Création et gestion des programmes de reconnaissance (héritage)

Grâce à la fonctionnalité des programmes de reconnaissance, vous pouvez ajouter de nombreux types de programmes de reconnaissance à votre plateforme Awardco, tels que les programmes de vacances, employé du mois, programmes de bien-être, et bien plus encore. Les limites sur les types de programmes que vous pouvez créer sont très peu nombreuses. Cet article vous expliquera comment ajouter de nouveaux programmes de reconnaissance, gérer les programmes existants et modifier les paramètres de la fonctionnalité des programmes de reconnaissance. 
 

Cette fonctionnalité vous offre une grande personnalisation à portée de main et garantit que vos programmes fonctionnent exactement comme vous le souhaitez. Nous recommandons vivement de discuter de la mise en place de nouveaux programmes avec votre gestionnaire de la réussite client Awardco. Nous pouvons vous aider à comprendre les subtilités de cette fonctionnalité et à vous assurer que tout est prêt avant la mise en ligne de vos programmes de reconnaissance. 
 

Envisagez de consulter le Échantillonneur de programmes de reconnaissance pour explorer les différents programmes utilisés par la clientèle d’Awardco. La vidéo ci-dessous propose une présentation simple de la création d’un programme de reconnaissance basique. Consultez également l’article sur la création d’un programme de reconnaissance non monétaire entre pairs pour des instructions supplémentaires.

1. Accéder aux paramètres des programmes de reconnaissance
2. Modifier, archiver et dupliquer vos programmes de reconnaissance existants
3. Ajouter un programme de reconnaissance automatisé
4. Créer un nouveau programme de reconnaissance
   • Général
   • Règles
   • Affichage
   • Questions
   • Notifications
5. Paramètres supplémentaires des programmes de reconnaissance
   • Paramètres avancés

Accéder aux paramètres des programmes de reconnaissance

Trouvez la page des paramètres des programmes de reconnaissance en vous connectant à votre compte Awardco, en naviguant vers la section administrateur de la plateforme en cliquant sur le bouton « Admin » sous votre nom, puis en cliquant sur l’onglet paramètres et enfin sur le sous-onglet programmes de reconnaissance. Sur cette page, vous verrez tous les programmes actifs.

Modifier, archiver et dupliquer vos programmes de reconnaissance existants

Une fois vos programmes créés et affichés sur la page des Programmes de reconnaissance, vous pouvez les gérer comme suit :

Modifier les programmes

Pour modifier un programme existant, cliquez sur le programme que vous souhaitez modifier. Cela ouvrira ses pages de paramètres. Effectuez les ajustements nécessaires sur la page de paramètres appropriée, puis naviguez à travers les pages suivantes pour enregistrer vos modifications.

Archiver les programmes

Pour archiver un programme, cliquez sur l’icône du menu à trois points à côté du programme souhaité sur la page principale des Programmes de reconnaissance et sélectionnez « Archiver ». Alternativement, vous pouvez ouvrir le programme, définir sa date de fin à une date passée, puis enregistrer vos modifications. Cette action déplacera automatiquement le programme dans la section archivée de votre plateforme.

Dupliquer les programmes

Pour dupliquer un programme, cliquez sur l’icône des ellipses à côté du programme que vous souhaitez reproduire, puis sélectionnez « Dupliquer ». Il vous sera demandé de fournir un nom pour le nouveau programme et de définir une date de lancement. Le programme dupliqué héritera des paramètres du programme original.

Ajouter un programme de reconnaissance automatisé

Les programmes de reconnaissance automatisés doivent être utilisés avec les fonctionnalités de Récompense de service automatisée et Récompense d’anniversaire automatisée. Veuillez consulter ces articles pour plus d’informations sur la création de programmes automatisés. 
 

Créer un nouveau programme de reconnaissance

Pour commencer à créer un nouveau programme de reconnaissance, cliquez sur le bouton « Ajouter un programme » en haut de la page. Cela vous dirigera vers une interface de création de programme avec plusieurs pages de configuration des paramètres. Ces pages régissent les paramètres généraux du programme, les règles du programme, l’affichage du formulaire de soumission, les questions auxquelles le soumetteur répondra, et les notifications générées par le programme.
 

Veuillez noter que ces programmes peuvent être difficiles à configurer. Votre gestionnaire de la réussite client est une excellente ressource pendant que vous envisagez la création d’un nouveau programme de reconnaissance. N’hésitez pas à planifier un appel pour parcourir ensemble le processus de création d’un nouveau programme de reconnaissance. 
 

