Paramètres du programme de gains (héritage)

Tout programme d’incitation est simplement une autre forme de reconnaissance et de récompenses, mais ils ne doivent pas toujours impliquer un pair ou un gestionnaire. En fait, ne serait-il pas agréable que les employés prennent en charge leurs propres incitatifs ? C’est exactement ce que sont les programmes de gains : un moyen simple d’inciter les employés à atteindre des objectifs, à accomplir des tâches et à participer à toutes sortes d’initiatives. Ils sont personnalisables selon votre organisation, vos objectifs et vos budgets. Cet article présentera les paramètres généraux du programme de gains et vous guidera à travers chaque étape pour créer et modifier un programme de gains. Veuillez consulter la vidéo ci-dessous pour une démonstration de la création d’un programme de gains simple. L’article sur la création d’un programme de gains monétaire sert également de ressource supplémentaire.
 

1. Navigation vers Gains
2. Ajouter un programme de gains
3. Paramètres généraux
4. Configuration des règles
5. Paramètres d’affichage
6. Paramètres des questions
7. Paramètres des notifications
8. Assistance supplémentaire

Navigation vers Gains

Localisez les paramètres du programme de gains en vous connectant à votre compte Awardco, en cliquant sur le bouton Paramètres Admin en haut à droite, en sélectionnant Paramètres en haut de l’écran, en faisant défiler vers le bas et en cliquant sur « Programmes de gains » sur le côté gauche de l’écran.
 

Sur cette page, vous verrez l’option pour activer ou désactiver les programmes de gains. Ce paramètre rend simplement les programmes de gains accessibles à vos employés sur la page d’accueil. La capture d’écran ci-dessous montre à quoi ressemblerait la page d’accueil avec cette fonctionnalité activée.
 

Ce qui est saisi dans le champ Titre de la page sera le nom affiché dans l’onglet de la barre de navigation.
 

Ci-dessous, vous verrez une liste de tous les programmes de gains actifs. Vous pouvez cliquer sur le nom d’un programme pour modifier les paramètres du programme de gains. Cliquez sur les « … » à droite de n’importe quel programme de gains pour accéder à la fonctionnalité de duplication de ce programme. Vous pouvez accéder à tout programme de gains archivé en basculant sur « Archivé ». 
 

Ajouter un programme de gains

Maintenant, parcourons le processus de création d’un programme de gains. Pour cet exemple, nous allons configurer un programme où les employés peuvent réclamer 10 points pour avoir complété une formation RH. Commencez par sélectionner « Ajouter un programme » en haut à droite de l’écran.
 

Donnez un nom au programme, une date de début et une heure de début. Si vous souhaitez que le programme soit disponible à un moment précis dans le futur, saisissez une date et une heure futures. Le fuseau horaire par défaut est le Temps universel coordonné, mais vous pouvez sélectionner votre fuseau horaire dans le menu déroulant. La sélection d’une date de fin signifie que le programme sera archivé une fois la date atteinte, et les employés ne pourront plus gagner de points via ce programme. Une fois ces paramètres finalisés, sélectionnez « Créer le programme ». 
 

Paramètres généraux

Dans la vue des paramètres généraux, vous pouvez modifier le nom et la date d’un programme de gains après sa création. De plus, vous pouvez télécharger une image personnalisée que les utilisateurs verront comme image d’en-tête du programme lorsqu’ils sélectionnent le type de reconnaissance. Nous avons une sélection d’images recommandées disponibles, ou vous pouvez sélectionner et télécharger la vôtre. Les dimensions de l’image pour cette tuile sont de 1200 px par 600 px.
 

Ajoutez une brève description du programme qui aide les utilisateurs à identifier et sélectionner le programme qu’ils recherchent. Ajouter un message de lien « En savoir plus » fournit des informations supplémentaires accessibles en sélectionnant l’option « en savoir plus » pour chaque programme. Ce message peut aider davantage les utilisateurs à choisir le bon programme pour les nominations et reconnaissances ou à comprendre les détails plus fins d’un programme. 
 

