Les rapports offrent des informations précieuses sur l'engagement en matière de reconnaissance à l'échelle de l'organisation. Si vous exportez régulièrement le même rapport, vous pouvez désormais automatiser ce processus en programmant l'envoi du rapport à une fréquence déterminée. Cet article explique comment configurer la fonctionnalité de rapports planifiés. Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les rapports hérités.
Étapes pour configurer les rapports planifiés
- Connectez-vous à votre compte.
- Sélectionnez le bouton « Admin » en bas du menu de navigation de gauche.
- Sélectionnez « Insights », « Rapports », puis choisissez le rapport souhaité dans le menu de navigation de gauche.
- Créez une vue enregistrée : Avant de configurer un rapport planifié, vous devez d'abord créer une vue enregistrée. Configurez les filtres souhaités, puis cliquez sur « Enregistrer la vue » et « Enregistrer sous ».
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Nommez la vue enregistrée et cliquez sur « Terminé ».
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Horaires ». Cela affichera les horaires existants pour consultation ou modification et offrira l'option de créer un nouvel horaire.
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Cliquez sur « Ajouter un horaire ».
- Complétez les sections Détail, Fréquence, Partagé avec et Résumé.
- Dans la section Détail, sélectionnez le type de rapport et le nom de votre vue enregistrée dans les menus déroulants. Ensuite, nommez votre rapport planifié.
- Ensuite, définissez la fréquence comme hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Vous pouvez également spécifier une cadence récurrente (par exemple, toutes les deux semaines) et le jour précis pour la livraison du rapport (par exemple, chaque vendredi).
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Remarque : Si une vue enregistrée est sélectionnée dans la section Détail, les filtres de date appliqués dans cette vue enregistrée seront remplacés par les paramètres de fréquence que vous établissez ici.
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- Dans la section Partagé avec, saisissez les noms des personnes supplémentaires qui doivent recevoir le rapport par courriel. Seuls les utilisateurs ayant la permission de voir le rapport apparaîtront dans les résultats de recherche. Le créateur de l'horaire est automatiquement désigné comme propriétaire. Pour changer le propriétaire, vous devez d'abord ajouter le nouveau propriétaire à l'horaire et enregistrer les paramètres. Ensuite, modifiez à nouveau l'horaire pour attribuer le nouveau propriétaire. Un message de confirmation apparaîtra si vous changez de propriétaire, vous demandant de confirmer le changement. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez continuer à recevoir des courriels pour ce rapport.
- Dans la section Résumé, sélectionnez la date de première exécution. C’est la date à laquelle le premier rapport sera généré et envoyé. Le résumé indique également la fréquence d'exécution du rapport et la plage de dates qu'il couvrira.
- Une fois que vous avez vérifié tous les paramètres, cliquez sur « Enregistrer ».
Gestion des rapports planifiés
- Sur la page Rapports, cliquez sur l'onglet « Planifiés » pour voir les rapports que vous avez planifiés ainsi que ceux qui ont été partagés avec vous. Vous pouvez rapidement voir avec qui chaque rapport est partagé et son propriétaire.
- Sur cette page, vous pouvez rechercher et filtrer les rapports planifiés créés et partagés. Vous avez également la possibilité de créer de nouveaux rapports planifiés à partir d'ici.
- Cliquer sur le caret (^) à côté du nom d'un rapport planifié affichera les détails de son horaire et une liste des rapports générés précédemment disponibles en téléchargement. Veuillez noter que les rapports ne sont disponibles en téléchargement que pendant deux semaines.
- Cliquer sur « Exécuter maintenant » générera immédiatement le rapport, qui sera alors disponible en téléchargement.
Livraison des rapports
Lorsqu'un nouveau rapport est généré, une notification par courriel contenant un lien de téléchargement direct sera envoyée au créateur de l'horaire ainsi qu'à toutes les personnes avec qui le rapport est partagé. Pour des raisons de sécurité, seuls les utilisateurs dont l'adresse courriel est enregistrée dans la plateforme Awardco pourront télécharger le rapport à partir du lien dans le courriel.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.