Les récompenses de service sont un élément clé de la reconnaissance des employés. Chaque anniversaire est une occasion de célébrer les réalisations et d'inspirer un succès continu. Avec MemoryBooks, collègues, amis et gestionnaires peuvent partager des messages, des photos et des souvenirs pour honorer chaque étape importante de l’employé.
Pour commencer à utiliser MemoryBooks, assurez-vous que l’automatisation des récompenses de service est activée sur votre plateforme. MemoryBooks peut apparaître initialement comme « désactivé » dans vos paramètres, ce qui indique qu’il n’est pas encore entièrement activé mais reste personnalisable.
Note : Vous pouvez commencer à personnaliser MemoryBooks même lorsqu’il est désactivé dans les paramètres. Activez-le et modifiez-le séparément dans les paramètres avancés. Pour une aide détaillée, contactez l’équipe des gestionnaires techniques de la réussite client (TCSM).
Cet article explique le MemoryBook numérique. Votre organisation peut également offrir un MemoryBook imprimé en tant que souvenir physique. Contactez votre représentant Awardco pour plus de détails.
MemoryBooks
Aperçu
MemoryBooks offre une plateforme numérique où les employés peuvent voir les messages de félicitations de la part des gestionnaires, pairs et collègues pour leurs anniversaires via la fonction de participation des coéquipiers. Ce design moderne et élégant permet aux employés de revisiter facilement les vœux et souvenirs partagés. Les administrateurs peuvent accéder aux paramètres via l’onglet Files d’attente administrateur.
Expérience utilisateur
Le jour de leur anniversaire, lorsque l’employé célébrant se connecte à son compte, il verra une publication dans son fil le félicitant pour son service et affichant les commentaires soumis par ses collègues. L’employé peut voir le contenu complet en cliquant sur « Voir MemoryBook ».
MemoryBooks compile les commentaires des coéquipiers en une expérience numérique personnalisée qui célèbre l’anniversaire du récipiendaire de la récompense. Dans le cadre de MemoryBooks, vous pouvez concevoir des pages standard à inclure dans le MemoryBook individuel de chaque employé. Ces pages standard peuvent contenir des messages de la direction de l’organisation, les valeurs de l’entreprise, l’histoire de votre organisation, et plus. Les captures d’écran ci-dessous illustrent une carte de titre exemple, un message de félicitations exemple du PDG, et un commentaire exemple d’un coéquipier. Chacune de ces pages est personnalisable et peut être adaptée pour correspondre à l’image de marque de votre organisation, mettre en valeur les valeurs de l’entreprise et souligner vos objectifs de programme. Les utilisateurs ont aussi la possibilité d’exporter leur MemoryBook au format PDF.
Conception et configuration
Activez l’automatisation des récompenses de service pour continuer. Pour commencer :
- Connectez-vous à votre compte Awardco.
- Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Reconnaissance », puis « Programmes », ensuite « Paramètres MemoryBook ».
- Activez l’option « MemoryBook ».
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Cliquez sur Programmes, puis sur Paramètres MemoryBook dans le menu de navigation à gauche.
La configuration de MemoryBooks est divisée en trois étapes :
- Configurer les paramètres généraux, tels que l’image de marque et les modèles que vous utiliserez pour afficher les commentaires des coéquipiers.
- Configurer les livres eux-mêmes.
- Modifier le calendrier des notifications.
Pour commencer par la première étape, cliquez sur « Paramètres » pour accéder à la page de configuration. Bien que le système intègre automatiquement l’image de marque générale de votre plateforme et crée un arrière-plan personnalisé basé sur les couleurs définies dans votre onglet d’image de marque, vous avez la possibilité de choisir des couleurs d’image de marque alternatives, un logo qui apparaîtra uniquement dans le MemoryBook, et de télécharger une image d’arrière-plan personnalisée.
Ensuite, sur cette page se trouve la section Modèles de souvenirs. Ici, vous pouvez sélectionner individuellement les types de modèles qui seront affichés dans l’expérience MemoryBook. Ces modèles sont utilisés par le système pour intégrer les commentaires et images téléchargés par les coéquipiers du récipiendaire dans l’expérience numérique. Certains types de modèles sont uniquement textuels, tandis que d’autres supportent les images. Sur cette page, vous pouvez également télécharger des images d’arrière-plan personnalisées pour les modèles. Cela vous aidera à établir un thème cohérent dans vos MemoryBooks et à adapter l’apparence et la sensation de l’expérience à votre organisation spécifique.
Cliquez sur l’onglet « Médias » pour décider si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de télécharger des médias, tels que des images et vidéos, dans leurs commentaires MemoryBook.
