Gestion des paramètres des profils utilisateur

Les profils utilisateur offrent un centre centralisé permettant aux employés de personnaliser leur présence et de se connecter au sein de la plateforme. En tant qu’administrateur Awardco, vous disposez de contrôles clés pour façonner cette expérience, en veillant à ce qu’elle soit conforme aux politiques de votre entreprise et favorise l’engagement. En gérant efficacement les paramètres et les widgets dans l’administration des profils utilisateur, vous pouvez créer une expérience précieuse et engageante pour vos employés, favorisant la connexion et un sentiment de communauté plus fort au sein de votre organisation. Cet article vous guidera à travers les paramètres disponibles pour la gestion des profils utilisateur.

Consultez l’article d’assistance « Votre guide des profils utilisateur » pour obtenir des informations sur les vues des profils utilisateur destinées aux utilisateurs.

1. Accéder aux paramètres du profil utilisateur
2. L’onglet Paramètres
   • Champs du profil
   • Informations d’identification de l’utilisateur
3. L’onglet Widgets
   • À propos de moi 
     • Ajouter des sections
     • Ajouter des champs
     • Gérer les sections et les champs
     • Publier et dépublier le widget « À propos de moi »
     • Enregistrer et annuler les modifications
   • Badges de réussite
   • Reconnaissances
4. Bonnes pratiques et considérations

Accéder aux paramètres du profil utilisateur

Pour accéder aux paramètres d’administration des profils utilisateur :

1. Connectez-vous à votre compte.
2. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation gauche.
3. Dans le menu de navigation gauche, cliquez sur « Utilisateurs » puis sur « Profils ».

Vous verrez maintenant deux onglets : Paramètres et Widgets.

L’onglet Paramètres

Champs du profil

Cette section de l’onglet Paramètres dans la section d’administration des profils utilisateur est l’endroit où vous gérez la politique utilisateur. Cette page contrôle quels champs d’informations personnelles sont visibles et/ou modifiables par les employés dans leurs profils. Ici, vous pouvez :

• Définir la visibilité par défaut : déterminer si un champ est public ou privé par défaut pour tous les utilisateurs.
• Permettre la modification par l’utilisateur : accorder aux employés la possibilité de modifier la valeur de certains champs d’informations personnelles (par exemple, numéro de téléphone, courriel secondaire).
• Activer le contrôle de visibilité par l’utilisateur : permettre aux utilisateurs de changer la visibilité de leurs informations entre public et privé.

Note : certains paramètres de modification et de visibilité sont contrôlés par le système et ne peuvent pas être modifiés.

Note importante concernant la visibilité des courriels : verrouiller la visibilité d’un courriel principal ou secondaire sur « ne pas afficher » s’applique uniquement aux profils utilisateur. Si votre entreprise a choisi d’afficher les courriels dans d’autres parties de la plateforme (par exemple, la recherche de métadonnées ou les rapports des gestionnaires), ces paramètres ne seront pas affectés.

Considérations clés :

• Tenez compte des politiques de confidentialité des données de votre entreprise lors de la détermination de la modifiabilité et de la visibilité par défaut des informations personnelles.
• Les modifications apportées ici auront un impact sur les informations que les employés peuvent voir et potentiellement modifier dans le widget Informations personnelles sur leur onglet À propos.

Informations d’identification de l’utilisateur

Sélectionnez les informations qui s’affichent sous le nom d’un utilisateur sur les profils et dans les résultats de recherche. Cela facilite l’identification des personnes dans la plateforme. Utilisez les menus déroulants Métadonnées pour sélectionner les valeurs de métadonnées (comme le département ou le lieu) qui s’afficheront à côté des noms des employés dans les résultats de recherche de la plateforme. Cela aide les utilisateurs à identifier le bon destinataire grâce à des informations pertinentes issues du dossier utilisateur. Assurez-vous que les métadonnées sont incluses dans le dossier utilisateur pour utiliser cette fonctionnalité.

L’onglet Widgets

L’onglet Widgets est l’endroit où vous gérez les différents widgets qui apparaissent sur les profils utilisateur. 

À propos de moi

Note : le widget « À propos de moi » n’est pas activé ou publié par défaut. Cette section vous guidera pour ajouter et modifier les champs du profil dans le widget « À propos de moi », et la section « Publier et dépublier le widget ‘À propos de moi’ » vous montrera comment mettre vos modifications en ligne.

Pour commencer à modifier les éléments de la section « À propos de moi », cliquez sur le nom « À propos de moi ». Sur la page d’administration À propos de moi, vous avez la possibilité de personnaliser les sections et les champs que les employés peuvent remplir sur leur onglet À propos.

