Listes de participants aux sondages à mise à jour automatique

Apprenez à utiliser le paramètre de mise à jour automatique de la liste des participants pour garantir que les données de votre sondage restent fidèles à la structure de votre organisation tout en incluant sans effort les nouvelles recrues dans vos résultats.

 

1. Ce que fait la mise à jour automatique
2. Quand utiliser la mise à jour automatique
3. Comment modifier les paramètres de mise à jour automatique
4. Que se passe-t-il lorsque la mise à jour automatique est désactivée
5. Que se passe-t-il lorsque la mise à jour automatique est activée
6. Conséquences et pièges de la mise à jour automatique
7. FAQ

Ce que fait la mise à jour automatique

Le paramètre de mise à jour automatique de la liste des participants contrôle si votre liste de participants au sondage reste verrouillée ou si elle se met à jour automatiquement pendant que le sondage est en cours.

• Lorsque la liste est verrouillée, seules les personnes et les métadonnées (gestionnaire, département, etc.) présentes au lancement sont utilisées dans vos résultats.
• Lorsque la liste se met à jour automatiquement, les nouvelles personnes ajoutées à votre fichier utilisateur (ou qui obtiennent l'accès selon vos règles) peuvent voir et répondre au sondage tant qu'il est encore ouvert.

Ceci s'applique à :

• Sondages simples
• Sondages d’engagement des employés (y compris les sondages pulse)

Par défaut, les listes de participants aux sondages sont verrouillées au lancement du sondage. Cela garantit que les métadonnées et la hiérarchie restent les mêmes pendant toute la durée du sondage. Cela signifie que pour un programme d’engagement, même si vous changez de département ou de gestionnaire, les résultats reflètent de façon constante la hiérarchie à la date du lancement.

Quand utiliser la mise à jour automatique

Utilisez une liste verrouillée (mise à jour automatique désactivée) lorsque :

• Vous souhaitez que les résultats correspondent exactement à la structure organisationnelle du jour du lancement.
  • Par exemple, les grands sondages annuels d’engagement

Utilisez une liste à mise à jour automatique (mise à jour automatique activée) lorsque :

• Vous voulez que les nouvelles recrues ou les employés nouvellement admissibles puissent participer pendant que le sondage est actif.
• Votre sondage est plus « toujours actif » et vous accordez moins d’importance à un instantané figé dans le temps.
  • Par exemple, un sondage de rétroaction RH anonyme et toujours ouvert (« Partagez vos commentaires avec les RH »).

Comment modifier les paramètres de mise à jour automatique

Suivez ces étapes pour trouver et ajuster le paramètre de mise à jour automatique de la liste des participants pour un sondage :

1. Connectez-vous à votre plateforme de reconnaissance.
2. Sélectionnez « Sondages » sous « Engagement » dans le menu de navigation à gauche.

3. Cliquez sur « Modifier » sur le sondage que vous souhaitez modifier.
4. Allez à l’onglet « Participants & Récompenses ».
5. Faites défiler vers le bas jusqu’aux « Paramètres avancés ».
6. Activez « Mise à jour automatique de la liste des participants » pour mettre automatiquement à jour l’accès au sondage lorsque de nouveaux utilisateurs ou des utilisateurs existants sont ajoutés ou retirés du groupe de métadonnées des participants – même après la publication.
7. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » une fois terminé.

Que se passe-t-il lorsque la mise à jour automatique est désactivée

Lorsque la mise à jour automatique de la liste des participants est désactivée, la liste des participants est verrouillée par défaut au lancement.

Cela signifie :

• Les personnes sur la liste ne changent pas pendant le sondage.
• Les informations sur le gestionnaire et le département dans vos résultats de sondage restent liées à l’état au jour du lancement, même si quelqu’un change d’équipe ou obtient un nouveau gestionnaire en cours de sondage.

Cas particuliers lorsque la mise à jour automatique est désactivée

Pour les sondages sans date de fin :

• La hiérarchie (qui relève de qui, dans quel département sont les personnes) est réinitialisée au début de chaque mois.
• Au début du mois :
  • Le système reverrouille la hiérarchie pour ce groupe.
  • Les nouvelles personnes admissibles peuvent commencer à voir le sondage à partir de ce mois-là et par la suite.

