En tant qu’administrateur, la page de facturation vous permet d’effectuer des dépôts sur le compte de rachat par carte de crédit ou ACH afin d’assurer des rachats d’employés en temps opportun. Ce guide couvre la navigation sur la page de facturation, l’ajout et la vérification des méthodes de paiement, la réalisation de dépôts, la gestion des factures et la définition des accès utilisateur. Pour activer la page de facturation dans votre portail d’administration, contactez votre représentant Awardco.
- Accéder à la page de facturation
- Ajouter une méthode de paiement
- Vérifier une méthode de paiement
- Effectuer un dépôt par carte de débit/crédit
- Effectuer un dépôt par paiement ACH
- Demander une facture
- Consulter les factures générées
- Déterminer qui a accès à la page de facturation
- FAQ
Accéder à la page de facturation
Suivez ces étapes pour accéder à la page de facturation :
- Connectez-vous à votre compte.
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
- Sélectionnez « Finance », puis « Facturation » dans le menu de navigation à gauche.
Ajouter une méthode de paiement
Pour ajouter une méthode de paiement :
- Allez à l’onglet Méthodes de paiement et cliquez sur Ajouter une méthode de paiement.
Pour carte de débit/crédit :
- Entrez le numéro de la carte, la date d’expiration, le numéro CVC, le pays de facturation et le code postal.
- Cochez la case d’accord et cliquez sur Enregistrer la méthode de paiement.
Pour les paiements ACH (compte bancaire) :
- Basculez vers Compte bancaire.
- Fournissez le nom complet associé au compte, le type de compte (Entreprise ou Personnel), l’adresse courriel, ainsi que les numéros de routage et de compte.
- Cochez les cases d’accord et cliquez sur Enregistrer la méthode de paiement.
Vérifier une méthode de paiement
Après avoir ajouté une méthode de paiement, elle doit être vérifiée par votre banque ou la compagnie de carte de débit/crédit. Voici comment la vérifier :
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Cliquez sur l’icône à trois points à côté de la méthode de paiement et sélectionnez Vérifier.
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Votre compte sera vérifié via l’une des deux méthodes suivantes :
- Microdépôts : confirmez les montants de deux petits dépôts effectués sur votre compte.
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Code de vérification : confirmez un code trouvé dans la description d’un dépôt de 0,01 $ envoyé à votre compte.
- Une fois les informations de vérification saisies, cliquez sur Vérifier le compte.
Effectuer un dépôt par carte de débit/crédit
Pour déposer des fonds à l’aide d’une carte de débit ou de crédit :
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Cliquez sur Ajouter des fonds et saisissez le montant du dépôt.
- Sélectionnez Carte comme type de paiement.
- Entrez une adresse courriel pour la confirmation du dépôt et ajoutez une note précisant la raison du dépôt.
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Examinez la ventilation du paiement. Les dépôts effectués par carte de débit/crédit comprennent des frais de traitement variables
- 0 $–499,99 $ = 5 % de frais
- 500 $–999,99 $ = 4 % de frais
- 1 000 $ et plus = 3 % de frais
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Cliquez sur Continuer.
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Confirmez le CVC de votre carte et sélectionnez Traiter le paiement.
La soumission du paiement apparaîtra sous l’onglet Traités sur la page de facturation.
Effectuer un dépôt par paiement ACH
Pour effectuer un dépôt à l’aide d’un paiement ACH (bancaire) :
- Cliquez sur Ajouter des fonds et saisissez le montant du dépôt.
- Sélectionnez Compte bancaire comme type de paiement.
- Fournissez une adresse courriel pour la confirmation et ajoutez une note précisant l’objet du dépôt.
- Examinez la ventilation du paiement et cliquez sur Traiter le paiement.
La soumission du paiement apparaîtra sous l’onglet En attente sur la page de facturation. Les paiements ACH prennent de 3 à 5 jours ouvrables pour être traités.
