Nous vous recommandons fortement d’utiliser les approbations uniquement lorsque cela est absolument nécessaire. Ajouter davantage d’approbations et de niveaux d’approbation peut ralentir le processus de reconnaissance, et une reconnaissance en temps opportun est la plus efficace. Vous trouverez ci-dessous des informations complètes sur la manière de configurer et de gérer les configurations d’approbation.
Paramètres
Le système permet jusqu’à quatre niveaux d’approbation, chaque niveau pouvant être lié à un seuil monétaire. Les approbations peuvent être configurées en utilisant l’une des cinq options de désignation des approbateurs : superviseurs, métadonnées, métadonnées associées, utilisateurs spécifiques ou désignation par utilisateur (remplacement manuel).
Niveaux
Vous pouvez configurer jusqu’à quatre niveaux d’approbation. Par exemple, vous pourriez désigner chaque niveau en fonction d’une plage monétaire (par exemple, 0 $ à 50 $ va au niveau 1 ; plus de 50 $ va au niveau 2). Il est également possible que plusieurs personnes examinent la même récompense à un seul niveau en listant plusieurs approbateurs pour le même montant monétaire. Dans ces cas, même si plusieurs individus peuvent examiner, une seule approbation est requise pour que la reconnaissance passe au niveau suivant.
Lorsque plusieurs niveaux d’approbation sont configurés, les reconnaissances progresseront à travers chaque niveau de façon séquentielle, en commençant par le niveau 1. Le premier niveau d’approbation peut être basé soit sur le proposant, soit sur le bénéficiaire. Les niveaux suivants (deuxième, troisième et quatrième) peuvent être basés sur le proposant, le bénéficiaire ou le dernier approbateur du niveau précédent. Voici un exemple d’un processus d’approbation par paliers illustrant les différentes options de configuration disponibles. Notez que les niveaux d’approbation par paliers doivent être enregistrés comme des règles distinctes.
Approbateurs
Approbations basées sur les superviseurs
Les approbateurs sont déterminés par le superviseur attribué à la personne dans le fichier de données utilisateur.
Exemple : Un programme comporte deux niveaux d’approbation. Le premier niveau est basé sur le superviseur du bénéficiaire, et le second est basé sur le superviseur du dernier approbateur. Si Jordan est reconnu, la première demande d’approbation ira au superviseur de Jordan, Adam. Une fois approuvé, la demande du deuxième niveau ira au superviseur d’Adam, Michael. (Ceci est basé sur la hiérarchie organisationnelle définie dans votre fichier de données utilisateur.)
Approbations basées sur les métadonnées
Les approbateurs sont définis en utilisant une valeur spécifique de métadonnées incluse dans le fichier de données utilisateur. En commençant par le proposant, le bénéficiaire ou le dernier approbateur, le système remontera la hiérarchie organisationnelle jusqu’à trouver quelqu’un dont les métadonnées correspondent à la valeur spécifiée. Si personne dans la hiérarchie ne correspond à cette valeur, la nomination sera envoyée à tous les administrateurs pour approbation.
Exemple : Un programme exige que chaque reconnaissance soit approuvée par un vice-président (VP), et la hiérarchie d’approbation est basée sur le bénéficiaire. Si Mason est reconnu, le système vérifiera d’abord le dossier de John pour voir s’il est VP, puis celui de Carly, et enfin celui de Sarah. Lorsque le système vérifie que les métadonnées de Sarah indiquent qu’elle est VP, la nomination sera envoyée à Sarah pour approbation. Si aucun VP n’est trouvé dans la hiérarchie ascendante de Mason, la nomination sera envoyée à tous les administrateurs pour qu’un d’entre eux l’approuve.
Approbation basée sur les métadonnées associées
Ce paramètre permet des approbations par des utilisateurs qui ne sont pas les gestionnaires directs du proposant ou du bénéficiaire. Pour utiliser ce flux d’approbation, une « colonne de métadonnées associées » doit être ajoutée au fichier de données utilisateur (voir l’article « Mise en forme des fichiers utilisateur »). Si « Association » est sélectionné comme règle d’approbation, seules les valeurs de la colonne « Métadonnées associées » apparaîtront dans le menu déroulant du champ Métadonnées.
