L'article suivant explique comment les groupes de budget peuvent être établis à l'aide des métadonnées des employés dans le fichier utilisateur. La structure d'un groupe de budget est similaire à un arbre généalogique : le Groupe de budget (budget parent) est le tronc, et les sous-budgets (budgets enfants) sont les branches. Les sous-budgets peuvent être divisés davantage en sous-groupes, créant des niveaux supplémentaires, un peu comme de petites brindilles partant d'une branche. Cette fonctionnalité aide les gestionnaires et les personnes ayant accès au budget à conserver une flexibilité face aux changements organisationnels. Consultez l'article et la vidéo ci-dessous pour apprendre comment ajouter un groupe de budget, gérer les budgets enfants, créer des sous-groupes et tirer parti des groupes de budget dans les programmes de reconnaissance. Veuillez communiquer avec votre contact Awardco pour activer cette fonctionnalité.
- Ajouter un groupe de budget
- Gérer les groupes de budget
- Transférer des points en masse
- Exploiter les groupes de budget dans les programmes de reconnaissance
Ajouter un groupe de budget
Pour accéder aux budgets en tant qu'administrateur Awardco :
- Connectez-vous à Awardco.
- Sur la page d'accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
- Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez Finance, puis Budgets.
Cette page affiche tous vos budgets existants, leurs soldes et les personnes ayant accès au budget. Pour créer un groupe de budget, sélectionnez Créer un groupe.
Ensuite, nommez le groupe, sélectionnez le centre de coûts du budget (si votre organisation les utilise pour la budgétisation), et indiquez si le budget est imposable ou non imposable. Remarque : Cette désignation fiscale est uniquement pour le reporting et n'affectera pas le fonctionnement du budget. Le statut fiscal que vous définissez ici s'appliquera à tous les sous-budgets dans ce groupe de budget.
Puis, décidez du type de groupe de budget. Les sections suivantes expliquent chaque type en détail, ainsi que leurs usages spécifiques.
Métadonnées
Le type de groupe de budget Metadata crée automatiquement des budgets basés sur les métadonnées dans vos téléchargements de fichiers utilisateur. Lorsque vous choisissez ce type, le système génère un budget pour chaque valeur unique dans le champ de métadonnées que vous sélectionnez.
Par exemple, si vous sélectionnez « #Department » comme champ de métadonnées, un budget sera créé pour chaque département listé. Les utilisateurs de ces départements auront alors accès au budget de leur département. Les utilisateurs sans valeur pour le champ de métadonnées choisi seront placés dans une catégorie « Budget indéfini » au sein de chaque groupe et sous-groupe.
Utilisez le menu déroulant du champ de métadonnées pour spécifier le champ qui déterminera les groupes et l'accès au budget.
Hiérarchie
Remarque : Cette structure de budget n'est disponible que pour les clients qui l'utilisaient déjà avant le 26 février 2025 et ne peut pas être mise en œuvre à nouveau.
Le type de groupe de budget Hiérarchie structure les budgets en fonction des ID de superviseur dans votre fichier utilisateur. Ce type est utile pour aligner les budgets avec votre hiérarchie organisationnelle.
Après avoir sélectionné « Hiérarchie », désignez l'utilisateur de niveau supérieur (l'utilisateur au sommet de votre hiérarchie) dans le champ Niveau supérieur. Cet utilisateur sera le point de départ pour la structure du budget hiérarchique.
Manager
Le type de budget Manager attribue automatiquement un budget à chaque individu ayant au moins un subordonné direct, tel que déterminé par le « Supervisor ID » dans le fichier utilisateur. Cela simplifie le processus en éliminant la nécessité de créer manuellement un budget pour chaque gestionnaire de votre organisation.
Vous pouvez également limiter les gestionnaires qui reçoivent des budgets en sélectionnant des métadonnées spécifiques dans le fichier utilisateur. Par exemple, vous pourriez choisir de ne donner des budgets qu'aux gestionnaires dont le « Niveau » est « Exécutif », « VP » ou « Directeur ».
Accorder l'accès au budget : Donneur ou Bénéficiaire
Le commutateur Basé sur détermine comment l'accès au budget est accordé aux utilisateurs. Vous pouvez choisir soit Bénéficiaire, soit Donneur.
- Sélectionner Donneur accorde l'accès au budget en fonction de l'utilisateur qui donne les points de reconnaissance.
- Sélectionner Bénéficiaire accorde l'accès au budget en fonction de la personne qui reçoit les points.
Voici comment les paramètres d'accès au budget fonctionnent avec chaque type de groupe de budget :
- Metadata : Donneur et Bénéficiaire
- Hiérarchie : Donneur et Bénéficiaire
- Manager : Donneur
Recharge automatique du budget
Si vous souhaitez que les points se rechargent automatiquement selon un calendrier régulier, activez l'option Recharge automatique du budget. Ensuite, sélectionnez une règle de recharge automatique dans le menu déroulant.
