Financer votre compte

Chaque organisation est configurée avec un compte de rachat. Les organisations financent ensuite ce compte avant d’utiliser des points pour acheter des produits. Comme une banque exigeant qu’un chèque soit couvert par des liquidités, les points sur la plateforme Awardco doivent être garantis par suffisamment d’argent liquide pour couvrir tous les rachats de produits. Awardco ne finance pas à l’avance le coût des articles ou achats de votre entreprise. Chaque organisation est responsable de financer ses propres rachats sur la plateforme Awardco. Les commandes non financées ne seront pas traitées et resteront en attente jusqu’à réception du paiement.

Le compte de rachat de votre organisation est un compte courant commercial sans intérêt détenu par Awardco. Les fonds déposés dans ce compte sont utilisés pour traiter et payer les rachats effectués par vos utilisateurs autorisés sur la plateforme Awardco. Pensez-y comme un lieu de dépôt des fonds de votre entreprise dédiés à la réalisation des récompenses aux employés. Ces fonds sont considérés comme un passif par Awardco, reflétant qu’ils restent votre propriété jusqu’à leur utilisation pour des rachats.

Le compte de rachat fonctionne selon les principes comptables généralement reconnus aux États-Unis (US GAAP), ce qui signifie qu’Awardco comptabilise les remises au compte de rachat comme un actif prépayé, les montants n’étant dépensés qu’une fois les rachats effectués. Vous pouvez surveiller le solde et les transactions de votre compte de rachat via les rapports « Argent dépensé » et « Compte d’argent » disponibles sur la plateforme. Il est important de noter que le compte de rachat est séparé des comptes opérationnels d’Awardco, et que vos fonds qui y sont déposés sont utilisés uniquement pour les rachats de votre organisation.

Comment le compte de rachat doit-il être comptabilisé ?

Conformément aux US GAAP (principes comptables généralement reconnus aux États-Unis) et au principe de correspondance, Awardco recommande aux clients de comptabiliser les remises au compte de rachat comme un actif prépayé. Les montants ne sont dépensés qu’une fois que les rachats ont effectivement lieu.

Pour vous aider à rapprocher votre compte d’actif prépayé, vous pouvez utiliser deux rapports disponibles sur la plateforme Awardco :

• Le rapport « Argent dépensé » suit les rachats.
• Le rapport « Compte de rachat » montre à la fois les dépôts et les rachats de votre compte.

Méthodes de financement

Il existe deux méthodes par lesquelles les organisations peuvent financer leurs points :

1) Facturation gérée par le client : Les administrateurs peuvent ajouter des points à leur plateforme en déposant d’abord des fonds pour garantir ces points via la page de facturation. Il y a trois façons d’ajouter des fonds :

1. Carte de crédit – Les administrateurs peuvent déposer des fonds sur la plateforme avec leur carte de crédit. Veuillez noter que le traitement des cartes de crédit via Stripe sur la page de facturation (ajout de fonds/paiement des factures/etc.) est actuellement disponible uniquement pour les organisations sur notre instance américaine utilisant la devise USD. Les frais de traitement des cartes varient selon le montant payé :
   • 0 $-499,99 $ = 5 % de frais
   • 500 $-999,99 $ = 4 % de frais
   • 1000 $ et plus = 3 % de frais
2. ACH – Les administrateurs peuvent télécharger leurs informations bancaires pour initier des paiements ACH directement sur la plateforme. Aucun frais. Les points sont disponibles à l’utilisation lorsque les fonds sont reçus et déposés dans le compte de rachat, ce qui prend généralement 3 à 5 jours ouvrables.
3. Demande de facture – Les administrateurs peuvent demander une facture qui sera envoyée dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables suivant la demande. Une fois le paiement reçu et déposé dans le compte de rachat, les points seront disponibles à l’utilisation. Pour les organisations qui ne sont pas sur notre instance américaine ou qui utilisent des devises autres que l’USD, c’est la méthode principale pour financer votre compte.