Ajouter des sections

Les sections aident à organiser les champs À propos de moi, facilitant la navigation et la compréhension des catégories d’informations par les employés. Pour ajouter une nouvelle section :

1. Cliquez sur « Ajouter une section ».
2. Entrez un nom pour la section (maximum 100 caractères). 
3. Cliquez sur « Suivant »
4. Vous pouvez ajouter des champs à cette section dans cette fenêtre (voir la section Ajouter des champs de cet article), ou cliquer sur « Terminé ».

Ajouter des champs

Les champs sont les invites ou questions individuelles dans chaque section auxquelles les employés peuvent répondre. Il existe deux types de champs que vous pouvez ajouter :

Champs standard

Ce sont des champs prédéfinis créés par Awardco. Ils sont destinés aux informations courantes qui pourraient être utilisées dans de futures améliorations de la plateforme (par exemple, flux de reconnaissance, recommandations de points de dépense, groupes communautaires). Vous ne pouvez pas modifier les noms des champs standard, indiqués par une icône de cadenas. Pour ajouter un champ standard :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter des champs » dans une section (ou sur l’icône + en haut de la section).
2. Trouvez le champ standard souhaité dans la fenêtre contextuelle.
3. Cliquez sur « Ajouter ».
4. Lorsque vous avez fini d’ajouter des champs standard, sélectionnez « Terminé ».

Champs personnalisés

Ce sont des champs que vous créez vous-même. Actuellement, les champs personnalisés sont limités à une saisie de texte avec une longueur maximale de réponse de 150 caractères. Cela encourage des réponses concises, en un mot ou limitées. Pour ajouter un champ personnalisé :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter des champs ».
2. Faites défiler jusqu’en bas de la fenêtre contextuelle et cliquez sur « Ajouter un champ personnalisé ».
3. Dans la nouvelle fenêtre contextuelle, entrez un nom pour votre champ personnalisé (maximum 100 caractères).
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Gérer les sections et les champs

• Réorganisation : vous pouvez réorganiser les champs dans une section en cliquant et en faisant glisser l’icône à six points à côté du nom du champ. Vous pouvez réorganiser les sections en cliquant et en faisant glisser l’icône à six points à côté du nom de la section.
• Modification : pour modifier le nom d’un champ non standard ou d’une section, cliquez sur l’icône de crayon à côté. Les champs standard ne peuvent pas être modifiés.
• Suppression : pour supprimer un champ ou une section, cliquez sur l’icône de corbeille.
  • Important : la suppression d’un champ ou d’une section entraînera la suppression définitive de toutes les données que les employés ont précédemment saisies dans ces champs. Une fenêtre d’avertissement apparaîtra pour confirmer cette action.

Publier et dépublier le widget « À propos de moi »

Une fois que vous êtes satisfait de la mise en forme du widget À propos de moi, cliquez sur « Publier » en haut de la page d’administration. Si vous souhaitez dépublier le widget « À propos de moi », cliquez sur « Dépublier le widget ». 

• Lorsque le widget est publié, un indicateur Activé et un bouton Dépublier le widget seront affichés.
• Lorsque le widget est dépublié, un indicateur Désactivé et un bouton Publier le widget seront affichés.

Enregistrer et annuler les modifications

Toutes les modifications que vous apportez au widget À propos de moi ne sont pas en ligne tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de l’écran. Ce bouton n’apparaît que lorsqu’il y a des modifications non enregistrées.

Si vous souhaitez annuler des modifications non enregistrées, cliquez sur le bouton Annuler les modifications pour revenir à la dernière version enregistrée du widget.

Badges de réussite

Pour vous aider à célébrer les étapes importantes des employés, la plateforme offre deux types distincts de badges : Programmes et Plateforme. Bien que les deux apparaissent sur les profils utilisateur, ils sont gérés différemment et déclenchés par des comportements différents.

Vous trouverez les contrôles des badges de réussite dans la section Admin > Utilisateurs > Profils utilisateur, sous l’onglet Widgets, dans une section intitulée « Badges de réussite ». Les badges que vous pouvez configurer sur cette page sont :