Si vous n'avez pas encore créé de règle de recharge automatique, suivez ces étapes :
- Sur la page Budgets, cliquez sur l'onglet Règles de recharge automatique (au-dessus du commutateur Actif-Archive).
- Cliquez sur Ajouter une règle pour commencer à configurer une nouvelle règle.
- Définissez la fréquence de recharge, le nombre de points à recharger, et les budgets auxquels la règle s'appliquera.
- Passez en revue le résumé des paramètres de votre règle et cliquez sur Ajouter une règle.
Consultez l'article d'aide sur la recharge automatique du budget pour plus d'informations sur chaque paramètre du processus de configuration et les subtilités de la recharge automatique du budget.
Après avoir cliqué sur « Enregistrer », le groupe de budget nouvellement créé apparaîtra dans l'onglet Budgets.
Gérer les groupes de budget
Pour modifier le nom d'un groupe de budget, changer son statut fiscal, ajouter des points ou transférer des points, cliquez sur les points de suspension (trois points) à droite du budget. Remarque : Vous ne pouvez pas modifier les champs Centre de coûts et Métadonnées après la création du groupe de budget.
Cliquer sur les points de suspension d'un budget parent vous donnera également l'option d'archiver le groupe de budget. Les groupes de budget ne peuvent être archivés que de cette manière ; vous ne pouvez pas les archiver via un téléchargement CSV.
Pour les groupes de budget Manager, la destination des points une fois le budget archivé est contrôlée par le commutateur « Les budgets Manager archivés conservent les fonds » dans les Paramètres avancés de la plateforme.
- Lorsque ce commutateur est désactivé (par défaut), l'archivage d'un budget Manager renvoie les points restants au compte de l'entreprise et masque le budget de la page Budgets.
- Lorsque ce commutateur est activé, les budgets Manager archivés sont déplacés vers l'onglet Archivés, conservent leur solde restant, et peuvent toujours être utilisés comme source lors du transfert de points vers d'autres budgets. Les administrateurs et propriétaires de budget ayant accès au budget Manager archivé peuvent transférer des points de ce budget archivé vers d'autres budgets selon les besoins.
Modifier les groupes de budget Metadata
Dans un groupe de budget Metadata, le symbole de cadenas sur chaque valeur de métadonnée dans les champs d'accès aux budgets enfants individuels indique que ces valeurs de métadonnées des budgets enfants ne peuvent pas être modifiées.
Par défaut, tous les types de rôle associés à une valeur Metadata ont accès au budget. Si vous devez limiter l'accès à des rôles spécifiques, cliquez dans le champ de recherche du budget et ajoutez le nom du rôle aux paramètres d'accès au budget. Vous pouvez également rechercher et ajouter d'autres individus ou groupes de managers pour leur accorder l'accès au budget. Vous pouvez ajouter des métadonnées à l'accès au budget d'un sous-budget tant que ce n'est pas la même métadonnée utilisée par le budget parent.
Pour modifier le nom d'un budget enfant, le Centre de coûts et les propriétaires du budget, cliquez sur l'icône des points de suspension à droite du budget enfant. Vous pouvez également ajouter ou retirer des points et transférer des points vers n'importe quel autre budget ou budget enfant depuis ce menu. De plus, vous trouverez l'option Créer un nouveau sous-groupe, qui vous permet de raffiner davantage l'accès au budget en utilisant une autre valeur de métadonnée basée sur le champ de métadonnée original du groupe de budget.
Créer des sous-groupes
Après avoir sélectionné l'option pour créer des budgets de sous-groupe, vous serez redirigé vers une page où vous pouvez :
- Nommer le sous-groupe
- Sélectionner un centre de coûts (le cas échéant)
- Choisir un nouveau champ de métadonnée pour définir l'accès au budget
Important : Lorsque vous créez des budgets de sous-groupe, tous les points actuellement dans le budget enfant seront retournés au compte de l'entreprise. Vous devrez ensuite réaffecter ces points aux nouveaux budgets enfants et aux budgets de sous-groupe selon les besoins.
Exemple :
Supposons que vous créez des budgets de sous-groupe dans le budget enfant « Succès client ». Vous assignez ce sous-groupe au « Centre de coûts 1 » et utilisez le champ de métadonnée « #Niveau de poste ». Après avoir cliqué sur « Enregistrer », trois nouveaux budgets de sous-groupe seront créés pour les employés du Succès client avec les niveaux de poste 1, 2 et 3. Les points qui étaient dans le budget principal « Succès client » sont maintenant dans le compte de l'entreprise et doivent être ajoutés à ces nouveaux budgets de sous-groupe.
