Cet article vous aide à automatiser les Récompenses de service, une fonctionnalité précieuse de la plateforme Awardco. L'automatisation des récompenses de service élimine le besoin de maintenir des listes complexes des anniversaires des employés ou de gérer des rappels pour les récompenses à venir. En configurant l'automatisation dans votre plateforme Awardco, vous pouvez rationaliser votre administration des célébrations.
- Création d’un programme de reconnaissance pour les récompenses de service
- Accéder à l’automatisation des récompenses de service
- Paramètres par défaut
- Ajouter/modifier des règles
- Lancer l’automatisation des récompenses de service
- Télécharger un fichier CSV
Création d’un programme de reconnaissance pour les récompenses de service
Avant de commencer, créez un programme de reconnaissance « placeholder ». Cela garantit un rapport précis reflétant les reconnaissances envoyées via l’automatisation des récompenses de service. Pour configurer un programme de reconnaissance pour les récompenses de service :
- Sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Reconnaissance », « Programmes », puis « Programmes de reconnaissance ».
- Sélectionnez « Créer un programme automatisé » sur la page des paramètres du programme de reconnaissance.
- Entrez le nom du programme (par exemple, « Récompenses de service »), le type de programme (« Récompenses de service ») et le réseau de récompenses (le réseau d’options de rédemption disponibles pour les points gagnés via les récompenses de service).
- Cliquez sur « Créer un programme ».
Vous êtes maintenant prêt à configurer l’automatisation des récompenses de service.
Accéder à l’automatisation des récompenses de service
Pour accéder aux paramètres d’automatisation des récompenses de service :
- Sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Reconnaissance », « Programmes », puis « Récompenses de service ».
Paramètres par défaut
Avant d’ajouter de nouvelles règles, ajustez les paramètres par défaut. Pour configurer les paramètres par défaut, cliquez sur le bouton « Paramètres par défaut ». Ces paramètres s’appliquent à toutes les règles de récompenses de service, sauf si remplacés par la fonctionnalité de téléchargement CSV.
Général
- De : Sélectionnez l’utilisateur de qui proviendra la reconnaissance (généralement un compte de reconnaissance général) ou cochez l’option « De la supervision » pour que la reconnaissance provienne du superviseur direct de chaque récipiendaire.
- Note : Entrez un message à afficher avec la reconnaissance dans le fil de reconnaissance. Selon la configuration de votre modèle de courriel, cette note peut être envoyée directement à la boîte de réception de l’employé. Bien que les notes soient généralement courtes, vous pouvez inclure un message plus long (jusqu’à 1000 caractères). Ajoutez « {Year} » pour insérer dynamiquement le nombre d’années d’anniversaire (par exemple, « Félicitations pour votre {Year}e anniversaire !»).
- Visibilité : Choisissez si la reconnaissance est visible dans le fil social ou privée à l’aide de ce menu déroulant. Nous recommandons de rendre les reconnaissances publiques afin que tous les anniversaires puissent être reconnus.
-
Nom du programme : Désignez le programme sous lequel la récompense est soumise à l’aide de ce menu déroulant. La sélection d’un programme est optionnelle mais permet un rapport cohérent et peut restreindre les récompenses à des réseaux spécifiques. Pour créer un programme de reconnaissance automatisé :
- Allez aux paramètres du programme de reconnaissance.
- Cliquez sur « Ajouter un programme automatisé ».
- Nommez le programme, sélectionnez le type de programme et le réseau de récompenses, puis cliquez sur « Soumettre ».
-
Budget : Sélectionnez le budget à partir duquel les points seront prélevés à l’aide du menu déroulant.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Notifications
- Heure d’envoi de la notification : Sélectionnez l’heure à laquelle la notification de récompense de service est envoyée au récipiendaire. Le fuseau horaire de chaque employé est basé sur son code pays associé dans le fichier utilisateur. Consultez le tableau des codes pays pour déterminer le fuseau horaire approprié. Cochez la case si vous souhaitez que les notifications soient envoyées les samedis et dimanches. Si sélectionné et que l’anniversaire tombe un week-end, la notification sera envoyée le vendredi précédent.
- Envoyer une notification à l’employé : Activez cette option pour envoyer une notification au récipiendaire de la récompense de service. Ensuite, sélectionnez le modèle de courriel utilisé pour notifier le récipiendaire dans le menu déroulant. Vérifiez le modèle de courriel désiré en sélectionnant l’option « Gérer les modèles de courriels ».
- Envoyer une notification au gestionnaire : Activez cette option pour envoyer une notification au gestionnaire du récipiendaire de la récompense de service. Ensuite, sélectionnez le modèle de courriel utilisé pour notifier le gestionnaire dans le menu déroulant. Vérifiez le modèle de courriel désiré en sélectionnant l’option « Gérer les modèles de courriels ». Ensuite, définissez le moment de la notification pour le gestionnaire à l’aide du champ « Moment de la notification ». Entrer « 0 » envoie le courriel de notification au gestionnaire le jour de l’anniversaire du récipiendaire.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Exclusions
Activez le paramètre « Exclusions » pour rendre certains groupes ou individus inéligibles à recevoir des récompenses de service. Ensuite, entrez les individus ou les valeurs de métadonnées à exclure.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Ajouter des règles
Pour ajouter une règle d’année de service, cliquez sur le bouton « Ajouter une règle ». Entrez l’année de service et le montant de récompense correspondant. Le cas échéant, entrez une valeur de métadonnée dans le champ « Métadonnée admissible » pour spécifier qui est éligible à la récompense de service. Cliquez sur « Enregistrer ».
La règle enregistrée apparaît sur la page d’automatisation des récompenses de service. Cliquez sur l’icône crayon pour modifier la règle. Cliquez sur l’icône pages pour copier la règle ; tout remplacement de paramètre lié à la règle copiée s’appliquera également à la nouvelle règle. Cliquez sur l’icône poubelle pour supprimer la règle. Supprimer une règle retire les règles existantes dans la file d’attente correspondantes (sauf si liée à un MemoryBook) ; désactiver un programme permet aux récompenses de rester dans la file d’attente.
Lancer l’automatisation des récompenses de service
Pour lancer l’automatisation des récompenses de service, cliquez sur le bouton « Lancer maintenant ». Pour programmer le lancement à une date ultérieure, cliquez sur le lien « Planifier le lancement » et sélectionnez une date de début.
Pour désactiver l’automatisation des récompenses de service, cliquez sur « Afficher les paramètres avancés » sur la page d’automatisation des récompenses de service et sélectionnez « Désactiver les récompenses de service ».
Note : Si une récompense de service a un MemoryBook lié, elle ne peut être retirée de la file d’attente que manuellement (Admin > Reconnaissance > Programmes > Paramètres MemoryBook).
Télécharger un fichier CSV
L’automatisation des récompenses de service peut être configurée à l’aide d’un fichier CSV. Pour ce faire, cliquez sur « Télécharger CSV » et téléchargez le modèle fourni. Consultez cet article d’aide pour des instructions sur la complétion du fichier.
Configurer l’automatisation des récompenses de service avec un fichier CSV est utile lorsque vous devez que les paramètres par défaut varient selon l’année de reconnaissance. Par exemple, vous pouvez attribuer différents expéditeurs pour des années spécifiques, personnaliser les messages, ajuster la visibilité et définir des budgets uniques.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.