Les budgets dans Awardco sont essentiels pour financer vos programmes de reconnaissance, agissant comme des portefeuilles virtuels dédiés à des fins ou équipes spécifiques. Ils vous permettent d'allouer et de suivre les fonds efficacement, garantissant que vos initiatives de reconnaissance restent conformes aux directives financières. Cet article vous guidera à travers les aspects fondamentaux de la gestion de ces ressources. Nous couvrirons comment créer de nouveaux budgets adaptés à vos besoins, les gérer en ajustant les fonds et en attribuant l'accès, et enfin, comment archiver les budgets inactifs pour maintenir une plateforme organisée.
- Accéder aux budgets
- Créer un budget
- Ajuster les valeurs du budget
- Attribuer l'accès au budget
- Groupes de budgets
- Rechargement automatique des budgets
- Modifier les paramètres du budget
- Recherche par budget/groupe/utilisateur/métadonnées
- Mise à jour des budgets via un fichier CSV
Accéder aux budgets
- Connectez-vous à la plateforme.
- Sur la page d'accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation gauche.
- Cliquez sur Finance, puis Budgets dans le menu de navigation gauche.
Ici, vous verrez la liste de tous les budgets actuels de votre entreprise et à qui ils sont attribués.
Créer un budget
Vous pouvez créer un nouveau budget en cliquant sur Gérer les budgets puis + Ajouter un budget.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez saisir les détails du nouveau budget. Le champ Nom détermine comment le budget sera identifié dans l'onglet Budgets pour les administrateurs et comment il apparaîtra aux utilisateurs sur l'interface. Le champ Centre de coût vous permet d'associer le budget à un centre de coût spécifique. Notez que le centre de coût souhaité doit être créé avant de pouvoir être attribué à un budget. Les centres de coût sont généralement utilisés par les grandes organisations qui doivent suivre de nombreux budgets à travers différentes unités commerciales. Pour configurer des centres de coût pour votre organisation, veuillez contacter votre gestionnaire de réussite client.
Ensuite, spécifiez si le budget est taxable ou non taxable à des fins de rapport uniquement ; cela n'affecte pas son fonctionnement. Vous pouvez également attribuer des Propriétaires de budget, mais cela ne leur donne pas accès au budget. Pour plus de détails, consultez l’article sur les Propriétaires de budget. Les utilisateurs qui ont besoin d'accéder au budget doivent être ajoutés après la création (voir « Attribution de l'accès au budget » ci-dessous). Les Propriétaires de budget et le Centre de coût sont optionnels. Pour exiger un Centre de coût, contactez votre représentant Awardco.
Entrez le nom du budget, attribuez un centre de coût (le cas échéant), sélectionnez le statut de taxation, puis cliquez sur OK.
Votre budget nouvellement créé apparaîtra maintenant dans votre liste de budgets actuels.
Une fois un budget établi, vous devrez définir son solde initial et déterminer quels utilisateurs auront accès pour l'utiliser dans le cadre des reconnaissances monétaires.
Ajuster les valeurs du budget
Pour ajouter ou retirer des fonds d’un budget, localisez le budget dans la liste des budgets de votre plateforme. Cliquez sur l’icône en cercle à l’extrême droite de l’entrée du budget et sélectionnez « Ajouter/Retirer des points ». Vous pouvez également accéder rapidement à la fenêtre « Ajouter/Retirer des points » en cliquant directement sur le solde actuel du budget.
Cette action ouvrira la fenêtre « Ajouter/Retirer des points », vous permettant de modifier le solde du budget. Pour augmenter les fonds, saisissez un nombre positif dans les champs Points ou Fonds. Si votre plateforme fonctionne sur un ratio 1:1 Points à Dollars, les valeurs de ces champs seront identiques. Le ratio spécifique utilisé par votre plateforme est affiché directement sous ces champs. Pour diminuer le budget, saisissez un nombre négatif (par exemple, pour retirer 200 points, entrez -200). Une fois la valeur souhaitée saisie, cliquez sur « Mettre à jour le solde ».
L’erreur « Montant non valide » signifie que votre compte d’entreprise ne dispose pas de suffisamment de points. Consultez cet article pour apprendre comment ajouter des points.
Vous avez également la possibilité de transférer des fonds directement d’un budget à un autre. Pour ce faire, cliquez de nouveau sur l’icône en cercle à l’extrême droite du budget et sélectionnez « Transférer des points ».
