Configurez l'intégration Workday Anytime Feedback pour assurer un flux fluide des données de reconnaissance entre Awardco et Workday. La réalisation de ces étapes réduit les frictions administratives et garantit que les reconnaissances importantes sont capturées avec précision et sécurité dans Workday. Cette ressource sert de feuille de route définitive pour combler le fossé entre la reconnaissance quotidienne et la gestion formelle de la performance.

1. Que fait l’intégration ?
2. Configuration de l’intégration
   1. Créer un utilisateur système d’intégration (ISU)
   2. Créer un groupe de sécurité pour l’accès ISU/rapport
   3. Attribuer des domaines au groupe de sécurité
   4. Créer un badge pour les feedbacks Awardco
   5. Enregistrement Workday dans Awardco
   6. Page des paramètres généraux
3. FAQ

Que fait l’intégration ?

Les reconnaissances sont automatiquement envoyées d’Awardco vers Workday et enregistrées comme « Feedback » des employés, à utiliser lors des rencontres individuelles avec les gestionnaires, des évaluations de performance, etc.

Configuration de l’intégration

Créer un utilisateur système d’intégration (ISU)

Vous aurez besoin d’un ISU pour posséder et exécuter le rapport :

1. Allez dans la barre de recherche de Workday et tapez « Créer un utilisateur système d’intégration », puis cliquez sur la tâche.
2. Créez un nom d’utilisateur.
3. Il est conseillé de commencer votre nom d’utilisateur ISU par « ISU_ » (par exemple, ISU_Awardco).
4. Assurez-vous que votre mot de passe est fort, en suivant les meilleures pratiques de Workday. (Vous pouvez le modifier plus tard si nécessaire.) Pour changer le mot de passe :
   • Recherchez votre ISU dans la barre de recherche.
   • Assurez-vous que la catégorie de recherche est « Tout Workday ».
   • Cliquez sur votre ISU, puis sur la page « Voir le compte Workday », allez dans « Actions associées », survolez « Profil de sécurité » et cliquez sur « Modifier le compte Workday ».
5. Cochez la case « Ne pas autoriser les sessions UI » (cela empêche toute connexion à Workday avec les identifiants ISU, mais l’ISU peut toujours utiliser les services web et les intégrations).
6. Cliquez sur « OK ».

Créer un groupe de sécurité pour l’accès ISU/rapport

Ensuite, vous allez créer un groupe de sécurité pour assigner l’ISU :

1. Dans la barre de recherche, tapez « Créer un groupe de sécurité » et cliquez sur la tâche.
2. Pour « Type de groupe de sécurité locataire », sélectionnez « Groupe de sécurité système d’intégration (non contraint) ».
3. Nommez le groupe de sécurité. Il est recommandé d’inclure « ISSG » dans le nom (par exemple, ISSG_Awardco).

4. Cliquez sur « OK ».
5. Sur l’écran suivant, sous « Utilisateurs système d’intégration », sélectionnez l’ISU que vous venez de créer et cliquez sur « OK ».

Attribuer des domaines au groupe de sécurité

1. Exécutez la tâche « Maintenir les permissions pour le groupe de sécurité » et trouvez le groupe de sécurité que vous venez de créer.
2. Dans l’onglet « Permissions de la politique de sécurité de domaine », cliquez sur le signe plus pour ajouter une permission de politique de sécurité de domaine. Dans la section « Voir/Modifier l’accès », ajoutez « Voir et modifier l’accès ». Dans la section « Politique de sécurité de domaine », ajoutez « Données des travailleurs : Anytime Feedback ». Cela permet à Awardco d’accéder à Anytime Feedback. Voir la capture d’écran ci-dessous :

3. Appuyez sur « OK » puis « Terminé » pour soumettre vos modifications à la politique.
4. Ajoutez le groupe de sécurité à la politique de sécurité des processus d’affaires :
   1. Allez dans la barre de recherche et cherchez « Modifier la politique de sécurité des processus d’affaires ».
   2. Sélectionnez « Donner un feedback ».
   3. Sous « Action initiatrice : Donner un feedback (service web) » et « Voir tout », ajoutez votre groupe de sécurité nouvellement créé aux « Groupes de sécurité ».
   4. Sous « Qui peut effectuer des actions sur l’ensemble du processus d’affaires », ajoutez votre groupe de sécurité nouvellement créé aux « Groupes de sécurité ».

