Importer un fichier CSV d’automatisation de l’intégration – Centre d’aide Awardco

Cet article vous guide dans l’automatisation du processus d’intégration de votre organisation à l’aide d’un fichier CSV. Veuillez envisager de configurer les récompenses d’intégration via notre Constructeur d’automatisation d’intégration d’abord avant de poursuivre cette option. Accédez à un modèle d’exemple de fichier .csv d’intégration ici.

Formatage de votre fichier utilisateur

Pour que l’automatisation traite correctement les récompenses, le fichier utilisateur de la plateforme envoyé aux serveurs Awardco doit inclure une date d’embauche pour chaque utilisateur. La date d’embauche peut être dans l’un des formats suivants

Avant d’envoyer cette information, veuillez communiquer avec votre contact Awardco avant d’apporter des modifications à votre fichier utilisateur. Plus notre équipe dispose d’informations sur les données que vous envoyez, meilleure sera l’assistance que nous pourrons vous offrir.

Nous recommandons fortement de discuter de l’ajout de cette fonctionnalité à votre plateforme avec votre gestionnaire de la réussite client. Comme le système planifie les récompenses en fonction d’un nombre défini de jours ou de mois après la date de début des nouveaux employés, la fréquence de mise à jour du fichier utilisateur de la plateforme peut avoir un impact important sur la manière dont le système traite les reconnaissances. Pour assurer la compatibilité de la fréquence de mise à jour de votre fichier avec cette automatisation, veuillez discuter de cette fonctionnalité avec votre contact Awardco.

Création de l’automatisation

Localiser le programme d’intégration dans les paramètres

Prérequis : Assurez-vous que les dates d’embauche sont chargées pour tous les utilisateurs dans le fichier utilisateur de la plateforme.

Étapes :

Connectez-vous à la plateforme.
Sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation gauche.
Dans le menu de navigation gauche, cliquez sur « Reconnaissance », « Programmes », puis « Intégration ».
Cliquez sur Téléverser CSV et téléchargez le modèle onboarding.csv.

Ouvrez le fichier CSV et suivez les instructions ci-dessous.

Explication des champs du fichier .CSV

Pour mieux vous aider à créer ce fichier, veuillez vous référer au fichier d’exemple joint à cet article en bas de la page.

Code du pays - Les programmes d’intégration sont organisés par pays et donc, chaque pays participant à un programme d’intégration remplira sa propre ligne. Commencez par saisir le code pays à deux lettres pour chaque pays participant. Par exemple, le Canada est CA, le Royaume-Uni est GB, les États-Unis sont US, le Mexique est MX, l’Allemagne est DE, etc. Vous pouvez trouver les codes pays à deux lettres sur World Atlas ou un autre site similaire. Certains pays ont des codes à deux lettres qui peuvent être représentés de différentes manières, donc si vous n’êtes pas sûr du code à utiliser ici, veuillez nous contacter.

À noter, il est possible qu’un code pays soit utilisé sur plusieurs lignes à condition que le jour ou le mois soit différent de l’autre occurrence. Cela permet d’envoyer plusieurs courriels à vos nouveaux employés. Une façon courante d’utiliser cette fonctionnalité est lorsque les nouveaux employés suivent des programmes de formation standard. Par exemple, au jour 5, le courriel « Accueil général » est envoyé. Au jour 15, le courriel « Deux semaines dans la poche » est envoyé. Au jour 40, le courriel « Achèvement de la formation Innovation » et la récompense sont envoyés. Utilisez cette capacité pour être créatif dans la manière de souhaiter la bienvenue à vos employés !

Mois - Le nombre de mois après la date d’embauche auquel la reconnaissance et les courriels associés seront envoyés. Par exemple, si vous saisissez « 3 » et que la date d’embauche de l’utilisateur est le 15 janvier, la reconnaissance sera traitée le 15 avril.

Jour - Le nombre de jours après la date d’embauche de l’employé auquel la reconnaissance et les courriels associés seront envoyés. Par exemple, si vous saisissez 8, la reconnaissance sera envoyée 8 jours après la date d’embauche de l’employé. Assurez-vous de définir le nombre de jours à un nombre supérieur à 2. Veillez à ce que le fichier utilisateur soit téléversé avant 20 h MST la veille de la remise de la récompense.

De la part du superviseur - La colonne « De la part du superviseur » doit être remplie avec la valeur « True » ou « False ». Si vous saisissez « True », le système accédera à la hiérarchie établie dans votre fichier utilisateur et utilisera le gestionnaire direct du bénéficiaire de la reconnaissance comme valeur « de la part de » sur la reconnaissance. La reconnaissance dans la plateforme et toute référence à un utilisateur « de la part de » dans le courriel feront référence au gestionnaire direct de l’utilisateur. Si vous saisissez « False », vous devrez saisir une valeur dans la colonne « De la part de l’utilisateur ».

