Intégration native avec Workday HRIS

Awardco est un partenaire de premier plan Workday avec une intégration native certifiée Workday HRIS. Cette intégration robuste en libre-service est généralement disponible pour tous les clients et est gratuite à déployer, rendant la configuration simple, rapide et sécurisée.

L’intégration de votre Workday HRIS avec Awardco est un moyen puissant d’automatiser la gestion des utilisateurs et de garder vos données d’employés synchronisées. Cette intégration basée sur API est certifiée Workday, gratuite et en libre-service, simplifiant le processus et éliminant le besoin de transferts manuels de fichiers. Elle garantit que vos programmes de reconnaissance disposent toujours des informations les plus précises et prend en charge plus de langues que les intégrations concurrentes.

Cet article vous guidera à travers tout le processus de configuration, qui prend généralement seulement 10 à 15 minutes à déployer, depuis la création d’un utilisateur système intégré dédié dans Workday jusqu’à la configuration de la connexion dans Awardco. Il est important de suivre les étapes dans l’ordre séquentiel la première fois que vous configurez l’intégration afin d’assurer une connexion réussie. Après la configuration initiale, vous pouvez revenir aux sections spécifiques de cet article pour gérer vos paramètres.

1. Création de l’utilisateur système intégré (ISU)
   • Créer un compte ISU
   • Créer un groupe de sécurité pour l’accès ISU/rapport
   • Attribuer des domaines au groupe de sécurité
2. Enregistrement d’Awardco en tant que client API dans Workday
   • Trouver l’ID client et le secret client
   • Localiser les points de terminaison API et Token
   • Localiser le token de rafraîchissement
3. Enregistrement Workday dans Awardco
4. Mappage des champs de données des employés depuis Workday
   • Paramètres de mappage
5. Configuration des paramètres d’importation et généraux
6. FAQ

Création de l’utilisateur système intégré (ISU)

Avant de commencer le processus de configuration, vous devrez créer un compte ISU spécifique pour Awardco. Cet utilisateur agira comme point de connexion dédié entre Workday et Awardco. Suivez les instructions ci-dessous pour créer un ISU et le configurer avec les permissions appropriées.

Créer un compte ISU

Pour commencer, vous devez créer un Utilisateur Système d’Intégration (ISU) qui possédera et exécutera les tâches d’intégration.

1. Dans la barre de recherche Workday, tapez « Créer un utilisateur système d’intégration » et cliquez sur la tâche.
2. Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe. Vous devrez les partager avec Awardco, alors assurez-vous de les sauvegarder dans un endroit sécurisé.
3. Il est recommandé de commencer votre nom d’utilisateur ISU par « ISU_ » (par exemple, ISU_Awardco).
4. Assurez-vous que votre mot de passe est robuste et respecte les meilleures pratiques de Workday. Vous pouvez le mettre à jour plus tard si nécessaire.
5. Cochez la case « Ne pas autoriser les sessions UI ». Cela empêche toute connexion à l’interface utilisateur Workday avec ces identifiants, mais l’ISU peut toujours être utilisé pour les services web et intégrations.

6. Cliquez sur OK.
   
    

   

7. Après avoir créé le compte, allez dans la barre de recherche Workday et recherchez le nouvel ISU. Assurez-vous que la catégorie de recherche est « Tout Workday ».

Créer un groupe de sécurité pour l’accès ISU/rapport

Ensuite, vous allez créer un groupe de sécurité pour attribuer l’ISU, ce qui fournira les permissions nécessaires.

1. Dans la barre de recherche Workday, tapez « Créer un groupe de sécurité » et cliquez sur la tâche.
2. Pour « Type de groupe de sécurité locataire », sélectionnez « Groupe de sécurité système d’intégration (sans contrainte) ».
3. Nommez le groupe de sécurité. Il est recommandé d’inclure « ISSG » dans le nom (par exemple, ISSG_Awardco).
   
    
    
4. Cliquez sur OK.
5. À l’écran suivant, sous « Utilisateurs système d’intégration », sélectionnez l’ISU que vous venez de créer et cliquez sur OK.

Attribuer des domaines au groupe de sécurité

Enfin, vous allez attribuer les domaines de sécurité nécessaires à votre nouveau groupe afin que l’intégration puisse accéder aux données requises.

1. Trouvez le groupe de sécurité que vous venez de créer. Si vous ne le voyez pas, recherchez son nom en vous assurant que l’option de recherche est réglée sur « Tout Workday ».
2. Allez à l’icône « Actions associées » du groupe de sécurité, survolez « Groupe de sécurité » et cliquez sur « Maintenir les permissions de domaine pour le groupe de sécurité ». 
   
