Intégrez facilement Paylocity pour alimenter votre plateforme Awardco et la maintenir à jour grâce à la synchronisation HRIS d’Awardco. Cette intégration simplifie la gestion des données des employés, garantissant que les programmes de reconnaissance, les approbations et les rôles des utilisateurs sont exacts et opportuns.
Attention : Si vous avez déjà des données d’employés dans votre plateforme, veuillez confirmer que les ID des employés que vous utiliserez dans votre nouveau flux de données sont cohérents avec vos données utilisateur actuelles. Le non-respect de cette consigne peut entraîner une duplication des utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données.
Valeur
L’intégration de Paylocity avec Awardco offre plusieurs avantages clés :
- Synchronisation transparente des données : Gardez les données des employés telles que les embauches, les départs et les changements de rôle automatiquement synchronisées entre Paylocity et Awardco pour assurer l’exactitude des programmes de reconnaissance.
- Jalons automatisés des employés : Reconnaissez les employés pour des jalons comme les anniversaires ou autres réalisations, basés sur les données d’emploi provenant de Paylocity.
- Réduction des efforts manuels : Automatisez les mises à jour des données, minimisant la saisie manuelle et réduisant les erreurs.
- Gestion centralisée des données : Utilisez les données des employés synchronisées pour les programmes de reconnaissance, les approbations, les rôles, les permissions, et plus encore, créant ainsi un système centralisé.
- Amélioration de l’allocation budgétaire : Assurez-vous que les récompenses sont attribuées avec précision en utilisant des informations à jour sur les départements, les lieux et les rôles des employés.
Comment mettre en œuvre
Note : Il s’agit d’une fonctionnalité payante. Contactez un représentant Awardco pour activer l’intégration Paylocity avant de continuer.
Pour configurer l’intégration avec Paylocity, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à Awardco avec des identifiants d’administrateur.
- Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
- Sélectionnez « Plateforme », puis « Intégrations », puis accédez à la Bibliothèque d’intégrations dans le portail d’administration.
- Trouvez et sélectionnez Paylocity.
- Cliquez sur Configurer Paylocity.
- Cliquez sur Continuer pour accepter les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité.
- Examinez les autorisations demandées par Awardco et cliquez à nouveau sur Continuer.
- Entrez l’ID de l’entreprise, le nom d’utilisateur et le mot de passe. Puis cliquez sur Connecter.
- Un message de succès confirmera la connexion. Cliquez sur Suivant pour finaliser les paramètres.
- Souhaitez-vous archiver les employés inactifs dans Paylocity ?
- Ne pas archiver les employés
- Archiver les employés (recommandé)
- L’adresse courriel de l’employé dans HRIS Sync doit-elle remplacer toute adresse courriel saisie dans ses paramètres de profil ?
- Ne pas remplacer les courriels Awardco
- Remplacer les courriels Awardco
- À quelle fréquence souhaitez-vous importer les informations des employés ?
- Quotidiennement
- Hebdomadairement
- Mensuellement
- Souhaitez-vous effectuer une importation manuelle maintenant ?
- L’exécution d’une importation manuelle est requise avant d’activer les importations automatiques. Cela peut prendre plusieurs minutes.
- Sélectionner « Passer pour l’instant » ne lancera pas l’importation ; une importation manuelle devra être effectuée plus tard depuis l’onglet « Paramètres généraux ».
- Si l’importation manuelle réussit, une notification confirmera l’importation, avec un détail des modifications du fichier telles que nouveaux utilisateurs, utilisateurs mis à jour, utilisateurs archivés et utilisateurs restaurés. Appuyez sur Enregistrer l’importation.
- Vous êtes prêt ! Souhaitez-vous démarrer les importations automatiques maintenant ?
- Mettre en pause les importations automatiques (les importations peuvent être activées plus tard depuis l’onglet Paramètres généraux.)
- Démarrer les importations automatiques
Paramètres généraux
Après la configuration, des ajustements peuvent être effectués dans l’onglet Paramètres généraux de la page d’intégration Paylocity :
- Importation manuelle : Lancez une importation manuelle pour mettre à jour les données des employés. Ceci est requis avant d’activer les importations automatiques.
- Fréquence d’importation automatique : Choisissez la fréquence d’importation des données des employés — quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Mettre en pause/reprendre les importations automatiques : Utilisez ce bouton pour mettre temporairement en pause les importations si nécessaire pour résoudre des problèmes de données, ou pour reprendre les importations une fois les problèmes résolus.
- Aperçu du fichier utilisateur : Téléchargez un fichier CSV des données utilisateur pour vérifier leur exactitude.
Paramètres avancés
Les paramètres avancés offrent un contrôle plus précis sur la façon dont les données sont importées depuis Paylocity :
- Archiver les employés : Supprimez automatiquement les employés qui ne figurent plus dans les importations de données (recommandé).