Général

Sur cette page, vous configurerez les bases de votre programme de reconnaissance, y compris le nom du programme, la durée d’exécution du programme, l’image de vignette associée au programme, ainsi qu’une section expliquant le programme. 
 

• Nom - Le nom de votre programme. C’est le nom affiché que les employés verront. Ce nom est également utilisé dans plusieurs fonctions de rapport. Vous pouvez nommer le programme comme vous le souhaitez. La limite est de 30 caractères.
• Statut - La date de début et de fin de votre programme. Une date de début est requise, mais la date de fin ne l’est pas. Si vous souhaitez créer un programme permanent, laissez la date de fin vide. Si vous incluez une date de fin, le programme sera automatiquement archivé à la date indiquée et ne sera plus utilisable sur votre plateforme.
• Image - Vous pouvez télécharger une image personnalisée ou un GIF que les utilisateurs verront comme image d’en-tête du programme lorsqu’ils sélectionnent le type de reconnaissance. Nous avons une sélection d’images recommandées disponibles, ou vous pouvez choisir et télécharger la vôtre. Les dimensions de cette image sont de 1200px par 600px.
• Texte
  • Description – Une brève description du programme qui aide les utilisateurs à identifier et sélectionner le programme recherché. La description est limitée à 125 caractères.

• Message du lien « En savoir plus » – Informations supplémentaires accessibles en sélectionnant l’option « en savoir plus » pour chaque programme. Ce message peut aider davantage les utilisateurs à choisir le bon programme pour les nominations et reconnaissances. Cette section a une limite de 2 000 caractères.
• FAQ – La fonction FAQ, lorsqu’elle est activée, affiche un lien sur la page de soumission de reconnaissance qui génère une fenêtre pop-up pouvant être utilisée pour détailler les directives du programme que les utilisateurs doivent considérer lors de la soumission d’une récompense. Cliquez sur « Modifier » pour changer ce que les utilisateurs voient. Si une valeur est saisie dans le champ « Affichage », le lien FAQ sera affiché sur l’écran de soumission, même si le message est vide. La boîte HTML contient le contenu qui sera affiché dans la fenêtre pop-up lorsque le lien est cliqué. Utiliser le HTML ici vous permet d’héberger des images, des PDF ou d’autres documents personnalisés dans la fenêtre pop-up. Pour utiliser cette fonctionnalité, contactez votre gestionnaire de la réussite client.

Cliquez sur « Suivant » pour enregistrer vos paramètres et passer à l’étape suivante.
 

Règles

Les paramètres des règles régissent la participation au programme, les limites de reconnaissance, la politique budgétaire, les exigences d’approbation du programme, et le réseau de récompenses auquel le programme sera lié. 
 

Configurez les paramètres, section par section, en utilisant les directives ci-dessous.

• Programme externe - Si vous avez des programmes de reconnaissance administrés en dehors d’Awardco par une autre plateforme, vous pouvez les lier ici. Si activé, vous devrez saisir une URL pour le programme externe. Cette fonctionnalité permet de consolider vos programmes de reconnaissance. Si vous utilisez cette fonctionnalité, les employés verront ce programme dans Awardco, et en cliquant dessus, le système les redirigera vers l’URL fournie.
• Limites d’éligibilité
  • Éligibilité du nominateur – Sélectionnez quels utilisateurs sont éligibles pour nominer d’autres personnes pour ce programme. Ces utilisateurs peuvent être désignés par groupe, étiquette de métadonnées ou en listant explicitement des utilisateurs individuels.
  • Éligibilité du récipiendaire – Sélectionnez quels utilisateurs sont éligibles pour recevoir des nominations pour ce programme. Comme pour l’éligibilité du nominateur, ces utilisateurs peuvent être désignés par groupe, étiquette de métadonnées ou par liste explicite d’utilisateurs individuels. Vous pouvez également sélectionner « Catégorie identique au nominateur » pour indiquer que le récipiendaire ne peut être récompensé que par quelqu’un avec la même étiquette de métadonnées.
• Limites de nomination – Les limites de nomination sont ajoutées sous forme de règles, ce qui signifie que vous devez configurer la limite puis enregistrer la règle individuelle. Chaque règle peut être configurée en utilisant les champs suivants :
  • Période de limite basée sur – Les limites peuvent être définies pour commencer au début de la période en cours (ex. début de l’année, du mois, du trimestre, etc.) selon le calendrier, ou être basées sur la date de début du programme indiquée. Si cette dernière option est sélectionnée, les limites seront basées sur l’anniversaire le plus récent de la date de début (ex. si aujourd’hui est le 12/04/21 et que la date de début du programme est le 23/06/19, l’anniversaire le plus récent est le 23/06/20 ; si la date de début du programme est le 23/03/15, l’anniversaire le plus récent est le 23/03/21).
  • Nominateur
    • Tous les utilisateurs – Applique la limite à tous les récipiendaires du programme.
    • Rôle – Spécifiez un rôle spécifique pouvant nominer (Admin, Gestionnaire exécutif, Gestionnaire de groupe ou Employé)
  • Récipiendaire – Sélectionnez le groupe de récipiendaires auquel cette règle de nomination s’appliquera.
    • Tous les utilisateurs – Autorise tous les utilisateurs à nominer.
    • Rôle – Spécifiez un rôle spécifique pouvant nominer (Admin, Gestionnaire exécutif, Gestionnaire de groupe ou Employé)
    • Même utilisateur – Définit une règle qui limite un certain nombre de nominations provenant du même utilisateur. Pour s’assurer que les nominateurs ne peuvent récompenser le même utilisateur qu’à une certaine limite, assurez-vous que Récipiendaire = Même utilisateur et Nominateur = Tous les utilisateurs ou Rôle.