2) Facturation mensuelle sur les points attribués* : Dans votre portail administrateur sur la plateforme Awardco, ajoutez des points hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement, annuellement ou de façon intermittente selon vos besoins. Le premier de chaque mois, les organisations recevront une facture pour le nombre de points attribués durant le mois précédent. Comme il n’y a pas de fonds initiaux dans le compte de rachat, cette option nécessite un dépôt de garantie initial. Le dépôt de garantie sert aussi de protection contre les découverts pour les points ajoutés, attribués ou rachetés durant le mois entre les factures. Cela aide à assurer que les rachats continuent de se dérouler sans accroc tout au long du mois. Awardco recommande un dépôt de garantie équivalant à 20 % du budget annuel estimé de l’organisation, mais cela peut être discuté avec votre gestionnaire de compte. S’il n’y a pas assez de fonds dans le compte de rachat, les commandes ne seront pas traitées et resteront en attente jusqu’à réception du paiement.

            Facturation Awarded Plus Credit – Si votre organisation a fourni en interne des articles affichés pour rachat sur votre plateforme Awardco, cette méthode de facturation facturera les points attribués et créditera (soustraira) tout rachat effectué en interne du montant total. Un rapport csv peut être fourni sur demande affichant les points attribués du mois précédent avec une ligne de crédit en bas représentant la valeur des points rachetés sur les articles internes. 

REMARQUE : Veuillez garder à l’esprit qu’il ne s’agit pas d’un modèle de type « utilisez ou perdez ». Pour reprendre l’analogie bancaire, c’est votre argent. Le but du compte de rachat est simplement de financer vos points et d’assurer que les commandes soient traitées avec succès.

*Lors de l’utilisation de PPP, le montant facturé est déterminé par la valeur de base des points attribués, et non nécessairement par le nombre de points attribués. La valeur des points au moment du rachat peut ne pas correspondre au montant facturé en raison de changements potentiels dans les valeurs PPP entre le moment de l’émission et celui du rachat. Une annonce est faite lorsque des valeurs PPP mises à jour sont disponibles, mais avant tout changement, donnant la possibilité de demander à ne pas mettre à jour les valeurs PPP.

Factures de demande de financement

Vous pourriez recevoir périodiquement des « Factures de demande de financement » de la part d’Awardco. Ce sont des recommandations de fonds estimés nécessaires pour honorer les rachats futurs et sont conçues pour vous aider à maintenir un solde positif dans votre compte de rachat, semblable à un compte de dépôt dans une institution financière.

Il est important de comprendre que ces demandes (souvent étiquetées avec des noms de fichiers comme « SO##### ») ne sont pas de véritables factures et ne représentent pas une obligation de paiement envers Awardco. Ce sont uniquement des suggestions pour assurer un traitement ininterrompu des rachats pour vos employés. Bien que vous ne soyez pas contractuellement obligé de les payer, il est fortement recommandé de maintenir un solde suffisant pour une expérience fluide sur la plateforme. Vous pouvez également déposer des fonds de manière proactive sans recevoir de facture de demande de financement.

Comment déposer des fonds dans votre compte de rachat

Les informations de remise pour déposer des fonds se trouvent sur n’importe laquelle de vos factures ou factures de demande de financement. Actuellement, Awardco accepte les formes de paiement suivantes :

• ACH
• Virement bancaire
• Chèque
• Carte de crédit : Vous pouvez également payer les factures de demande de financement par carte de crédit via la page de facturation de votre plateforme. (Veuillez noter que les cartes de crédit ne sont pas actuellement acceptées pour les paiements directs de factures pour les abonnements, les services professionnels ou les articles de cadeaux d’entreprise).

Note importante : Bien qu’Awardco utilise le même compte bancaire pour recevoir à la fois les paiements des factures de demande de financement et les autres paiements de factures, les fonds sont examinés quotidiennement et affectés à leurs comptes respectifs (c’est-à-dire le compte de rachat pour les paiements des factures de demande de financement et le compte opérationnel d’Awardco pour les autres paiements de factures).