• Première reconnaissance envoyée :
  • Les utilisateurs obtiennent ce badge automatiquement après avoir envoyé leur première reconnaissance.
  • Aucun « état vide » n’est affiché avant qu’il soit obtenu, et aucune notification n’est envoyée lors de son obtention. Les utilisateurs le gagnent simplement en envoyant leur première reconnaissance.
• Total des reconnaissances envoyées :
  • Les utilisateurs obtiennent des niveaux de ce badge à mesure qu’ils atteignent des étapes de reconnaissance.
  • Les niveaux sont :
    • Bronze : 10 reconnaissances
    • Argent : 25 reconnaissances
    • Or : 50 reconnaissances
    • Platine : 100 reconnaissances
    • Diamant : 250 reconnaissances
  • Comment les reconnaissances sont comptées : le décompte pour ce badge est basé sur des reconnaissances uniques, ce qui signifie :
    • Les reconnaissances de groupe (celles envoyées à plusieurs personnes, qu’elles soient publiques, privées ou mixtes) comptent pour 1 reconnaissance, peu importe le nombre d’individus inclus.
    • Les reconnaissances programmées et les rappels comptent aussi pour 1 reconnaissance, suivant la même règle de reconnaissance unique.
    • Les reconnaissances en file d’attente (par exemple, celles téléchargées dans la zone Files d’attente, les commentaires du Livre de souvenirs ou les reconnaissances automatisées) ne comptent pas pour ce badge.

Vous pouvez facilement suivre quand les badges sont obtenus par les utilisateurs grâce au nouveau rapport des badges obtenus, disponible sous Admin > Rapports > Badges obtenus. Ce rapport montre les informations personnelles de la personne ayant obtenu le badge, quel badge elle a obtenu et la date/heure de l’obtention. Il inclut des contrôles de rapport standard comme le filtrage et l’affichage des colonnes.

Clarifications sur les badges

• Terminologie : les « badges de réussite du programme » désignent les badges obtenus via les programmes de reconnaissance et de gain. Les « badges de réussite de la plateforme » désignent spécifiquement les badges « Première reconnaissance envoyée » et « Total des reconnaissances envoyées » qui suivent les niveaux de reconnaissance.
• Désactivation des badges :
  • Si les badges de réussite sont désactivés, ils n’apparaîtront plus sur les profils utilisateur.
  • Si un programme ayant un badge de programme est archivé, le badge de programme restera sur le profil.
  • Si un badge est retiré d’un programme, le badge de programme associé sera supprimé des profils utilisateur.
• Expiration des badges : les badges n’expirent pas. Les badges de réussite persisteront tant que leurs bascules respectives restent activées. Les badges de programme resteront tant que le programme auquel ils sont associés est actif ou archivé.
• Déploiement automatique (utilisateurs Awardco 2.0) : pour les utilisateurs Awardco 2.0, les badges de réussite seront automatiquement activés. Un processus de rattrapage aura lieu, ce qui signifie que les utilisateurs ayant déjà rempli les critères pour le total des reconnaissances envoyées (par exemple, avoir envoyé 10 reconnaissances) recevront automatiquement le badge correspondant (par exemple, Bronze). De même, ceux qui ont envoyé leur première reconnaissance recevront le badge Première reconnaissance envoyée.
• Date d’obtention pour les badges existants : lorsque la fonctionnalité des badges de réussite est activée pour la première fois, la « date d’obtention » pour tout badge précédemment obtenu reflétera la date à laquelle la fonctionnalité a été activée. Par la suite, une fois activée, toutes les nouvelles dates d’obtention seront exactes.
• Badge de première reconnaissance pour les reconnaisseurs passés : actuellement, il n’est pas possible d’empêcher les utilisateurs qui ont déjà reconnu dans le passé de recevoir automatiquement le badge Première reconnaissance envoyée une fois la fonctionnalité activée. Si cette fonctionnalité est souhaitée, elle devrait être enregistrée dans Pendo pour examen.

Reconnaissances

• Télécharger les reconnaissances : permettre aux utilisateurs de télécharger un fichier CSV des reconnaissances qu’ils ont données ou reçues. Cette option apparaîtra dans l’onglet Reconnaissances du profil d’un utilisateur, au-dessus du fil des reconnaissances.

Bonnes pratiques et considérations

• Encouragez l’utilisation des champs standard : exploiter les champs standard permettra d’éventuelles améliorations et intégrations futures dans la plateforme.
• Planifiez soigneusement vos sections et champs : considérez les informations que vous souhaitez collecter et comment elles peuvent être organisées au mieux pour les employés.
• Soyez attentif à l’expérience utilisateur : évitez de créer un nombre excessif de champs ou des champs qui pourraient être perçus comme trop personnels, car cela pourrait décourager les employés de compléter leurs profils.
• Communiquez les changements : informez les employés de toute nouvelle section ou champ ajouté au widget À propos de moi.
• Comprenez l’impact de la suppression des champs : assurez-vous de comprendre les implications de la suppression des champs, car cela entraînera la perte des données fournies par les utilisateurs.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.