La fonction FAQ, lorsqu’elle est activée, affiche un lien sur la page de soumission de reconnaissance qui génère une fenêtre contextuelle pouvant être utilisée pour exposer les directives du programme que les utilisateurs doivent prendre en compte lors de la soumission de la récompense. Cliquez sur « Modifier » pour changer ce que les utilisateurs voient. Si une valeur est saisie dans le champ « Affichage », le lien FAQ sera affiché sur l’écran de soumission, même si le message est vide. La boîte HTML contient le contenu qui sera affiché dans la fenêtre contextuelle lorsque le lien est cliqué. Utiliser le HTML ici permet d’héberger des images, PDF ou autres documents personnalisés dans la fenêtre contextuelle.
 

Sélectionnez « Suivant » lorsque vous avez terminé d’organiser vos paramètres généraux.
 

Configuration des règles

La section Règles vous aidera à définir qui peut participer, à quelle fréquence ils peuvent gagner et les budgets autorisés.
 

• Donneur de récompense : Choisissez qui remet la reconnaissance. Les options sont le bot de l’entreprise, le superviseur du bénéficiaire, une étiquette de métadonnées spécifique liée à un utilisateur ou un utilisateur spécifique dans le système. Si l’option métadonnées est sélectionnée, le programme de gains vérifiera systématiquement les utilisateurs en commençant par le superviseur du bénéficiaire, puis suivra la chaîne de commandement jusqu’à ce que quelqu’un dans cette chaîne ait une étiquette correspondant à celle sélectionnée.
• Limites d’éligibilité : Sélectionnez quels utilisateurs sont éligibles pour recevoir des récompenses pour ce programme de gains. Vous pouvez désigner tous les utilisateurs comme éligibles ou limiter les bénéficiaires en désignant des groupes, des étiquettes de métadonnées ou en listant des utilisateurs individuels. Les utilisateurs désignés pourront réclamer des récompenses via le programme.
• Limites de réclamation : Ce sont des règles ajoutées, ce qui signifie que vous devez configurer la limite puis enregistrer la règle individuelle. Vous pouvez choisir de ne pas avoir de limites pour ce programme de gains en basculant sur « Pas de limites », cependant, cela n’est pas recommandé. Les règles peuvent être configurées en utilisant les champs suivants : 
  • Période de limite basée sur - Les limites peuvent être définies pour commencer le premier jour de la période en cours (ex. premier de l’année, du mois, du trimestre, etc.) selon le calendrier, ou être basées sur la date de début du programme indiquée. Si cette dernière option est sélectionnée, les limites seront basées sur l’anniversaire le plus récent de la date de début (ex. si aujourd’hui est le 12/04/21 et la date de début du programme est le 23/06/19, l’anniversaire le plus récent est le 23/06/20 ; si la date de début est le 23/03/15, l’anniversaire le plus récent est le 23/03/21.)
  • Bénéficiaire - Sélectionnez soit « Tous les utilisateurs » (si vous souhaitez que tout le monde dans votre organisation soit éligible à réclamer), soit Rôle si vous souhaitez désigner Employés, Gestionnaires de groupe, Gestionnaires exécutifs ou Admins comme éligibles à réclamer des reconnaissances de gains dans le programme.
  • Fréquence | Montant - Déterminez si vous souhaitez limiter par fréquence ou par montant monétaire des nominations collectives soumises via ce programme. Cette limite est pour une période définie - chaque mois, 3 mois, 6 mois ou 1 an. 
  • Afficher le restant - Lorsque « Oui » est sélectionné, le nombre de réclamations restantes disponibles pour l’utilisateur soumettant une demande de gains sera affiché sur leur formulaire de soumission de reconnaissance. Cela est basé sur les règles de limite que vous établissez. Par exemple, lorsqu’activé, si vous permettez aux utilisateurs de soumettre 4 demandes de gains chaque trimestre, ils verront combien de demandes il leur reste pour le trimestre sur la page de soumission. 