• Fréquence | Montant – Déterminez si vous souhaitez limiter par fréquence ou par montant monétaire des nominations collectives soumises via ce programme. Cette limite s’applique pour une période définie – tous les 1 mois, 3 mois, 6 mois ou 1 an.
• Afficher la règle – Lorsque « Oui » est sélectionné, le nombre restant de reconnaissances disponibles pour l’utilisateur soumettant la reconnaissance sera affiché sur leur formulaire de soumission. Ceci est basé sur les règles de limite que vous établissez. Par exemple, si activé, si vous permettez aux utilisateurs de soumettre 4 reconnaissances par trimestre, ils verront combien il leur en reste sur la page de soumission.
• N’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter une règle » pour que vos modifications soient enregistrées.
• Méthode de paiement
  • Afficher les montants du budget – Choisissez si vous souhaitez que le solde des budgets soit affiché sur la page de soumission de reconnaissance. Cela peut être utile si les nominateurs peuvent choisir parmi plusieurs budgets lors de la soumission de leur récompense. Si le programme utilise un « Budget central », comme expliqué ci-dessous, nous ne recommandons pas d’afficher les soldes des budgets.

• Accès au budget – Déterminez quels budgets seront accessibles via ce programme. Avec l’option de budget central, toutes les récompenses de ce programme seront financées par un seul budget, assigné ici. Avec l’option des budgets accessibles autorisés, les récompenses seront financées par les budgets auxquels les nominateurs ont accès.
  • Budget central
    • Budget autorisé – Sélectionnez le budget unique à partir duquel tous les fonds attribués via ce programme seront prélevés.
  • Budgets d’accès autorisés
    • Tous – Si l’option « Tous » est sélectionnée, tout budget auquel un nominateur individuel a accès sera disponible pour ce programme. Par exemple, si un gestionnaire des ventes a accès aux budgets « Récompense culture » et « Récompense quota » de l’organisation, en configurant « Budgets d’accès autorisés = Tous », le gestionnaire pourra accéder aux deux budgets dans ce programme.
    • Limité – Lorsque « Limité » est sélectionné, vous pouvez désigner une plage de budgets depuis lesquels un nominateur peut attribuer des points. Par exemple, si vous créez une récompense culture unique pour toute l’entreprise mais qu’il existe un budget culture assigné à chaque département, vous utiliserez cette option pour lier les budgets culture départementaux individuels au programme. Cela garantit qu’aucun budget autre que les budgets culture approuvés ne sera utilisé dans le programme culture. Si vous avez plusieurs budgets à ajouter, vous pouvez les importer en masse via un fichier .csv contenant une seule colonne avec tous les ID de budget à inclure.
  • Groupe de budget basé sur le récipiendaire
    • Une structure budgétaire qui ne nécessite pas un accès direct individuel pour attribuer depuis le budget, mais où l’accès est donné automatiquement selon où un individu peut recevoir des fonds. Cela signifie que si un budget est défini par #Département, et qu’un individu (Utilisateur X) est dans #Département = Marketing, si l’Utilisateur A reconnaît l’Utilisateur X, les fonds seront prélevés du groupe de récipiendaires basé sur les métadonnées « Département » > budget Marketing. L’Utilisateur A n’a pas besoin d’un accès explicite à ce budget pour attribuer des points à l’Utilisateur X. Les groupes de budget basés sur le récipiendaire doivent être liés à un programme basé sur le récipiendaire. Sélectionnez le groupe budgétaire dans le menu déroulant.
• Financement – Qui financera les récompenses envoyées dans ce programme ?
  • Permettre au nominateur de suggérer un montant – Lorsque le financement par le nominateur est désactivé, cette option détermine si la personne soumettant la récompense peut proposer une valeur recommandée pour la récompense.
• Réseau de récompenses – Le réseau de récompenses désigné ici contrôle les options de rachat disponibles pour les points attribués via ce programme. Dans la plupart des cas, « Standard » est la désignation appropriée. Si vous souhaitez restreindre les options de rachat disponibles pour les points attribués via ce programme, comme indiqué dans l’article sur les Réseaux de récompenses intelligents, veuillez contacter votre gestionnaire de la réussite client Awardco. Les réseaux de récompenses séparés doivent être configurés par un représentant Awardco.