Vous êtes maintenant prêt à commencer la deuxième étape et personnaliser les expériences des livres individuels. Cliquez sur le bouton « Ajouter un livre ». Entrez un nom pour le titre du MemoryBook et cliquez sur « Enregistrer ». Ensuite, examinez l’onglet Paramètres. Le nom du modèle est ce qui sera affiché dans les paramètres ; rendez-le descriptif pour différencier facilement les différents types de MemoryBooks. Le nom affiché est ce que les employés verront sur la page de commentaires et dans le fil. Pour les anniversaires de service avec un MemoryBook attaché, le widget Étapes à venir affiche l’étiquette de l’étape de service, comme « 15e anniversaire », au lieu du titre du MemoryBook. Les MemoryBooks ponctuels affichent toujours le titre du MemoryBook dans le widget. Déterminez si ce MemoryBook inclura également une récompense monétaire. Sélectionnez le montant de la récompense, le budget et le réseau de récompense. Tous les récipiendaires recevant un MemoryBook avec ce modèle recevront le même montant de récompense.
Les années d’anniversaire de service qui apparaissent dans le widget Étapes à venir sont contrôlées dans les paramètres du fil, et non dans la configuration du MemoryBook.
Ensuite, examinez les paramètres de l’onglet Événements. Si le MemoryBook est associé à des récompenses de service, attachez ici les événements pertinents. Les règles d’automatisation des récompenses de service remplaceront tous les paramètres de récompense affichés dans la section précédente. Si le MemoryBook est destiné à des célébrations ponctuelles, laissez cette page vide.
L’onglet Pages vous permet de concevoir vos pages d’en-tête et de pied de page. Ce sont les pages qui apparaîtront au début et à la fin de chaque MemoryBook. La conception des pages de commentaires est déterminée dans les paramètres généraux.
Activez l’option « Ajouter les reconnaissances passées » dans la section Page des commentaires utilisateurs pour permettre aux utilisateurs soumettant des commentaires à un MemoryBook d’inclure des reconnaissances passées.
Logique pour l’inclusion des reconnaissances passées
Lorsque cette fonction est activée, le système récupérera les reconnaissances passées d’un récipiendaire, quel que soit le nombre de nouveaux commentaires soumis (par exemple, qu’il y ait zéro nouveau commentaire ou 99 nouveaux commentaires). Le système est conçu pour récupérer jusqu’à 20 reconnaissances passées, mais seules celles qui répondent aux critères suivants seront incluses :
- Longueur de la reconnaissance : la note de reconnaissance doit contenir moins de 598 caractères.
- Exclusion de contenu : la note de reconnaissance ne doit pas contenir le mot « anniversaire ».
- Correspondance de confidentialité : le paramètre de confidentialité de la reconnaissance doit correspondre ou être plus inclusif que le paramètre de confidentialité de la récompense de service :
- Si la récompense de service est publique, seules les reconnaissances publiques seront récupérées.
- Si la récompense de service est privée, les reconnaissances publiques et privées seront récupérées.
- Période : la reconnaissance doit avoir eu lieu entre la date actuelle et la date du dernier MemoryBook du récipiendaire.
- Ordre : les reconnaissances répondant à tous les autres critères sont triées de la note la plus longue à la plus courte avant que les 20 premières soient sélectionnées.
L’onglet Notifications vous permet de contrôler quand les superviseurs, pairs et subordonnés directs sont notifiés et quel modèle d’email ils recevront concernant les contributions au MemoryBook.
Vous avez les options suivantes pour les notifications des collègues :
- Pairs : cochez cette case pour envoyer des emails d’invitation aux employés qui partagent le même superviseur que le récipiendaire de la récompense.
- Subordonnés directs : cochez cette case pour envoyer des emails d’invitation aux employés qui rapportent directement au récipiendaire de la récompense.
Vous pouvez sélectionner l’une ou l’autre, les deux, ou aucune de ces options pour personnaliser qui parmi les collègues du récipiendaire sera invité à contribuer.
Vous pouvez également configurer un rappel à envoyer à ceux qui n’ont pas encore soumis leurs commentaires. De plus, vous pouvez activer une notification par email à envoyer au récipiendaire pour l’informer de son MemoryBook.
Note : Si les notifications aux collègues (à la fois Pairs et Subordonnés directs) sont désactivées, les MemoryBooks ponctuels n’enverront pas automatiquement d’emails d’invitation aux collègues pour commenter. Au moins une de ces options doit être activée si vous souhaitez des invitations automatiques aux collègues pour les MemoryBooks ponctuels.
Enfin, vous pouvez décider si les personnes invitées à commenter peuvent inviter d’autres personnes à contribuer au MemoryBook.
