Cet article vous guide à travers l'automatisation des récompenses d'anniversaire de votre organisation à l'aide d'un fichier CSV. Avant de procéder avec cette méthode, envisagez de configurer les récompenses d'anniversaire en utilisant le Créateur d'automatisation des récompenses d'anniversaire.
- Formatage de votre fichier utilisateur
- Création de l'automatisation
- Téléchargement du fichier .CSV
- Lier le programme d'anniversaire aux réseaux Smart Award
Formatage de votre fichier utilisateur
Pour traiter les récompenses d'anniversaire, le fichier utilisateur de votre plateforme doit inclure la date de naissance de chaque utilisateur. Voici les formats de date acceptés.
Important : Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez contacter votre personne-ressource Awardco avant d'apporter des modifications à votre fichier utilisateur pour obtenir des conseils. Fournir à notre équipe un contexte sur les informations que vous envoyez nous aide à offrir le meilleur support.
Création de l'automatisation
Prérequis : Assurez-vous que les dates de naissance sont chargées pour tous les utilisateurs dans le fichier utilisateur de la plateforme.
Étapes :
- Connectez-vous à la plateforme.
- Sélectionnez le bouton « Admin » en bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Reconnaissance », « Programmes », puis « Récompenses d'anniversaire ».
- Cliquez sur « Importer CSV » et téléchargez le modèle birthdays.csv.
- Ouvrez le fichier CSV et suivez les instructions ci-dessous.
Explication des champs des récompenses d'anniversaire
Pour mieux vous aider à créer ce fichier, veuillez vous référer au modèle .CSV que vous avez téléchargé.
Code pays - Les programmes d'anniversaire sont organisés par pays et donc, chaque pays exécutant un programme d'anniversaire remplira sa propre ligne. Commencez par saisir le code pays à deux lettres pour chaque pays participant. Par exemple, le Canada est CA, le Royaume-Uni est GB, les États-Unis sont US, le Mexique est MX, l'Allemagne est DE, etc. Vous pouvez trouver les codes pays à deux lettres sur World Atlas ou un autre site similaire. Certains pays ont des codes à deux lettres pouvant être représentés de différentes manières, donc si vous n'êtes pas certain du code à utiliser ici, veuillez contacter votre personne-ressource principale Awardco.
De la part du superviseur - La colonne « De la part du superviseur » doit être remplie avec une valeur « True » ou « False ». Si vous entrez « True », le système accédera à la hiérarchie établie dans votre fichier utilisateur et utilisera le gestionnaire direct du bénéficiaire de la récompense d'anniversaire comme valeur « de la part de » dans la reconnaissance. La reconnaissance dans la plateforme et toute référence à un utilisateur « de la part de » dans le courriel feront référence au gestionnaire direct de l'utilisateur. Si vous entrez « False », vous devrez saisir une valeur dans la colonne « De la part de l'utilisateur ».
De la part de l'utilisateur - Si vous avez entré « True » dans la colonne « De la part du superviseur », laissez cette cellule vide. Si vous avez entré « False » dans la colonne « De la part du superviseur », entrez l'identifiant de l'employé pour l'utilisateur de qui vous souhaitez que la reconnaissance soit envoyée.
Note - Ici, vous saisirez le texte qui sera affiché avec la reconnaissance dans la plateforme. La meilleure pratique est de garder ce message assez court. Un message d'anniversaire plus long peut être intégré dans le modèle de courriel choisi dans la colonne H.
Montant - Le montant indiqué ici est celui que vous attribuerez au bénéficiaire de la récompense d'anniversaire. Si vous souhaitez attribuer une récompense non monétaire, entrez « 0 ». Il est important de noter que le montant sera attribué dans la devise dans laquelle la plateforme a été configurée. Si votre plateforme utilise le USD, entrer 15 attribuera 15 $ USD.
Budget - Si vous attribuez un montant supérieur à zéro avec cette récompense d'anniversaire, vous devrez désigner le budget à partir duquel les fonds seront prélevés. Pour que l'automatisation fonctionne correctement, le nom du budget saisi ici doit correspondre exactement au nom du budget dans la plateforme. Par exemple, si vous souhaitez prélever du budget « Birthday » et que vous tapez « Birthdays » dans cette cellule, la plateforme ne pourra pas prélever les fonds du budget correct.
Public - Ce champ est une déclaration « True » ou « False ». Lorsque vous entrez « True », la reconnaissance sera affichée publiquement dans le fil de la plateforme. Lorsque vous entrez « False », la reconnaissance sera traitée en privé et ne sera pas affichée dans le fil public.
Modèle de courriel utilisateur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer à l'employé célébrant son anniversaire. La valeur saisie ici doit correspondre exactement au nom du modèle. Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, nous recommandons de travailler avec l'équipe Awardco pour créer et utiliser un courriel qui célébrera votre employé.
