadonnées des groupes de budgets ne peuvent pas être modifiées.
Groupes : Attribuez l'accès à un budget à un groupe entier en tapant le nom du groupe dans cette colonne. Pour donner accès à plusieurs groupes, séparez leurs noms de groupe par un ";". Par exemple : "Founding Fathers;Admins" donnera accès au groupe "Founding Fathers" et au groupe "Admins" à ce budget.
Utilisateurs : Vous pouvez donner accès à un budget à des utilisateurs individuels ou à un groupe entier. Saisissez le numéro d'identification de l'utilisateur dans cette colonne. Pour donner accès à plusieurs utilisateurs, séparez leurs numéros d'identification par un ";". Par exemple : "1;16" donnera accès à l'utilisateur 1 et à l'utilisateur 16.
REMARQUE : Si les colonnes groupes et utilisateurs sont vides, personne n'aura accès au budget.
Centre de coûts : Saisissez le nom ou l'ID du centre de coûts de l'entreprise (optionnel ou obligatoire selon la configuration de l'entreprise).
Taxable : La saisie de Oui ou Non est requise. Cela n'a aucun impact sur le fonctionnement du budget et sert uniquement à des fins de rapport.
REMARQUE : Le paramètre taxable d'un groupe de budgets ne peut pas être modifié via le téléchargement CSV. Ce paramètre devra être mis à jour en sélectionnant le "..." à droite du groupe de budgets dans l'onglet Budgets.
Propriétaires : Établissez le propriétaire du budget en saisissant l'ID de l'employé propriétaire dans cette colonne. Plusieurs IDs d'utilisateurs doivent être séparés par un point-virgule.
REMARQUE : L'ajout de propriétaires de budgets créera un onglet budget pour ces gestionnaires et leur permettra de créer des sous-budgets. Si vous ne souhaitez pas que les gestionnaires aient cette capacité, limitez-les à être uniquement des utilisateurs.
Rôles : Par défaut, si une valeur de groupe ou de métadonnée est attribuée à un budget dans les colonnes Groupes ou Métadonnées, tous les types de rôles (Administrateur, Gestionnaire exécutif, Gestionnaire de groupe et Employé) auront accès à ce budget. Si vous souhaitez limiter l'accès aux métadonnées/groupes à des rôles spécifiques, ajoutez le nom du rôle aux paramètres d'accès au budget dans la colonne Rôles. Les valeurs acceptées dans ces champs sont "Employé", "Gestionnaire de groupe", "Gestionnaire exécutif" et "Administrateur". Si vous attribuez plus d'un rôle pour avoir accès au budget, séparez les valeurs par un point-virgule.
Télécharger CSV
Une fois que vous avez ajusté vos budgets dans votre fichier .csv, enregistrez le fichier. Vous pouvez maintenant importer ce fichier dans votre plateforme Awardco, et cela mettra à jour tous vos budgets en une seule fois. Pour ce faire, retournez à votre onglet budgets, et cliquez sur Télécharger CSV. Sélectionnez votre fichier, puis cliquez sur OK pour le télécharger. Si vous souhaitez archiver des budgets qui ne sont pas inclus dans votre fichier, sélectionnez Oui sur l'option de bascule d'archivage.
Vos nouvelles mises à jour de budgets seront appliquées immédiatement au système.
Note : Il s'agit d'un téléchargement tout ou rien. Par mesure de sécurité, s'il y a une erreur dans les données que notre système ne peut pas lire, vous serez informé et rien ne sera téléchargé. Ainsi, nous pouvons nous assurer que des fonds réels ne sont pas déposés ou retirés de divers budgets avant qu'une erreur ne soit détectée et prise en compte.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.