• Approbation – Comme pour les limites de nomination ci-dessus, l’option d’approbation est une règle qui doit être configurée et enregistrée. N’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter une approbation » après avoir configuré chaque règle pour qu’elle soit enregistrée dans ce programme. Veuillez noter qu’il est possible de configurer jusqu’à quatre niveaux d’approbation via cette fonctionnalité. Par exemple, vous pouvez désigner le niveau 1 pour les récompenses valant entre 5 $ et 20 $ et faire en sorte que ce niveau 1 soit dirigé vers le gestionnaire direct du récipiendaire ; le niveau 2 pour les récompenses entre 20 $ et 50 $ avec approbation du chef de département ; le niveau 3 pour les récompenses à 50 $ et plus, dirigé vers la gestion intermédiaire ; et le niveau 4 pour les récompenses de 75 $ et plus, dirigé vers le vice-président. Il est également possible que plusieurs personnes examinent la même récompense en créant une règle pour la même valeur à plusieurs niveaux (ex. Niveau 1 à 0 $+, Niveau 2 à 0 $+, etc.). Lorsque plusieurs niveaux d’approbation sont configurés, les reconnaissances passeront les niveaux un par un, en commençant par le niveau 1. Ces niveaux doivent être enregistrés comme règles distinctes. Notez que les gestionnaires ne seront pas sollicités pour approuver des récompenses dont ils sont le récipiendaire listé. Dans ce cas, la récompense sera transmise à leur gestionnaire immédiat pour approbation. Veuillez contacter votre représentant Awardco pour toute question sur ce sujet.
  • Points | Fonds – Désignez la valeur en points à partir de laquelle la règle d’approbation s’activera. Si la récompense est non monétaire et que vous souhaitez qu’elle passe par un processus d’approbation, saisissez une valeur de 0 $.
  • Niveau – Désignez le niveau d’approbation de cette règle comme expliqué ci-dessus.
  • Approbateur – Sélectionnez qui approuvera la récompense pour cette règle.
    • Superviseur – Si « superviseur » est sélectionné, le système utilisera la hiérarchie dans le fichier utilisateur pour identifier le superviseur du nominateur ou du récipiendaire selon la valeur sélectionnée dans la section « superviseur de ».
    • Métadonnées – L’utilisation de l’option métadonnées vous permet d’être très précis dans l’identification de la partie approuvante. Lorsqu’elle est utilisée, le système d’approbation suivra la hiérarchie des gestionnaires – pour le nominateur ou le récipiendaire selon votre sélection dans la section « superviseur de » – jusqu’à ce qu’il trouve un utilisateur correspondant à la valeur de métadonnées que vous spécifiez. Par exemple, si vous souhaitez que ce niveau d’approbation soit attribué aux utilisateurs ayant le rôle de chef de département, vous pourriez inclure « Titre du poste » dans les métadonnées de votre fichier et sélectionner « Chef de département » ici. Cela signifie que le système cherchera le chef de département du nominateur ou du récipiendaire et lui enverra l’approbation. Si le système ne peut pas identifier un individu correspondant aux métadonnées dans la hiérarchie appropriée, l’approbation sera envoyée aux administrateurs.
    • Association – Avec ce paramètre, les approbations peuvent être faites par des utilisateurs qui ne sont pas des gestionnaires directs du nominateur ou du récipiendaire. Pour utiliser ce flux d’approbation, vous devez avoir une colonne de métadonnées associée ajoutée au fichier utilisateur (voir article sur la mise en forme des fichiers utilisateur). Si « Association » est sélectionné comme règle d’approbation, seules les valeurs de métadonnées associées apparaîtront dans le menu déroulant du champ Métadonnées.
    • Utilisateur(s) spécifique(s) – Attribuez des utilisateurs spécifiques pour approuver les récompenses dirigées vers cette règle.
    • Dérogation manuelle – Cette option vous permet de désigner un approbateur spécifique pour chaque employé dans la plateforme. La dérogation manuelle doit être configurée par un représentant Awardco.
  • Superviseur de – Désignez si la règle d’approbation suivra la hiérarchie du gestionnaire du nominateur ou du récipiendaire. Par exemple, si « Nominateur » est sélectionné et que l’approbation doit aller à un superviseur, la récompense sera dirigée vers le superviseur du nominateur pour approbation.

