Intégration avec UKG Pro

Intégrez facilement UKG Pro pour maintenir votre plateforme Awardco à jour grâce à la synchronisation HRIS d’Awardco. Cette intégration permet une gestion fluide des données des employés, garantissant que vos programmes de reconnaissance et de récompenses soient toujours précis et alignés avec les données les plus récentes de UKG Pro.

Attention : Si vous avez déjà des données d’employés dans votre plateforme, veuillez confirmer que les ID d’employés que vous utiliserez dans votre nouveau flux de données sont cohérents avec vos données utilisateur actuelles. Ne pas le faire peut entraîner une duplication des utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données. 
 

1. Valeur
2. Comment implémenter
3. Paramètres généraux
   • Paramètres avancés
4. Paramètres de correspondance
   • Champs pris en charge
   • Ajout de champs de métadonnées
5. Notes importantes

Valeur

L’intégration de UKG Pro avec Awardco offre plusieurs avantages clés :

• Synchronisation automatique des données : Les données des employés telles que les embauches, les départs et les changements de poste sont automatiquement synchronisées entre UKG Pro et Awardco, garantissant que les programmes de reconnaissance sont précis et à jour.
• Reconnaissance des jalons des employés : Reconnaissez automatiquement les employés pour des jalons tels que les anniversaires et les réalisations, basés sur leurs données d’emploi provenant de UKG Pro.
• Réduction du travail manuel : Automatisez les mises à jour des données pour gagner du temps et éliminer la saisie manuelle, réduisant ainsi le risque d’erreurs.
• Utilisation centralisée des données : Exploitez les données des employés synchronisées pour les programmes de reconnaissance, les approbations, les rôles et les permissions, simplifiant vos processus internes.
• Allocation budgétaire précise : Assurez une distribution exacte des récompenses et incitatifs en utilisant les données les plus récentes sur les départements, lieux et rôles provenant de UKG Pro.

Comment implémenter

Note : Il s’agit d’une fonctionnalité payante. Veuillez contacter un représentant Awardco pour activer l’intégration UKG Pro avant de continuer.

Pour configurer l’intégration avec UKG Pro, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à Awardco avec des identifiants administrateur.
2. Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation gauche.
3. Dans le menu de navigation gauche, sélectionnez « Plateforme » puis « Intégrations ».
4. Sélectionnez la « Bibliothèque d’intégrations. »
5. Recherchez UKG Pro dans la Bibliothèque d’intégrations.
6. Cliquez sur Configurer UKG Pro.
7. Cliquez sur Continuer pour accepter les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité.
8. Examinez les autorisations demandées et cliquez sur Continuer.
9. Suivez ces étapes pour créer un utilisateur de service dans UKG Pro.
10. Une fois la configuration de l’utilisateur de service terminée, cochez la case confirmant « J’ai complété ces instructions. »
11. Saisissez l’URL du service web, le nom d’utilisateur, le mot de passe, la clé API et le nom abrégé de l’entreprise, puis cliquez sur Connecter.
12. Un message de succès confirmera la connexion. Cliquez sur Suivant pour finaliser les paramètres. Après une connexion réussie à UKG Pro, les options suivantes sont disponibles :
    • Souhaitez-vous archiver les employés inactifs dans UKG Pro ?
      • Ne pas archiver les employés
      • Archiver les employés (recommandé)
    • L’adresse courriel de l’employé dans HRIS Sync doit-elle remplacer toute adresse courriel saisie dans ses paramètres de profil ?
      • Ne pas remplacer les courriels Awardco
      • Remplacer les courriels Awardco
    • À quelle fréquence souhaitez-vous importer les informations des employés ?
      • Quotidiennement
      • Hebdomadairement
      • Mensuellement
    • Souhaitez-vous effectuer une importation manuelle maintenant ?
      • Une importation manuelle est requise avant d’activer les importations automatiques. Cela peut prendre plusieurs minutes.
      • Sélectionner « Ignorer pour l’instant » retardera l’importation ; une importation manuelle devra être effectuée plus tard depuis l’onglet Paramètres généraux.
      • Après une importation manuelle réussie, une notification affichera un résumé des modifications du fichier, telles que les nouveaux utilisateurs, les utilisateurs mis à jour, les utilisateurs archivés et les utilisateurs restaurés. Cliquez sur Enregistrer l’importation.
    • Démarrer les importations automatiques maintenant ?
      • Mettre en pause les importations automatiques (Les importations peuvent être activées plus tard depuis l’onglet Paramètres généraux.)
      • Démarrer les importations automatiques

