Intégration avec Paychex Flex

Intégrez facilement Paychex Flex pour alimenter votre plateforme Awardco et la maintenir à jour grâce à la synchronisation HRIS d’Awardco. Cette intégration permet une gestion fluide des données des employés, assurant que les programmes de reconnaissance, les approbations et les autorisations sont toujours exacts et opportuns.

Avertissement : Si vous avez déjà des données d’employés dans votre plateforme, veuillez confirmer que les ID employés que vous utiliserez dans votre nouveau flux de données sont cohérents avec vos données utilisateur actuelles. Ne pas le faire peut entraîner une duplication des utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données.
 

1. Valeur
2. Comment implémenter
3. Paramètres généraux
   • Paramètres avancés
4. Paramètres de correspondance
   • Champs pris en charge
   • Ajout de champs de métadonnées
5. Notes importantes

Valeur

L’intégration de Paychex Flex avec Awardco apporte plusieurs avantages clés :

• Synchronisation transparente des données : Synchronisez automatiquement les données des employés, telles que les embauches, les départs et les changements de poste entre Paychex Flex et Awardco, en maintenant les programmes de reconnaissance précis et à jour.
• Reconnaissance automatisée des jalons employés : Reconnaissez automatiquement les anniversaires d’emploi et autres réalisations importantes basées sur les dossiers d’emploi de Paychex Flex.
• Réduction du travail manuel : Gagnez du temps en éliminant la saisie manuelle des données, réduisant les erreurs potentielles et assurant l’exactitude des données.
• Gestion centralisée des données : Utilisez les données mises à jour des employés pour les programmes de reconnaissance, les approbations, les rôles utilisateurs et les autorisations, rationalisant les flux de travail.
• Allocation budgétaire précise : Assurez-vous que les récompenses et incitatifs sont distribués avec précision selon les informations à jour sur le département, le lieu et le rôle.

Comment implémenter

Note : Il s’agit d’une fonctionnalité payante. Contactez un représentant Awardco pour activer l’intégration Paychex Flex avant de continuer.

Pour configurer l’intégration avec Paychex Flex, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à Awardco avec des identifiants administrateur.
2. Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation gauche.
3. Accédez à la Bibliothèque d’intégrations dans le portail administrateur.
4. Trouvez et sélectionnez Paychex Flex.
5. Cliquez sur Configurer Paychex Flex.
   
   
    
6. Cliquez sur Continuer pour accepter les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité.
7. Examinez les autorisations demandées par Awardco et cliquez à nouveau sur Continuer.
8. Connectez votre compte Paychex Flex en saisissant votre courriel et mot de passe. Cliquez sur Connecter.
   
   
    
9. Suivez les instructions liées pour créer un jeton API pour Awardco.
10. Une fois le jeton API créé, cochez la case à côté de « J’ai complété ces instructions. »
11. Un message de succès confirmera la connexion. Cliquez sur Suivant pour finaliser les paramètres.
    • Souhaitez-vous archiver les employés inactifs dans Paychex Flex ?
      • Ne pas archiver les employés
      • Archiver les employés (recommandé)
    • L’adresse courriel de l’employé dans HRIS Sync doit-elle remplacer toute adresse courriel saisie dans les paramètres de profil ?
      • Ne pas remplacer les courriels Awardco
      • Remplacer les courriels Awardco
    • À quelle fréquence souhaitez-vous importer les informations des employés ?
      • Quotidiennement
      • Hebdomadairement
      • Mensuellement
    • Souhaitez-vous effectuer une importation manuelle maintenant ?
      • L’exécution d’une importation manuelle est requise avant d’activer les importations automatiques. Cela peut prendre plusieurs minutes.
      • Sélectionner « Passer pour l’instant » n’exécutera pas l’importation ; une importation manuelle devra être effectuée plus tard depuis l’onglet « Paramètres généraux ».
      • Si l’importation manuelle réussit, une notification confirmera l’importation, avec un détail des modifications du fichier telles que nouveaux utilisateurs, utilisateurs mis à jour, utilisateurs archivés et utilisateurs restaurés. Appuyez sur Enregistrer l’importation.
    • Tout est prêt ! Souhaitez-vous démarrer les importations automatiques maintenant ?
      • Mettre en pause les importations automatiques (Les importations peuvent être activées plus tard depuis l’onglet Paramètres généraux.)
      • Démarrer les importations automatiques

Paramètres généraux

Après la configuration, des ajustements peuvent être faits dans l’onglet Paramètres généraux de la page d’intégration Paychex Flex :

• Importation manuelle : Exécutez une importation manuelle pour mettre à jour les données des employés. Cela est requis avant d’activer les importations automatiques.
• Fréquence d’importation automatique : Choisissez la fréquence d’importation des données des employés — quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.
• Mettre en pause/Reprendre les importations automatiques : Utilisez ce bouton pour suspendre temporairement les importations si nécessaire pour résoudre des problèmes de données, ou reprendre les importations une fois les problèmes résolus.
• Aperçu du fichier utilisateur : Téléchargez un fichier CSV des données utilisateur pour vérifier leur exactitude.

