Lorsqu’un employé quitte votre organisation et est archivé dans votre plateforme Awardco, il perd la possibilité de dépenser ses points. Pour les organisations qui imposent une taxe sur les points attribués aux employés, ou même pour celles qui ne le font pas, il y a souvent un sentiment d’obligation à remettre la valeur des points restants à l’employé. La fonctionnalité de rachat automatique de points pour les utilisateurs archivés peut aider à délivrer cette valeur. Cet article expliquera ce qu’est cette fonctionnalité, comment elle fonctionne, comment la configurer et inclura une section FAQ générale à la fin.
Rachat automatique de points
Si un employé est archivé pendant la durée prédéterminée, ses points restants éligibles seront automatiquement échangés contre une carte prépayée virtuelle et envoyés à l’adresse courriel secondaire associée à son compte. Les points ne peuvent être automatiquement échangés que si :
- Une adresse courriel secondaire a été fournie
- Les points sont éligibles pour être dépensés sur une carte prépayée
- Ils respectent les exigences minimales et maximales de dénomination pour la carte
Si l’une des conditions ci-dessus n’est pas remplie, les points peuvent soit rester dans le compte de l’utilisateur, soit être retournés au compte de l’entreprise.
Collecte des adresses courriel secondaires
Les adresses courriel secondaires doivent contenir une adresse courriel personnelle puisque l’employé n’aura plus accès à son courriel professionnel. Awardco recommande fortement d’envoyer les adresses courriel secondaires via le fichier utilisateur dans une colonne « Courriel secondaire ». Si les courriels secondaires ne sont pas connus pour tous les employés, nous recommandons d’envoyer toutes les adresses connues. Ceux qui n’ont pas d’adresse courriel secondaire incluse dans le fichier utilisateur seront invités à en fournir une lors de leur première connexion après l’activation de la fonctionnalité.
Éligibilité au rachat pour une carte prépayée
Actuellement, la seule option de rachat pour laquelle les points restants d’un utilisateur archivé peuvent être échangés est une carte prépayée. Si votre organisation ne propose pas les cartes prépayées comme option de rachat, les utilisateurs ne pourront pas échanger les points des utilisateurs archivés. La fonctionnalité de rachat automatique de points s’applique uniquement aux points pouvant être dépensés sur des cartes prépayées, et aux points qui respectent les exigences minimales/maximales de rachat pour ces cartes. Si l’utilisateur archivé a un solde de points inférieur au minimum requis ou supérieur à la limite maximale pour le pays indiqué dans ses informations de compte, le rachat automatique de points ne sera pas déclenché parce que la totalité des points ne peut pas être échangée, et les points resteront dans le compte de l’utilisateur archivé. Voici les limites quotidiennes des cartes prépayées pour chaque pays selon le pays indiqué dans les informations du compte de l’utilisateur archivé. Si un utilisateur a plus de points que ce qui peut être échangé en un jour, des rachats supplémentaires jusqu’au maximum quotidien auront lieu chaque jour jusqu’à ce que tous les points soient échangés ou que les points restants soient en dessous du seuil.
- États-Unis (1-1 000 USD)
- Japon (500-100 000 JPY)
- Inde (500-10 000 INR)
- TOUS les autres pays (5-1 000 USD)
Si un utilisateur a été archivé auparavant et remplit toutes les conditions mais que la date de déclenchement est passée, une fois la fonctionnalité activée, ses points seront automatiquement échangés le soir suivant tant que les utilisateurs ont été archivés dans les 30 jours. Si les utilisateurs ont été archivés depuis plus de 30 jours à la date de déclenchement et que la fonctionnalité est activée, leurs points resteront dans les comptes des utilisateurs archivés.
Lorsque les points sont automatiquement échangés contre une carte prépayée, l’utilisateur archivé recevra un courriel dans la boîte de réception de son courriel secondaire. Le courriel est un modèle de courriel transactionnel identique à celui que les utilisateurs reçoivent lorsqu’ils échangent manuellement des points contre une carte prépayée.
Processus de configuration
Pour configurer cette fonctionnalité, nous devons connaître le nombre de jours après l’archivage d’un utilisateur pour déclencher le rachat automatique de ses points. Nous recommandons fortement d’ajouter quelques jours à la fréquence à laquelle vous envoyez votre fichier utilisateur (par exemple, si vous fournissez votre fichier utilisateur chaque semaine, faites en sorte que cette fonctionnalité se déclenche huit jours ou plus après l’archivage de l’employé. Ainsi, si un employé est archivé par erreur, un nouveau fichier peut corriger l’erreur avant que ses points ne soient automatiquement échangés. Les points seront échangés et une carte prépayée envoyée à la date de déclenchement, que ce jour soit un jour férié ou un week-end.
FAQ
1. Une fois qu’une adresse courriel secondaire a été collectée, peut-elle être modifiée ?
Les employés peuvent changer leur adresse courriel personnelle dans leur profil à tout moment en allant dans la section « Mon profil ».
