Les métadonnées ajoutent des détails supplémentaires sur les employés au-delà des données de base dans votre plateforme Awardco. Elles aident à personnaliser les programmes de reconnaissance et les sondages d'engagement pour répondre aux besoins de votre organisation. Bien qu'Awardco nécessite des données de base sur les employés dans votre fichier utilisateur, les métadonnées les enrichissent en définissant les paramètres du programme, l'accès au budget et les listes de sondages. Si votre SIRH ne dispose pas des métadonnées nécessaires, le Générateur de métadonnées peut vous aider.
Situé dans les paramètres d'administration, cet outil vous permet de générer de nouvelles métadonnées à partir des informations déjà présentes dans votre fichier utilisateur. Bien que le concept puisse sembler abstrait au départ, cet article fournira une explication claire. Nous expliquerons les avantages de cet outil, le processus fondamental de génération de métadonnées à l'aide du Générateur de métadonnées, et illustrerons ses applications pratiques avec des exemples concrets.
- Valeur du Générateur de métadonnées
- Paramètres généraux de l’outil
- Valeurs et règles des métadonnées
- Configuration des valeurs
- Enregistrement et application des règles
- Exemple
Valeur du Générateur de métadonnées
Le téléchargement de données complètes sur les employés est crucial pour le bon fonctionnement de votre plateforme Awardco. Les données de votre fichier utilisateur permettent aux employés d’être autonomes et assurent une configuration et une analyse précises des produits Reconnaissance et Engage. Bien que nous spécifiions les champs obligatoires et recommandés pour votre fichier utilisateur, des métadonnées, ou informations supplémentaires, peuvent être intégrées pour affiner l’éligibilité au programme, l’allocation budgétaire et les listes de participants aux sondages.
Lorsque les données SIRH existantes dans votre fichier utilisateur ne contiennent pas les métadonnées nécessaires pour définir vos paramètres souhaités, le Générateur de métadonnées comble cette lacune en vous permettant de créer les métadonnées manquantes.
Reconnaissance
Le Générateur de métadonnées vous permet de créer des règles précises et ciblées pour vos programmes de reconnaissance. En établissant des règles et conditions basées sur les données existantes (par exemple, Code pays, #Groupe d’emploi), vous pouvez adapter votre plateforme pour :
- Définir l’éligibilité : Créez une étiquette de métadonnée #Éligibilité au programme qui garantit que seuls certains groupes (par exemple, « Temps plein, ingénieurs aux États-Unis ») peuvent nommer ou recevoir des récompenses pour un programme donné.
- Allouer les budgets : Attribuez précisément les budgets de reconnaissance aux équipes qui ne partagent pas un gestionnaire direct ou un département commun dans vos données RH existantes.
- Simplifier les rapports : Créez des champs de métadonnées consolidés qui regroupent les employés d’une manière conforme à votre structure de rapports interne, réduisant ainsi la charge administrative.
Engage
Pour les clients utilisant Awardco Engage, le Générateur de métadonnées est essentiel pour configurer et analyser vos sondages d’engagement des employés. Cet outil vous permet de :
- Cibler la participation : Créez des étiquettes de métadonnées très spécifiques (par exemple, #Groupe Sondage T4) pour vous assurer que les sondages sont envoyés uniquement au public visé, comme une unité d’affaires spécifique ou des employés avec une certaine ancienneté.
- Segmenter les résultats : Générez des métadonnées pour catégoriser les employés selon des critères absents de votre SIRH, ce qui vous permet de filtrer et d’approfondir les résultats des sondages (par exemple, analyser le sentiment selon #Site Niveau 1 vs. #Site Niveau 2).
Paramètres généraux de l’outil
Pour accéder au Générateur de métadonnées :
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
- Sélectionnez « Utilisateurs », puis « Générateur de métadonnées » dans le menu de navigation à gauche.
La vue initiale de l’outil Générateur de métadonnées affiche une liste de tous les ensembles de règles de métadonnées créés précédemment, les valeurs correspondantes générées dans la colonne des métadonnées, ainsi que le statut de chaque ensemble de règles. Un statut actif indique que la métadonnée est disponible pour une utilisation dans la plateforme pour des fonctionnalités comme les budgets et l’éligibilité aux programmes. Une fois qu’un ensemble de règles de métadonnées est généré, vous pouvez y accéder et le modifier à tout moment en cliquant sur l’icône « ... » à droite du statut de la métadonnée et en sélectionnant « Modifier » dans le menu déroulant. Le menu déroulant offre également des options pour « Dupliquer » ou « Supprimer » l’ensemble de règles. Supprimer un ensemble de règles le retire définitivement ainsi que toutes les valeurs de métadonnées associées. Dupliquer un ensemble de règles peut être avantageux lors de la création de plusieurs ensembles avec des configurations similaires.