Pour plus d’informations, veuillez consulter notre article sur les options de configuration des approbations.

Cliquez sur « Suivant » pour continuer vers la page suivante de paramètres et enregistrer vos modifications.
 

Affichage

Les paramètres d’affichage déterminent comment le formulaire de reconnaissance de votre programme apparaît aux utilisateurs sur votre plateforme.

Configurez les paramètres, section par section, en utilisant les directives ci-dessous.

• Publier dans le fil social – Sélectionnez si vous souhaitez ou non que les reconnaissances de ce programme soient publiées dans le fil social. Lorsque « Désactivé » est sélectionné, les reconnaissances soumises via ce programme ne seront visibles par aucun utilisateur dans la plateforme et ne seront visibles que dans les rapports de la plateforme.
• Image de bannière – Lorsqu’activée, vous pourrez définir une image de bannière pour les reconnaissances dans le fil, ce qui ajoute un stimulus visuel autour des reconnaissances dans la plateforme. L’image de bannière a aussi un identifiant qui peut vous aider à distinguer Doug des ventes et Doug des opérations, cet identifiant peut être choisi et ajusté dans l’onglet « Fil » sous Paramètres administrateur.
• Autoriser les reconnaissances planifiées – Lorsqu’activée, les utilisateurs pourront retarder la soumission de leur reconnaissance/récompense à une date ultérieure. Il n’y a aucune limite à la date future à laquelle la reconnaissance peut être planifiée. L’heure affichée dans le planificateur est dans le fuseau horaire local de l’utilisateur de la plateforme. Si la reconnaissance nécessite une approbation, celle-ci sera demandée à la date planifiée et la reconnaissance sera automatiquement libérée une fois approuvée. Une fois la reconnaissance planifiée, elle sera affichée sur la page « Reconnaître » de l’utilisateur soumettant jusqu’à la date et l’heure planifiées où elle sera envoyée. La reconnaissance planifiée peut être supprimée jusqu’à son envoi, après quoi l’utilisateur soumettant pourra supprimer la reconnaissance soumise si les paramètres de la plateforme le permettent.
• Unités – Cette section vous permet de sélectionner comment les options de montant de reconnaissance seront affichées sur la page de soumission. La devise affichera la valeur de la récompense en monnaie locale. Les points afficheront la valeur en points de la récompense dans la plateforme. Les étiquettes utiliseront des étiquettes personnalisées définies sur cette page. Si « Étiquettes » est sélectionné, vous devrez saisir des valeurs ci-dessous dans « Étiquettes de montants prédéfinis ».
• Montants prédéfinis – Cette section établit les boutons de valeur de récompense affichés aux utilisateurs sur la page de soumission. Par exemple, si vous souhaitez que les utilisateurs choisissent parmi 5 $, 10 $ et 15 $ lors de la soumission d’une récompense dans ce programme, vous saisirez ces valeurs ici.
  • Montants prédéfinis en USD et en points – Saisissez la valeur monétaire que vous souhaitez afficher. Vous n’aurez besoin d’entrer les valeurs que dans les champs de devise ou de points. Le système convertira automatiquement la saisie de la devise en points ou de points en devise. Vous saisirez les valeurs dans ce champ même si vous n’affichez que des étiquettes sur l’écran de soumission de reconnaissance. Cette section indique au système la valeur à attribuer aux boutons affichés aux utilisateurs soumettant les récompenses.
  • Étiquettes – Les étiquettes doivent être utilisées lorsqu’il y a un palier ou une signification spéciale associée au montant attribué. Cette signification doit être largement connue et expliquée dans les documents de formation diffusés en interne lors du déploiement de la plateforme. Les étiquettes saisies dans ce champ seront associées, une par une, aux valeurs dans le champ des montants en devise et en points juste au-dessus. Par exemple, si vous avez choisi « Étiquettes » dans la section Unités et saisi 5, 10 et 15 points dans le champ points et « Bronze », « Argent » et « Or » dans le champ étiquettes, le programme affichera uniquement les étiquettes « Bronze », « Argent » et « Or » aux valeurs respectives de 5, 10 et 15 points à l’utilisateur soumettant la récompense.
• Montants personnalisés – Activez ou désactivez les montants personnalisés dans ce programme. Lorsqu’activé, un champ permettra à l’utilisateur soumettant la reconnaissance d’entrer n’importe quel montant, à condition qu’il dispose de fonds suffisants dans le budget utilisé pour la reconnaissance. Vous pouvez définir des montants personnalisés minimum et maximum.
• Étiquettes – Grâce à la section Étiquettes, vous pouvez rendre disponibles les valeurs de l’entreprise ou d’autres identifiants pour que les utilisateurs soumettant des récompenses puissent les sélectionner et les attacher à la récompense. Si vous utilisez des étiquettes pour suivre l’utilisation ou générer des données, en sélectionnant « Obligatoire (1) » et en activant une seule étiquette, le système attachera automatiquement cette étiquette à chaque reconnaissance traitée via ce programme. Modifiez les étiquettes disponibles dans votre plateforme en cliquant sur le sous-onglet « Hashtags » dans Paramètres. Activer l’icône d’affichage d’étiquette permettra à l’image de l’étiquette d’apparaître dans le fil. Activer « Afficher le texte de l’étiquette » écrira les étiquettes sous le texte de la reconnaissance. Si les deux options sont désactivées, aucune information sur les étiquettes ne s’affichera dans le fil. Les étiquettes apparaîtront toujours sur le formulaire de reconnaissance et dans les rapports.