De la part de l’utilisateur - Si vous saisissez « True » dans la colonne « De la part du superviseur », laissez cette cellule vide. Si vous saisissez « False » dans la colonne « De la part du superviseur », saisissez l’ID de l’employé pour l’utilisateur à partir duquel vous souhaitez que la reconnaissance soit envoyée.

Note - Ce texte sera joint à la reconnaissance dans le fil d’actualité de la plateforme. Bien que vous puissiez saisir ce que vous voulez, nous recommandons de garder ce message plutôt court. Si vous souhaitez communiquer un message de bienvenue du PDG, mettre en avant les conditions d’utilisation de la plateforme ou tout autre message long, nous recommandons d’inclure ces éléments dans le courriel envoyé à l’utilisateur.

Montant - Cette valeur est le montant qui sera attaché à la reconnaissance. Si vous n’attachez pas de montant monétaire à ces reconnaissances, saisissez zéro dans cette cellule.

Budget - Si vous attribuez un montant supérieur à zéro, vous devrez désigner le budget à partir duquel les fonds seront prélevés. Pour que l’automatisation fonctionne correctement, le nom du budget saisi ici doit correspondre exactement au nom du budget dans la plateforme. Par exemple, si vous souhaitez puiser dans le budget « Nouvel employé » et que vous tapez « Bienvenue aux nouveaux employés » dans cette cellule, la plateforme ne pourra pas prélever les fonds du bon budget.

Public - Ce champ est une déclaration « True » ou « False ». Lorsque vous saisissez « True », la reconnaissance sera affichée publiquement dans le fil d’actualité de la plateforme. Lorsque vous saisissez « False », la reconnaissance sera traitée en privé et ne sera pas affichée dans le fil public.

Modèle de courriel utilisateur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer au nouvel employé. La valeur saisie ici doit correspondre exactement au nom du modèle. Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, nous recommandons de travailler avec l’équipe Awardco pour créer et utiliser un courriel qui célébrera votre employé.

Modèle de courriel superviseur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer au gestionnaire direct de l’employé. La valeur saisie ici doit correspondre exactement au nom du modèle. Comme pour le modèle de courriel utilisateur, ce champ n’est pas obligatoire mais est recommandé. Le courriel au superviseur ne peut être envoyé qu’en même temps que le courriel à l’utilisateur. Il n’est pas possible actuellement d’envoyer le courriel au gestionnaire avant celui à l’utilisateur.

Heure - L’heure doit être saisie au format 24 heures. Par exemple, si vous souhaitez que la reconnaissance soit traitée à 15 h, saisissez « 15 ». Comme le système ne traite les reconnaissances qu’à l’heure pile, une valeur de minute ne doit pas être fournie.

Fuseau horaire - Saisissez le fuseau horaire en l’écrivant complètement. Par exemple, l’heure de la côte est aux États-Unis serait saisie comme heure normale de l’Est. Il n’est pas nécessaire d’ajuster pour l’heure avancée car le système fera automatiquement l’ajustement selon la période de l’année. Vous pouvez consulter cet article Wikipédia pour localiser votre fuseau horaire local.

Métadonnées - En utilisant la colonne des règles de métadonnées, il est possible d’adapter votre automatisation d’intégration à des sous-groupes spécifiques de votre organisation. Pour utiliser cette option, vous devez inclure des métadonnées dans votre fichier utilisateur. Saisissez les données dans les cellules sous cette colonne en utilisant le format suivant {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Par exemple, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Veillez à omettre le caractère "#" avant « Department » et « Clearance » dans l’en-tête des métadonnées, car cela téléverse les données mais ne remplit pas l’automatisation si "#" est laissé dans l’en-tête. Lorsque vous utilisez cette option, n’oubliez pas de configurer une ligne pour les utilisateurs du groupe de métadonnées listé ainsi que pour les utilisateurs qui ne font pas partie de ce groupe. Par exemple, si vous créez une ligne pour les employés des États-Unis qui sont dans les ventes, sauf si vous incluez une deuxième ligne pour les employés américains qui ne sont pas dans les ventes, aucun autre employé ne recevra de récompense d’intégration.

Téléversement du fichier .CSV et configuration finale des paramètres

Après avoir préparé votre fichier CSV :

Connectez-vous à la plateforme.
Sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation gauche.
Dans le menu de navigation gauche, cliquez sur « Reconnaissance », « Programmes », puis « Intégration ».
Cliquez sur Téléverser CSV et sélectionnez votre fichier préparé.
Cliquez sur Téléverser.
Examinez et corrigez les messages d’erreur qui apparaissent, puis téléversez à nouveau le fichier.
Une fois le fichier chargé avec succès, il s’affichera dans le tableau sous les en-têtes de la page d’intégration.

Veuillez noter que cette automatisation ne délivre pas de récompenses rétroactivement. Le système utilisera les règles que vous avez chargées pour rechercher la plateforme une fois par jour et planifier les récompenses à venir dans la fonction de reconnaissance en masse. Vous pouvez voir et supprimer ces récompenses en attente en allant à l’onglet Files d’attente dans la section admin et en cliquant sur Reconnaissance en masse.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

Associé à