Approbation basée sur un utilisateur spécifique
Des individus spécifiques sont désignés comme approbateurs. Ces utilisateurs désignés peuvent varier à chaque niveau d’approbation.
Exemple : Le premier approbateur est désigné comme Jake, le deuxième comme Sarah, et le troisième comme Michael ou Karl. Si Nathan est nommé, Jake sera le premier approbateur. Après l’approbation de Jake, Sarah sera la deuxième approbatrice. Pour l’approbation finale, la demande ira à la fois à Michael et à Karl, et un seul d’entre eux doit l’approuver.
Approbation basée sur une désignation par utilisateur ou « remplacement manuel »
Veuillez consulter votre consultant en mise en œuvre ou votre gestionnaire de la réussite client pour des questions spécifiques concernant les remplacements manuels.
Les approbateurs sont spécifiés pour chaque utilisateur. Pour le premier niveau d’approbation, l’approbateur peut être basé sur le bénéficiaire ou le proposant. Pour les deuxième, troisième ou quatrième niveaux, l’approbateur peut être basé sur le bénéficiaire, le proposant ou le dernier approbateur du niveau précédent. Vous ne pouvez pas vous désigner vous-même comme votre propre approbateur dans le fichier de données utilisateur. Si le champ approbateur est laissé vide pour un utilisateur, la demande d’approbation sera acheminée au superviseur de cette personne. Si la personne n’a pas de superviseur attribué dans le système, l’approbation sera envoyée à tous les administrateurs.
Exemple : Le premier niveau d’approbation est basé sur le bénéficiaire, et le deuxième niveau est basé sur le dernier approbateur. Les deux niveaux sont mappés à la même colonne « Identifiant employé approbateur » dans le fichier de données utilisateur. Lorsque Suzanne (ID employé 8746, Michael) est nommée, Michael sera le premier approbateur. Une fois que Michael approuve, le prochain et dernier approbateur sera l’employé ID 4953, Karl.
Exemple : Le premier niveau d’approbation est basé sur le bénéficiaire et le deuxième niveau est basé sur le dernier approbateur. Les deux niveaux sont mappés à la même colonne « Identifiant employé approbateur ». Lorsque Suzanne est nommée, l’employé ID 8746, Michael, sera le premier approbateur (voir ci-dessus). Une fois que Michael approuve, le prochain et dernier approbateur sera l’employé ID 4953, Karl (voir ci-dessus).
FAQ sur les approbations
Cloche d’approbation et notifications
- La cloche d’approbation peut prendre jusqu’à une heure pour apparaître initialement après l’activation des programmes.
- Les approbations pour les programmes « Recognition Classic » ne seront pas migrées vers la cloche ni affichées dans la cloche pour les programmes de reconnaissance.
- Si activées, les notifications de rappel d’approbation sont envoyées chaque lundi matin.
Niveaux d’approbation
- Si une demande d’approbation est acheminée à plusieurs personnes au même niveau d’approbation, une seule personne doit l’approuver pour que la reconnaissance progresse.
Passages d’approbation
- En général, vous ne pouvez pas approuver une nomination que vous avez soumise ou dans laquelle vous êtes la personne reconnue.
- Si vous et d’autres êtes désignés comme approbateurs (utilisateurs spécifiques), la demande d’approbation sera envoyée à tous les autres sur la liste, vous excluant.
- Si vous êtes le seul approbateur désigné pour une nomination que vous avez soumise ou recevez, la demande sera acheminée à votre superviseur. Si vous n’avez pas de superviseur dans le système, l’approbation sera envoyée à tous les administrateurs. Si vous êtes un administrateur, vous pouvez techniquement approuver votre propre soumission.
- Vous pouvez approuver une reconnaissance plusieurs fois si vous êtes désigné comme approbateur à différents niveaux (par exemple, si la même reconnaissance nécessite une approbation de la personne A au niveau 1 et de la personne A encore au niveau 2).
Utilisateurs archivés
- Les nominations en attente d’approbation ne seront pas automatiquement réacheminées, que l’approbateur ait été archivé ou que des modifications aient été apportées au fichier de données utilisateur.
Si vous avez des questions, veuillez contacter le support administratif Awardco.