Pour cet exemple, j’attribuerai le donneur de récompense au Bot, je donnerai à tous les utilisateurs l’éligibilité pour réclamer une récompense une fois tous les trois mois, et je baserai mes périodes de limite sur la date de début de l’année civile. Pour toute règle créée sur les limites de réclamation, n’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter une règle » pour assurer que vos modifications soient enregistrées.
 

• Budget : Toutes les récompenses de gains seront attribuées à partir d’un seul budget ; utilisez cet outil pour sélectionner le budget à partir duquel les points doivent être prélevés. L’option « Gérer les budgets » vous mènera directement à l’onglet Budgets.
• Réseau de récompense : Le réseau de récompense désigné ici contrôle les options de rédemption disponibles pour les points attribués via ce programme. Dans la plupart des cas, « Standard » est la désignation appropriée. Si vous souhaitez examiner la restriction des options de rédemption disponibles pour les points attribués via ce programme, veuillez consulter l’article sur la gestion des réseaux de récompenses.
• Approbation : Comme pour les limites de réclamation ci-dessus, l’option d’approbation est une règle qui doit être enregistrée après configuration. N’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter une approbation » après avoir configuré chaque règle pour que la règle soit enregistrée dans ce programme. Veuillez noter qu’il est possible de configurer jusqu’à trois niveaux d’approbation via cette fonctionnalité. Par exemple, vous pourriez désigner le niveau 1 pour les récompenses d’une valeur de 5 $ à 20 $ et faire en sorte que le niveau 1 soit dirigé vers le gestionnaire direct du bénéficiaire ; le niveau 2 pour les récompenses de 20 $ à 50 $ et diriger vers le chef de département pour approbation ; le niveau 3 pour les récompenses de plus de 50 $ et diriger vers le niveau VP. Il est également possible que plusieurs personnes examinent la même récompense en créant une règle pour la même valeur à plusieurs niveaux (par exemple, niveau 1 à 0 $+, niveau 2 à 0 $+, etc.). Lorsque plusieurs niveaux d’approbation sont configurés, les demandes passeront par les niveaux un à la fois, en commençant par le niveau 1. Ces niveaux par paliers doivent être enregistrés comme des règles séparées. Veuillez noter que les gestionnaires ne seront pas invités à approuver les récompenses pour lesquelles ils sont le bénéficiaire indiqué. Dans ce cas, leur récompense sera transmise à leur gestionnaire immédiat pour approbation. Veuillez contacter votre représentant du succès client Awardco pour toute question à ce sujet.  
  • Points | Fonds - Désignez la valeur en points à laquelle la règle d’approbation s’activera. Si la récompense n’est pas monétaire et que vous souhaitez qu’elle passe quand même par un processus d’approbation, entrez une valeur de 0 $. 
  • Niveau - Désignez le niveau d’approbation de cette règle comme expliqué ci-dessus. 
  • Approbateur - Sélectionnez qui approuvera la récompense pour cette règle. 
    • Superviseur - Si le superviseur est sélectionné, le système utilisera la hiérarchie dans le fichier utilisateur pour identifier le superviseur du bénéficiaire.
    • Métadonnées - L’utilisation de l’option métadonnées vous permettra d’être très précis dans l’identification de la partie approuvante. Lorsqu’elle est utilisée, le système d’approbation suivra la hiérarchie des gestionnaires du bénéficiaire jusqu’à ce qu’il trouve un utilisateur correspondant à la valeur de métadonnées que vous spécifiez. Par exemple, si vous souhaitez que ce niveau d’approbation aille aux utilisateurs ayant le rôle de chef de département, vous pourriez inclure « Titre du poste » dans les métadonnées de votre fichier et sélectionner « Chef de département » ici. Cela signifie que le système cherchera le chef de département du nominator ou du bénéficiaire et enverra l’approbation à cette personne. Si le système ne parvient pas à identifier un individu correspondant aux métadonnées saisies ici dans la hiérarchie correcte des superviseurs, l’approbation sera envoyée aux administrateurs de la plateforme. 
    • Utilisateur(s) spécifique(s) - Attribuez des utilisateurs spécifiques pour approuver les récompenses dirigées vers cette règle.
    • Dérogation manuelle - Cette option vous permet de désigner un approbateur spécifique pour chaque employé de la plateforme. La dérogation manuelle doit être configurée par un représentant Awardco et impliquera des extensions de fichiers utilisateur. 

