Le rechargement automatique du budget est une fonctionnalité conçue pour reconstituer automatiquement les points de budget selon un calendrier récurrent. Cet outil garantit un financement constant du budget sans intervention manuelle, vous faisant gagner du temps et simplifiant l’administration de la plateforme de reconnaissance. Dans cet article, vous apprendrez comment accéder à l’outil de rechargement automatique du budget, configurer ses paramètres, créer et gérer des règles, ainsi que résoudre les problèmes courants.
Ajout d’une règle
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation de gauche.
- Cliquez sur « Finance », puis sur « Budgets ».
- Cliquez sur l’onglet « Règles de rechargement automatique » au-dessus du bouton bascule Actif-Archive. Vous verrez ici une liste de toutes vos règles de rechargement automatique créées, ainsi que leurs ID.
- Cliquez sur « Ajouter une règle » pour commencer le processus de configuration de la règle.
Cadence
Configurez les paramètres suivants dans la section Cadence :
- Nommez la règle de rechargement automatique. Choisissez un nom descriptif pour une identification facile.
- Sélectionnez la fréquence de rechargement. Les options incluent hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
- Choisissez la date de début pour le premier rechargement du budget. La date prévue pour le rechargement automatique suivant apparaîtra à côté du sélecteur de date.
- Sélectionnez l’heure et le fuseau horaire pour le rechargement.
- Cliquez sur « Suivant ».
Points
Ajustez les paramètres suivants dans la section Points :
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Choisissez une méthode de rechargement :
- Montant fixe : un nombre fixe de points sera ajouté à chaque rechargement.
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Effectif : les points sont calculés en fonction du nombre d’individus associés à un budget, en utilisant l’une des méthodes suivantes :
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Groupe de budgets du gestionnaire : les points sont calculés en fonction du nombre de subordonnés directs du gestionnaire.
- Exemple : pour une règle de 100 points par subordonné direct par mois, un gestionnaire avec 3 subordonnés directs recevrait 300 points par rechargement (100 points×3 subordonnés=300 points).
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Groupe de budgets hiérarchique : les points sont calculés en fonction du nombre de personnes ayant accès au budget.
- Exemple : pour une règle de 100 points par personne par mois, un budget hiérarchique avec 5 personnes ayant accès recevrait 500 points par rechargement (100 points×5 personnes=500 points).
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Groupe de budgets du gestionnaire : les points sont calculés en fonction du nombre de subordonnés directs du gestionnaire.
- Décidez si les points doivent se reporter à chaque période de rechargement. Si cette option n’est pas cochée, les points inutilisés seront complétés par de nouveaux points pour atteindre le montant de rechargement spécifié.
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Entrez le nombre de points à recharger :
- Montant fixe : entrez le nombre fixe de points par cycle de rechargement.
- Effectif : entrez les points par effectif par cycle de rechargement (applicable uniquement pour les groupes de budgets Gestionnaire et Hiérarchie).
- Cliquez sur « Suivant » pour continuer.
Budgets
Sélectionnez le(s) budget(s) ou groupe(s) de budgets auxquels la règle s’appliquera :
- Appliquer la règle à un groupe de budgets l’appliquera automatiquement à chaque budget de ce groupe.
-
Tout budget grisé indique l’une des situations suivantes :
- Une règle est déjà appliquée à ce budget ou groupe (une seule règle peut être appliquée).
- Le budget ne peut pas accueillir le type de règle spécifique. Par exemple, les règles de rechargement basées sur l’effectif ne peuvent pas être appliquées aux budgets réguliers ou aux groupes de budgets métadonnées.
Cette étape est facultative. Vous pouvez également appliquer des règles aux budgets après la création de la règle, individuellement ou en masse via un téléchargement CSV. Pour ce faire, après avoir créé la règle et les budgets, cliquez sur l’icône à trois points à côté du budget et sélectionnez « Modifier le budget » pour appliquer la règle.
Résumé
Passez en revue le résumé des budgets et groupes de budgets concernés. Si aucune règle n’est actuellement appliquée, poursuivez en sélectionnant « Ajouter une règle ».
Pour appliquer la règle immédiatement au lieu d’attendre la prochaine exécution programmée, cochez la case à côté de « Exécuter la règle immédiatement après l’ajout ». Lorsque vous cliquez sur « Ajouter une règle », des points seront immédiatement ajoutés à tous les budgets associés à la règle nouvellement créée.
Gestion des règles
Dans l’onglet « Règles de rechargement automatique », vous pouvez voir toutes les règles créées, y compris le total des points alloués, la fréquence de rechargement (cadence), la date de la dernière exécution, la date du prochain rechargement prévu et les budgets utilisant chaque règle spécifique. Les sections suivantes fournissent des instructions pour modifier ou supprimer des règles et appliquer ou retirer des règles des budgets ou groupes de budgets.
Modification/Suppression d’une règle
Localisez la règle que vous souhaitez modifier ou supprimer dans l’onglet « Règles de rechargement automatique ».
