Utilisez les groupes pour organiser les personnes dans Awardco afin de faciliter la gestion de la visibilité, de l’adhésion et de la communication basée sur les groupes.
Remarque : Awardco Connection est actuellement en accès anticipé et n’est pas encore disponible pour tous. Si vous souhaitez un accès anticipé aux groupes, veuillez contacter votre interlocuteur Awardco. Une disponibilité plus large est prévue ultérieurement.
- Pourquoi utiliser les groupes ?
- Avant de commencer
- Navigation vers les groupes
- Créer un nouveau groupe
- Gérer les paramètres du groupe dans la page du groupe
- Ajouter le widget « Mes pages » sur la page d’accueil
- Ce que les personnes peuvent voir et faire avec les groupes
- Considérations et implications
- FAQ
Pourquoi utiliser les groupes ?
Les groupes vous aident à organiser les employés par équipe, département, emplacement ou autres critères de votre choix. Ils peuvent aussi aider les employés à se rassembler autour d’intérêts communs ou de communautés, comme un ERG femmes, un club de pickleball ou un club de lecture. Les groupes peuvent également avoir leurs propres pages de groupe. Pour en savoir plus sur les pages de groupe, consultez l’article « Créer et gérer des pages de groupe ».
Avant de commencer
Avant de créer un groupe, il est utile de connaître quelques paramètres clés :
- Les groupes peuvent être publics ou privés, avec une adhésion ouverte ou gérée.
- Vous pouvez ajouter des membres directement, utiliser des règles basées sur les métadonnées pour créer un groupe automatiquement, ou télécharger un fichier CSV en masse.
- Vous pouvez également exclure des personnes spécifiques d’un groupe.
- Vous pouvez attribuer des propriétaires de groupe pour aider à gérer le groupe.
- Vous pouvez choisir si les propriétaires peuvent envoyer des annonces au groupe.
- Vous pouvez choisir si les membres sont autorisés à quitter le groupe.
Navigation vers les groupes
Pour accéder aux groupes, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à votre plateforme Awardco.
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton « Admin » en bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Utilisateurs » puis « Groupes ».
Onglet Groupes
Dans cet onglet principal, vous verrez les groupes créés, leur nom, qui les a créés et la date de création. Les groupes peuvent également être modifiés et supprimés dans cet onglet.
Paramètres du groupe
Dans cet onglet des paramètres, vous verrez les réglages suivants :
Page Connection :
- Activer ce paramètre ajoute la page Connection à la navigation utilisateur, où les utilisateurs peuvent parcourir les pages de groupe à travers l’organisation. La désactivation masque la page et son élément de navigation.
Libellés :
- Le libellé Pages de groupe contrôle le titre sur le widget de la page d’accueil et la page Connection.
Groupes privés :
- Activer ce paramètre permettra à tous les utilisateurs de créer des groupes privés à utiliser dans les reconnaissances. La désactivation empêchera la création de groupes supplémentaires, mais n’affectera pas les groupes existants.
Créer un nouveau groupe
Il y a deux façons de créer un groupe, selon vos permissions.
Pour les administrateurs disposant des permissions :
Pour créer un groupe, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à votre plateforme Awardco.
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton « Admin » en bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Utilisateurs » puis « Groupes ».
- Sélectionnez « + Créer un groupe ».
- Saisissez le nom du groupe.
Pour les utilisateurs créant des groupes privés :
Si votre entreprise a activé les groupes privés, les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes privés depuis l’onglet Connexions sur leur profil. Ce processus utilise une version simplifiée de la configuration du groupe.
Onglet Paramètres
Dans cet onglet des paramètres, vous verrez les réglages suivants :
Affichage :
- Nom du groupe
- Image : les meilleurs résultats proviennent d’images carrées.
Configuration :
- Visibilité : Qui peut voir le groupe. Privé signifie que seuls les membres peuvent voir ce groupe. Public permet à quiconque de voir ce groupe.
- Adhésion : Qui peut rejoindre le groupe. Gérée signifie adhésion limitée. Ouverte permet à quiconque de rejoindre ce groupe.
- Autoriser les membres à quitter : sélectionner cette option permet aux membres de quitter le groupe s’ils le souhaitent.
- Autoriser les propriétaires à envoyer des annonces : sélectionner cette option permet à tout propriétaire, en plus du super administrateur qui a créé le groupe, d’envoyer une annonce au groupe.
Propriétaires :
- Sélectionner les utilisateurs à inclure : cela partage la propriété du groupe afin que les individus puissent gérer les membres, les propriétaires et les paramètres d’affichage du groupe.
Page :
- Activer cette fonctionnalité permet d’avoir une page spécifique pour ce groupe. Consultez l’article « Créer et gérer des pages de groupe » pour plus d’informations sur les pages de groupe.
- Veuillez noter que seules les pages des groupes créés par des super administrateurs sont possibles. Les groupes créés par des utilisateurs ne peuvent pas avoir de pages.
Onglet Membres
Membres :
- Sélectionnez « Voir tous les membres » pour voir qui fait partie du groupe.
Sélectionner les utilisateurs à inclure :
- Les utilisateurs peuvent être ajoutés individuellement avec « Utilisateur individuel ».
- Les utilisateurs peuvent être ajoutés par métadonnées.