Des informations supplémentaires sur les approbations peuvent être trouvées dans notre article sur les options de configuration des approbations. Pour cet exemple, je ferai en sorte que toutes les récompenses du programme de gains soient prélevées sur le budget Cybersécurité, que tous les utilisateurs puissent sélectionner une récompense avec les points attribués via ce programme par le réseau de récompenses Standard, et je configurerai un niveau d’approbation ; toute demande de gain supérieure à 15 points devra être approuvée par le superviseur de l’utilisateur.

Sélectionnez « Suivant » pour passer aux paramètres d’affichage.
 

Paramètres d’affichage

Les paramètres d’affichage vous aideront à déterminer comment votre programme de gains apparaît aux utilisateurs et quelles options leur seront disponibles. Configurez les paramètres, section par section, en utilisant les directives ci-dessous. 
 

• Publier dans le fil social - Sélectionnez si vous souhaitez ou non que les récompenses gagnées via ce programme soient publiées dans le fil social. Lorsque « Désactivé » est sélectionné, aucune récompense gagnée via ce programme ne sera visible pour quiconque à l’exception du bénéficiaire et du donneur. La reconnaissance gagnée sera également disponible pour les rapports. Rappelez-vous que la valeur monétaire d’une récompense gagnée ne sera visible que par le bénéficiaire, peu importe la visibilité dans le fil.
• Image de bannière – L’image de bannière est utilisée comme élément d’arrière-plan sur la tuile du fil de reconnaissance. Si aucune image personnalisée n’est téléchargée, l’image de bannière par défaut sera celle du programme. Pour de meilleurs résultats, utilisez des images de 1200x300 px sans texte. Un recadrage peut se produire selon la taille de l’écran de l’utilisateur.
• Montants des récompenses - Cette section établit les boutons de valeur des récompenses affichés aux utilisateurs sur la page de soumission. Par exemple, si vous souhaitez que les utilisateurs choisissent parmi 5 $, 10 $ et 15 $ lorsqu’ils soumettent une récompense dans ce programme, vous saisiriez ces valeurs ici. 
  • Montants prédéfinis en USD et en points - Saisissez la valeur monétaire que vous souhaitez afficher. Vous n’aurez besoin de saisir des valeurs que dans les champs de devise ou de points. Le système convertira automatiquement l’entrée de la devise en points ou des points en devise. Vous saisirez les valeurs dans ce champ même si vous affichez uniquement des étiquettes sur l’écran de soumission de reconnaissance. Cette section indique au système la valeur à attribuer aux boutons affichés aux utilisateurs gagnant des récompenses. 
  • Étiquettes prédéfinies des montants - Les étiquettes doivent être utilisées lorsqu’il y a un palier spécial de récompense ou une signification associée au montant gagné. Cette signification doit être largement connue et expliquée dans les documents de formation diffusés en interne lors du déploiement de la plateforme. Les étiquettes saisies dans ce champ seront associées, une par une, aux valeurs dans le champ des montants en devise et en points juste au-dessus. Par exemple, si vous avez choisi « Étiquettes » dans la section Unités et saisi 5, 10 et 15 points dans le champ points et « Bronze », « Argent » et « Or » dans le champ étiquettes, le programme affichera uniquement les étiquettes « Bronze », « Argent » et « Or » à une valeur de 5, 10 et 15 points respectivement à l’utilisateur soumettant la récompense. 
  • Afficher la sélection du montant aux bénéficiaires : Lorsque cette option est activée, les utilisateurs réclamant des récompenses sélectionneront un montant de récompense. Si elle est désactivée, un processus d’approbation est demandé pour la sélection d’un montant, et la personne qui approuve la récompense en premier devra sélectionner le montant de la récompense.
• Montants personnalisés : Activer cette option permet aux utilisateurs de saisir un montant personnalisé dans un champ texte libre lors de la soumission d’une demande de gains. Pour activer les montants personnalisés, vous devez d’abord configurer les approbations. Une fois les approbations configurées, saisissez une plage autorisée (par exemple, 0 comme minimum et 10 comme maximum). 
• Note de récompense : Cette note apparaît sur la page d’approbation, dans la reconnaissance sur le fil social, et est une addition optionnelle pour tout courriel envoyé.
  • Permettre à l’utilisateur de commenter et invite au commentaire : Lorsque cette option est activée, les utilisateurs réclamant une récompense devront saisir une réponse libre à une question ou direction saisie dans la section Invite au commentaire.
• Étiquettes : En utilisant la section Étiquettes, vous pouvez rendre disponibles des valeurs d’entreprise ou d’autres identifiants pour que les utilisateurs soumettant des récompenses puissent les sélectionner et les joindre à la récompense. Si vous utilisez les étiquettes pour suivre l’utilisation ou générer des données, en sélectionnant « Obligatoire (1) » et en activant une seule étiquette, le système attachera automatiquement cette étiquette à chaque reconnaissance traitée via ce programme. Modifiez les étiquettes disponibles dans votre plateforme en cliquant sur l’onglet secondaire « Hashtags » dans Paramètres.
   

