Intégrez facilement Justworks pour alimenter votre plateforme Awardco et la maintenir à jour grâce à la synchronisation HRIS d’Awardco. Cette intégration simplifie la gestion des données des employés, garantissant précision et facilité dans la gestion des programmes de reconnaissance, des approbations et des rôles utilisateurs.
Attention : Si vous avez déjà des données d’employés dans votre plateforme, veuillez confirmer que les ID employés que vous utiliserez dans votre nouveau flux de données sont cohérents avec vos données utilisateurs actuelles. Le non-respect de cette consigne peut entraîner la duplication des utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données.
Valeur
L’intégration de Justworks avec Awardco offre les avantages suivants :
- Synchronisation transparente des données : Gardez les informations des employés — telles que les nouvelles embauches, les départs et les changements de rôle — automatiquement synchronisées entre Justworks et Awardco, assurant la précision des programmes de reconnaissance.
- Jalons employés automatisés : Célébrez automatiquement les anniversaires et autres jalons, basés sur les dossiers des employés provenant de Justworks.
- Réduction du travail manuel : Minimisez le besoin de saisie manuelle des données et réduisez le risque d’erreurs en automatisant le processus de mise à jour.
- Utilisation centralisée des données : Utilisez les données des employés synchronisées pour les programmes de reconnaissance, les approbations, les rôles et permissions des utilisateurs, le tout dans un système centralisé.
- Meilleure allocation budgétaire : Assurez-vous que les récompenses et incitatifs sont attribués avec précision en utilisant des informations à jour sur les employés telles que le département, l’emplacement et le rôle.
Comment implémenter
Note : Il s’agit d’une fonctionnalité payante. Contactez un représentant Awardco pour activer l’intégration Justworks avant de continuer.
Pour configurer l’intégration avec Justworks, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à Awardco avec des identifiants administrateur.
- Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
- Allez dans la Bibliothèque d’intégrations dans le portail admin.
- Trouvez et sélectionnez Justworks.
- Cliquez sur Configurer Justworks.
- Cliquez sur Continuer pour accepter les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité.
- Examinez les autorisations demandées par Awardco et cliquez à nouveau sur Continuer.
- Connectez votre compte Justworks en saisissant votre nom d’utilisateur et mot de passe. Cliquez sur Connecter.
- Un message de succès confirmera la connexion. Cliquez sur Suivant pour finaliser les paramètres.
- Souhaitez-vous archiver les employés inactifs dans Justworks ?
- Ne pas archiver les employés
- Archiver les employés (recommandé)
- L’adresse courriel de l’employé dans HRIS Sync doit-elle remplacer toute adresse courriel saisie dans ses paramètres de profil ?
- Ne pas remplacer les courriels Awardco
- Remplacer les courriels Awardco
- À quelle fréquence souhaitez-vous importer les informations des employés ?
- Quotidiennement
- Hebdomadairement
- Mensuellement
- Souhaitez-vous lancer une importation manuelle maintenant ?
- Une importation manuelle est requise avant d’activer les importations automatiques. Cela peut prendre plusieurs minutes.
- Sélectionner « Passer pour l’instant » ne lancera pas l’importation ; une importation manuelle devra être effectuée plus tard depuis l’onglet « Paramètres généraux ».
- Si l’importation manuelle est réussie, une notification confirmera l’importation, accompagnée d’un résumé des modifications du fichier telles que nouveaux utilisateurs, utilisateurs mis à jour, utilisateurs archivés et restaurés. Appuyez sur Enregistrer l’importation.
- Vous êtes prêt ! Souhaitez-vous démarrer les importations automatiques maintenant ?
- Mettre en pause les importations automatiques (les importations peuvent être activées plus tard depuis l’onglet Paramètres généraux.)
- Démarrer les importations automatiques
- Souhaitez-vous archiver les employés inactifs dans Justworks ?
Paramètres généraux
Après la configuration, des ajustements peuvent être faits dans l’onglet Paramètres généraux de la page d’intégration Justworks :
- Importation manuelle : Lancez une importation manuelle pour mettre à jour les données des employés. Ceci est requis avant d’activer les importations automatiques.
- Fréquence d’importation automatique : Choisissez la fréquence d’importation des données des employés — quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Mettre en pause/Reprendre les importations automatiques : Utilisez ce bouton pour mettre temporairement en pause les importations si nécessaire pour résoudre des problèmes de données, ou pour reprendre les importations une fois les problèmes réglés.
- Aperçu du fichier utilisateur : Téléchargez un fichier CSV des données utilisateurs pour vérifier leur exactitude.
Paramètres avancés
Les paramètres avancés offrent plus de contrôle sur la manière dont les données sont importées depuis Justworks :
- Archiver les employés : Supprimez automatiquement les employés qui ne figurent plus dans les importations de données (recommandé).