Sélectionner « Ajouter un ensemble de règles » ouvrira une fenêtre modale vous invitant à nommer votre ensemble de règles. Après enregistrement, vous serez dirigé vers la page de configuration où vous pourrez commencer à définir des règles pour générer des valeurs de métadonnées. Examinons chaque paramètre :
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Nom de la métadonnée : Ce nom servira d’en-tête de colonne de métadonnée dans les rapports et sera visible dans toute la plateforme, semblable aux en-têtes de métadonnées importés via votre fichier utilisateur. La plateforme préfixera automatiquement ce nom de métadonnée avec un « # ». Vous n’avez pas besoin d’inclure manuellement le « # » lors de la saisie du nom ; il apparaîtra une fois que vous effectuerez des tests.
- Recommandation : Évitez de modifier le nom de la métadonnée après son application aux utilisateurs. Changer le nom revient à créer une nouvelle colonne de métadonnée. Les valeurs de données enregistrées lors de la création (par exemple, reconnaissances, commandes) conserveront le nom et la valeur de métadonnée d’origine pour les rapports.
- Statut : Ce champ indique si l’ensemble de règles de métadonnées est Inactif ou Actif. Pour activer un ensemble de règles, vous devez configurer les Valeurs et Règles puis cliquer sur le bouton Enregistrer en bas à droite.
- Aperçu des résultats : Avant d’enregistrer et d’appliquer les modifications à votre ensemble de règles, vous pouvez vérifier que les valeurs sont correctement attribuées aux utilisateurs en sélectionnant « Aperçu des résultats ». Cliquer sur « Aperçu des résultats » téléchargera un fichier .csv nommé d’après le Nom de la métadonnée. Ce fichier inclura un échantillon de vos utilisateurs ainsi que l’ensemble de règles de métadonnées que vous prévisualisez. L’en-tête de la colonne de métadonnée sera encadré par des astérisques doubles (par exemple, Éligible). Cette fonctionnalité permet des tests illimités pour assurer une attribution précise avant l’enregistrement.
- Enregistrement des ensembles de règles : Une fois que vous avez confirmé que votre ensemble de règles fonctionne comme prévu et que vous souhaitez que la métadonnée soit immédiatement disponible, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite de votre écran.
Valeurs et règles des métadonnées
Pour attribuer des valeurs de métadonnées à l’aide du Générateur de métadonnées, vous devez établir des règles et une logique basées sur les informations existantes dans votre fichier utilisateur. Si vous êtes familier avec les formules Excel, ces règles fonctionnent de manière similaire à des instructions conditionnelles if-then. Vous pouvez baser les règles sur l’ID employé, le code pays, et toute autre métadonnée présente dans votre fichier utilisateur. Note : Vous ne pouvez pas créer de règles basées sur des métadonnées générées dans le Générateur de métadonnées lui-même.
Chaque valeur individuelle et ses conditions de règle correspondantes sont organisées en tuiles. Lorsqu’il y a plusieurs valeurs, le Générateur de métadonnées les priorise ainsi que leurs conditions de règle dans un ordre descendant. Ce qui suit explique la fonction de chaque icône sur une tuile de valeur :
- Icône de déplacement : Cette icône vous permet de repositionner la tuile en la faisant glisser vers le haut ou vers le bas, ce qui est utile pour ordonner les valeurs et règles puisque le Générateur de métadonnées les applique de haut en bas.
- Points de suspension (en haut à droite) : Cliquer sur ces points de suspension offre des options pour Supprimer ou Dupliquer la valeur et ses conditions de règle associées.
- Flèche en forme de chevron : Située à droite de « Masquer [Nombre] règle(s) », cette flèche réduit toutes les règles liées et groupes de règles, n’affichant que le nouveau nom de valeur.
- Points de suspension (condition de règle) : Les points de suspension à droite de la première condition de règle offrent des options pour Supprimer ou Dupliquer la règle. De plus, vous pouvez transformer la règle en « Groupe de règles », un concept expliqué plus loin dans cet article.
- Liens d’ajout : Ces liens vous permettent d’ajouter une nouvelle règle ou un groupe de règles.
Chaque tuile de valeur vous montrera le nombre d’« utilisateurs attribués » ou le nombre d’utilisateurs auxquels la valeur s’appliquera. Ce nombre ne sera généré que lorsque vous appliquerez la règle et cliquerez sur « Enregistrer les modifications ».
Configuration des valeurs
Sélectionner « Ajouter une valeur » ouvrira un formulaire où vous pourrez configurer les règles. La valeur saisie dans le champ à côté de « Si correspondance trouvée : » est la valeur qui remplira la colonne de métadonnée nouvellement créée pour un employé. Par exemple, si vous déterminez l’éligibilité à un programme de reconnaissance, vous pourriez vouloir que cette valeur soit « Éligible ».