    
    
3. Sous les sections « Politiques de sécurité de domaine autorisant l’accès en modification » et « Politiques de sécurité de domaine autorisant l’accès en lecture », ajoutez les permissions suivantes. Celles-ci correspondent aux champs de données que vous allez extraire de Workday. Un accès en « lecture seule » est requis, pas en modification.
   • Données Personnelles : Adresse de travail
   • Données Personnelles : Informations de contact à domicile
   • Données Personnelles : Nom
   • Données Personnelles : Date de naissance
   • Données Personnelles : Informations de contact au travail
   • Données Personnelles : Adresse à domicile
   • Données Personnelles : Informations personnelles
   • Données du travailleur : Informations actuelles de dotation
   • Données du travailleur : Dates de service
   • Données du travailleur : Informations organisationnelles
   • Données du travailleur : Travailleurs actifs et terminés
   • Données du travailleur : Tous les postes
   • Données du travailleur : Données d’emploi
   • Poste du travailleur : Vue
   • Données du travailleur : Détails du poste
   • Données du travailleur : Rapports publics sur les travailleurs
   • Données du travailleur : Travailleurs
   • Données du travailleur : ID système
   • Données du travailleur : ID du travailleur
   • Données du travailleur : Titre professionnel sur le profil du travailleur
   • Langage de requête Workday
      
4. Si vous ne trouvez pas un domaine spécifique, vous devrez peut-être d’abord accorder la permission au domaine parent.
5. Une fois les domaines ajoutés, allez dans la barre de recherche et tapez « Activer les modifications de politique de sécurité en attente », puis cliquez sur la tâche.
   
   
    
    
6. À l’écran suivant, vous verrez un récapitulatif des domaines de sécurité que vous activez. Cochez la case « Confirmer » et cliquez sur OK. 
   
    

Ce sont les permissions requises pour l’intégration, cependant si vous souhaitez des données supplémentaires, vous pouvez ajouter plus de permissions ici si vous le désirez. 

Enregistrement d’Awardco en tant que client API dans Workday

Vous allez maintenant enregistrer Awardco en tant que client API sécurisé dans votre instance Workday.

1. Accédez à Workday et connectez-vous avec votre compte administrateur.
2. Exécutez la tâche « Enregistrer un client API pour les intégrations » dans la barre de recherche.
   
   
    
3. Saisissez les valeurs suivantes dans le formulaire :
   1. Nom du client : Awardco
   2. Tokens de rafraîchissement non expirants : Cochez cette case.
   3. Portée : Organisations et Rôles, Dotation, Données personnelles, Informations de contact, Système
4. Cliquez sur OK.

Trouver l’ID client et le secret client

Après avoir enregistré Awardco en tant que client API et cliqué sur OK, vous trouverez les valeurs suivantes en bas de la page d’enregistrement.

• ID client
• Secret client (affiché une seule fois)

Notez ces valeurs. Vous devrez les saisir lors du processus de configuration de l’intégration dans Awardco.

Important : Le secret client ne peut être vu qu’une seule fois. Si vous ne le copiez pas correctement, vous devrez en générer un nouveau. Consultez la section FAQ de ce document si vous devez générer un nouveau secret client.

Localiser les points de terminaison API et Token

1. Dans Workday, exécutez la tâche « Voir les clients API » dans la barre de recherche.
2. Notez les valeurs suivantes en haut de la page. Vous en aurez besoin lors de la configuration de l’intégration dans la plateforme Awardco.
   • Point de terminaison API REST Workday
   • Point de terminaison Token

Localiser le token de rafraîchissement

1. Dans Workday, naviguez vers l’onglet « Clients API pour intégrations » sur le même écran Voir les clients API
2. Localisez le client API que vous venez de créer
3. Survolez à côté du nom et cliquez sur le menu à trois points (actions associées) et sélectionnez Client API > Gérer les tokens de rafraîchissement pour intégrations
   
    
    
4. Sélectionnez votre ISU que vous avez créé au début de la configuration. Cliquez sur « OK ».
   
    
    
5. Cochez la case « Générer un nouveau token de rafraîchissement »
6. Notez le token de rafraîchissement. Vous en aurez besoin lors de la configuration de l’intégration dans la plateforme Awardco.

Enregistrement Workday dans Awardco

Vous pouvez maintenant compléter le processus d’enregistrement dans la plateforme Awardco.

1. Connectez-vous à votre compte Awardco.
2. Cliquez sur le bouton « Admin » en bas du menu de navigation à gauche.
3. Cliquez sur « Plateforme », puis « Intégrations », puis « Bibliothèque d’intégrations » dans le menu de navigation à gauche.
4. Recherchez et sélectionnez « Workday (HRIS) ».
5. Cliquez sur « Commencer la configuration ». 
   