- Remarque : cela utilise la logique « et », pas « ou ». Autrement dit, si vous sélectionnez le bureau de NY et le département RH, cela correspondra aux utilisateurs du département RH au bureau de NY, et non à tous les utilisateurs du RH et du bureau de NY.
- Peut être ajouté en masse (ID employé ou courriel) via un téléchargement de fichier CSV.
- Remarque : les créateurs et propriétaires du groupe ne sont pas automatiquement inclus en tant que membres. Ils doivent toujours être ajoutés au groupe.
Sélectionner les utilisateurs à exclure :
- Ajoutez les utilisateurs qui doivent être exclus du groupe. Les utilisateurs exclus seront toujours laissés de côté, même s’ils correspondent à une règle d’inclusion.
- Les personnes qui s’auto-excluent apparaîtront dans cette liste ainsi que celles exclues manuellement.
- Peut être exclu en masse (ID employé ou courriel) via un téléchargement de fichier CSV.
Gérer les paramètres du groupe dans la page du groupe
Vous pouvez ajuster les paramètres du groupe à tout moment dans la page du groupe. Sur la page d’accueil, allez au widget « Mes pages » et sélectionnez le groupe auquel vous appartenez. Consultez les informations « Ajouter le widget Mes pages sur la page d’accueil » pour savoir comment ajouter le widget « Mes pages » à la page d’accueil. À partir de là, sélectionnez le bouton « Gérer le groupe ».
Les paramètres du groupe gérables comprennent :
- Paramètres d’affichage avec nom et image.
- Utilisateurs dans le groupe.
- Propriétaires du groupe.
Ajouter le widget « Mes pages » sur la page d’accueil
Le widget « Mes pages » apparaît dans un widget dédié sur la page d’accueil pour une visibilité maximale. Depuis ce widget, les employés peuvent cliquer pour accéder rapidement aux pages des groupes dont ils font partie.
Configurer le widget « Mes pages » :
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton « Admin » en bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Personnaliser » puis « Éditeur de page d’accueil ».
- Sur le côté gauche ou droit de l’éditeur de page d’accueil, cliquez sur « Ajouter du contenu » et ajoutez « Mes pages ».
- Ajoutez également le widget « Mes pages » à la mise en page mobile de la page d’accueil, en veillant à ce qu’il soit visible et facile d’accès.
REMARQUE : Il est recommandé de déplacer ce widget plus près du haut de votre page d’accueil. Assurez-vous de prévisualiser le placement du widget sur la page d’accueil mobile également.
Pour des instructions plus détaillées sur la personnalisation de votre mise en page, veuillez consulter notre article d’aide sur l’éditeur de page d’accueil.
Ce que les personnes peuvent voir et faire avec les groupes
Les groupes peuvent apparaître dans les profils des employés, ce qui aide à voir les groupes auxquels une personne appartient. Les groupes peuvent aussi être utilisés dans les annonces, ce qui les rend utiles pour une communication ciblée. Si votre entreprise active ce paramètre, les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes privés. Les groupes sont également éligibles à la reconnaissance, donc un individu peut reconnaître tous les membres d’un groupe public.
Considérations et implications
Lorsque vous planifiez et maintenez vos groupes, gardez ces points à l’esprit :
- Décidez tôt si le groupe doit être public ou privé et comment sera l’adhésion, car cela affecte qui peut voir et rejoindre le groupe.
- Planifiez comment vous gérerez l’adhésion au fil du temps. Vous pouvez ajouter ou retirer des utilisateurs individuellement, mettre à jour les règles basées sur les métadonnées, et exclure les personnes qui doivent rester hors du groupe même si elles correspondent aux règles.
- Si vous permettez aux membres de quitter un groupe, préparez-vous à ce que la liste des exclus croisse avec le temps.
- Attribuez un ou plusieurs propriétaires lorsque vous souhaitez partager les responsabilités de gestion du groupe, et confirmez avant le lancement si les propriétaires doivent être autorisés à envoyer des annonces.
- Les groupes ne sont pas pris en charge dans les rapports Awardco pour le moment.
- Pour tester les groupes et les pages, attendez avant d’ajouter des membres jusqu’à ce que vous soyez prêt à lancer le groupe.
- Vous pouvez utiliser des groupes dans les reconnaissances avec jusqu’à 25 000 membres. Les groupes privés ne sont pas éligibles aux reconnaissances de groupe.
FAQ
Un groupe peut-il être public ou privé ?
Oui. Les groupes peuvent être configurés en public ou privé.
Les propriétaires de groupe peuvent-ils aider à gérer un groupe ?
Oui. Les administrateurs peuvent attribuer des propriétaires de groupe pour déléguer la gestion du groupe.
Comment les propriétaires gèrent-ils les membres du groupe sans accès Super Admin ?
Si le groupe a une page, tout propriétaire du groupe peut la modifier. Les propriétaires de groupe peuvent également mettre à jour les paramètres du groupe, y compris l’affichage, les membres et les propriétaires, sur cette page.
Les membres peuvent-ils quitter un groupe ?
Oui, si cette option est activée pour le groupe.
Les utilisateurs peuvent-ils créer leurs propres groupes ?
Ils peuvent créer leurs propres groupes privés si votre entreprise a activé ce paramètre.
Où les groupes apparaissent-ils pour les employés ?
Les pages de groupe peuvent apparaître dans les profils utilisateurs, le widget « Mes pages » sur la page d’accueil, et la page Connection.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.