Notre condition de règle initiale comporte deux menus déroulants. Le premier vous permet de sélectionner parmi ID employé, Code pays et toute autre valeur de métadonnée existante dans votre fichier utilisateur.
Note : Les métadonnées générées dans un ensemble de règles ne peuvent pas être utilisées dans un autre ensemble de règles.
Le second menu déroulant offre les opérateurs conditionnels suivants :
- Est
- N’est pas
- Est vide
- N’est pas vide
- Contient
- Ne contient pas
Le champ à droite de ces menus déroulants est l’endroit où vous saisissez vos données existantes (ID employé, Code pays ou valeur de métadonnée). Comprendre la signification de ces composants de règle vous permet de construire des conditions efficaces. Explorons un exemple de chaque option conditionnelle pour illustrer des cas d’utilisation pratiques.
Est & N’est pas
Pour identifier les employés en France pour un programme de reconnaissance, vous créeriez une condition comme « Où Code pays est FR ». Cette règle attribuerait la valeur spécifiée (par exemple, « Éligible ») à tous les employés ayant « FR » dans leur champ Code pays.
Inversement, si vous devez exclure un groupe spécifique, comme les employés à temps partiel, la logique « N’est pas » est utile. La condition pourrait être définie comme « Où Groupe d’emploi n’est pas Temps partiel ».
Note : Les options « Est » et « N’est pas » sont sensibles à la casse. Assurez-vous que la valeur de données saisie correspond exactement à la capitalisation dans votre fichier utilisateur. De plus, ces conditions n’ont pas besoin d’être utilisées ensemble.
Est vide & N’est pas vide
Les entreprises avec de grandes effectifs ou des employés saisonniers ont souvent des métadonnées incomplètes pour tous les utilisateurs. Pour étiqueter les travailleurs saisonniers, vous pouvez créer un nouveau Nom de valeur comme « Saisonnier » et définir la condition « Où Département est vide ». Cette condition ne requiert pas de spécifier une donnée existante.
De même, pour identifier les travailleurs à temps plein, vous pourriez créer un Nom de valeur « Temps plein » et la condition « Où Département n’est pas vide ». Cette condition ne nécessite pas non plus de spécifier une donnée existante.
Contient & Ne contient pas
Créer un programme de reconnaissance Manager à Collègue est une excellente application d’Awardco. Déterminer l’éligibilité peut être simplifié en créant des métadonnées basées sur une colonne de métadonnée existante #Titre. Par exemple, vous pourriez créer une nouvelle valeur appelée « Éligible » avec une condition de règle indiquant « Où Titre contient Manager ». Cela identifierait tout titre incluant le mot « Manager » et appliquerait la valeur « Éligible » aux données de cet employé.
La logique « Ne contient pas » est également utile pour spécifier l’éligibilité au programme. Par exemple, pour restreindre un programme aux employés qui ne sont pas dans la haute direction, vous pourriez utiliser la condition « Où Titre d’emploi ne contient pas Vice-Président ».
Sélectionner cette option rend la condition de règle insensible à la casse, ce qui est utile s’il y a des variations dans la capitalisation dans vos données SIRH.
Regroupement de règles
Créer un groupe de règles vous permet de combiner plusieurs conditions au sein d’une seule règle. Cela est bénéfique lorsqu’une valeur de métadonnée doit satisfaire plusieurs critères impliquant différentes combinaisons de logique « et »/« ou ». Pour illustrer le regroupement de règles, considérez un exemple de génération de métadonnées pour les employés qui ont des subordonnés directs.
Dans l’exemple ci-dessus, il y a deux groupes de règles : un qui exige que le titre de l’employé contienne « manager » et que le niveau d’emploi ne soit pas « 1 », et un autre qui exige que le titre contienne soit « superviseur » soit « chef d’équipe ». Cette configuration signifie que la valeur « Vrai » sera inscrite dans les données d’un employé s’il est manager et n’est pas au niveau d’emploi 1, ou si son titre est Superviseur ou Chef d’équipe.
Lorsque vous créez plusieurs règles et groupes de règles, des menus déroulants étiquetés « et » et « ou » apparaissent à gauche. Sélectionner « et » signifie que toutes les conditions dans ce groupe doivent être remplies, tandis que « ou » signifie qu’au moins une condition doit être remplie. Cette flexibilité permet de gérer les complexités potentielles des données des employés ou des programmes de reconnaissance de votre organisation.