5. Cliquez sur « OK » puis « Terminé » pour soumettre vos modifications.

5. Activez les mises à jour en attente de la politique de sécurité :
   1. Allez dans la barre de recherche et cherchez « Activer les modifications en attente de la politique de sécurité ».
   2. Ajoutez un commentaire pour la modification.
   3. Sélectionnez « OK ».
   4. Cochez la case de confirmation et sélectionnez « OK ».
6. Exécutez la tâche « Enregistrer le client API pour les intégrations » dans le locataire Workday avec les champs suivants :
   1. Nom du client : Awardco_Feedback
   2. Jetons de rafraîchissement non expirants : coché.
   3. Portée : Profil du travailleur et compétences, Facilitation de la performance

7. Notez les valeurs suivantes :
   1. ID client
   2. Secret client

3. Ces valeurs seront saisies plus tard dans la plateforme Awardco.

8. Obtenez le point de terminaison SOAP API :
   1. Exécutez la tâche « Services web publics »
   2. Trouvez « Talent (Public) » dans la liste (ctrl/commande + f)
   3. Dans le menu à trois points, sélectionnez Service web puis Voir WSDL
   4. Ctrl/commande + f pour rechercher « soapbind:address location » et l’URL se trouve après le signe = entre guillemets

9. Exécutez la tâche « Voir les clients API » sur Workday.
10. Notez le « Point de terminaison du jeton » en haut de la page.

11. Allez à l’onglet Client API pour les intégrations.
12. Cliquez sur le menu à 3 points à côté de votre client API, sélectionnez Client API, puis « Gérer les jetons de rafraîchissement pour l’intégration ».

13. Dans le menu déroulant Compte Workday, sélectionnez votre ISU créé précédemment.

14. Cochez la case « Générer un nouveau jeton de rafraîchissement » puis cliquez sur « OK ».
15. Notez le jeton de rafraîchissement généré et copiez-le dans Awardco.

Créer un badge pour les feedbacks Awardco

Un badge spécifique peut être créé dans Workday, puis Awardco peut utiliser ce badge afin que vous sachiez quels éléments de feedback proviennent des reconnaissances.

Rechercher et créer des badges

Exécutez la tâche « Voir les badges de feedback » dans Workday.

Vous pouvez voir ici la liste de tous les badges de feedback existants.

Si vous souhaitez créer un badge personnalisé pour Awardco, exécutez la tâche « Maintenir les badges de feedback ».

Cliquez sur le symbole « + » en haut à gauche, puis ajoutez un nom et choisissez une icône.

Vous verrez ensuite votre badge dans la liste !

Pour obtenir l’ID du badge à saisir dans Awardco, cliquez sur les 3 points sous le nom du badge, puis sur Identifiants d’intégration, puis voir les IDs.

Ici, l’ID que vous fournirez à Awardco est le Feedback_Badge_ID dans la colonne ID, PAS l’ID Workday.

Enregistrement Workday dans Awardco

Vous pouvez maintenant compléter le processus d’enregistrement dans la plateforme Awardco.

1. Connectez-vous à votre compte Awardco.
2. Cliquez sur le bouton « Admin » en bas du menu de navigation à gauche.
3. Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Plateforme », « Intégrations » puis « Bibliothèque d’intégrations ».
4. Recherchez et sélectionnez « Workday Feedback ».
5. Cliquez sur « Commencer la configuration ».

6. Si ce n’est pas encore fait, suivez les instructions dans la section « Créer un compte utilisateur système intégré (ISU) » pour créer un compte ISU spécifique pour Awardco. Sinon, cliquez sur « Suivant ».
7. Si vous n’avez pas enregistré Awardco comme client API pour l’intégration dans Workday, suivez les instructions dans la section « Enregistrer Awardco comme client API dans Workday ». Sinon, cliquez sur « Suivant ».

8. Saisissez l’ID client et le secret client dans les champs appropriés. Ces informations proviennent de Workday et se trouvent en bas de la page d’enregistrement du client API pour les intégrations. Cliquez sur « Suivant ».
9. Note : Si l’ID client ou le secret est saisi incorrectement, vous devrez générer un nouveau secret client. Consultez la section FAQ de ce document si vous devez générer un nouveau secret client.

10. Si ce n’est pas encore fait, suivez les instructions dans la section « Obtenir le point de terminaison SOAP API » pour localiser votre point de terminaison SOAP API. Sinon, cliquez sur « Suivant ».
11. Si ce n’est pas déjà fait, trouvez votre point de terminaison du jeton en exécutant la tâche « Voir les clients API » dans Workday et notez le point de terminaison en haut de la page. Sinon, cliquez sur « Suivant ».

12. Saisissez le jeton de rafraîchissement. Si vous ne savez pas où trouver cette valeur, consultez l’étape « Gérer les jetons de rafraîchissement pour l’intégration » dans cet article d’aide. Cliquez sur « Suivant ».

