La page de facturation vous permet, en tant qu’administrateur, de faire des dépôts sur le compte de rachat avec une carte de crédit ou un paiement ACH. En gérant ce processus, vous pouvez vous assurer que les rachats des employés se déroulent sans délai. Cet article vous guidera à travers la navigation sur la page de facturation, l’ajout et la vérification des méthodes de paiement, la réalisation de dépôts, la demande et la consultation des factures, ainsi que la restriction d’accès à certains utilisateurs. Si vous souhaitez que la page de facturation soit activée dans votre portail d’administration, veuillez contacter votre personne-ressource Awardco.
- Accéder à la page de facturation
- Ajouter une méthode de paiement
- Vérifier une méthode de paiement
- Effectuer un dépôt par carte de débit/crédit
- Effectuer un dépôt par paiement ACH
- Demander une facture
- Consulter les factures générées
- Déterminer qui a accès à la page de facturation
Accéder à la page de facturation
Suivez ces étapes pour accéder à la page de facturation :
- Cliquez sur le bouton Admin dans le coin supérieur droit pour accéder au portail d’administration.
- Sélectionnez l’onglet Facturation en haut de l’écran.
Ajouter une méthode de paiement
Pour ajouter une méthode de paiement :
- Allez à l’onglet Méthodes de paiement et cliquez sur Ajouter une méthode de paiement.
Pour une carte de débit/crédit :
- Entrez le numéro de carte, la date d’expiration, le numéro CVC, le pays de facturation et le code postal.
- Cochez la case d’accord et cliquez sur Enregistrer la méthode de paiement.
Pour les paiements ACH (compte bancaire) :
- Basculez sur Compte bancaire.
- Fournissez le nom complet associé au compte, le type de compte (Entreprise ou Personnel), l’adresse courriel, ainsi que les numéros de routage et de compte.
- Cochez les cases d’accord et cliquez sur Enregistrer la méthode de paiement.
Vérifier une méthode de paiement
Après avoir ajouté une méthode de paiement, elle devra être vérifiée par votre banque ou la société de carte de débit/crédit. Voici comment la vérifier :
- Cliquez sur l’icône à trois points à côté de la méthode de paiement et sélectionnez Vérifier.
- Votre compte sera vérifié par l’une des deux méthodes suivantes :
- Microdépôts : Confirmez les montants de deux petits dépôts effectués sur votre compte.
-
Code de vérification : Confirmez un code trouvé dans la description d’un dépôt de 0,01 $ envoyé à votre compte.
- Une fois les informations de vérification saisies, cliquez sur Vérifier le compte.
Effectuer un dépôt par carte de débit/crédit
Pour déposer des fonds en utilisant une carte de débit ou de crédit :
- Cliquez sur Ajouter des fonds et saisissez le montant du dépôt.
- Sélectionnez Carte comme type de paiement.
- Entrez une adresse courriel pour la confirmation du dépôt et ajoutez une note détaillant la raison du dépôt.
- Vérifiez la ventilation du paiement. Les dépôts effectués par carte de débit/crédit incluent des frais de traitement variables
- 0 $–499,99 $ = frais de 5 %
- 500 $–999,99 $ = frais de 4 %
- 1 000 $ et plus = frais de 3 %
- Cliquez sur Continuer.
- Confirmez le CVC de votre carte et sélectionnez Traiter le paiement.
La soumission du paiement apparaîtra sous l’onglet Traitée de la page de facturation.
Effectuer un dépôt par paiement ACH
Pour effectuer un dépôt en utilisant un paiement ACH (bancaire) :
- Cliquez sur Ajouter des fonds et saisissez le montant du dépôt.
- Sélectionnez Compte bancaire comme type de paiement.
- Fournissez une adresse courriel pour la confirmation et ajoutez une note détaillant l’objet du dépôt.
- Vérifiez la ventilation du paiement et cliquez sur Traiter le paiement.
La soumission du paiement apparaîtra sous l’onglet En attente de la page de facturation. Les paiements ACH prennent de 3 à 5 jours ouvrables pour être traités.
Demander une facture
Pour ajouter des fonds supplémentaires à votre compte de rachat ou pour préfinancer un grand programme, utilisez la fonction « Demander une facture » sur la page de facturation. Suivez ces étapes pour demander une facture :
- Accédez à l’onglet Factures, puis cliquez sur Demander une facture.
- Saisissez le montant demandé pour la facture et cliquez sur Continuer.
- Indiquez si la facture sert à préfinancer un programme/un budget/un groupe de métadonnées :
- Si oui, sélectionnez les critères du programme/budget/métadonnées que vous souhaitez préfinancer.
- Fournissez les détails nécessaires :
- Adresse courriel : Où la confirmation de la facture sera envoyée.
- Numéro de PO : Il s’agit généralement d’un identifiant interne ou unique pour votre organisation.
- Note : Ajoutez toute information pertinente ou raison de la demande de facture.
- Vérifiez la ventilation du paiement, puis cliquez sur Soumettre la demande. Un avis de confirmation apparaîtra, vous informant que votre demande a été soumise avec succès. Les factures demandées sont envoyées dans les 24 à 48 heures ouvrables suivant la soumission.
Consulter les factures générées
Pour consulter les factures antérieures :
- Allez à l’onglet Factures pour voir toutes les factures générées précédemment, y compris la date de demande, le type, le montant et le statut.
- Cliquez sur le nom de la facture pour la télécharger au format PDF.
- Pour voir plus de détails, cliquez sur l’icône à trois points à côté de la facture et sélectionnez Voir la facture.
- Si vous souhaitez payer une facture avec une carte de débit/crédit ou ACH, cliquez sur Payer la facture.
Déterminer qui a accès à la page de facturation
Contrôlez qui peut accéder et modifier la page de facturation grâce à la fonctionnalité Rôles et permissions :
- Super administrateurs : Par défaut, les super administrateurs ont un accès complet à toutes les autorisations de la plateforme.
-
Autres utilisateurs : Si vous souhaitez que certains utilisateurs (comme ceux du département des finances) accèdent à la page de facturation, il est recommandé de créer un rôle distinct. Assignez ce rôle dans les Paramètres des rôles et accordez les permissions suivantes dans les Paramètres des permissions :
- Facturation
- Voir le résumé des financements
- Voir le résumé des points
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.