Demander une facture
Pour ajouter des fonds supplémentaires à votre compte de rachat ou préfinancer un programme important, utilisez la fonction « Demander une facture » sur la page de facturation. Suivez ces étapes pour demander une facture :
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Accédez à l’onglet Factures, puis cliquez sur Demander une facture.
- Saisissez le montant demandé pour la facture et cliquez sur Continuer.
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Précisez si la facture sert à préfinancer un programme/un budget/un groupe de métadonnées :
- Si oui, sélectionnez les critères du programme/budget/métadonnées que vous souhaitez préfinancer.
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Fournissez les détails nécessaires :
- Adresse courriel : où la confirmation de la facture sera envoyée.
- Numéro de bon de commande : il s’agit généralement d’un identifiant interne ou unique pour votre organisation.
- Note : ajoutez toute information pertinente ou raison de la demande de facture.
- Examinez la ventilation du paiement, puis cliquez sur Soumettre la demande. Un avis de confirmation apparaîtra, vous informant que votre demande a été soumise avec succès. Les factures demandées sont envoyées dans les 24 à 48 heures ouvrables suivant la soumission.
Consulter les factures générées
Pour consulter les factures passées :
- Allez à l’onglet Factures pour voir toutes les factures générées précédemment, y compris la date de demande, le type, le montant et le statut.
- Cliquez sur le nom de la facture pour la télécharger au format PDF.
- Pour voir plus de détails, cliquez sur l’icône à trois points à côté de la facture et sélectionnez Voir la facture.
- Si vous souhaitez payer une facture par carte de débit/crédit ou ACH, cliquez sur Payer la facture.
Déterminer qui a accès à la page de facturation
Gérez l’accès et la modification de la page de facturation via la fonctionnalité Rôles et permissions :
- Super administrateurs : par défaut, les super administrateurs ont un accès complet à toutes les permissions de la plateforme.
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Autres utilisateurs : si vous souhaitez que certains utilisateurs (comme ceux du département des finances) accèdent à la page de facturation, il est recommandé de créer un rôle distinct. Assignez ce rôle dans les paramètres de rôle et accordez les permissions suivantes dans les paramètres de permissions :
- Facturation
- Voir le résumé du financement
- Voir le résumé des points
FAQ
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Qu’est-ce qu’un compte de rachat ? Comment est-il comptabilisé ?
- Ce compte sans intérêt contient les fonds des clients destinés aux rachats des employés. Awardco enregistre ces fonds comme un passif jusqu’à leur rachat. Les clients doivent considérer les dépôts comme des actifs prépayés et les comptabiliser en charge lors du rachat. Utilisez les rapports « Dépenses effectuées » et « Compte de rachat » pour la réconciliation. Voir Financer votre compte pour plus de détails.
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Que sont les factures de demande de financement ?
- Ce sont des recommandations périodiques, non des factures, suggérant les fonds estimés nécessaires pour les rachats futurs afin d’éviter toute interruption. Bien qu’elles soient appelées « factures » pour s’adapter aux préférences de paiement de certains clients, elles ne constituent pas une obligation de paiement. Il est conseillé de maintenir un solde positif sur le compte de rachat pour assurer des rachats sans interruption. Les clients peuvent déposer des fonds même sans en recevoir.
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Comment déposer des fonds sur mon compte de rachat ?
- Les administrateurs peuvent effectuer des dépôts par carte de crédit ou ACH sur la page de facturation (Admin → Finance → Facturation). Vous devrez d’abord ajouter et vérifier une méthode de paiement.
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Comment puis-je demander une facture pour déposer des fonds ?
- Sur la page de facturation, allez à l’onglet Factures et cliquez sur Demander une facture. Saisissez le montant, précisez s’il s’agit d’un préfinancement (et sélectionnez les critères), fournissez votre courriel et numéro de bon de commande (le cas échéant), ajoutez des notes et soumettez la demande. Les factures sont généralement envoyées dans les 24 à 48 heures ouvrables.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.