Rechargement automatique du budget (héritage)

Le rechargement automatique du budget est conçu pour automatiser le réapprovisionnement des points de budget de façon régulière. Cet outil garantit que les budgets sont constamment financés sans intervention manuelle, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les tâches administratives sur la plateforme de reconnaissance. Dans cet article, vous apprendrez comment accéder à l’outil de rechargement automatique du budget, configurer ses paramètres, créer et gérer des règles, ainsi que résoudre les problèmes courants.

1. Ajouter une règle
   • Cadence
   • Points
   • Budgets
   • Résumé
2. Gérer les règles
   • Modifier/Supprimer une règle
   • Appliquer une règle à un budget/groupe de budgets
   • Retirer une règle d’un budget/groupe de budgets
3. Erreurs
4. FAQ

Ajouter une règle

1. Sélectionnez le bouton « Admin » en haut à droite de la page d’accueil.
2. Cliquez sur l’onglet « Budgets ».
3. Cliquez sur l’onglet « Règles de rechargement automatique » au-dessus du bouton bascule Actif-Archives.
4. Cliquez sur « Ajouter une règle » pour commencer le processus de configuration de la règle.

Cadence

Configurez les paramètres dans la section Cadence :

1. Nommez la règle de rechargement automatique.
2. Sélectionnez la fréquence de rechargement (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).
3. Choisissez la date de début pour le premier rechargement du budget. La date prévue pour le deuxième rechargement automatique apparaîtra à côté du sélecteur de date.
4. Sélectionnez l’heure et le fuseau horaire pour le rechargement.
5. Cliquez sur « Suivant ».

 
 

Points

Ajustez les paramètres dans la section Points :

1. Choisissez une méthode de rechargement :
   • Montant fixe : un nombre fixe de points par rechargement.
   • Nombre de personnes : les points sont calculés en fonction du nombre de personnes associées à un budget, selon l’une des méthodes suivantes :

• Groupe de budgets du gestionnaire : les points sont calculés en fonction du nombre de subordonnés directs du gestionnaire.
  • Exemple : pour une règle de 100 points par subordonné direct par mois, un gestionnaire avec 3 subordonnés directs recevrait 300 points par rechargement (100 points x 3 subordonnés directs = 300 points).
• Groupe de budgets hiérarchique : les points sont calculés en fonction du nombre de personnes ayant accès au budget.
  • Exemple : pour une règle de 100 points par personne par mois, un budget hiérarchique avec 5 personnes ayant accès recevrait 500 points par rechargement (100 points x 5 personnes = 500 points).

2. Décidez si les points doivent être reportés à chaque période de rechargement. Si non coché, les points inutilisés seront complétés avec de nouveaux points pour correspondre au montant de rechargement spécifié.
3. Entrez le nombre de points à recharger :
   • Montant fixe : entrez les points par cadence de rechargement.
   • Nombre de personnes : entrez les points par personne par cadence de rechargement (uniquement pour les groupes de budgets Gestionnaire et Hiérarchie).
4. Cliquez sur « Suivant » pour continuer.

Budgets

Sélectionnez le(s) budget(s) ou groupe(s) de budgets auxquels la règle s’applique :

1. Appliquez la règle à un groupe de budgets pour l’ajouter à chaque budget du groupe.
2. Tout budget grisé signifie soit :
   • Qu’une règle est déjà appliquée (une seule règle par budget/groupe)
   • Qu’il ne peut pas accueillir une règle spécifique :
     • Les règles avec méthode de rechargement basée sur le nombre de personnes ne peuvent pas être appliquées aux budgets réguliers ou aux groupes de budgets métadonnées.

Cette étape est optionnelle, et les règles peuvent être appliquées aux budgets après la création de la règle. Après avoir créé la règle et les budgets, cliquez sur l’icône à trois points à côté du budget et sélectionnez « Modifier le budget » pour appliquer la règle.
 

Résumé

Vérifiez le résumé des budgets/groupes de budgets affectés. Si aucune règle n’est appliquée, continuez en sélectionnant « Ajouter une règle ». 
 

 
 

Pour appliquer la règle immédiatement au lieu d’attendre la prochaine exécution programmée, cochez la case à côté de « Exécuter la règle immédiatement après l’ajout ». Lorsque « Ajouter une règle » est cliqué, les points seront immédiatement ajoutés aux budgets attachés à la règle créée.
 

Gérer les règles

Dans l’onglet Règles de rechargement automatique, visualisez toutes les règles créées, y compris les points crédités, la cadence, la date de dernière exécution, la date de prochain crédit et les budgets utilisant des règles spécifiques. Les instructions pour modifier/supprimer des règles et appliquer/retirer des règles de budgets/groupes suivent.
 