Paramètres avancés

Les paramètres avancés offrent plus de contrôle sur la manière dont les données sont importées depuis Paychex Flex :

• Archiver les employés : Supprimez automatiquement les employés qui ne figurent plus dans les importations de données (recommandé).
• Priorité de la date d’embauche : Détermine quelle date d’embauche utiliser pour les récompenses comme les prix de service ou d’intégration. Sélectionnez Date d’embauche originale pour conserver la première date d’embauche, ou Dernière date d’embauche pour mettre à jour la date à chaque importation.
• Remplacer les courriels : Écrasez les adresses courriel des employés avec les données mises à jour de Paychex Flex à chaque importation.
• Ajouter un plus aux numéros de téléphone : Ajoutez automatiquement un préfixe « + » aux numéros de téléphone s’il n’est pas déjà présent dans les données importées.
• Remplacer la date d’embauche : Remplacez la date d’embauche existante dans Awardco par la date d’embauche provenant de Paychex Flex.
• ID des employés : Choisissez d’importer les ID employés de Paychex Flex ou de les générer dans Awardco.
• Ne pas importer certains utilisateurs : Définissez des règles pour empêcher l’importation de certains utilisateurs. Contactez le support Awardco pour assistance.
• Exclure des champs de l’importation : Spécifiez les champs de données (en-têtes de colonnes) à exclure de l’importation.
• Supprimer l’intégration : Déconnectez l’intégration Paychex Flex et supprimez tous les paramètres. Cette action est irréversible.

Paramètres de correspondance

Configurez la manière dont les données utilisateur sont mappées entre Paychex Flex et Awardco. Lors de la sélection des champs dans les menus déroulants, vous verrez à la fois le nom du champ et une valeur d’exemple issue de vos données Paychex Flex (la première valeur renseignée dans ce champ) pour vous aider à identifier facilement la correspondance correcte.

Champs pris en charge

Voici les champs principaux et de métadonnées acceptés par l’intégration.

Champs principaux

Champs de métadonnées

*Vous ne voyez pas le champ dont vous avez besoin ? Cliquez ici pour fournir vos commentaires et demander la prise en charge future de champs supplémentaires.

Ajout de champs de métadonnées

Les métadonnées personnalisées vous permettent d’importer des données utilisateur supplémentaires qui peuvent être affichées sur la plateforme ou utilisées pour configurer des paramètres avancés, comme l’éligibilité aux programmes. Pour inclure des champs de métadonnées supplémentaires :

1. Cliquez sur le bouton + Ajouter un champ de métadonnées au bas de la page.
2. Sélectionnez le champ Paychex Flex dans le menu déroulant et saisissez le nom que vous souhaitez afficher pour ce champ dans Awardco.
3. Cliquez sur Enregistrer après avoir effectué les modifications.

Après avoir ajouté un champ de métadonnées, cliquez sur les trois points empilés à côté du champ pour :

• Changer le type : rendre le champ « Par défaut », « Associé » (utilisé pour lier les utilisateurs à des ID de superviseurs supplémentaires pour des flux de travail d’approbation de reconnaissance complexes), ou « Caché » (utilisé par Awardco pour le cadeau d’entreprise ; ces données ne seront pas affichées sur la plateforme).
• Supprimer le champ.

Notes importantes

• Lors de l’utilisation de l’authentification par identifiants, un utilisateur tiers avec le rôle 'Comptable' sera ajouté dans Paychex Flex
• Si vous utilisez l’authentification API, vous devez créer un jeton API pour Awardco (instructions fournies lors de la configuration de HRIS Sync)
• Les clients peuvent avoir besoin de contacter Paychex Flex pour obtenir un support afin d’obtenir des autorisations supplémentaires pour connecter HRIS Sync
• Le courriel est toujours par défaut celui de travail de l’utilisateur. S’il n’est pas présent, le courriel personnel est utilisé. Si le courriel de travail est présent, un courriel personnel est utilisé comme courriel secondaire
• Les numéros de téléphone doivent inclure un indicatif pays et commencer par un symbole + pour fonctionner avec la fonction SMS d’Awardco. Un préfixe + peut être automatiquement ajouté pour les utilisateurs si nécessaire (Paramètres avancés de HRIS Sync)