Cliquez sur l’icône à trois points à côté de la règle.
Sélectionnez parmi les options suivantes :
- « Exécuter la règle maintenant » : pour déclencher un rechargement immédiat.
- « Modifier » : pour modifier les paramètres de la règle.
- « Supprimer » : pour supprimer la règle.
Application d’une règle à un budget/groupe de budgets
Pour appliquer une règle existante à un budget nouvellement créé :
- Cliquez sur les trois points à côté du budget ou groupe de budgets souhaité dans l’onglet « Budgets ».
- Sélectionnez « Modifier le budget ».
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Choisissez la règle applicable dans le menu déroulant « Règle de rechargement automatique du budget ».
- Remarque : les règles grisées ne peuvent pas être appliquées (par exemple, les règles de rechargement basées sur l’effectif sur les budgets réguliers).
- Cliquez sur « Enregistrer ».
- La règle sera appliquée et le budget sera rechargé à la prochaine date prévue. Pour déclencher un rechargement immédiat, sélectionnez « Exécuter la règle maintenant » dans l’onglet « Règles de rechargement automatique ».
Vous pouvez également appliquer une règle à plusieurs budgets en téléchargeant un fichier CSV avec le ReloadRuleId ou ReloadRuleName pour chaque budget.
Suppression d’une règle d’un budget/groupe de budgets
Pour modifier ou supprimer une règle d’un budget ou groupe de budgets :
- Cliquez sur les trois points à côté du budget ou groupe de budgets dans l’onglet « Budgets ».
- Sélectionnez « Modifier le budget ».
- Supprimez la règle appliquée en cliquant sur l’icône « x » à côté de la règle sélectionnée dans le menu déroulant « Règle de rechargement automatique du budget ». Pour appliquer une autre règle, sélectionnez-la dans le menu déroulant à la place. Pour supprimer la règle sans en appliquer une nouvelle, laissez le menu déroulant vide.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Si vous avez appliqué une règle à un groupe de budgets entier mais souhaitez la retirer d’un budget spécifique au sein de ce groupe :
- Cliquez sur le nom du groupe de budgets.
- Sélectionnez les trois points à côté du budget spécifique.
- Sélectionnez « Modifier le budget ».
- Cliquez sur l’icône « x » à côté de la règle sélectionnée sous le menu déroulant « Règle de rechargement automatique du budget ».
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Bien que vous puissiez appliquer différentes règles à des budgets individuels au sein du même groupe, nous recommandons de maintenir des règles cohérentes sur tous les budgets d’un groupe pour faciliter l’administration.
Erreurs
Si une erreur survient lors d’un rechargement automatique de budget, les super administrateurs recevront une notification par courriel. Les erreurs seront également indiquées dans l’onglet « Règles de rechargement automatique ».
Les causes courantes d’erreurs incluent un nombre insuffisant de points dans le compte de l’entreprise pour allouer. Pour résoudre ce problème :
- Ajoutez des points au compte de l’entreprise (voir l’article Ajouter des points à votre plateforme).
- Cliquez sur l’icône à trois points à côté de la règle dans l’onglet « Règles de rechargement automatique » et sélectionnez « Exécuter la règle maintenant ». Un avis de succès apparaîtra.
FAQ
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Quels paramètres doivent être modifiés dans les paramètres du Programme de reconnaissance et de gains pour que les règles de rechargement automatique fonctionnent correctement ?
- Les nouveaux utilisateurs seront automatiquement ajoutés à leur groupe de budgets métadonnées, hiérarchique ou gestionnaire désigné en fonction de leurs métadonnées et de l’ID du superviseur. Cependant, les budgets ne seront pas rechargés avant la prochaine date de rechargement automatique prévue.
- Si des règles de rechargement automatique sont déjà appliquées aux budgets, quels changements pourraient être nécessaires dans les paramètres du Programme de reconnaissance et de gains ?
- L’« Accès au budget » dans le Programme de reconnaissance et le Programme de gains doit être réglé sur « Accès autorisé ». Réglez les budgets autorisés sur « Tous » ou « Limités » pour restreindre les utilisateurs à attribuer des points à partir de budgets spécifiques. Ensuite, sélectionnez le(s) budget(s) ou groupe(s) de budgets pertinents.
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Y a-t-il des restrictions sur les types de budgets auxquels des règles de rechargement automatique peuvent être appliquées ? Oui, une seule règle de rechargement automatique peut être appliquée par budget. Les types de règles de rechargement automatique disponibles pour chaque groupe de budgets sont les suivants :
- Budgets réguliers : uniquement des règles de rechargement automatique à montant fixe.
- Budgets métadonnées : uniquement des règles de rechargement automatique à montant fixe.
- Budgets hiérarchiques : règles de rechargement automatique à montant fixe et basées sur l’effectif.
- Budgets gestionnaires : règles de rechargement automatique à montant fixe et basées sur l’effectif.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.