Intégration avec Workday HRIS (héritage)

« Intégration » peut sembler être un simple mot à la mode, mais dans ce cas, il s'agit d'améliorer votre efficacité en transférant automatiquement les données de vos utilisateurs vers Awardco. Imaginez gagner du temps en réduisant les tâches administratives !

Si Workday est votre HRIS et que vous avez un fournisseur d'intégration tiers, c'est un excellent premier point de contact pour obtenir de l'aide.

Veuillez également consulter notre Intégration avec Workday (Paie).

Important : Si vous avez déjà des données d'employés dans Awardco, veuillez vérifier que les ID d'employé dans votre nouveau flux de données correspondent exactement à vos données utilisateur actuelles. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec des profils utilisateurs en double, des erreurs de reconnaissance et un désordre dans vos données.
 

1. Créer un rapport personnalisé
2. Ajouter des champs au rapport
3. Créer un utilisateur système d'intégration (ISU)
4. Créer un groupe de sécurité pour l'accès ISU/rapport
5. Attribuer des domaines au groupe de sécurité
6. Partager le rapport
7. Transférer la propriété du rapport
8. Envoyer les identifiants ISU et l'URL du rapport à Awardco
9. Finaliser l'intégration Workday sur la plateforme Awardco
10. Paramètres de connexion
11. Paramètres avancés

Créer un rapport personnalisé

1. Connectez-vous à votre HRIS Workday.
2. Cliquez sur « Créer un rapport personnalisé ».
3. Donnez un nom à votre rapport.
4. Choisissez « Avancé » comme type de rapport.
5. Cochez la case à côté de « Activer en tant que service Web ».
6. Décochez « Optimisé pour la performance » (vous devrez faire cela pour sélectionner la bonne source de données).
7. Sélectionnez « Tous les employés actifs » comme source de données.
8. Cliquez sur « OK ».

Ajouter les détails du rapport

1. Cliquez sur l'icône « + » pour ajouter des champs.
2. Dans la colonne « Champ », tapez des mots-clés pour trouver les champs dont vous avez besoin. Awardco exige ces champs pour télécharger les informations utilisateur. Votre représentant de mise en œuvre Awardco ou votre gestionnaire de la réussite client (CSM) vous informera de tout autre standard de données et métadonnées que vous pourriez vouloir inclure :
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Adresse courriel professionnelle
   • Code pays (abréviation à deux chiffres)
3. Remplacement de l'en-tête de colonne : Ne le configurez pas maintenant. Une fois votre fichier partagé, vous remplacerez les informations d'en-tête dans les paramètres d'administration de la plateforme Awardco.
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4. Alias XML de remplacement de l'en-tête de colonne : Workday remplit ceci automatiquement. Vous n'avez pas besoin d'y toucher.

Une fois terminé, cela devrait ressembler à ceci : (Intentionnellement laissé vide car aucune représentation visuelle n'est fournie dans le texte original)
 

Créer un utilisateur système d'intégration (ISU)

Vous aurez besoin d'un ISU pour posséder et exécuter le rapport :

1. Allez dans la barre de recherche Workday et tapez « Créer un utilisateur système d'intégration », puis cliquez sur la tâche.
2. Créez un nom d'utilisateur et un mot de passe (vous les partagerez avec Awardco, alors gardez-les à portée de main !).
3. Il est conseillé de commencer le nom d'utilisateur de l'ISU par « ISU_ » (par exemple, ISU_Awardco).
4. Assurez-vous que votre mot de passe est fort, selon les meilleures pratiques de Workday. (Vous pouvez le modifier plus tard si nécessaire.) Pour changer le mot de passe :
   • Recherchez votre ISU dans la barre de recherche.
   • Assurez-vous que la catégorie de recherche est « Tout Workday ».
   • Cliquez sur votre ISU, puis sur la page « Voir le compte Workday », allez dans « Actions associées », survolez « Profil de sécurité » et cliquez sur « Modifier le compte Workday ».
5. Cochez la case « Ne pas autoriser les sessions UI » (cela empêche toute personne de se connecter à Workday avec les identifiants ISU, mais l'ISU peut toujours utiliser les services web et les intégrations).
6. Cliquez sur « OK ».

