Cet article explique comment gérer plusieurs budgets à la fois en utilisant un fichier CSV au lieu de gérer chacun séparément. Un fichier CSV d’exemple est ici à titre de référence.
Remarque : Les groupes de budgets ne peuvent pas être gérés via CSV.
- Téléchargement du modèle CSV des budgets
- Explication des colonnes du fichier
- Téléversement du fichier CSV des budgets
- Notes importantes
Téléchargement du modèle CSV des budgets
- Connectez-vous à la plateforme.
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur Finance, puis sur Budgets.
- Cliquez sur Gérer les budgets, puis sur Modifier avec téléversement CSV.
- Cliquez sur budgets.csv pour télécharger un modèle du fichier. Ce fichier inclura tous les budgets actifs et leurs soldes actuels. Le fichier sera enregistré dans votre dossier de téléchargements sous le nom "budgets.csv".
Une fois le fichier ouvert, vous pouvez ajuster les soldes des budgets, assigner des utilisateurs à des budgets spécifiques et créer de nouveaux budgets.
Explication des colonnes du fichier
- Id : Le numéro d’identification en colonne A est attribué automatiquement par la plateforme Awardco. Ne pas ajouter ni modifier ce numéro d’ID.
- Nom : C’est le nom désigné du budget.
- Groupe de budget : Cette colonne affiche le nom du groupe de budget associé aux données utilisateur correspondantes. Les groupes de budgets ne peuvent être configurés que dans l’onglet Budgets et ne peuvent pas être archivés via CSV. L’archivage doit être effectué dans l’onglet Budgets.
- Budget parent : Cette colonne montre le nom du budget parent associé aux données utilisateur de cette ligne. Seul le nom d’un budget parent peut être modifié via le téléversement CSV.
- Id du budget parent : Le numéro d’identification en colonne E est attribué automatiquement par la plateforme Awardco. Ne pas ajouter ni modifier ce numéro d’ID.
- Solde : Cette cellule indique le solde actuel du budget. Veuillez tenir compte du solde du compte de l’entreprise lors des ajustements. Si le montant saisi est inférieur au solde actuel, la différence sera retournée au compte de l’entreprise.
- Métadonnées : Si l’accès au budget est déterminé par des métadonnées, l’information s’affichera au format : {"En-tête de colonne Métadonnées":["Valeur Métadonnée"]}. Pour inclure plusieurs valeurs de métadonnées provenant de la même colonne ou pour établir l’accès au budget en utilisant des valeurs de métadonnées de différentes colonnes, séparez les séquences par des virgules.
- Remarque : Les valeurs de métadonnées des groupes de budgets ne peuvent pas être modifiées.
- Groupes : Pour accorder l’accès à un budget à un groupe entier, saisissez le nom du groupe dans cette colonne. Pour plusieurs groupes, séparez leurs noms par un point-virgule (;). Par exemple : "Founding Fathers;Admins" accordera l’accès aux groupes "Founding Fathers" et "Admins".
- Utilisateurs : Vous pouvez accorder l’accès au budget à des utilisateurs individuels ou à des groupes entiers. Pour accorder l’accès à un utilisateur individuel, saisissez son numéro d’ID dans cette colonne. Pour plusieurs utilisateurs, séparez leurs numéros d’ID par un point-virgule (;). Par exemple : "1;16" accordera l’accès aux utilisateurs avec les ID 1 et 16.
- Remarque : Si les colonnes Groupes et Utilisateurs sont laissées vides, personne n’aura accès au budget.
- Centre de coûts : Saisissez le nom ou l’ID de votre tableau des centres de coûts de l’entreprise. Ceci est facultatif ou obligatoire selon les paramètres de votre entreprise.
- Taxable : Saisissez "Oui" ou "Non". Ce paramètre n’affecte pas le fonctionnement du budget et sert uniquement à des fins de rapport.
- Remarque : Le paramètre taxable d’un groupe de budgets ne peut pas être modifié via le téléversement CSV. Pour mettre à jour ce paramètre pour un groupe entier, sélectionnez l’option "..." à droite du groupe de budget dans l’onglet Budgets.
- Propriétaires : Pour désigner un propriétaire de budget, saisissez l’ID employé du propriétaire dans cette colonne. Séparez plusieurs ID de propriétaires par un point-virgule (;).
- Remarque : Ajouter des propriétaires de budget créera un onglet de budget dédié pour ces gestionnaires, leur permettant de créer des sous-budgets. Si vous ne souhaitez pas que les gestionnaires aient cette capacité, limitez-les au rôle "Utilisateurs" seulement.
- Rôles : Par défaut, si une valeur de groupe ou de métadonnées est assignée à un budget dans les colonnes Groupes ou Métadonnées, tous les types de rôles (Admin, Gestionnaire exécutif, Gestionnaire de groupe et Employé) auront accès à ce budget. Pour limiter l’accès Métadonnées/Groupe à des rôles spécifiques, ajoutez le(s) nom(s) de rôle aux paramètres d’accès au budget dans la colonne Rôles. Les valeurs acceptables sont "Employé", "Gestionnaire de groupe", "Gestionnaire exécutif" et "Admin". Si vous assignez plusieurs rôles, séparez les valeurs par un point-virgule (;).
- ReloadRuleId : Saisissez l’ID de la règle de rechargement automatique pour le budget. Trouvez-le sur la page Règles de rechargement automatique.
- ReloadRuleName : Saisissez le nom de la règle de rechargement automatique pour le budget. Trouvez-le sur la page Règles de rechargement automatique.
Téléversement du fichier CSV des budgets
Une fois que vous avez effectué les ajustements nécessaires à vos budgets dans le fichier .csv, enregistrez-le. Vous pouvez ensuite importer ce fichier dans votre plateforme Awardco pour mettre à jour tous vos budgets en une seule fois. Pour ce faire :
- Retournez à votre onglet Budgets.
- Cliquez sur Gérer les budgets, puis sur Modifier avec téléversement CSV.
- Si vous souhaitez archiver les budgets qui ne sont pas inclus dans le fichier téléversé, activez l’option "archiver" sur Oui.
- Sélectionnez votre fichier enregistré.
- Cliquez sur Soumettre pour téléverser.
Vos nouvelles mises à jour des budgets seront appliquées immédiatement dans le système.
Remarque : Il s’agit d’un processus de téléversement tout ou rien. Par mesure de sécurité, si le système détecte une erreur dans les données qu’il ne peut pas interpréter, vous recevrez une notification et aucun changement ne sera téléversé. Cela garantit que les fonds ne sont pas déposés ou retirés incorrectement des budgets avant que les erreurs soient identifiées et corrigées.
Notes importantes
- Les budgets réguliers peuvent être ajustés via le téléversement CSV.
- Les groupes de budgets ne peuvent pas être archivés via le téléversement CSV.
- Seul le nom des budgets parents peut être ajusté via le téléversement CSV.
- Le paramètre taxable d’un groupe de budgets ne peut pas être modifié via le téléversement CSV. Utilisez l’option "Modifier le budget" (accessible via les "..." à droite du groupe de budget dans l’onglet Budgets) pour mettre à jour le paramètre taxable pour tout le groupe.
- Les valeurs de métadonnées des budgets enfants ne peuvent pas être ajustées via le téléversement CSV.
- Les budgets contenant des erreurs sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiés.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.