Dans ce programme, je ferai en sorte que les reconnaissances gagnées soient publiées dans le fil social. J’utiliserai l’image de bannière par défaut fournie et permettrai à l’utilisateur de réclamer 5 points pour avoir complété la formation RH en téléchargeant une capture d’écran de l’écran de confirmation de formation pour approbation. J’ai également activé la possibilité pour l’utilisateur de réclamer un montant personnalisé entre 0 et 10 points.
 

Paramètres des questions 

La page des paramètres « Questions » vous permet de sélectionner les questions qui seront présentées à l’utilisateur soumettant une demande de gains via ce programme. La question par défaut pour chaque programme est « Veuillez fournir une capture d’écran de l’écran de confirmation », mais vous pouvez modifier cette question ouverte avec un texte spécifique à votre programme. En utilisant le bouton « Ajouter une question », vous pouvez ajouter des questions supplémentaires au formulaire de soumission du programme telles que des questions à choix multiples, des questions à réponse courte et des images. Bien que vous puissiez créer autant de questions que vous le souhaitez, garder la page de soumission courte et simple est l’un des moyens les plus faciles d’augmenter l’engagement des employés avec votre plateforme de reconnaissance. 
 

• Ajouter une question par type - N’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » après avoir configuré chaque question supplémentaire.
  • Choix multiples
    • Question - Saisissez la question que vous souhaitez poser aux répondants. 
    • Réponses - Lors de la saisie des réponses à choix multiples, tapez la réponse et appuyez sur Entrée pour enregistrer l’entrée et commencer à saisir la réponse suivante. Vos entrées seront affichées exactement telles qu’elles sont saisies, alors pensez à effectuer des vérifications orthographiques et grammaticales de base. 
  • Réponse courte - L’option réponse courte vous permet de taper une invite et de laisser une zone de texte ouverte pour la collecte de réponse, un peu comme l’option « Raison de la reconnaissance » ci-dessus. Saisissez un nombre minimum ou maximum de caractères pour inciter vos utilisateurs à entrer des réponses plus longues ou plus courtes. 
  • Média - L’option média vous permet d’enrichir les reconnaissances en incluant des icônes amusantes, GIF, images, vidéos ou d’autres éléments vibrants. Lorsque les utilisateurs ajoutent des images ou vidéos, celles-ci seront publiées dans le fil social de votre entreprise avec leur texte de reconnaissance, à condition que le programme permette les reconnaissances publiques. L’intégration de médias dans les reconnaissances peut rendre votre fil social plus engageant, créant une atmosphère animée et festive semblable aux plateformes populaires de médias sociaux.
    • Autoriser les images téléchargées par l’utilisateur : Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de télécharger leurs propres images lors de la soumission de demandes de gains.
    • Autoriser l’utilisateur à sélectionner des images dans la bibliothèque d’images : Activez cette option pour donner aux utilisateurs accès à une bibliothèque d’images présélectionnées. Si activé, choisissez les catégories d’images disponibles pour les soumissions de reconnaissance. Vous pouvez gérer ces images et catégories via la Bibliothèque d’images. Si plusieurs catégories sont sélectionnées, vous pouvez mettre en avant une catégorie en cliquant sur l’icône étoile à côté, ce qui la fera apparaître en premier.
    • Autoriser les vidéos téléchargées par l’utilisateur : Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de télécharger leurs propres vidéos pour accompagner leurs soumissions de gains. Les vidéos doivent durer 1 minute ou moins et ne pas dépasser 50 Mo.
    • Vous pouvez également choisir si la soumission de médias est obligatoire ou optionnelle en basculant le paramètre sous « Les médias sont-ils requis ou optionnels ? »
  • Dans cet exemple, nous garderons la question par défaut et demanderons au soumissionnaire de télécharger une image de l’écran de confirmation.