Créer un groupe de sécurité pour l'accès ISU/rapport

Ensuite, vous allez créer un groupe de sécurité pour assigner l'ISU :

1. Dans la barre de recherche, tapez « Créer un groupe de sécurité » et cliquez sur la tâche.
2. Pour « Type de groupe de sécurité locataire », sélectionnez « Groupe de sécurité du système d'intégration (sans contrainte) ».
3. Nommez le groupe de sécurité. Il est recommandé d'inclure « ISSG » dans le nom (par exemple, ISSG_Awardco).
4. Cliquez sur « OK ».
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5. À l'écran suivant, sous « Utilisateurs du système d'intégration », sélectionnez l'ISU que vous venez de créer et cliquez sur « OK ».

Attribuer des domaines au groupe de sécurité

Voici comment attribuer les domaines de sécurité nécessaires à votre nouveau groupe :

1. Dans la barre de recherche, lancez la tâche Maintenir les permissions pour le groupe de sécurité.
2. Dans la section Opération, assurez-vous que Maintenir est sélectionné.
3. Dans la section Groupe de sécurité source, sélectionnez votre groupe de sécurité nouvellement créé.
4. Sélectionnez OK.
5. Dans la zone Permissions de la politique de sécurité du domaine, cliquez sur le bouton « + » pour ajouter de nouvelles lignes.
6. Ajoutez les permissions suivantes :
   • Accès « Voir et Modifier » pour :
     • Gérer : Tous les rapports personnalisés
     • Création de rapports personnalisés
     • Administration des rapports personnalisés
   • Accès « Lecture seule » pour :
     • Données personnelles : Informations de contact à domicile
     • Données personnelles : Informations de contact au travail
     • Données sur les travailleurs : Employés actifs
     • Données sur les travailleurs : Informations actuelles sur le personnel
     • Données sur les travailleurs : ID du travailleur
   • Note : Si vous ne trouvez pas les informations appropriées pour les permissions d'intégration, vous pourriez devoir donner la permission ISSG au domaine parent avant de pouvoir choisir les détails spécifiques.
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7. Sélectionnez OK puis Terminé.
8. Dans la barre de recherche, lancez la tâche Activer les modifications en attente de la politique de sécurité.
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9. Entrez un commentaire si vous le souhaitez et sélectionnez OK.
10. Sélectionnez Confirmer puis OK.
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Partager le rapport

1. Retournez à votre rapport. Sous l'onglet « Partager », vous pouvez spécifier qui a accès.
2. Note : Si vous ne partagez pas la définition du rapport avec quelqu'un (y compris vous-même) puis transférez la propriété à l'ISU (l'étape suivante), vous devrez utiliser la tâche « Voir rapport personnalisé » pour le retrouver plus tard. Il est fortement recommandé de le partager avec vous-même !
3. Lorsque vous partagez, vous avez ces options : (Le texte original ne liste pas d'options spécifiques ici, donc je garde cela général) 

Transférer la propriété du rapport

1. Allez à votre rapport. Dans les « Actions associées » du rapport, survolez « Rapport personnalisé » et cliquez sur « Transférer la propriété ».
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2. Sélectionnez l'ISU que vous avez créé comme nouveau propriétaire et cliquez sur « OK ».
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Envoyer les identifiants ISU et l'URL du rapport à Awardco