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Questions

La page des paramètres « Questions » vous permet de sélectionner les questions auxquelles l’utilisateur soumettant devra répondre lors de la soumission d’une reconnaissance via ce programme. 
 

La question par défaut pour chaque programme est « Raison de la reconnaissance », mais vous pouvez modifier cette question ouverte avec un texte spécifique à votre programme. Par exemple, « Pourquoi nommez-vous cette personne employé du mois ? » En utilisant le bouton « Ajouter une question », vous pouvez ajouter des questions supplémentaires au formulaire de soumission du programme. Bien que vous puissiez créer autant de questions que vous le souhaitez, garder la page de soumission courte et simple est l’un des moyens les plus efficaces d’augmenter l’engagement des employés avec votre plateforme de reconnaissance.

• Modifier « Raison de la reconnaissance » – Après avoir sélectionné le bouton « Modifier », vous pourrez modifier le texte de la question. Bien que la limite soit de 600 caractères, nous recommandons de garder cette question relativement courte.
• Ajouter une question par type – N’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » après avoir configuré chaque question supplémentaire.
  • Choix multiples
    • Question – Saisissez la question que vous souhaitez poser aux répondants.
    • Réponses – Lors de la saisie des réponses à choix multiples, tapez la réponse et appuyez sur Entrée pour enregistrer l’entrée et commencer à saisir la suivante. Vos saisies seront affichées exactement comme elles sont entrées, alors pensez à vérifier l’orthographe et la grammaire.
  • Réponse courte – L’option de réponse courte vous permet de taper une invite et de fournir une zone de texte ouverte pour la réponse, de la même manière que l’option « Raison de la reconnaissance » ci-dessus. Saisissez un nombre minimum ou maximum de caractères pour inciter vos utilisateurs à fournir des réponses plus longues ou plus courtes.
  • Médias – L’option médias permet aux utilisateurs d’enrichir les reconnaissances en ajoutant des icônes, GIF, images ou vidéos. Si le programme permet des reconnaissances publiques, tous les médias ajoutés apparaîtront dans le fil social de votre entreprise, créant une ambiance plus dynamique et engageante.
    • Autoriser les images téléchargées par les utilisateurs : Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de télécharger leurs propres images lors de la soumission de reconnaissances.
    • Autoriser la sélection d’images dans la bibliothèque d’images : Activez cette option pour donner aux utilisateurs accès à une bibliothèque d’images présélectionnées. Si activée, choisissez les catégories d’images disponibles pour les soumissions de reconnaissance. Vous pouvez gérer ces images et catégories via la Bibliothèque d’images. Si plusieurs catégories sont sélectionnées, vous pouvez en mettre une en vedette en cliquant sur l’icône en forme d’étoile à côté, ce qui la fera apparaître en premier.
    • Autoriser les GIF sélectionnés par l’utilisateur (alimenté par GIPHY) : Activez cette option pour permettre aux utilisateurs d’attacher des GIF aux reconnaissances. Assurez-vous que l’option « Autoriser les GIF comme type de média » est activée sur la page principale des paramètres des Programmes de reconnaissance.
    • Autoriser les vidéos téléchargées par les utilisateurs : Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de télécharger leurs propres vidéos accompagnant leurs soumissions de reconnaissance. Les vidéos doivent durer 1 minute ou moins et ne pas dépasser 50 Mo.
    • Vous pouvez également décider si la soumission de médias est obligatoire ou facultative en activant ou désactivant l’option « Les médias sont-ils obligatoires ou facultatifs ? ». Cependant, si vous souhaitez rendre la soumission de médias obligatoire, la bibliothèque d’images doit être activée.
  • Date – Ce type de question permet aux soumissionnaires de reconnaissance de sélectionner une date à partir d’un calendrier pop-up ; la date sélectionnée doit être le jour de la soumission ou une date antérieure. Des questions possibles pour cette invite pourraient être : « Quand l’événement mentionné dans cette reconnaissance a-t-il eu lieu ? » ou « À quelle date le comportement exemplaire s’est-il produit ? » Les réponses à ces questions s’afficheront comme colonnes supplémentaires dans les rapports tels que le rapport sur le statut des reconnaissances.

