Nota: Este artigo se aplica apenas aos clientes do Awardco Recognition. Se sua organização usa o Awardco Engage apenas para pesquisas, você não utiliza orçamentos, pontos ou resgates. Portanto, os processos financeiros e de faturamento descritos abaixo não se aplicam à sua plataforma.
O Awardco é parceiro de muitas organizações globais e entendemos que existem considerações fiscais e financeiras adicionais nos países que atendemos. Queremos que seus programas de reconhecimento funcionem sem problemas e que você tenha uma compreensão completa da sua configuração financeira com o Awardco. Este artigo descreve os 3 métodos pelos quais sua organização pode ser faturada, detalha o que o Awardco faz internamente para tratar os resgates e responde perguntas frequentes sobre o tratamento financeiro internacional.
Nota: Este artigo discutirá apenas o imposto transacional e não o imposto de renda.
Faturamento
Cada organização cadastrada no Awardco é configurada com uma conta em dinheiro. As organizações financiam essa conta antes de usar pontos para comprar produtos. Assim como um banco exige que um cheque seja respaldado por fundos, os pontos na plataforma Awardco devem ser respaldados por fundos suficientes para cobrir todos os resgates de produtos. Em termos de faturamento desses fundos, os mesmos métodos são oferecidos para clientes em todos os países: Pré-financiamento, Pontos Concedidos e Financiamento Gerenciado pelo Cliente.
- Pré-financiamento: Este método permite que os clientes depositem todo o seu orçamento anual em sua conta de resgate, e nenhuma fatura é enviada regularmente.
- Pontos Concedidos: Clientes que concordam em ser faturados com base nos Pontos Concedidos receberão uma fatura mensal baseada no valor dos pontos emitidos no mês anterior. Este método requer um depósito inicial de 20% do orçamento anual.
- Financiamento Gerenciado pelo Cliente: Este método permite que os clientes adicionem fundos e pontos conforme necessário. Quando pontos são adicionados à Conta da Empresa, uma fatura é gerada e os pontos são adicionados à conta da empresa.
O fluxograma abaixo descreve o movimento de fundos e pontos através da plataforma. Os fundos entram na Conta em Dinheiro por meio de um Depósito Inicial no lançamento ou pelo pagamento de uma fatura. A seta de Pontos Concedidos para Fatura Gerada mostra o processo de faturamento baseado nos Pontos Concedidos; uma fatura é gerada, enviada e então os fundos são movidos para a Conta em Dinheiro para cobrir os itens de resgate.
É importante notar que dinheiro e pontos não são a mesma coisa. Quando pedidos são feitos, o dinheiro na sua conta de resgate é usado para pagar esses resgates. Pontos são a moeda dentro da plataforma usada pelo sistema para distribuir o poder de compra da sua organização, através de orçamentos, para seus funcionários. Os pontos movem-se do upload inicial, para a Conta da Empresa, para os Orçamentos, para as carteiras dos funcionários, e então são resgatados. Os pontos são então removidos da plataforma e movidos para a seção de resgates do Resumo de Financiamento. Quando as faturas da conta de resgate são pagas, o valor pago é refletido na seção de depósitos do Resumo de Financiamento.
As faturas chegam à sua equipe de folha de pagamento na moeda base da plataforma, não em moedas separadas. Se você for faturado pelo método pré-financiado ou financiamento gerenciado pelo cliente, pode esperar que a fatura contenha a nota inserida quando os pontos foram adicionados à Conta da Empresa (ex.: Prêmios para o 3º trimestre de 2022). Se você for faturado pelo método Pontos Concedidos, a nota da fatura será algo como: “Conta de Resgate - Pontos Concedidos em maio de 2022.” Uma fatura mais detalhada com um relatório de Transações anexado pode ser fornecida mediante solicitação.
Tratamento Financeiro Internacional
Todos os resgates, independentemente da localização, retirarão o preço total do item na moeda base da plataforma (CAD, GBP, EUR etc.) da Conta em Dinheiro. Qualquer que seja o custo do item resgatado, é esse valor que o Awardco está debitando e retirando da Conta em Dinheiro da sua organização.
O Imposto sobre Valor Agregado (IVA) nos resgates é detalhado em relatórios como os relatórios de Dinheiro Gasto e Pontos Resgatados. Quando os detalhes do IVA são fornecidos pelos fornecedores de produtos, esses valores são refletidos nos dados de origem da plataforma. Existem pequenas nuances sobre como o IVA é aplicado a diferentes opções de resgate:
- Itens da Amazon: O custo real do item é retirado da Conta em Dinheiro. Se o Buffer Fiscal for aplicado, apenas os pontos necessários para resgatar o item (custo base em pontos + buffer) são resgatados. O IVA é aplicado apenas ao dinheiro resgatado e não aos pontos concedidos. O preço é atualizado nos relatórios, mas pode haver uma disparidade entre pontos e dinheiro resgatados.