Cela ouvrira la fenêtre « Transférer des points depuis [Nom du budget] ». Spécifiez le budget de destination en saisissant son nom, puis entrez le montant que vous souhaitez transférer. Cliquez sur « Transférer » pour compléter le déplacement. Si une erreur « fonds insuffisants » apparaît, cela signifie que le budget d’origine ne dispose pas de suffisamment de points pour effectuer le transfert.
REMARQUE : Tous les changements de solde des budgets sont immédiats. Il n’y aura aucun délai dans le transfert des fonds, qu’ils proviennent du compte de l’entreprise ou d’un autre budget.
Attribuer l'accès au budget
L’accès au budget est accordé en saisissant un Utilisateur, un Groupe, des Métadonnées ou un Rôle dans le champ d’accès au budget. Par défaut, lorsqu’un Groupe ou une valeur de Métadonnée est attribué à un budget, tous les types de rôles (Admin, Gestionnaire exécutif, Gestionnaire de groupe, et Employé) auront accès à ce budget. Si vous devez restreindre l’accès Métadonnées/Groupe à des rôles spécifiques, il suffit d’inclure le nom du rôle dans les paramètres d’accès au budget. Cliquez dans le champ de recherche du budget pour rechercher la personne, le Groupe, les Métadonnées et/ou le rôle que vous souhaitez attribuer.
Dans l’exemple ci-dessus avec le budget « Anniversaires », l’utilisateur « Dan Anderson », le groupe « Margaret Johnson » et le sous-ensemble de métadonnées « Ventes » ont tous été assignés. Cela signifie que Dan Anderson, tous les utilisateurs du groupe de Margaret Johnson, et tous les utilisateurs du département des Ventes ont maintenant accès au budget Anniversaires. Considérons l’attribution du rôle « Admin » et du sous-ensemble de métadonnées « Niveau d’emploi : 1 » au budget « Cyber Sécurité ». Pour ce faire, nous cliquerions à côté du budget Cyber Sécurité et saisirions « Admins » dans le champ de recherche. Une fois « Admins » apparu dans le menu déroulant, sélectionnez-le pour ajouter le rôle à l’accès du budget.
Nous pouvons suivre le même processus pour « Niveau d’emploi : 1 ». Pour rechercher des métadonnées, saisissez la valeur de données, « 1 ».
Maintenant, tous les Admins qui sont aussi dans le groupe d’emploi Niveau 1 ont accès au budget Cyber Sécurité.
Lorsque plusieurs champs de métadonnées sont ajoutés au champ d’accès d’un même budget, cela fonctionne comme une condition ET. Par exemple, si « Département : Ventes » et « rôle : Gestionnaire de groupe » sont tous deux ajoutés, seuls les utilisateurs qui sont dans le département des Ventes et qui sont gestionnaires de groupe auront accès au budget. À l’inverse, lorsque plusieurs valeurs de métadonnées dans le même champ sont ajoutées, l’accès au budget fonctionne comme une condition OU. Si les valeurs de métadonnées « Département : Ventes » et « Département : Marketing » sont ajoutées, les utilisateurs dans les départements Ventes ou Marketing auront accès au budget.
Groupes de budgets
Les groupes de budgets gèrent l’accès en regroupant les budgets selon un champ de métadonnées. Les utilisateurs liés à une valeur de métadonnée obtiennent automatiquement l’accès au budget correspondant, même en cas de changements organisationnels. Pour les détails de configuration, consultez cet article.
Rechargement automatique des budgets
Le rechargement automatique des budgets remplit automatiquement les soldes des budgets selon un horaire défini, ce qui fait gagner du temps et assure que les fonds sont toujours disponibles pour la reconnaissance. Vous pouvez définir des règles pour la fréquence de rechargement (hebdomadaire, mensuelle), le montant des points (fixe ou par effectif), et les budgets ou groupes cibles. Cela maintient vos programmes de reconnaissance sans interruptions dues à un manque de budget. Pour les détails de configuration et gestion, consultez l’article de support sur le rechargement automatique des budgets.
Modifier les paramètres du budget
Pour modifier le nom d’un budget, le centre de coût, le statut de taxation ou le propriétaire assigné, cliquez sur l’icône « ... » à droite de l’entrée du budget et sélectionnez « Modifier le budget ». Cela ouvrira la fenêtre « Modifier le budget », qui contient les mêmes champs que la fenêtre « Créer un budget ». Vous avez aussi l’option d’ajouter une règle de rechargement du budget. Effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer. Depuis cette fenêtre, vous avez également la possibilité d’archiver le budget. Alternativement, vous pouvez archiver un budget en cliquant sur l’icône en cercle et en sélectionnant « Archiver le budget ». Cela déclenchera une invite de confirmation où vous devrez confirmer votre demande d’archivage.
