Metadados são dados adicionais sobre seus funcionários que fornecem informações além do que a Awardco armazena em sua plataforma. As ofertas de produtos da Awardco têm a capacidade de personalizar seus programas de reconhecimento exatamente conforme as necessidades da sua organização; é aí que os metadados são extremamente úteis. Embora exijamos que dados específicos dos funcionários sejam carregados no arquivo de usuário da sua organização, os metadados podem ser adicionados ao arquivo para definir ainda mais os parâmetros do programa e o acesso ao orçamento. Se o seu sistema de RH (HRIS) não possui todos os metadados dos funcionários necessários para operar efetivamente sua plataforma, temos uma solução. O Criador de Metadados é uma ferramenta disponível nas configurações de administração para ajudá-lo a criar metadados com base em metadados. Esse conceito pode parecer abstrato, mas este artigo irá detalhá-lo para você. Explicaremos o valor dessa ferramenta, os mecanismos básicos para criar metadados através do Criador de Metadados, e exemplos de onde essa ferramenta tem sido mais útil.
- Valor do Criador de Metadados
- Configurações Gerais da Ferramenta
- Regras de Metadados
- Configuração de Regras
- Confirmando & Executando Regras
- Exemplos
Valor do Criador de Metadados
Carregar dados dos funcionários é fundamental para operar sua plataforma Awardco. Os dados carregados no arquivo de usuário permitirão que os funcionários dêem e recebam pontos pelo aniversário de serviço ou por um trabalho bem feito. Embora existam campos obrigatórios e recomendados para preencher no arquivo de usuário, metadados, ou informações adicionais, podem ser adicionados para criar ainda mais a elegibilidade para programas, elegibilidade de orçamento, etc.
Ao criar um programa de reconhecimento, você pode encontrar limitações ao estabelecer acesso a certos cargos e permissões. Isso pode ocorrer porque os dados do HRIS fornecidos no upload do arquivo de usuário não fornecem metadados suficientes para definir os parâmetros desejados. O Criador de Metadados permite que você crie os metadados necessários que não estão disponíveis. Criando regras e condições baseadas no Id do funcionário, código do país e outros metadados existentes, você pode configurar sua plataforma exatamente conforme sua necessidade. Assim, seus programas funcionam exatamente como deseja, você economiza tempo como administrador e pode efetivamente promover uma cultura de reconhecimento na sua organização.
Configurações Gerais da Ferramenta
Para encontrar o Criador de Metadados:
- Clique no botão Admin na página inicial
- Selecione a aba Configurações no topo da página
- Encontre e clique em Criador de Metadados no lado esquerdo da página
A primeira visualização da ferramenta Criador de Metadados mostrará uma lista de todos os campos de metadados criados, os valores que preenchem a coluna de metadados criada, e o status do campo de metadados. Se ativo, o metadado estará disponível para uso na plataforma (orçamentos, elegibilidade de programas, etc.) Uma vez criado o campo de metadados, você pode acessar e editar suas configurações a qualquer momento clicando no nome, valores ou status do metadado. Selecionar o ícone “...” à direita do valor do metadado oferece a opção de Remover o valor do metadado ou Duplicar o valor. Uma vez excluído, o conjunto de regras de metadados e todos os metadados criados com esse conjunto não podem ser recuperados. Duplicar uma regra pode ser útil se você estiver criando múltiplos metadados com configurações similares de conjunto de regras.
Selecionar “Adicionar Campo” o levará à página onde você começa a criar valores de metadados. Vamos passar por cada configuração:
- Nome do Campo: Este é o nome que será registrado como o cabeçalho do metadado no seu arquivo de usuário. Assim como Id do Funcionário, Nome e Sobrenome, este nome é um cabeçalho de coluna com um “#” na frente. Não é necessário inserir o “#” você mesmo; ao executar testes, você verá que a plataforma colocará o “#” automaticamente na frente do cabeçalho.