- Cartões-presente eletrônicos (eGift cards): Como os cartões-presente eletrônicos não são vouchers ou certificados para itens específicos, o IVA não é aplicado. O IVA é avaliado no momento do resgate do cartão-presente/ponto de venda.
- Cartões Pré-pagos Virtuais: Como os cartões pré-pagos virtuais não são vouchers ou certificados para itens específicos, o IVA não é aplicado. O IVA é avaliado no momento do resgate do cartão-presente/ponto de venda.
- Hotéis: Quando um funcionário resgata seus pontos para um hotel, o IVA é aplicado mas incluído no valor da reserva do hotel. A reserva é feita em nome do funcionário, e o funcionário pode obter um recibo do hotel que fornece a discriminação do IVA aplicado.
O gráfico abaixo ilustra o movimento do dinheiro e como o IVA é aplicado. O cliente inicia sua parceria com o Awardco pagando uma taxa de licença. É aqui que o Awardco lida com o IVA. Ao inserir dinheiro na conta de resgate, o IVA não será avaliado pelo Awardco. Quando os funcionários resgatam para Amazon, cartões-presente eletrônicos e cartões pré-pagos virtuais, o Awardco trabalhará para ajudar a cumprir esses itens, e o cliente será responsável por reivindicar o IVA sobre esses itens.
Integração Deloitte
O Awardco formou uma aliança com a Deloitte para ajudar a aconselhar os clientes sobre conformidade fiscal. Com funcionários em todo o mundo, pode ser difícil acompanhar todas as preocupações regulatórias fiscais em cada país. Consulte este artigo para descobrir em quais países este serviço está disponível e se esta opção é adequada para sua organização.
Perguntas Frequentes
1. Como o Awardco lida com o Imposto sobre Valor Agregado (IVA) na União Europeia?
O Awardco não avalia, reporta, declara ou recolhe IVA para quaisquer negócios realizados por meio de sua entidade nos EUA. Qualquer responsabilidade fiscal decorrente desse comércio entre países é inteiramente responsabilidade da entidade sujeita ao IVA para autoavaliação e recolhimento às autoridades fiscais apropriadas. Como o Awardco não avalia o IVA na faturação, nem o aborda no MSA, a recuperabilidade desses custos ficará a cargo do cliente.
Os resgates são tratados pelos métodos de pagamento do Awardco. O Awardco, no entanto, mantém os fundos do cliente em garantia e os utiliza para pagar os resgates. Há impostos de IVA aplicados a esses itens e esses são recuperáveis pelo cliente, caso deseje, baixando os relatórios disponíveis na plataforma Awardco que detalham essas discriminações fiscais. A qual autoridade fiscal eles devem reivindicar a recuperação não é capturado diretamente nesses relatórios, mas pode provavelmente ser inferido pelo país de residência do funcionário, desde que esses dados sejam fornecidos ao sistema.
O Awardco não pode controlar como o IVA é avaliado pelos fornecedores. Os fornecedores que oferecem opções de resgate no Awardco seguem suas próprias obrigações. Por isso, o Awardco não está envolvido nessa cadeia tributária, pois a transação é entre o fornecedor e o cliente.
2. O Awardco declara os prêmios ou resgates da minha empresa nos seus impostos comerciais?
O Awardco não declara os prêmios ou resgates dos clientes nos impostos da empresa.
3. O buffer fiscal se aplica a Hotéis & Ingressos ou Cartões-presente eletrônicos?
Não; o buffer fiscal aplica-se apenas a itens da Amazon.
4. Após o lançamento, onde posso acessar documentos atuais para compartilhar com minha equipe financeira para folha de pagamento e impostos da minha empresa?
Nosso recurso de Relatórios nas configurações do Admin permite acesso a relatórios que detalham dados relacionados a prêmios e resgates dos funcionários. Os administradores do Awardco podem acessar relatórios, aplicar filtros de dados e tempo, e baixar planilhas para fornecer exatamente o que as partes interessadas procuram. Muitas equipes de folha de pagamento acham os relatórios Detalhes de Reconhecimento, Pontos Resgatados e Resgate FIFO úteis.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.