L’importation en masse d’utilisateurs est un outil puissant qui simplifie et rationalise la gestion des utilisateurs. Dans cet article d’assistance, nous vous guiderons pour accéder à l’outil, gérer l’accès des utilisateurs, télécharger les fichiers des utilisateurs actifs et configurer les paramètres pour une expérience d’importation fluide. De plus, nous fournirons des instructions étape par étape pour importer des fichiers utilisateurs, examiner les modifications et corriger toute erreur de configuration. Gérez aisément vos tâches administratives et améliorez l’efficacité avec l’importation en masse d’utilisateurs.
Avertissement : Si vous avez déjà des données d’employés sur votre plateforme, veuillez confirmer que les identifiants d’employés que vous utiliserez dans votre nouveau flux de données sont cohérents avec vos données utilisateurs actuelles. Le non-respect de cette consigne peut entraîner une duplication des utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données.
- Accéder à l’outil d’importation en masse d’utilisateurs
- Télécharger le fichier des utilisateurs actifs
- Paramètres de configuration du fichier
- Paramètres avancés
- Importer un fichier utilisateur
- Corriger les erreurs de configuration
Accéder à l’outil d’importation en masse d’utilisateurs
Pour accéder à l’outil d’importation en masse d’utilisateurs :
- Cliquez sur le bouton Admin sur la page d’accueil.
- Sélectionnez l’onglet Utilisateurs en haut de la page.
- Cliquez sur Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez Importation en masse d’utilisateurs.
Si vous ne voyez pas cette option, allez dans les Paramètres avancés du portail Admin pour activer cette fonctionnalité via l’interrupteur.
Déterminer qui a accès
Le rôle Super Admin a intrinsèquement accès à cet outil. Si vous souhaitez permettre à d’autres rôles de pouvoir importer des utilisateurs, modifiez les permissions d’un rôle spécifique dans l’outil Rôles et permissions. Attention, activer cette fonctionnalité donnera à ces utilisateurs un accès complet à tous les utilisateurs et à leurs données.
Télécharger le fichier des utilisateurs actifs
Pour télécharger un fichier .csv des utilisateurs actuels sur la plateforme, cliquez sur Télécharger sous la section Utilisateurs actifs.
Paramètres de configuration du fichier
Avant d’importer un fichier utilisateur avec des mises à jour ou modifications, vous voudrez revoir les paramètres de configuration du fichier qui détermineront comment votre fichier sera traité sur la plateforme.
Archivage
Si l’interrupteur Archivage est activé, les individus précédemment inclus sur la plateforme mais omis des importations de fichiers utilisateurs suivantes seront automatiquement retirés de la plateforme. Si vous souhaitez exclure certains employés d’un archivage futur, entrez leurs identifiants d’employés dans le champ prévu à cet effet. Nous recommandons généralement de garder le paramètre Archivage activé pour toutes les importations. Cliquez sur Enregistrer les modifications une fois activé.
Remplacer les données existantes
Si Remplacer les données existantes est activé, les données employé existantes modifiées lors des importations suivantes seront écrasées. Les données utilisateur pouvant être remplacées sont : langue, courriel, date d’embauche et mot de passe. Vous devez cocher la case à côté de chaque donnée spécifique pour que cette valeur soit écrasée (le remplacement du mot de passe peut s’appliquer à tous les utilisateurs ou seulement à ceux qui ne se sont jamais connectés à leur compte Awardco). Dans la plupart des cas, nous recommandons de sélectionner les options pour remplacer le courriel, la date d’embauche et le mot de passe. Pour le remplacement des mots de passe, il est conseillé de l’appliquer uniquement aux utilisateurs qui ne se sont jamais connectés. Cliquez sur Enregistrer les modifications une fois activé.
Paramètres avancés
Il est possible que votre système SIRH ne puisse pas prendre en charge toute la mise en forme des fichiers utilisateurs décrite dans l’article d’assistance Mise en forme des fichiers utilisateurs (par exemple, les en-têtes de fichier ou les codes pays et langues acceptés ne peuvent pas être modifiés sans ajustement manuel). Ci-dessous, nous avons des paramètres avancés qui nous permettent de contrôler comment les données sont converties du fichier importé vers la plateforme, peu importe ce que votre SIRH télécharge. Nous recommandons d’utiliser ces paramètres avec parcimonie et en impliquant l’équipe CSM technique.
- Correspondances d’en-têtes : Assignez vos valeurs d’en-têtes aux en-têtes que nous attendons de recevoir. Assurez-vous que la liste est séparée par des virgules.