13. Sur l’écran de succès de connexion, cliquez sur « Suivant ».

14. Saisissez l’ID du badge Workday. Cette étape est optionnelle. Si vous choisissez de passer cette étape et souhaitez ajouter un badge plus tard, vous pouvez revenir à la page des paramètres généraux de l’intégration après la configuration pour saisir l’ID du badge. Pour trouver votre ID de badge, consultez la section « Créer un badge pour les feedbacks Awardco » dans cet article d’aide. Cliquez sur « Suivant ».

15. Sélectionnez le(s) programme(s) désiré(s). Le menu déroulant affiche vos programmes de reconnaissance et leurs ID de programme. Seules les reconnaissances des programmes sélectionnés seront envoyées à Workday. Vous pouvez configurer ou ajuster cela plus tard sur la page des paramètres généraux de l’intégration après la configuration. Cliquez sur « Terminer la configuration ». 
    • Note : Les programmes Automatisés de récompense de service, Anniversaire et Intégration ne peuvent pas être envoyés comme feedback via cette intégration.

Page des paramètres généraux

Une fois l’intégration Workday Feedback configurée, vous aurez accès aux « Paramètres généraux » de l’intégration.

• Pause des exportations : Arrête toutes les exportations. Reprenez les exportations en cliquant de nouveau sur le bouton.
• ID du badge Workday (optionnel) : Dans Workday, ce badge sera associé aux éléments de feedback envoyés depuis Awardco.
• Programmes inclus : Le menu déroulant affiche vos programmes de reconnaissance et leurs ID de programme. L’intégration n’enverra que les reconnaissances des programmes sélectionnés vers Workday.
• Exclusions de mots-clés : Entrez des mots séparés par une virgule. Si l’un de ces mots est inclus dans une reconnaissance, celle-ci ne sera pas envoyée à Workday.
• Mettre à jour le client API : Si vous devez mettre à jour des identifiants saisis lors de la configuration, ce bouton vous ramènera dans le flux de configuration.
• Supprimer : Supprime la connexion de votre intégration. Vous pouvez toujours vous reconnecter en cliquant sur le bouton « Commencer la configuration ».

FAQ

Q : Combien de temps faut-il pour que les reconnaissances apparaissent comme Feedback dans Workday ?

• R : L’intégration effectue une synchronisation quotidienne vers 4 h MST environ.

Q : Quel est l’avantage d’une intégration native certifiée Workday ?

• R : La désignation Workday Certified est obtenue grâce à un processus rigoureux incluant des vérifications de sécurité, des audits de conformité et des entretiens clients. Ce statut montre qu’Awardco est conforme et sécurisé, ce qui aide à accélérer les revues de sécurité et IT puisque Workday a déjà approuvé l’intégration. Cela légitime également Awardco comme un partenaire clé de Workday.

Q : Quelle est la différence entre l’ancienne intégration Workday Feedback et cette nouvelle ?

• R : La nouvelle intégration Workday Feedback est une intégration native certifiée Workday, ce qui constitue une mise à niveau majeure. Les différences clés sont :
  • Statut certifié : Testée et certifiée par Workday pour la sécurité et la conformité.
  • Vitesse et coût : Cette intégration est gratuite, en libre-service, et prend seulement 10 à 30 minutes à déployer. La version héritée n’était pas en libre-service et avait des frais associés.

Q : J’ai déjà créé un ISU pour l’intégration d’importation des utilisateurs Workday. Dois-je en créer un autre pour l’intégration Workday Feedback ?

• R : Les permissions ISU entre les intégrations sont similaires mais présentent quelques différences. Bien que vous puissiez utiliser le même ISU en ajustant les permissions, nous recommandons de repartir de zéro et de créer un tout nouvel ISU pour cette intégration afin de ne manquer aucune étape de configuration.

Q : J’ai copié incorrectement le secret client lors de l’enregistrement. Que faire ?

• R : Le secret client ne peut être vu qu’une seule fois après sa création. Si vous l’avez copié incorrectement, vous devrez générer un nouveau secret client, ce qui invalidera l’autre secret. Pour générer un nouveau secret :
  • Exécutez la tâche « Voir les clients API » dans Workday.
  • Passez à l’onglet « Clients API pour les intégrations ».
  • Trouvez votre client dans la liste et survolez les points de suspension.
  • Sélectionnez l’option « Générer un nouveau secret client ».
  • Cochez la case « Confirmer » et cliquez sur « OK ».
  • Le nouveau secret client sera disponible à l’écran suivant.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.