- Priorité de la date d’embauche : Détermine quelle date d’embauche utiliser pour des récompenses comme les Prix de service ou les Prix d’intégration. Sélectionnez Date d’embauche originale pour conserver la première date d’embauche, ou Date d’embauche la plus récente pour mettre à jour la date à chaque importation.
- Remplacer les courriels : Remplacez les adresses courriel des employés avec les données mises à jour de Justworks à chaque importation.
- Ajouter le + aux numéros de téléphone : Ajoutez automatiquement un préfixe « + » aux numéros de téléphone s’il n’est pas déjà présent dans les données importées.
- Remplacer la date d’embauche : Remplacez la date d’embauche existante dans Awardco par celle provenant de Justworks.
- ID employés : Choisissez d’importer les ID employés depuis Justworks ou de les générer dans Awardco.
- Ne pas importer certains utilisateurs : Définissez des règles pour empêcher certains utilisateurs d’être importés. Contactez le support Awardco pour assistance.
- Exclure des champs de l’importation : Spécifiez les champs de données (en-têtes de colonnes) à exclure de l’importation.
- Supprimer l’intégration : Déconnectez l’intégration Justworks et supprimez tous les paramètres. Cette action est irréversible.
Paramètres de mappage
Configurez comment les données utilisateurs sont mappées entre Justworks et Awardco. Lors de la sélection des champs dans les menus déroulants, vous verrez à la fois le nom du champ et une valeur d’exemple issue de vos données Justworks (la première valeur renseignée dans ce champ) pour vous aider à identifier facilement le mappage correct.
Champs supportés
Voici les champs principaux et méta-données acceptés par l’intégration.
Champs principaux
| Champ | Authentification par identifiants |
| HRIS Sync EmployeeId | ✅ |
| Justworks EmployeeId | ✅ |
| Id superviseur | ✅ |
| Justworks Id superviseur | ✅ |
| Prénom | ✅ |
| Prénom préféré | ✅ |
| Nom de famille | ✅ |
| Courriel | ✅ |
| Courriel secondaire | ✅ |
| Numéro de téléphone | ✅ |
| Date de naissance | ✅ |
| Date d’embauche | ✅ |
| Date de réembauche la plus récente | ✅ |
| Code pays | ✅ |
Champs méta-données
| Champ | Authentification OAuth |
| Titre du poste | ✅ |
| Département | ✅ |
| Type d’emploi | ✅ |
| Sous-type d’emploi | ✅ |
| Est gestionnaire | ✅ |
| Code de classification | ❌ |
| État de résidence | ✅ |
| Ville de résidence | ✅ |
| Pays de résidence | ✅ |
| État d’emploi | ✅ |
| Ville d’emploi | ✅ |
| Pays d’emploi | ✅ |
| Champs personnalisés | ✅ |
*Vous ne voyez pas le champ dont vous avez besoin ? Cliquez ici pour envoyer vos commentaires et demander la prise en charge future de champs supplémentaires.
Ajout de champs méta-données
Les méta-données personnalisées vous permettent d’importer des données utilisateur supplémentaires qui peuvent être affichées sur la plateforme ou utilisées pour configurer des paramètres avancés, comme l’éligibilité aux programmes. Pour inclure des champs méta-données supplémentaires :
- Cliquez sur le bouton + Ajouter un champ méta-donnée en bas de la page.
- Sélectionnez le champ Justworks dans le menu déroulant et saisissez le nom que vous souhaitez afficher pour ce champ dans Awardco.
- Cliquez sur Enregistrer après avoir effectué les modifications.
Après l’ajout d’un champ méta-donnée, cliquez sur les trois points empilés à côté du champ pour :
- Modifier le type : Rendez le champ « Par défaut », « Associé » (utilisé pour lier les utilisateurs à des ID superviseurs supplémentaires pour des flux d’approbation de reconnaissance complexes), ou « Caché » (utilisé par Awardco pour les cadeaux d’entreprise ; ces données ne seront pas affichées sur la plateforme).
- Supprimer le champ.
Notes importantes
- Lors de la configuration de HRIS Sync, un administrateur/comptable tiers sera ajouté dans Justworks.
- L’email est toujours par défaut l’adresse courriel professionnelle de l’utilisateur. Si elle n’est pas présente, l’email personnel est utilisé. Si un email professionnel est présent, un email personnel est utilisé comme courriel secondaire.
- Les numéros de téléphone doivent inclure un indicatif pays et commencer par un symbole + pour fonctionner avec la fonctionnalité SMS d’Awardco. Un préfixe + peut être ajouté automatiquement pour les utilisateurs si nécessaire (Paramètres avancés HRIS Sync).
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.