Modifier/Supprimer une règle

Trouvez la règle nouvellement créée dans l’onglet « Règles de rechargement automatique ». Cliquez sur l’icône à trois points pour :

1. Exécuter la règle maintenant.
2. Modifier les paramètres de la règle.
3. Supprimer la règle. 

Appliquer une règle à un budget/groupe de budgets

Pour appliquer une règle existante à un budget nouvellement créé :

1. Cliquez sur les trois points à côté d’un budget/groupe de budgets dans l’onglet « Budgets ».
2. Sélectionnez « Modifier le budget ».
3. Choisissez la règle applicable dans le menu déroulant « Règle de rechargement automatique du budget ».
   • Les règles grisées ne peuvent pas être appliquées (ex. règles de rechargement par nombre de personnes aux budgets réguliers).
4. Cliquez sur « Enregistrer ».
5. Attendez le prochain rechargement automatique ou exécutez manuellement la règle en sélectionnant « Exécuter la règle maintenant » dans l’onglet « Règles de rechargement automatique ».

Retirer une règle d’un budget/groupe de budgets

Pour modifier ou retirer une règle :

1. Cliquez sur les trois points à côté d’un budget/groupe de budgets dans l’onglet « Budgets ».
2. Sélectionnez « Modifier le budget ».
3. Retirez la règle en cliquant sur l’icône « x » à côté de la règle sélectionnée dans le menu déroulant « Règle de rechargement automatique du budget ». Laissez vide pour ne pas appliquer une autre règle ou sélectionnez une règle différente.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Si vous avez appliqué une règle à un groupe de budgets mais souhaitez retirer une règle de rechargement automatique d’un budget spécifique :

1. Cliquez sur le groupe de budgets.
2. Sélectionnez les trois points à côté d’un budget spécifique.
3. Sélectionnez « Modifier le budget ».
4. Cliquez sur l’icône x à côté de la règle sélectionnée sous le menu déroulant « Règle de rechargement automatique du budget ».
5. Cliquez sur « Enregistrer ». 

Vous pouvez appliquer différentes règles pour différents budgets sous un même groupe de budgets, mais il est recommandé de maintenir la cohérence des règles dans les groupes de budgets pour faciliter l’administration.

Erreurs

Si une erreur survient lors d’un rechargement automatique du budget, les Super Admins recevront une notification par courriel. Les erreurs sont également affichées dans l’onglet « Règles de rechargement automatique ».

Si une erreur survient, c’est généralement dû à un nombre insuffisant de points dans le compte de l’entreprise à allouer. Pour y remédier :

1. Ajoutez des points au compte de l’entreprise (voir l’article Ajouter des points à votre plateforme). 
2. Cliquez sur l’icône à trois points à côté de la règle dans l’onglet « Règle de rechargement automatique » et sélectionnez « Exécuter la règle maintenant ». Un message de succès apparaîtra.

FAQ

Quels paramètres doivent être modifiés dans les paramètres de Reconnaissance et du programme de gains pour les règles de rechargement automatique ?

• Les nouveaux utilisateurs seront ajoutés à leur groupe de budgets métadonnées, hiérarchique ou gestionnaire en fonction de leurs métadonnées et de l’ID du superviseur. Les budgets ne seront pas rechargés avant la prochaine date programmée.

Si des règles de rechargement automatique sont appliquées aux budgets, quels paramètres doivent être modifiés dans les paramètres de Reconnaissance et du programme de gains ?

• La section « Accès au budget » dans les paramètres du Programme de reconnaissance et du Programme de gains d’un programme doit être définie comme « Accès autorisé » et le paramètre Budgets autorisés doit être réglé sur « Tous » ou « Limité » pour que les utilisateurs ayant accès à plusieurs budgets ne puissent recevoir des points que des budgets spécifiés via ce programme ; assurez-vous de sélectionner le(s) budget(s)/groupe(s) de budgets applicable(s) dans le champ présenté.

Y a-t-il des limites quant aux budgets pouvant avoir des règles de rechargement automatique ?

• Oui, une seule règle de rechargement automatique peut être appliquée par budget. Les types de règles de rechargement automatique disponibles pour chaque groupe de budgets sont les suivants :
  • Budgets réguliers : 
    • Règles de rechargement automatique à montant fixe
  • Budgets métadonnées : 
    • Règles de rechargement automatique à montant fixe
  • Budgets hiérarchiques :
    • Règles de rechargement automatique à montant fixe
    • Règles de rechargement automatique basées sur le nombre de personnes
  • Budgets gestionnaires :
    • Règles de rechargement automatique à montant fixe
    • Règles de rechargement automatique basées sur le nombre de personnes

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.