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Notifications

Sur la page des paramètres de notification, configurez les modèles de notification automatisés que vous souhaitez envoyer avec chaque programme de reconnaissance que vous créez. Travaillez avec votre gestionnaire de la réussite client Awardco pour créer et télécharger des modèles d’e-mails personnalisés avec votre image de marque et vos directives utilisateur. Chacun de ces champs de notification est optionnel et un e-mail n’a pas besoin d’être envoyé. Pour ne pas envoyer de notifications, laissez les champs vides et cliquez sur « Terminer ».

Configurez les modèles d’e-mails, type par type, en utilisant les directives ci-dessous.

• Nécessite une approbation – C’est le modèle qui sera envoyé aux approbateurs dès qu’une reconnaissance entre dans leur file d’approbation. Utilisez ce modèle pour souligner l’importance d’une réponse rapide afin de maintenir le bon fonctionnement de vos programmes.
• Nomination refusée – C’est le modèle envoyé aux nominateurs lorsqu’une nomination a été refusée par un approbateur. Ce modèle peut être configuré pour inclure le message saisi par l’approbateur lors du refus de la reconnaissance.
• Nomination approuvée – C’est le modèle envoyé aux nominateurs lorsqu’une nomination a été approuvée, les informant que leur reconnaissance a été acceptée.
• Reconnaissance – C’est le modèle envoyé aux récipiendaires de reconnaissances via ce programme. Ces e-mails sont envoyés au moment de la reconnaissance si le programme ne nécessite pas d’approbations, ou si le programme inclut un processus d’approbation, l’e-mail sera envoyé lorsque l’approbateur au sommet du processus d’approbation approuvera la récompense.

Cliquez sur « Terminer » pour enregistrer la page des paramètres de notification et compléter la configuration de votre programme de reconnaissance.

Paramètres supplémentaires des programmes de reconnaissance

Des paramètres supplémentaires sont disponibles sur la page principale des Programmes en sélectionnant l’onglet « Paramètres » en haut. Ces paramètres offrent des options de personnalisation supplémentaires pour les interactions des utilisateurs avec les programmes de reconnaissance :