Modèle de courriel superviseur - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer au gestionnaire direct de l'employé. La valeur saisie ici doit correspondre exactement au nom du modèle. Comme pour le modèle de courriel utilisateur, ce champ n'est pas obligatoire mais est recommandé. Nous recommandons de fournir des directives spécifiques aux gestionnaires lors de la notification des anniversaires de leurs employés, car certains employés peuvent ne pas apprécier une reconnaissance publique au travail. Fournir des directives aux gestionnaires aide à s'assurer qu'ils sont attentifs à la manière dont ils aident leurs employés à célébrer.
Heure - L'heure doit être saisie au format 24 heures. Par exemple, si vous souhaitez que la reconnaissance soit traitée à 15 h, entrez « 15 ». Comme le système ne traite les reconnaissances qu'à l'heure pile, il ne faut pas fournir de valeur pour les minutes.
Fuseau horaire - Saisissez le fuseau horaire en l'épelant complètement. Par exemple, l'heure de la côte Est aux États-Unis serait saisie comme Eastern Standard Time. Il n'est pas nécessaire d'ajuster pour l'heure d'été, car le système effectuera automatiquement l'ajustement selon la période de l'année. Vous pouvez consulter cet article Wikipedia pour localiser votre fuseau horaire local.
Décalage superviseur - Le champ de décalage du superviseur vous permet de programmer l'envoi du courriel de notification au gestionnaire dans les jours précédant l'anniversaire de l'employé. La valeur saisie ici doit être comprise entre -21 et 0. Si vous entrez « -3 », le courriel de notification au gestionnaire sera envoyé trois jours avant la date de naissance de l'employé. Si vous souhaitez que la notification au gestionnaire soit envoyée en même temps que le courriel à l'employé, entrez « 0 ».
Métadonnées - Pour utiliser cette option, vous devez inclure des métadonnées dans votre fichier utilisateur. Saisissez les données dans les cellules sous cette colonne en utilisant le format suivant {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Par exemple, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Assurez-vous d'omettre le symbole "#" avant « Department » et « Clearance » dans l'en-tête des métadonnées, car il télécharge les données, mais ne remplit pas l'automatisation. Lors de l'utilisation de cette option, n'oubliez pas de configurer une ligne « birthday » dans le fichier utilisateur pour distinguer les utilisateurs listés dans le groupe de métadonnées et ceux qui n'en font pas partie. Par exemple, si vous souhaitez récompenser différemment les employés à temps plein par rapport aux employés à temps partiel, vous créeriez une nouvelle ligne où le texte dans le champ serait « FT » pour les employés à temps plein, et vous pourriez entrer « PT » pour les autres.
Téléchargement du fichier .CSV
Après avoir préparé votre fichier CSV :
- Connectez-vous à la plateforme.
- Sélectionnez le bouton « Admin » en bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Reconnaissance », « Programmes », puis « Récompenses d'anniversaire ».
- Cliquez sur « Importer CSV » et sélectionnez votre fichier préparé.
- Cliquez sur « Importer ».
- Examinez et corrigez les messages d'erreur qui apparaissent, puis réimportez le fichier.
Une fois le fichier téléchargé avec succès, vous le verrez listé dans le tableau sous les en-têtes sur la page des Récompenses d'anniversaire.
Lier le programme d'anniversaire aux réseaux Smart Award
Le champ « Programme de reconnaissance » vous permet de connecter votre automatisation de récompenses d'anniversaire à un réseau Smart Award. Cette fonctionnalité vous permet d'offrir différentes options d'échange aux bénéficiaires des récompenses d'anniversaire comparativement à votre réseau de récompenses standard.
Par exemple, vous pourriez vouloir restreindre les dépenses de points d'anniversaire uniquement aux cartes-cadeaux, ou peut-être rendre les cartes-cadeaux disponibles uniquement pour ceux recevant des récompenses d'anniversaire alors qu'elles ne sont pas une option dans vos autres programmes de reconnaissance. Pour appliquer de telles restrictions, vous utiliseriez cette fonctionnalité pour créer un réseau de récompenses spécifique.
Si vous souhaitez que les bénéficiaires des récompenses d'anniversaire aient accès au même réseau de récompenses standard que les autres utilisateurs, laissez simplement le champ « Programme de reconnaissance » vide. Si vous êtes intéressé par la mise en place d'un réseau Smart Award pour les récompenses d'anniversaire, veuillez contacter votre gestionnaire de réussite client Awardco. Vous pouvez également vous référer à l'article Gestion des réseaux de récompenses pour plus d'informations détaillées sur les possibilités de cette fonctionnalité.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.