La gestion des reconnaissances monétaires importantes, telles que les récompenses de fin d’année ou d’appréciation des employés, nécessite de s’assurer que le compte de rachat est suffisamment financé afin d’éviter toute interruption. Le préfinancement permet aux administrateurs d’ajouter des fonds à l’avance pour un programme, un budget ou un groupe de métadonnées spécifique, garantissant ainsi que toutes les récompenses sont distribuées sans accroc, même durant les périodes de forte affluence. Cela garantit également que vous ne serez pas facturé en double pour ces points. Cet article vous guidera à travers les étapes pour demander une facture et gérer efficacement le processus de préfinancement.
Remarque : Cet article s’applique à tous les clients qui n’utilisent pas la méthode de facturation « Customer Managed ».
Pourquoi préfinancer ?
Le préfinancement offre plusieurs avantages clés :
- Éviter les interruptions du programme : Assure que le compte de rachat est suffisamment financé pour couvrir la dépense accrue des utilisateurs en points
- Processus de récompense fluide : En ajoutant des fonds à l’avance, les administrateurs peuvent garantir que toutes les récompenses sont émises rapidement sans attendre de paiements supplémentaires.
- Options de financement flexibles : Les fonds peuvent être ajoutés directement sur la plateforme via ACH ou carte de crédit. Ils peuvent également être envoyés hors plateforme via ACH/virement et chèque physique.
- Amélioration des rapports et de la budgétisation : Le préfinancement de programmes spécifiques aide à maintenir des dossiers financiers plus clairs. Des budgets séparés pour les gros programmes comme les récompenses de fin d’année ou d’appréciation des employés facilitent le suivi financier et la production de rapports.
Comment préfinancer une grosse récompense
Accéder à la page de facturation
Suivez ces étapes pour accéder à la page de facturation :
- Cliquez sur le bouton Admin dans le coin supérieur droit de l’écran.
- Sélectionnez l’onglet Facturation pour entrer dans la page de facturation.
Demander une facture pour le préfinancement
L’étape clé du processus de préfinancement est la demande de facture. Suivez ces étapes :
- Accédez à l’onglet Factures et cliquez sur Demander une facture.
- Saisissez le montant demandé pour la facture. Ce montant doit refléter le total prévu pour le programme de récompense à préfinancer.
- Indiquez si la facture est pour un préfinancement :
- Si oui, sélectionnez le programme, le budget ou le groupe de métadonnées à préfinancer/dont proviendront les points attribués.
- Remplissez les détails requis :
- Adresse courriel : La confirmation de la facture sera envoyée ici.
- Numéro de bon de commande : Ajoutez toute référence interne ou identifiant pour usage organisationnel, si applicable.
- Notes : Incluez les détails ou raisons pertinentes pour la facture.
- Vérifiez la répartition du paiement et cliquez sur Soumettre la demande.
Une fois soumise, un avis de confirmation sera reçu, et la facture sera traitée et envoyée dans un délai de 24 à 48 heures ouvrables.
Surveiller la disponibilité des fonds
Une fois la facture traitée, les fonds apparaîtront dans la ligne Dépôts de la section Résumé du financement sur la page de facturation.
- Les fonds ajoutés par carte de crédit sont disponibles instantanément, bien qu’une frais de traitement s’applique.
- Les paiements ACH n’entraînent pas de frais, mais prennent de 3 à 5 jours ouvrables pour être traités. Il est important de garder cela en tête lors du préfinancement de gros programmes pour éviter des retards.
- Le suivi du préfinancement commence le mois où le paiement est reçu. Par exemple, si un programme de fin d’année est préfinancé le 15 décembre, le suivi inclura tout le préfinancement dans le budget des fêtes depuis le 1er décembre.
Ajouter des points au compte de l’entreprise
Maintenant, un nombre égal de points correspondant aux fonds déposés devra être ajouté au compte de l’entreprise. Pour ce faire :
- Cliquez sur Ajouter des points sur la page de facturation.
- Saisissez le nombre de points désiré (égal aux fonds déposés).
- Entrez une note et cliquez sur Ajouter des points.
- Sélectionnez Confirmer.
Les points déposés apparaîtront dans la ligne Compte de l’entreprise de la section Résumé des points. Ces points peuvent ensuite être alloués aux budgets selon les besoins. L’article d’assistance Gestion des budgets fournit des instructions détaillées sur la création de budgets et l’allocation des points.
Conseils supplémentaires
- Créer des budgets et/ou programmes séparés : Pour les gros programmes, comme les primes de fin d’année ou les récompenses d’appréciation des employés, envisagez de créer un budget et/ou un programme dédié. Cela permet un rapport plus clair et un suivi plus facile des fonds.
- Planifier à l’avance : Pour les périodes de volume élevé de récompenses, comme la saison des fêtes, préfinancez le compte bien à l’avance pour éviter des retards potentiels dans la distribution des récompenses.
- Surveiller les soldes du compte de rachat : Vérifiez régulièrement le solde du compte de rachat sur la page de facturation afin d’assurer le fonctionnement ininterrompu des programmes de reconnaissance.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.