• Programmes de reconnaissance : Activez ce paramètre pour activer les programmes de reconnaissance et permettre aux employés de se reconnaître mutuellement. Cela ne doit être activé qu’une fois la configuration terminée, car cela rend l’onglet Reconnaître visible sur la page d’accueil.
• Titre de la page : Saisissez le nom affiché dans la barre de navigation sur la page d’accueil et dans l’en-tête de la page.
• Question : Personnalisez l’invite sur la page de recherche de récipiendaires. Par défaut, la question est « Qui souhaitez-vous reconnaître ? »
• Reconnaître un grand groupe
  • Importation de fichier : L’activation de cette fonctionnalité affiche une option « Importer un CSV » sur la page de sélection des récipiendaires, permettant aux utilisateurs de télécharger un fichier CSV à colonne unique contenant les ID ou e-mails des employés, facilitant ainsi les reconnaissances en masse.
  • Autoriser les groupes dans la recherche Reconnaître : Lorsqu’activé, des options comme Pairs, Subordonnés directs et Tous les rapports deviennent disponibles pour sélection sur la page Reconnaître.
  • Champs de métadonnées autorisés : Spécifiez les champs de métadonnées disponibles lors des importations de données pour supporter les reconnaissances de groupe en cliquant sur Modifier les champs sélectionnés.
• Paramètres du donneur : Si votre programme de reconnaissance inclut des approbations, vous pouvez déterminer si les utilisateurs soumettant des reconnaissances peuvent voir le statut de leur reconnaissance et qui est en attente d’approbation.
  • Le donneur peut voir l’onglet « Mes soumissions » d’approbation : Lorsqu’activé, ce paramètre permet aux utilisateurs de voir les reconnaissances qu’ils ont soumises et qui sont en attente dans la file d’approbation.
  • Le donneur peut voir les noms des approbateurs : L’activation de cette option permet aux utilisateurs de voir le nom de l’approbateur actuellement assigné dans leur file d’approbations en attente.
  • Le donneur peut voir la raison des reconnaissances refusées : Ce paramètre permet aux utilisateurs de voir les raisons pour lesquelles des reconnaissances ont été refusées.
• Assistant de reconnaissance : Activez pour activer l’assistance à la reconnaissance alimentée par IA. Les donneurs sélectionnent une valeur, décrivent un moment, et expliquent l’impact. L’IA affine le message basé sur les reconnaissances passées du récipiendaire. Les administrateurs doivent accepter l’Avis de consentement et de confidentialité pour activer cette fonctionnalité. Une fois activée, l’Assistant de reconnaissance peut être ajouté à des programmes de reconnaissance individuels. Consultez cet article pour les instructions.
• Réaffectation des approbations : Ce paramètre permet la réaffectation automatique des approbations basée sur le champ ID du superviseur dans le fichier utilisateur. Si activé, toute approbation en attente dans la file d’un utilisateur archivé sera redirigée vers l’approbateur approprié selon les informations mises à jour dans le fichier utilisateur.
• Rapports : Afficher les programmes avec des noms identiques comme un seul : Si plusieurs programmes partagent le même nom, l’activation de cette option les regroupera dans les vues de rapports pour un affichage consolidé.
• Autoriser les GIF comme type de média : Activez les GIF comme type de média pour les questions des programmes de reconnaissance. Cette fonctionnalité est alimentée par GIPHY, et seuls les GIF avec une classification « G » seront affichés. Après activation des GIF, vous devez les configurer dans les paramètres des programmes individuels sous l’onglet Questions en cliquant sur « Ajouter une question », en sélectionnant « Média » comme type de question, en remplissant le texte de la question, en activant « Autoriser les GIF sélectionnés par l’utilisateur (alimenté par GIPHY) », puis en cliquant sur « Enregistrer ».
• Paramètres avancés
  • Permettre à d’autres d’être notifiés des reconnaissances : Activez cette fonctionnalité pour ajouter un nouveau champ dans le flux de reconnaissance où les donneurs peuvent sélectionner des personnes supplémentaires à notifier par e-mail qu’une reconnaissance a été donnée.
    • Autoriser les adresses e-mail externes - L’activation de cette option permettra aux donneurs de reconnaissance d’ajouter n’importe quelle adresse e-mail externe à notifier de la reconnaissance.
    • Activer l’option d’e-mail de notification groupée - Cela permettra aux donneurs d’envoyer un e-mail groupé où les personnes notifiées et les récipiendaires de la reconnaissance peuvent répondre tous ensemble dans une chaîne d’e-mails.
    • Limite du nombre de destinataires pour notification groupée - Définissez le nombre maximal de destinataires dans une notification groupée. Une fois cette limite atteinte, les e-mails passeront automatiquement à des notifications individuelles pour réduire la fatigue liée aux e-mails. Max : 30
    • Exclure les programmes de la possibilité de notifier d’autres personnes - Les programmes exclus ne permettront pas aux donneurs de sélectioner des utilisateurs supplémentaires à notifier des reconnaissances.
  • Remerciement : Activez cette option pour qu’une suggestion de reconnaissance apparaisse lors du rachat des points attribués par certains programmes de reconnaissance. Ensuite, sélectionnez le programme à partir duquel les reconnaissances remerciant les utilisateurs pour leurs points seront envoyées. Des instructions détaillées sur ce paramètre se trouvent dans cet article de support.
    • Une fois activée, les utilisateurs recevront un avis lors de la passation d’une commande les invitant à remercier les utilisateurs spécifiques qui leur ont attribué des points leur permettant ce rachat. Lorsqu’ils cliquent sur « Envoyer un remerciement », l’utilisateur est dirigé vers un formulaire de reconnaissance avec l’utilisateur ou les utilisateurs déjà sélectionnés pour la reconnaissance.

Pour modifier ou archiver une règle existante, cliquez sur l’icône des points empilés à côté de la règle et sélectionnez Archiver ou Modifier. Les règles archivées peuvent être restaurées en cliquant sur Restaurer dans l’onglet Archivé. Pour des instructions plus détaillées sur la modification des limites globales de réception, consultez l’article de support sur la détermination du nombre de points reçus par les utilisateurs avec les limites globales de réception.

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