Modifier les groupes de budget Hiérarchie et Manager
Cliquez sur l'icône des points de suspension à droite de tout budget parent dans un groupe de budget pour modifier le nom du groupe, les informations fiscales ou ajouter des règles de recharge automatique. De plus, vous pouvez archiver le groupe, rechercher la liste des utilisateurs ayant accès au budget dans le groupe, ou ajouter des budgets enfants.
Sur n'importe quel budget parent, cliquez sur l'icône des points de suspension pour modifier les éléments suivants :
Budget parent Hiérarchie
- Nom
- Informations fiscales
-
Quels gestionnaires doivent être inclus ? (Tous, Limiter)
- Limitez les gestionnaires inclus en sélectionnant des métadonnées dans le menu déroulant.
- Règle de recharge automatique
Budget parent Manager
- Nom
- Informations fiscales
-
Quels gestionnaires doivent être inclus ? (Tous, Limiter)
- Limitez les gestionnaires inclus en sélectionnant des métadonnées dans le menu déroulant.
-
Propriétaires du budget
- Utilisez ce champ pour ajouter en masse un propriétaire de budget à tous les budgets du groupe de budget Manager.
- Règle de recharge automatique
Sur n'importe quel budget enfant, cliquez sur l'icône des points de suspension pour modifier les éléments suivants :
Budgets enfants Hiérarchie
- Centre de coûts (le cas échéant)
- Propriétaires du budget
- Règle de recharge automatique
Budgets enfants Manager
- Nom
- Centre de coûts (le cas échéant)
- Informations fiscales
-
Quels gestionnaires doivent être inclus ? (Tous, Limiter)
- Incluez tous les gestionnaires s'ils ont 1+ subordonné direct, ou limitez les gestionnaires via les métadonnées.
- Propriétaires du budget
- Règle de recharge automatique
Transférer des points en masse
Les administrateurs et propriétaires de budget peuvent rapidement recharger plusieurs budgets dans un groupe de budget à l'aide de la fonction de transfert en masse. Ceci est particulièrement utile pour les propriétaires de budget chargés de gérer les points pour un grand groupe de gestionnaires.
- Naviguez vers le groupe de budget spécifique que vous souhaitez recharger.
-
Cliquez sur le bouton « Transférer des points en masse ». Cette action est visible uniquement lorsque vous consultez le groupe de budget Manager spécifique.
- Dans la fenêtre modale, exportez le modèle CSV.
- Dans le CSV, fournissez l'ID du budget « de » (le budget à partir duquel les points seront transférés, généralement un budget individuel dont le propriétaire est le propriétaire du budget) et le montant de points que vous souhaitez envoyer à chaque budget enfant du groupe.
- Téléchargez le CSV complété via la fenêtre modale pour exécuter le transfert en masse.
Remarque sur l'accès des propriétaires de budget : Un propriétaire de budget ayant accès à un groupe de budget Manager aura accès à la page Budgets, mais il ne pourra voir que les budgets où il est explicitement assigné comme propriétaire. La fonction « Transférer des points en masse » se trouve dans la page du groupe de budget Manager.
Exploiter les groupes de budget dans les programmes de reconnaissance
Vous pouvez utiliser les groupes de budget dans les paramètres de budget de vos programmes de reconnaissance (Admin > Programmes > Programmes de reconnaissance > sélectionnez le nom du programme > Points).
Dans la section Points des paramètres du programme de reconnaissance, ajustez les paramètres d'accès au budget pour :
- Budgets d'accès autorisé : Cela permet aux utilisateurs ayant accès à des budgets spécifiques dans le groupe de budget d'utiliser ces budgets pour la reconnaissance.
- Groupe de budget de base du bénéficiaire : (pour les programmes basés sur le bénéficiaire) Cela aligne l'accès au budget du programme avec les groupes de budget basés sur le bénéficiaire.
Remarque : L'accès au budget central permet à toute personne éligible à donner une reconnaissance dans le programme d'accéder au budget du programme sélectionné, même si elle n'a pas reçu d'accès spécifique dans l'onglet Budgets.
Pour utiliser un groupe de budget, tapez le nom du budget parent dans la barre de recherche.
Important : Avant de quitter les paramètres du programme de reconnaissance, assurez-vous que l'option Permettre au nominator de suggérer un montant est activée dans la section Financement.
Désormais, toute personne ayant accès au budget au sein du groupe de budget spécifié et éligible à donner une reconnaissance dans ce programme verra l'option de sélectionner son budget désigné sur le formulaire de reconnaissance. De même, toute personne ayant accès au budget dans le même groupe de budget qui doit approuver une reconnaissance pourra la financer à partir de son propre budget.
Exemple :
Dans la file d'approbations, cet approbateur peut attribuer des points à partir du budget enfant « Ventes » dans le groupe de budget « Département ».
Dans la file d'approbations, cet approbateur peut attribuer des points à partir du budget enfant Ventes.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.