- Exemple 1 - « EID » est ce que votre système SIRH attribue comme en-tête de colonne. Awardco n’accepte que « Employee Id » comme titre d’en-tête. Pour que l’importation du fichier utilisateur soit acceptée, saisissez dans le champ Correspondances d’en-têtes « EID:Employee Id ».
- Exemple 2 - « Email Address » est ce que votre système SIRH attribue comme en-tête de colonne. Awardco n’accepte que « Email » comme titre d’en-tête. Pour que l’importation du fichier utilisateur soit acceptée, saisissez dans le champ Correspondances d’en-têtes « Email Address:Email ».
- Correspondances de valeurs : Convertissez un code pays ou un identifiant de langue invalide en un valide. Assurez-vous que la liste est séparée par des virgules. Note – Le code pays et le code langue sont les seules valeurs pouvant être mappées.
- Exemple 1 - « United States of America » est la valeur que votre système SIRH attribue au pays d’un utilisateur. Awardco n’accepte que le code pays ISO à 2 lettres « us » dans le champ Code pays. Pour que l’importation du fichier utilisateur soit acceptée, saisissez « United States of America:us ».
- Exemple 2 - « Spanish » est la valeur que votre système SIRH attribue à la langue d’un utilisateur. Awardco n’accepte que le code ISO 639-1 « es » dans le champ Langue. Pour que le fichier utilisateur soit accepté, saisissez « Spanish:es ».
- En-têtes de métadonnées : Listez tous les en-têtes de métadonnées sans préfixe « # ». Assurez-vous que la liste est séparée par des virgules.
- Exemple – Le fichier téléchargé par votre système SIRH n’ajoutera pas le « # » requis devant les métadonnées. Assurez-vous que le fichier utilisateur est accepté en saisissant les en-têtes de colonnes de métadonnées exactement tels qu’ils apparaissent dans le fichier dans le champ En-têtes de métadonnées (par exemple : Location, Region, Job Title).
- En-têtes de métadonnées associées : Listez toutes les métadonnées associées (voir Mise en forme des fichiers utilisateurs) avec un préfixe « @ ». Assurez-vous que la liste est séparée par des virgules.
- Exemple – Le fichier téléchargé par votre système SIRH n’ajoutera pas le « @ » requis devant les métadonnées associées. Assurez-vous que le fichier utilisateur est accepté en saisissant les en-têtes de colonnes des métadonnées associées exactement tels qu’ils apparaissent dans le fichier dans le champ En-têtes de métadonnées associées (par exemple : HR Admin, Executive Sponsor, Nomination Approver Id).
- Filtres de métadonnées : Ce filtre ne s’applique qu’aux organisations ayant plusieurs fichiers utilisateurs provenant de différentes sources/systèmes. Veuillez consulter l’équipe CSM technique pour plus d’informations.
- Ajouter un plus aux numéros de téléphone : Un « + » est requis lors de l’importation des numéros de téléphone dans un fichier utilisateur. Cochez la case pour ajouter un « + » en préfixe à tous les numéros de téléphone si le fichier que vous allez importer ne le supporte pas.
Cliquez sur Enregistrer les modifications après avoir mis à jour l’un des champs des paramètres avancés.
Importer un fichier utilisateur
- Pour commencer à importer votre fichier utilisateur, déposez votre fichier dans le champ gris en haut de la page, ou cliquez sur le lien rouge pour parcourir votre ordinateur. Assurez-vous de respecter les directives de l’article Mise en forme des fichiers utilisateurs avant de soumettre. Seuls les formats .csv (recommandé) et .psv sont acceptés.
- Cliquez sur Prévisualiser & Importer. Consultez les Nouveaux utilisateurs dans l’onglet Nouveaux, les utilisateurs avec des informations mises à jour dans l’onglet Mis à jour, les utilisateurs qui seront archivés dans l’onglet Archivés, et les utilisateurs potentiellement restaurés (utilisateurs précédemment archivés qui devraient maintenant être actifs) dans l’onglet Restaurés.
- Cliquez sur Terminer & Importer. Le traitement du fichier utilisateur peut prendre un certain temps. Une fois réussi, le contact enregistré recevra un courriel de confirmation. Si vous ne savez pas qui est ce contact, contactez l’équipe CSM technique.
Corriger les erreurs du fichier utilisateur
Parfois, l’importation ne peut pas être traitée en raison d’erreurs dans le fichier utilisateur. Les erreurs de configuration sont identifiées une fois que le bouton Prévisualiser & Importer est sélectionné. Consultez l’article Erreurs d’importation de fichiers utilisateurs pour obtenir de l’aide sur la correction de ces erreurs. Importez à nouveau le fichier une fois les erreurs corrigées.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.