Notes

• Si l’image autorise les images téléchargées par l’utilisateur et qu’une image est requise, une catégorie d’image prédéfinie doit également être sélectionnée (cela fonctionne comme pour les programmes de reconnaissance). Cela sera mis à jour dans une future version pour supprimer la bibliothèque d’images prédéfinie.
• Les images s’afficheront dans le fil si le programme est public. 
  Si l’image requise contient des informations sensibles ou est quelque chose que le client ne souhaite pas voir apparaître dans le fil, nous recommandons que le programme de gains soit défini comme privé.

Cliquez sur « Suivant » pour enregistrer vos paramètres et passer à l’étape suivante.

Paramètres des notifications

Sur la page des paramètres des notifications, configurez les modèles de notification automatisés que vous souhaitez envoyer avec chaque programme de reconnaissance que vous créez. Travaillez avec votre gestionnaire de succès client Awardco pour créer et télécharger des modèles de courriels personnalisés avec votre image de marque et vos directives utilisateur. Chacun de ces champs de notification est optionnel et un courriel n’a pas besoin d’être envoyé. Pour ne pas envoyer de notifications, laissez les champs vides et cliquez sur « Terminer ».

• Nécessite une approbation - C’est le modèle qui sera envoyé aux approbateurs dès qu’une récompense entre dans leur file d’approbation. Utilisez ce modèle pour souligner l’importance d’une réponse rapide afin de maintenir le bon déroulement de vos programmes. 
• Nomination refusée - C’est le modèle envoyé aux nominators lorsqu’une nomination a été refusée par un approbateur. Ce modèle peut être configuré pour inclure le message saisi par l’approbateur lors du refus de la reconnaissance. 
• Reconnaissance - C’est le modèle envoyé aux bénéficiaires des reconnaissances via ce programme. Ces courriels sont envoyés au moment de la reconnaissance. Si le programme ne comporte aucune approbation, le courriel sera envoyé au moment de la soumission. Si le programme a un processus d’approbation, le courriel sera envoyé lorsque l’approbateur final approuve la récompense. 

Je vais attribuer le modèle de courriel d’approbation de gains pour la notification Nécessite une approbation, et le modèle de courriel de notification de gains pour la notification Reconnaissance.
 

Cliquez sur « Terminer » pour enregistrer la page des paramètres de notification et compléter la configuration de votre programme de gains.
 

Assistance supplémentaire

La configuration de vos programmes de gains sur la plateforme peut être un processus complexe. N’oubliez jamais que votre gestionnaire de succès client Awardco est un expert en logiciel et possède une vaste expérience dans la configuration des programmes dans cette fonctionnalité. Si vous avez une question sur un paramètre spécifique ou si vous devez discuter de vos programmes à un niveau supérieur, votre gestionnaire de succès client sera plus qu’heureux de vous aider. 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.