Paramètres généraux

Des ajustements à l’intégration peuvent être effectués dans l’onglet Paramètres généraux après la configuration :

• Importation manuelle : Effectuez une importation manuelle à tout moment pour mettre à jour les données des employés. Cela est requis avant d’activer les importations automatiques.
• Fréquence des importations automatiques : Définissez la fréquence d’importation des données des employés — quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
• Mettre en pause/Reprendre les importations automatiques : Utilisez ce bouton pour arrêter les importations automatiques si nécessaire, ou reprendre les importations une fois les problèmes résolus.
• Aperçu du fichier utilisateur : Téléchargez un fichier CSV des données utilisateur pour vérifier leur exactitude.

Paramètres avancés

Les paramètres avancés offrent un contrôle accru sur la manière dont les données sont importées depuis UKG Pro :

• Archiver les employés : Supprimez automatiquement les employés qui ne figurent plus dans les importations de données (recommandé).
• Priorité de la date d’embauche : Détermine quelle date d’embauche utiliser pour les récompenses de service, les récompenses d’intégration et autres reconnaissances. Choisissez Date d’embauche originale pour conserver la première date importée, ou Date d’embauche la plus récente pour mettre à jour la date à chaque importation.
• Remplacer les courriels : Activez cette option pour écraser les adresses courriel des employés avec les nouvelles données de UKG Pro à chaque importation.
• Ajouter un + aux numéros de téléphone : Ajoute automatiquement un préfixe « + » aux numéros de téléphone s’il n’est pas déjà inclus dans les données importées.
• Remplacer la date d’embauche : Utilisez la date d’embauche de UKG Pro pour remplacer toute date existante dans Awardco.
• ID des employés : Importez les ID d’employés depuis UKG Pro ou générez-les dans Awardco.
• Ne pas importer certains utilisateurs : Définissez des règles pour exclure certains utilisateurs de l’importation. Contactez un représentant Awardco pour assistance.
• Exclure des champs de l’importation : Spécifiez les champs (en-têtes de colonnes) à exclure de l’importation des données.
• Supprimer l’intégration : Déconnectez l’intégration UKG Pro et supprimez tous les paramètres associés. Cette action est irréversible.

Paramètres de correspondance

Configurez comment les données utilisateur sont mappées entre UKG Pro et Awardco. Lors de la sélection des champs dans les menus déroulants, vous verrez à la fois le nom du champ et une valeur d’exemple issue de vos données UKG Pro (la première valeur remplie dans ce champ) pour vous aider à identifier facilement la correspondance correcte.

Champs pris en charge

Voici les champs principaux et de métadonnées acceptés par l’intégration.

Champs principaux

Champs de métadonnées

*Un champ manque ? Cliquez ici pour en faire la demande.

Ajout de champs de métadonnées

Les métadonnées personnalisées vous permettent d’importer des données utilisateur supplémentaires qui peuvent être affichées dans la plateforme ou utilisées pour configurer des paramètres avancés, comme l’éligibilité aux programmes. Pour inclure des champs de métadonnées supplémentaires :

1. Cliquez sur le bouton + Ajouter un champ de métadonnées en bas de la page.
2. Sélectionnez le champ UKG dans le menu déroulant et saisissez la manière dont vous souhaitez que le nom du champ soit affiché dans Awardco.
3. Cliquez sur Enregistrer après avoir effectué les modifications.

Après l’ajout d’un champ de métadonnées, cliquez sur les trois points empilés à côté du champ pour :

• Changer le type : Définissez le champ comme « Par défaut », « Associé » (utilisé pour lier les utilisateurs à des ID de superviseurs supplémentaires pour des flux d’approbation de reconnaissance complexes), ou « Caché » (utilisé par Awardco pour les cadeaux d’entreprise ; ces données ne seront pas affichées sur la plateforme).
• Supprimer le champ.

Notes importantes

• Vous devrez configurer un compte de service pour Awardco, ou utiliser un compte existant.
• Le courriel est toujours par défaut celui du travail de l’utilisateur. Si celui-ci n’est pas présent, le courriel personnel est utilisé. Si un courriel professionnel est présent, un courriel personnel est utilisé comme courriel secondaire.
• Les numéros de téléphone doivent inclure un code pays et commencer par un symbole + pour fonctionner avec la fonction SMS d’Awardco. Un préfixe + peut être automatiquement ajouté aux utilisateurs si nécessaire (Paramètres avancés HRIS Sync).

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.