    
    
6. Si vous ne l’avez pas encore fait, suivez les instructions dans la section « Créer un compte utilisateur système intégré (ISU) » pour créer un compte ISU spécifique pour Awardco. Sinon, cliquez sur « Suivant ».
7. Si vous n’avez pas encore enregistré Awardco en tant que client API pour intégration dans Workday, suivez les instructions dans la section « Enregistrement d’Awardco en tant que client API dans Workday ». Sinon, cliquez sur « Suivant ». 
   
    
    
8. Saisissez l’ID client et le secret client dans les champs appropriés. Ces informations ont été fournies par Workday et se trouvent en bas de la page d’enregistrement du client API pour intégrations. Cliquez sur « Suivant ».
9. Note : Si l’ID client ou le secret sont saisis incorrectement, vous devrez générer un nouveau secret client. Consultez la section FAQ de ce document si vous devez générer un nouveau secret client.
   
    
    
10. Saisissez le point de terminaison API REST Workday et le point de terminaison Token. Cliquez sur « Suivant ». 
11. Note : Si vous ne savez pas où trouver ces valeurs, reportez-vous à la section « Localiser les points de terminaison API et Token » dans cet article d’assistance.
    
     
     
12. Saisissez le token de rafraîchissement. Cliquez sur « Suivant ».
    • Note : Si vous ne savez pas où trouver cette valeur, reportez-vous à la section « Localiser les points de terminaison API et Token » dans cet article d’assistance. 
      
       
       
13. Vous recevrez ensuite un avis indiquant que le client API a été enregistré avec succès. Cliquez sur « Suivant » pour continuer la configuration.
14. Pour que les employés listés comme « inactifs » dans Workday soient archivés dans Awardco, cochez l’option « Archiver les employés » sur cette page. Ceci est recommandé. 
    
     
     
15. Si vous souhaitez que l’adresse courriel principale d’un employé dans Workday remplace toute adresse courriel principale qu’il saisit dans Awardco, sélectionnez l’option « Remplacer les courriels Awardco ».
    • Note : Cette intégration certifiée prend en charge les types de métadonnées avancées, y compris les métadonnées associées (@) et les cadeaux d’entreprise (^).
      
       
       
16. Après avoir complété la configuration initiale, cliquez sur « Voir les paramètres de mappage » pour configurer votre mappage des champs.

Mappage des champs de données des employés depuis Workday

Paramètres de mappage

Configurez comment les données des utilisateurs sont mappées entre Workday et Awardco. Lors de la sélection des champs dans les menus déroulants, vous verrez à la fois le nom du champ et une valeur d’exemple issue de vos données Workday, ce qui vous aide à identifier facilement le bon mappage.

Champs standards

Voici les champs principaux acceptés par l’intégration. Assurez-vous que les champs appropriés sous la colonne Workday sont sélectionnés et correspondent à ce que le champ Awardco demande.

1. ID employé
2. Prénom
3. Nom de famille
4. Prénom préféré
5. Courriel
6. Courriel secondaire
7. Numéro de téléphone
8. Nom d’utilisateur
9. Mot de passe
10. Date d’embauche
11. Date de naissance
12. Code pays
13. Langue
14. ID superviseur

Métadonnées personnalisées

Vous pouvez importer des données utilisateur supplémentaires qui peuvent être affichées sur la plateforme ou utilisées pour configurer des paramètres avancés. Tout champ importé doit être basé sur l’objet Travailleur dans Workday.

1. Cliquez sur « Ajouter un champ de métadonnées » 
   
    
    
2. Entrez comment vous souhaitez que la valeur du champ apparaisse dans Awardco dans le champ à gauche.
3. Sélectionnez la valeur de métadonnée désirée dans le menu déroulant à droite.
4. Cliquez sur les trois points à droite de la valeur pour changer le type de métadonnée ou supprimer le champ de métadonnée.
5. Consultez l’article d’assistance sur la configuration des métadonnées des fichiers utilisateurs pour en savoir plus sur les types de métadonnées que vous pouvez utiliser. 

Après avoir mappé les champs, cliquez sur « Enregistrer » et passez à l’onglet Paramètres généraux pour configurer les paramètres d’importation.

Configuration des paramètres d’importation et généraux

Après avoir mappé les champs de données des employés, ajustez la manière dont les données utilisateur sont importées dans l’onglet Paramètres généraux.