Si aucune correspondance
Pour tenir compte de tous les utilisateurs qui ne remplissent aucune des conditions de règle définies, vous pouvez utiliser le bascule « Si aucune correspondance ». Si aucune des conditions précédentes n’est satisfaite, tous les utilisateurs restants se verront attribuer la valeur spécifiée sous ce bascule.
Enregistrement et application des règles
Une fois que vous avez terminé de configurer vos valeurs et règles, vous pouvez prévisualiser les résultats à l’état de brouillon en cliquant sur « Aperçu des résultats ». Cette action télécharge un fichier .csv d’échantillon montrant comment les règles créées apparaîtraient lors d’un import en direct du fichier utilisateur. Examinez le .csv pour vous assurer que toutes les règles sont correctement configurées. L’en-tête de colonne de métadonnée d’échantillon sera encadré par des astérisques doubles de chaque côté du titre. Si vous identifiez des erreurs, ajustez les règles, enregistrez les modifications et relancez le test. Lorsque les règles fonctionnent à votre satisfaction, cliquez sur « Enregistrer les modifications », puis sur « Enregistrer et appliquer les modifications ».
Important : Cliquer sur « Enregistrer et appliquer les modifications » affectera tous les utilisateurs associés à cette métadonnée. Voici ce qui se produira :
- Les attributions existantes seront archivées (supprimées).
- Toute configuration existante qui dépend des valeurs d’origine pourrait être affectée.
Avec vos métadonnées désormais actives, elles peuvent être utilisées dans toute la plateforme dans les programmes de reconnaissance, de gains et automatisés. Veuillez faire preuve de prudence lors de la modification ou de la suppression des règles après la mise en œuvre des métadonnées créées. Supprimer un ensemble de règles supprimera immédiatement les métadonnées associées. Mettre une règle en statut « Inactif » supprimera les métadonnées associées lors du prochain import ou exécution de l’ensemble de règles. Ces deux scénarios peuvent potentiellement perturber votre plateforme. Nous recommandons fortement de consulter votre contact Awardco avant toute modification.
Exemples
Parcourons des exemples pratiques de création de métadonnées à l’aide du Générateur de métadonnées. Le premier exemple couvrira la création de champ, la configuration des conditions et l’exécution des règles, illustrant comment les métadonnées résultantes peuvent être utilisées pour configurer un programme de reconnaissance. Le second exemple montrera comment ces mêmes métadonnées peuvent être utilisées pour configurer un sondage d’engagement des employés.
Reconnaissance
Une entreprise développe un programme de reconnaissance monétaire spécifiquement pour les employés à temps plein aux États-Unis. Elle souhaite exploiter ses données d’employés existantes (Code pays et #Groupe d’emploi) pour définir l’éligibilité au programme dans les paramètres du programme de reconnaissance.
- Après avoir sélectionné « Ajouter un ensemble de règles » sur la page du Générateur de métadonnées, elle nomme l’ensemble de règles, qui sera également l’en-tête de métadonnée, « Éligibilité aux programmes monétaires ».
- Ensuite, elle ajoute une valeur : « Vrai ». Pour cette valeur « Vrai », elle établit deux conditions : « Où Groupe d’emploi est Temps plein et Code pays est US ».
- Elle active ensuite l’option « Si aucune correspondance » et entre la valeur « Faux ».
Après avoir cliqué sur « Aperçu des résultats », le fichier .csv téléchargé confirme que les règles identifient correctement les employés visés.
Enfin, elle clique sur « Enregistrer les modifications » puis sur « Enregistrer et appliquer les modifications ». Maintenant, lors de la configuration de l’éligibilité des nominateurs et des bénéficiaires pour le programme monétaire, la métadonnée nouvellement créée « Éligibilité aux programmes monétaires » est disponible, leur permettant de restreindre l’accès au programme aux employés à temps plein aux États-Unis.
Engage
La même entreprise souhaite maintenant lancer un sondage d’engagement des employés, mais uniquement auprès des employés à temps plein aux États-Unis. Au lieu de créer un nouvel ensemble de règles, elle peut réutiliser la métadonnée créée dans l’exemple précédent : « Éligibilité aux programmes monétaires ».
Puisque l’ensemble de règles de métadonnées existe déjà et est actif, elle peut passer directement aux paramètres du sondage.
- Lors de la configuration des participants au nouveau sondage dans Awardco Engage, les administrateurs sélectionnent le champ de métadonnée « Éligibilité aux programmes monétaires ».
- Ils spécifient que seuls les utilisateurs pour lesquels la valeur « est Vrai » doivent recevoir l’invitation au sondage.
Cela démontre comment un seul champ de métadonnée puissant généré par l’outil peut être appliqué instantanément à plusieurs zones de la plateforme Awardco, contrôlant efficacement à la fois l’accès au programme de reconnaissance et la distribution du sondage.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.