- Priorité de la date d’embauche : Détermine quelle date d’embauche utiliser pour les récompenses telles que les prix de service ou les prix d’intégration. Sélectionnez Date d’embauche originale pour conserver la première date d’embauche, ou Date d’embauche la plus récente pour mettre à jour la date d’embauche à chaque importation.
- Remplacer les courriels : Remplacez les adresses courriel des employés avec les données mises à jour de Paylocity à chaque importation.
- Ajouter un + aux numéros de téléphone : Ajoutez automatiquement un préfixe « + » aux numéros de téléphone s’il n’est pas déjà présent dans les données importées.
- Remplacer la date d’embauche : Remplacez la date d’embauche existante dans Awardco par la date d’embauche provenant de Paylocity.
- ID des employés : Choisissez d’importer les ID des employés depuis Paylocity ou de les générer dans Awardco.
- Ne pas importer certains utilisateurs : Définissez des règles pour empêcher l’importation de certains utilisateurs. Contactez le support Awardco pour obtenir de l’aide.
- Exclure des champs de l’importation : Spécifiez les champs de données (en-têtes de colonnes) à exclure de l’importation des données.
- Supprimer l’intégration : Déconnectez l’intégration Paylocity et supprimez tous les paramètres. Cette action est irréversible.
Paramètres de mappage
Configurez la façon dont les données utilisateur sont mappées entre Paylocity et Awardco. Lors de la sélection des champs dans les menus déroulants, vous verrez à la fois le nom du champ et une valeur exemple provenant de vos données Paylocity (la première valeur renseignée dans ce champ) pour vous aider à identifier facilement le mappage correct.
Champs pris en charge
Voici les champs principaux et de métadonnées acceptés par l’intégration.
Champs principaux
Champ |
Authentification par identifiants |
Authentification API |
ID Employé HRIS Sync |
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ID Employé Paylocity |
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✅ |
ID Superviseur |
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ID Superviseur Paylocity |
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Prénom |
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Prénom préféré |
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Nom de famille |
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Courriel |
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Courriel secondaire |
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Numéro de téléphone |
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Date de naissance |
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Date d’embauche |
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Dernière date de réembauche |
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Code pays |
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Champs de métadonnées
Champ |
Authentification par identifiants |
Authentification API |
Titre du poste |
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Département |
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Type d’emploi |
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Sous-type d’emploi |
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Est gestionnaire |
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Code de classification |
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État de résidence |
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Ville de résidence |
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Pays de résidence |
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État d’emploi |
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Ville d’emploi |
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Pays d’emploi |
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Champs personnalisés |
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*Un champ manque ? Cliquez ici pour demander de nouveaux champs.
Ajout de champs de métadonnées
Les métadonnées personnalisées vous permettent d’importer des données utilisateur supplémentaires qui peuvent être affichées sur la plateforme ou utilisées pour configurer des paramètres avancés, comme l’éligibilité aux programmes. Pour inclure des champs de métadonnées supplémentaires :
- Cliquez sur le bouton + Ajouter un champ de métadonnées en bas de la page.
- Sélectionnez le champ Paylocity dans le menu déroulant et saisissez le nom tel que vous souhaitez qu’il apparaisse dans Awardco.
- Cliquez sur Enregistrer après avoir effectué les modifications.
Après l’ajout d’un champ de métadonnées, cliquez sur les trois points empilés à côté du champ pour :
- Changer le type : rendre le champ « Par défaut », « Associé » (utilisé pour lier les utilisateurs à des ID de superviseurs supplémentaires pour des flux d’approbation de reconnaissance complexes), ou « Caché » (utilisé par Awardco pour les cadeaux d’entreprise ; ces données ne seront pas affichées sur la plateforme).
- Supprimer le champ.
Notes importantes
- Pour l’authentification API, créez un jeton API pour Awardco.
Pour l’authentification par identifiants, utilisez les identifiants Paylocity d’un utilisateur avec les permissions d’administrateur d’entreprise. Consultez Paylocity - Permissions requises pour confirmer l’accès, ou Paylocity - Ajouter un administrateur si vous devez créer un nouvel utilisateur administrateur.
- Le courriel est toujours par défaut celui du travail de l’utilisateur. S’il n’est pas présent, le courriel personnel est utilisé. Si le courriel du travail est présent, un courriel personnel est utilisé comme courriel secondaire.
- Les numéros de téléphone doivent inclure un indicatif pays et commencer par un symbole + pour fonctionner avec la fonction SMS d’Awardco. Un préfixe + peut être automatiquement ajouté pour les utilisateurs si nécessaire (Paramètres avancés de HRIS Sync).
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.