Pour les sondages Pulse continus :

• La hiérarchie est réinitialisée au début de chaque nouveau cycle pulse.
• Par exemple, si vous envoyez quatre questions tous les deux mois, après la fin de ce cycle :
  • La hiérarchie est réinitialisée.
  • Les personnes nouvellement admissibles peuvent obtenir l’accès au début du cycle suivant.

Que se passe-t-il lorsque la mise à jour automatique est activée

Lorsque la mise à jour automatique de la liste des participants est activée, le sondage se comporte ainsi :

• Si votre public de sondage est basé sur des métadonnées (comme le département, l’emplacement ou le gestionnaire) ou est ouvert à « tout le monde » :
  • Les personnes qui deviennent admissibles (par exemple, les nouvelles recrues ou nouveaux départements) peuvent accéder au sondage tant qu’il est encore ouvert.
• Ces nouvelles personnes peuvent voir et répondre au sondage dès que leurs informations utilisateur sont mises à jour.

Comportement important pour les sondages confidentiels ou non anonymes

Pour les sondages confidentiels et non anonymes :

• Si une personne obtient l’accès pendant la période active du sondage et répond :
  • Ses réponses sont uniquement incluses dans les résultats agrégés à l’échelle de l’entreprise.
  • Ses réponses n’apparaîtront pas dans les vues des gestionnaires ou dans les analyses filtrées (par exemple par département ou emplacement).

Cela permet de protéger les données sensibles lorsqu’il y a seulement quelques nouvelles réponses liées à un groupe.

Conséquences et pièges de la mise à jour automatique

Si la mise à jour automatique est désactivée

• Avantages : comparaisons propres dans le temps (même structure du lancement à la clôture).
• À surveiller :
  • Les personnes qui changent d’équipe ou de gestionnaire en cours de sondage apparaissent toujours sous leur ancienne équipe dans les résultats.
  • Les nouvelles recrues pendant la période du sondage peuvent ne pas voir le sondage avant :
    • Le début du mois suivant (pour les sondages sans date de fin), ou
    • Le début du prochain cycle pulse (pour les sondages Pulse).

Si la mise à jour automatique est activée

• Avantages : permettre à un maximum de personnes de participer au sondage, y compris les nouvelles recrues.
• À surveiller :
  • Dans les sondages confidentiels et non anonymes, les nouvelles personnes ajoutées en cours de sondage :
    • N’apparaissent que dans les résultats globaux de l’entreprise.
    • N’apparaissent pas dans les analyses par petits groupes (par gestionnaire, département, etc.).

FAQ

• Q : Activer la mise à jour automatique modifie-t-il les résultats passés ?
  • R : En général, non. Cela affecte principalement qui peut rejoindre le sondage et comment les résultats sont regroupés pendant que le sondage est en cours. Pour les sondages à questions ouvertes, si les métadonnées d’une personne (comme le gestionnaire ou le département) changent plus tard, ses réponses textuelles passées peuvent apparaître sous le nouveau groupe lorsque vous filtrez par ce champ.
• Q : Je veux des données d’engagement annuelles « propres ». Quel paramètre devrais-je utiliser ?
  • R : Gardez la mise à jour automatique désactivée afin que votre liste de participants et votre hiérarchie restent liées à la date de lancement. Cela maintient la stabilité de la structure pour les rapports et les comparaisons.
• Q : Je veux que les nouvelles recrues répondent à un sondage de longue durée dès leur arrivée. Que dois-je faire ?
  • R : Activez la mise à jour automatique activée pour que les nouveaux utilisateurs admissibles puissent voir et répondre au sondage sans attendre le mois ou cycle suivant.
• Q : Pourquoi certains nouveaux répondants n’apparaissent-ils pas dans les vues des gestionnaires ou des départements ?
  • R : Dans les sondages confidentiels et non anonymes avec la mise à jour automatique activée, les nouvelles personnes qui rejoignent en cours de sondage ne sont comptabilisées que dans les totaux globaux de l’entreprise, et non dans les vues filtrées ou au niveau des gestionnaires.

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