Uma parte importante da manutenção da sua plataforma Awardco é garantir que o arquivo de usuários esteja atualizado. Isso é crucial por duas razões principais:
- Reconhecimento: Garante que todos os prêmios programados para funcionários ativos sejam entregues pontualmente, e que os pontos e orçamentos sejam gerenciados com precisão.
- Engajamento (Pesquisas): Garante que todos os usuários elegíveis possam participar das pesquisas e que os dados de engajamento estejam corretamente vinculados aos funcionários ativos para análise.
Mudanças organizacionais acontecem com a saída ou demissão de funcionários, e essas alterações precisam ser refletidas na sua plataforma Awardco para que prêmios não sejam concedidos erroneamente e os dados das pesquisas permaneçam limpos. Este artigo discutirá como gerenciar as saídas e demissões de funcionários na sua plataforma.
- Uploads do Arquivo de Usuários (Aplica-se a Reconhecimento e Engajamento)
- Reativação de Funcionários (Aplica-se a Reconhecimento e Engajamento)
- Monitoramento da Fila (Específico para Reconhecimento)
- Para Onde Vão os Pontos dos Funcionários Arquivados? (Específico para Reconhecimento)
Uploads do Arquivo de Usuários
Quando se trata de uploads do arquivo de usuários e garantir que apenas funcionários ativos estejam listados na plataforma, o processo é o mesmo para todos os clientes Awardco:
- Automatize suas transferências de arquivo de usuários: A Awardco oferece opções seguras e automatizadas (SFTP, API, Integrações com HRIS) para transferir regularmente seu arquivo de usuários do seu HRIS, reduzindo o trabalho manual e erros. Recomendamos uma frequência de transferência regular (diária, semanal ou quinzenal).
- Ative a Configuração "Arquivar": A opção “Arquivar” precisa estar ativada nas configurações de Importar Usuário. Ativar essa configuração arquivará automaticamente qualquer funcionário que não esteja incluído no arquivo de usuários; essa configuração funciona com qualquer método de transferência de usuários. Por favor, consulte seu ponto de contato na Awardco para configurar isso.
Para garantir que funcionários antigos sejam arquivados, atualize regularmente o arquivo de usuários com informações atuais dos funcionários e ative “Arquivar” nas configurações de Importar Usuário. Arquivamento manual é possível para equipes menores, mas não é recomendado, pois processos automatizados reduzem a carga administrativa. Note que uploads do arquivo de usuários substituirão quaisquer alterações manuais feitas na plataforma.
Reativação de Funcionários
Uma vez que um funcionário é arquivado, seja por upload do arquivo de usuários ou manualmente, suas informações ainda ficam acessíveis na aba “Usuários” nas configurações do Admin.
Você pode reativar o funcionário manualmente selecionando o ícone de reticências à direita do nome dele e escolhendo “Restaurar Usuário”, mas essa abordagem não é recomendada, pois processos manuais deixam maior margem para erros.
Para fins de automação, a melhor prática é incluir as informações do funcionário que deseja reativar no seu próximo upload do arquivo de usuários. Certifique-se de que o ID do funcionário seja o mesmo de antes, caso contrário, uma nova conta será criada para esse usuário. Para circunstâncias excepcionais, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente para obter assistência com questões relacionadas a contas arquivadas.
Monitoramento da Fila (Específico para Reconhecimento)
Prêmios automatizados para funcionários (Prêmio por Tempo de Serviço, MemoryBooks, Aniversário, Integração) e reconhecimentos em massa aparecem na aba Filas nas configurações do Admin. Os prêmios são programados com 35 dias de antecedência e aparecem na aba “Pendente” até serem enviados na data do reconhecimento. Uma vez enviados, eles se movem para a aba “Concluído”. Problemas como funcionários arquivados ou orçamento baixo colocam os prêmios na aba “Erros”.
Se os funcionários estiverem arquivados e tiverem um prêmio pendente, você pode selecionar a caixa de seleção à esquerda do reconhecimento e clicar em “Excluir”. Se essa etapa não for concluída, isso não é motivo para preocupação. Os prêmios aparecerão na aba “Erros” com o erro “Usuário está Arquivado.”
Para Onde Vão os Pontos dos Funcionários Arquivados? (Específico para Reconhecimento)
Se funcionários arquivados ainda tiverem saldo em sua carteira e o recurso “Arquivar Pontos do Usuário” estiver ativado, os pontos restantes retornarão para a Conta da Empresa; você verá esse valor refletido no Resumo de Pontos na aba “Orçamentos”.
- Retenção de Pontos: Converse com seu representante Awardco se desejar ativar o recurso Arquivar Pontos do Usuário, que permite que os pontos do funcionário permaneçam na carteira do funcionário por um determinado número de dias após serem arquivados.
- Resgate de Pontos: Confira nosso recurso Resgate Automático de Pontos para conceder aos funcionários arquivados seu saldo restante como um Cartão Pré-pago Virtual.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.