Planification
Aperçu
Cette fonction permet aux gestionnaires, pairs et amis du milieu de travail de soumettre des commentaires pour l’anniversaire d’un employé. Dans la plupart des programmes de récompenses de service, le certificat ou la lettre envoyée à l’employé récompensé est généralement la même pour chaque employé dans l’entreprise. Lorsque la participation des coéquipiers est activée, le système utilise la hiérarchie organisationnelle chargée dans votre plateforme via votre fichier utilisateur et invite automatiquement les membres de l’équipe à soumettre des commentaires pour le récipiendaire de la récompense. Bien que l’expérience MemoryBooks accueille toujours les messages standardisés de la direction de votre organisation, la participation des coéquipiers ajoute une touche personnalisée et un raffinement individuel à la récompense donnée à votre employé dévoué.
Expérience employé
Lorsque cette fonction est activée, elle invite automatiquement l’équipe du récipiendaire à soumettre des commentaires et images pour leur anniversaire. L’équipe comprend le gestionnaire du récipiendaire, les pairs ayant le même gestionnaire, les subordonnés directs, et toute personne dans le Mon Cercle du récipiendaire. Quelques jours avant l’anniversaire, ces utilisateurs reçoivent un email d’invitation à contribuer. Vous pouvez définir dans les paramètres de la plateforme combien de temps avant cet email est envoyé.
Après avoir cliqué sur le bouton « Reconnaître » dans l’email, l’utilisateur sera dirigé vers la page de connexion de votre plateforme. Une fois connecté, il verra un formulaire en trois étapes.
- La première étape demande à l’utilisateur de soumettre un commentaire dans la zone de texte. Le commentaire est limité à 600 caractères et est un champ obligatoire.
- La deuxième étape concerne le téléchargement optionnel d’une image souvenir. Si l’utilisateur choisit d’inclure une image souvenir, le système vérifiera que l’image respecte les exigences de taille (800px par 800px). Après avoir sélectionné une photo à télécharger, le système invitera l’utilisateur à recadrer l’image au format carré dans l’interface.
- Une fois le formulaire complété, l’utilisateur cliquera sur « Soumettre ». Le système planifiera la publication du commentaire et des images fournies dans le fil du récipiendaire à la date de son anniversaire.
Après avoir soumis leur commentaire, l’utilisateur sera dirigé vers une page de confirmation. Sur cette page, il peut prévisualiser son commentaire, retourner au formulaire pour faire des modifications, et inviter d’autres personnes à participer à la célébration de l’anniversaire. Cette fonction « Inviter d’autres » peut être désactivée dans les paramètres, mais nous recommandons de l’activer afin que les amis du milieu de travail qui ne font pas partie de l’équipe directe du récipiendaire puissent aussi commenter et participer à la célébration. Depuis cette page, le coéquipier ayant soumis le commentaire peut quitter la page de confirmation en cliquant sur « Retour au fil » ou en utilisant les onglets en haut de la page.
MemoryBooks et Slack
Nous avons intégré cette fonction pour améliorer la visibilité des célébrations des membres de votre équipe. Si vos récompenses de service sont configurées en public et que votre intégration Slack est complète, les MemoryBooks apparaîtront automatiquement dans le canal Slack désigné. Si vos récompenses de service ne sont pas publiques, elles n’apparaîtront pas dans le canal Slack.
Bien que cet article couvre une grande quantité d’informations, la configuration des notifications et des MemoryBooks est assez simple, surtout avec le soutien de votre équipe Awardco. Contactez l’équipe pour commencer dès aujourd’hui.
MemoryBooks ponctuels
Les super administrateurs et les utilisateurs disposant de la permission de création de MemoryBooks ponctuels peuvent créer des MemoryBooks ponctuels via le bouton sur la page de la file d’attente MemoryBook.
Sélectionnez le récipiendaire du MemoryBook, le modèle que vous souhaitez utiliser, la date à laquelle le livre doit être remis au récipiendaire, et les paramètres de visibilité. Si le délai d’invitation des coéquipiers est déjà passé, les emails d’invitation seront envoyés au début de l’heure suivante.
Après avoir cliqué sur Suivant, un résumé affichera les détails du MemoryBook que vous avez configuré.
Après avoir créé un MemoryBook, le créateur peut partager le lien pour que d’autres commentent. Note : si les notifications MemoryBook sont désactivées, les MemoryBooks ponctuels n’inviteront pas automatiquement les membres de l’équipe. Pour activer les invitations automatiques, activez les notifications dans les paramètres du MemoryBook sous l’onglet Notifications.
Le MemoryBook ponctuel fonctionnera maintenant comme tout autre MemoryBook. Il apparaîtra dans les files d’attente et dans le widget Étapes à venir. Le nom du MemoryBook ponctuel s’affichera dans le widget.
Pièces jointes supplémentaires
MemoryBooks sont aussi simples que 1-2-3
Présentation de MemoryBook
Principales fonctionnalités de MemoryBook
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