Note : Si vous modifiez les propriétaires d’un groupe de budgets de gestionnaire, la propriété modifiée au niveau du groupe changera la propriété de tous les budgets sous ce groupe et reflétera la même propriété. Si vous souhaitez des propriétaires différents pour différents budgets sous le groupe de budgets, veillez à modifier les propriétaires au niveau individuel du budget.
Si vous archivez un budget et que vous devez ensuite le réactiver, allez à l’onglet Inactif en haut de la page des budgets. Localisez le budget désiré, cliquez sur l’icône « ... » à sa droite, puis sélectionnez « Activer le budget ».
Recherche par budget/groupe/utilisateur/métadonnées
Si vous devez trouver des informations liées à un budget spécifique, voir quels groupes ou utilisateurs ont accès à certains budgets, ou identifier quels budgets utilisent une valeur de métadonnée spécifique pour le contrôle d’accès, utilisez simplement la barre de recherche située au-dessus de la liste des budgets actifs. Entrez vos termes de recherche et appuyez sur Entrée pour lancer la recherche.
La recherche par nom d’utilisateur affichera tous les budgets auxquels cet utilisateur est actuellement associé. De même, la recherche par nom de groupe montrera tous les budgets auxquels ce groupe a accès. La recherche par nom de budget révélera tous les groupes et utilisateurs qui y sont assignés. Enfin, la recherche par valeur de métadonnée listera tous les budgets qui utilisent cette valeur de métadonnée spécifique comme partie de leurs paramètres d’accès au budget.
Mise à jour des budgets via un fichier CSV
Pour voir tous vos budgets ou effectuer des modifications en masse, téléchargez la liste actuelle des budgets au format .csv. Après modification, téléversez-la pour appliquer les changements (voir notre article sur la gestion des budgets via fichier CSV pour les détails). Cliquez sur Télécharger CSV en haut à droite de la page des budgets, puis sélectionnez budgets.csv pour le téléchargement.
Lorsque vous ouvrez le fichier téléchargé, il est recommandé de l’enregistrer avec la date du téléchargement pour archivage. Le fichier contiendra des informations clés telles que la liste de vos budgets, le solde monétaire actuel de chaque budget, et les détails sur qui a accès aux budgets. Toute modification apportée à ce fichier peut être appliquée à vos budgets en direct lors du téléversement dans le système.
Note : Il est crucial de NE PAS modifier les valeurs dans les colonnes Id ou Parent Budget Ids. Ce sont des identifiants uniques générés automatiquement que notre système utilise pour distinguer les différents budgets, notamment ceux qui pourraient porter le même nom dans différentes entreprises (par exemple, « récompenses de service » est un nom de budget courant).
Vous pouvez facilement changer le nom de n’importe quel budget en tapant le nouveau nom directement dans la cellule correspondante de la colonne Nom.
La colonne Solde vous permet d’ajuster le montant monétaire de chaque budget. Lorsque vous téléversez le fichier modifié, le solde de chaque budget sera réinitialisé à la valeur exacte que vous avez saisie dans sa cellule correspondante de cette colonne. Pour ajouter ou soustraire du solde existant, tapez soit un symbole « + » ou « - » avant la valeur numérique dans la colonne Solde.
Note : Pour que les signes « + » et « - » soient conservés dans les cellules, vous devrez formater la colonne solde en tant que cellules texte dans votre programme de tableur.
La colonne Groupes vous permet de modifier les différents groupes qui auront accès à chaque budget. La colonne Utilisateurs indique quels utilisateurs individuels ont actuellement accès à un budget spécifique.
Ajoutez une règle de rechargement automatique du budget en saisissant son ID dans la colonne ReloadRuleId ou son nom dans la colonne ReloadRuleName. Vous les trouverez dans l’onglet Règles de rechargement automatique.
Vous pouvez aussi ajouter un tout nouveau budget à votre système en ajoutant une nouvelle ligne au fichier. Dans ce cas, laissez la cellule Id vide ; notre système attribuera automatiquement un ID unique lors de la création du nouveau budget au moment du téléversement. Une fois vos modifications soigneusement vérifiées et confirmées, cliquez sur Télécharger CSV, sélectionnez votre fichier modifié, puis cliquez sur OK. Si vous souhaitez archiver des budgets qui ne sont pas inclus dans le fichier CSV téléversé, activez l’option Archiver avant de cliquer sur OK.
Votre liste de budgets actifs sera alors mise à jour pour refléter toutes les informations que vous avez saisies dans le fichier .csv.
Si vous avez des questions, veuillez contacter le support administratif Awardco.