2. Où puis-je voir les adresses courriel secondaires ?
Les adresses courriel secondaires peuvent être consultées en naviguant vers la page Admin en cliquant sur le bouton « Entrer dans l’administration », en cliquant sur « Rapports » dans le menu de navigation à gauche, puis en ouvrant le rapport intitulé « Utilisateurs ». Ce rapport affiche à la fois les adresses courriel principales et secondaires listées dans la plateforme. Si une adresse courriel secondaire n’apparaît pas pour un utilisateur, cela signifie qu’il n’a pas d’adresse courriel secondaire associée à son compte et que ses points ne seront pas automatiquement échangés en cas de départ.
3. Tous les employés seront-ils invités à saisir une adresse courriel secondaire personnelle ?
Les employés ne seront invités à fournir une adresse courriel secondaire que si leur organisation utilise la fonctionnalité de rachat automatique de points, s’ils n’en ont pas déjà fourni une eux-mêmes ou si aucune n’a été soumise pour eux via le fichier utilisateur.
4. Les employés doivent-ils fournir une adresse courriel secondaire ?
Si la fonctionnalité de rachat automatique de points a été activée, tous les employés devront saisir une adresse courriel contenant un symbole « @ » et se terminant par « .com/gov/etc. » si une adresse n’a pas déjà été fournie pour eux dans le fichier utilisateur.
5. Les adresses courriel principale et secondaire peuvent-elles être identiques ?
Les adresses courriel principale et secondaire peuvent être identiques. Tous les employés d’une organisation ne se voient pas attribuer une adresse courriel professionnelle. Cela signifie que leurs courriels principal et secondaire seront souvent les mêmes. Cependant, le courriel secondaire NE DOIT PAS être un courriel professionnel. Sinon, les points seront automatiquement échangés contre une carte prépayée et envoyés à l’adresse fournie, que celle-ci soit active et que l’utilisateur puisse accéder à la boîte de réception ou non.
6. Quand les employés recevront-ils leur carte prépayée virtuelle ?
La fonctionnalité de rachat automatique de points peut être configurée pour échanger des points pour les utilisateurs archivés dès deux jours après l’archivage de l’utilisateur. Une fois les points échangés, la carte prépayée virtuelle devrait être reçue dans la boîte de réception de l’utilisateur le même jour.
7. Comment les commandes automatiquement échangées apparaissent-elles dans la plateforme ?
Les cartes prépayées virtuelles automatiquement échangées via la fonctionnalité de rachat automatique de points apparaîtront dans les rapports et dans l’historique des commandes de l’individu, comme si l’utilisateur avait acheté la carte lui-même.
8. Si un employé saisit une fausse adresse courriel ou duplique son adresse professionnelle comme adresse courriel secondaire, les points resteront-ils dans son compte ?
Les points seront automatiquement échangés et une carte prépayée virtuelle sera envoyée à l’adresse courriel secondaire associée au compte de l’utilisateur archivé. Il revient à l’employé de fournir une adresse courriel exacte ou de mettre à jour l’adresse fournie si nécessaire.
9. Combien de jours après l’archivage d’un utilisateur est-il recommandé de procéder au rachat automatique des points ?
La meilleure pratique consiste à définir le nombre de jours après l’archivage d’un utilisateur pour que les points soient automatiquement échangés à un jour de plus que la fréquence à laquelle le fichier utilisateur de votre organisation est envoyé. Par exemple, si votre fichier utilisateur est envoyé toutes les deux semaines, configurez la fonctionnalité de rachat automatique de points pour qu’elle se déclenche tous les 15 jours. Le nombre minimum de jours après l’archivage d’un utilisateur pour que les points soient automatiquement échangés est de 2 jours.
10. Combien de jours après l’archivage d’un utilisateur est-il recommandé de procéder à l’archivage des points (retour au compte de l’entreprise) si les points ne sont pas éligibles au rachat automatique ?
La meilleure pratique consiste à définir le nombre de jours après lequel les points seront archivés (ou retournés au compte de l’entreprise) au moins deux jours après le déclencheur de la fonctionnalité de rachat automatique de points. Par exemple, si les points des utilisateurs archivés sont automatiquement échangés 15 jours après leur archivage, définissez la fonctionnalité d’archivage des points utilisateurs pour retourner les points qui ne sont pas éligibles au rachat automatique au compte de l’entreprise au moins 17 jours après la date d’archivage des utilisateurs. Le nombre minimum de jours après l’archivage d’un utilisateur pour que les points soient archivés (ou retournés au compte de l’entreprise) est de 7 jours.
11. Pays sans rachat automatique de points : Que se passe-t-il si le rachat automatique de points est activé, mais qu’un pays dans lequel se trouve l’employé n’a pas d’option de rachat par carte prépayée ?
Les points ne seront pas automatiquement échangés et resteront soit dans le compte, soit seront retournés au solde de l’entreprise si la fonctionnalité d’archivage des points utilisateurs est activée.
12. S’il n’y a PAS d’adresse courriel secondaire, que fait le rachat automatique de points ?
Rien. Les points restent dans le solde et aucune carte prépayée virtuelle n’est délivrée parce que le champ Courriel secondaire est vide. Les points restent dans le portefeuille des employés lorsqu’aucune adresse courriel secondaire n’est inscrite, généralement jusqu’au prochain déclencheur d’automatisation le plus courant (suppression d’archive).
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.