• Paramètres d’importation : Cette section affiche la date de la dernière importation réussie, les utilisateurs créés, les utilisateurs mis à jour, les utilisateurs archivés, et les utilisateurs restaurés.
• Fréquence d’importation automatique : Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez importer automatiquement vos données d’employés depuis Workday (quotidien, hebdomadaire ou mensuel).
• Suspendre les importations automatiques : Cliquez sur ce bouton pour arrêter toutes les importations automatiques jusqu’à ce que vous les repreniez.
• Importation manuelle : Cliquer sur « Lancer l’importation manuelle » commencera immédiatement l’importation de vos données d’employés.
• Aperçu du fichier utilisateur : Cliquez sur « Télécharger l’aperçu » pour obtenir un fichier .csv des utilisateurs de votre organisation afin de vérifier la précision des données.

Pour votre première configuration, nous recommandons la séquence suivante :

1. Téléchargez un aperçu du fichier utilisateur et vérifiez le fichier CSV pour vous assurer que tout est correct.
2. Effectuez une importation manuelle pour mettre à jour les données des employés.
3. Sélectionnez une fréquence d’importation automatique.

Paramètres avancés

Les paramètres avancés offrent plus de contrôle sur la manière dont les données sont importées depuis Workday.

• Archiver les employés : Supprime automatiquement les employés d’Awardco qui ne figurent plus dans les importations de données (recommandé).
• Ne pas archiver : Saisissez une série d’ID employés pour les utilisateurs qui ne doivent jamais être archivés.
• Remplacer les courriels : Remplace les adresses courriel des employés dans Awardco par les données mises à jour de Workday lors de chaque importation.
• Remplacer la date d’embauche : Remplace la date d’embauche existante dans Awardco par la date d’embauche de Workday.
• Mettre à jour le client API : Si vous avez créé un nouveau client API, vous pouvez mettre à jour ses informations ici.
• Supprimer la connexion : Déconnecter l’intégration Workday et supprimer tous les paramètres. Cette action est irréversible.

Appuyez sur « Enregistrer » après avoir effectué des modifications.

 

FAQ

• Q : Quel est l’avantage d’une intégration native certifiée Workday ?
  • R : La désignation certifiée Workday est obtenue via un processus rigoureux incluant des vérifications de sécurité, des audits de conformité et des entretiens clients. Ce statut montre qu’Awardco est conforme et sécurisé, aidant à accélérer les revues de sécurité et IT puisque Workday a déjà approuvé l’intégration. Cela légitime également Awardco comme un partenaire clé de Workday.
• Q : Quelle est la différence entre l’ancienne intégration Workday et cette nouvelle ? 
  • R : La nouvelle intégration est une intégration native certifiée Workday, ce qui constitue une mise à niveau majeure. Les principales différences sont :
    • Statut certifié : Testé et certifié par Workday pour la sécurité et la conformité.
    • Vitesse et coût : Elle est gratuite, en libre-service, et ne prend que 10-15 minutes à déployer. La version héritée était plus complexe.
    • Fonctionnalité : Elle prend en charge des champs de données avancés comme les métadonnées associées (@) et cadeaux d’entreprise (^).
    • Support linguistique : Elle prend en charge 49 langues, ce qui en fait l’intégration la plus flexible sur le marché.
• Q : Que faire si je ne trouve pas un domaine de sécurité ou une permission spécifique ? 
  • R : Si vous avez du mal à trouver une permission spécifique, vous devrez peut-être d’abord accorder la permission à l’ISU pour le domaine parent. Si vous avez toujours des difficultés, contactez votre administrateur Workday ou l’équipe technique CSM Awardco pour obtenir de l’aide. 
• Q : J’ai copié incorrectement le secret client lors de l’enregistrement. Que faire ?
  • R : Le secret client ne peut être vu qu’une seule fois après sa création. Si vous l’avez mal copié, vous devrez générer un nouveau secret client, ce qui invalidera l’autre secret. Pour générer un nouveau secret :
    • Exécutez la tâche « Voir les clients API » dans Workday.
    • Passez à l’onglet « Clients API pour intégrations »
    • Trouvez votre client dans la liste et survolez les points de suspension.
    • Sélectionnez l’option « Générer un nouveau secret client »
      
       
       
    • Cochez la case « Confirmer » et cliquez sur « OK »
    • Le nouveau secret client sera disponible à l’écran suivant.
• Q : Puis-je revenir modifier mon mappage ou mes paramètres plus tard ? 
  • R : Oui ! Vous pouvez facilement revenir aux sections Mappage des champs de données des employés ou Configuration des paramètres d’importation et généraux depuis la page d’intégration Workday HRIS dans Awardco. Ces sections sont conçues pour une gestion continue et peuvent être consultées à tout moment après la configuration initiale.

Comparaison des intégrations Workday HRIS

Si vous avez des questions, veuillez contacter le support administrateur Awardco.