1. Pour permettre à Awardco d'accéder aux données, ils auront besoin des identifiants ISU et de l'URL du rapport :
2. Utilisateur : ISU_Awardco (ou le nom que vous avez donné à votre utilisateur système d'intégration)
3. Mot de passe : Le mot de passe que vous avez défini lors de la création de l'ISU
4. Pour trouver l'URL du rapport, allez à votre rapport et accédez aux « Actions associées ». Survolez « Service Web » et cliquez sur « Voir les URL ».
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5. Vous verrez plusieurs options de sortie, mais notre système exige que vous sélectionniez ".csv" comme format de fichier. Trouvez la bonne section et cliquez sur l'icône de boîte pour ouvrir l'URL de sortie.
6. Copiez cette URL et envoyez-la à votre CSM ou consultant en implémentation. Une fenêtre de connexion peut apparaître, mais vous n'avez pas besoin de vous connecter pour obtenir l'URL. Cependant, vous pouvez tester les identifiants ISU ici pour voir si les données se chargent.
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Si vous ne voyez pas l'URL, elle suit ce modèle :

https://///?=&=&format=csv

Exemple d'URL :

https://www.myworkday.com/gms/lmcneil/Organization_Headcount?Organization%21WID=cb550da820584750aae8f807882fa79&Include_Subordinate_Organizations=1&format=csv

Finaliser l'intégration Workday sur la plateforme Awardco

1. Connectez-vous à votre compte Awardco.
2. Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
3. Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur « Intégrations » puis sur « Bibliothèque d'intégrations ».
4. Trouvez et cliquez sur « Workday (HRIS) ».
5. Cliquez sur « Commencer la configuration ».
6. Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'ISU, ainsi que l'URL du rapport. Cliquez sur « Suivant ».
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7. Faites correspondre les étiquettes de votre fichier .csv avec les champs correspondants dans Awardco.
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8. Vous pouvez également ajouter plus d'étiquettes en tant que métadonnées en utilisant le bouton « Ajouter des métadonnées » en bas de la page. Les étiquettes utilisées précédemment peuvent aussi être ajoutées en tant que champs de métadonnées.
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9. Cliquez sur « Enregistrer ».
10. Terminez la configuration.

Statut de l'intégration : Tant que cela affiche « connecté », l'importation s'exécutera. Cliquez sur « déconnecter » si vous souhaitez arrêter les importations futures.

Importation manuelle : Cliquez ici pour lancer l'importation et traiter le fichier immédiatement.

Paramètres CSV : Cliquez sur « modifier » pour revenir à l'écran où vous pouvez mapper les étiquettes ou ajouter des métadonnées.

Paramètres de connexion

Vous pouvez modifier le Nom d'utilisateur, le Mot de passe et l'URL du rapport ici si l'une de ces informations change.

Fréquence : Choisissez à quelle fréquence l'importation doit avoir lieu. Elle s'exécutera la nuit suivant la configuration de la fréquence et suivra ce calendrier. Par exemple, si vous la configurez un lundi et choisissez hebdomadaire, elle s'exécutera chaque lundi soir/début mardi matin (selon le fuseau horaire).

Paramètres avancés

Veuillez contacter votre consultant en implémentation ou votre gestionnaire de la réussite client pour obtenir de l'aide avec ces paramètres :

• Archivage : Le fait de régler ceci sur « Oui » archivera les utilisateurs dans Awardco qui ne sont pas inclus dans le fichier importé.
• Remplacement de courriel : Si réglé sur « Oui », cela remplacera les adresses courriel que les utilisateurs ont dans Awardco par celles du fichier .csv.
• Remplacement de la langue : Si réglé sur « Oui », cela remplacera les langues que les utilisateurs ont dans Awardco par la langue du fichier .csv.
• Remplacement du mot de passe : Cela vous permet de remplacer les mots de passe des utilisateurs. « Tous » remplacera tous les mots de passe. « Jamais connecté » remplacera uniquement les mots de passe des utilisateurs qui ne se sont jamais connectés.
• Ne pas archiver : Ici, vous pouvez lister les ID d'employés des utilisateurs qui doivent toujours rester actifs dans Awardco, même s'ils ne sont pas dans le fichier .csv.
• Correspondances d'approbateurs : Ceci est utilisé pour mettre à jour les remplacements d'approbation pour les programmes de reconnaissance. Contactez votre consultant en implémentation ou votre gestionnaire de la réussite client pour le configurer.

Comparaison des intégrations Workday HRIS

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.