- Status: Este botão de alternância permite que você ative a regra. Você deve deixar a regra como “Inativa” até criar as regras e executar os testes. Quando tudo estiver conforme desejado e funcionando corretamente, altere para “Ativa.”
- Execução da Regra: Depois de criar regras para os metadados, você pode executar um teste para verificar se a regra funciona conforme o esperado. Ao clicar em “Executar Teste”, um arquivo .csv chamado “test.csv” será baixado. Seu metadado de teste terá dois asteriscos em cada lado do Nome do Campo (ex: **Elegível**). Esse recurso permite executar quantos testes forem necessários para alcançar a configuração desejada da regra.
- Execução Manual: Se você descobrir que seus conjuntos de regras estão funcionando exatamente como pretendido, tiver alternado o status do metadado para ativo, e desejar que o metadado esteja disponível para uso imediato, selecione “Executar Regra Manualmente.” Isso é útil se você quiser ativar imediatamente o metadado criado sem esperar pelo próximo upload do arquivo de usuário. Essa configuração só funcionará depois que você confirmar as alterações do conjunto de regras ao criar regras; isso será discutido na seção Regras de Metadados deste artigo.
Regras de Metadados
Para atribuir valores de metadados produzidos pelo criador de metadados, precisamos definir regras e lógica baseadas em informações existentes no arquivo de usuário. Se você está familiarizado com fórmulas do Excel, essas regras são essencialmente declarações if-then. Você pode basear regras no Id do Funcionário, Código do País e qualquer outro metadado listado no arquivo de usuário. Nota: não é possível criar regras baseadas em metadados construídos no Criador de Metadados.
Cada valor individual e suas condições de regra associadas são separadas em blocos como o da imagem acima. Se houver múltiplos valores, o Criador de Metadados priorizará valores e condições de regra em ordem decrescente. A lista a seguir explica o que cada ícone significa no bloco de regras acima.
- Este ícone permite arrastar o bloco para cima ou para baixo se houver múltiplos blocos de regras. O Criador de Metadados prioriza as regras em ordem decrescente, então usar essa ferramenta ajuda na organização das regras.
- As reticências no canto superior direito do bloco oferecem a opção de remover ou duplicar o valor e as condições de regra.
- A seta em forma de triângulo à esquerda de “1 Condição” recolhe todas as regras e grupos de regras associados, mostrando apenas o nome do novo valor.
- As reticências à direita da primeira condição de regra oferecem a opção de remover ou duplicar a regra. Além disso, você pode transformar a regra em um “Grupo de Regras”, conceito que explicaremos mais adiante no artigo.
- Clicar em “Adicionar uma regra” permite adicionar uma nova regra ou grupo de regras.
Configuração de Regras
Clicar em “Adicionar Regra” direciona você a um formulário onde configura as regras. O valor inserido no campo à direita de “Se correspondência encontrada:” é o valor que aparecerá na coluna de metadados recém-criada na linha de dados do funcionário. Por exemplo, se você quiser determinar a elegibilidade do destinatário para um programa de reconhecimento, pode querer que esse valor seja “Elegível.”
A primeira condição de regra tem dois menus suspensos: um permite selecionar Id do Funcionário, Código do País e qualquer outro valor de metadado existente no seu arquivo de usuário. Nota: Metadados criados em outro conjunto de regras não podem ser usados em outro conjunto de regras. O segundo menu suspenso oferece as seguintes opções:
- É
- Não é
- Está vazio
- Não está vazio
- Contém
- Não contém
O campo à direita desses dois menus suspensos permite inserir suas informações existentes (Id do Funcionário, Código do País ou metadado). Saber o que esses componentes de regra significam permite construir uma condição de regra. Vamos passar por um exemplo de cada opção condicional para ilustrar casos de uso aplicáveis.
É & Não é
Se quisermos determinar elegibilidade para um programa de reconhecimento para funcionários franceses, criaríamos uma condição que designa elegibilidade para destinatários do programa para funcionários na França. Essa condição poderia ser configurada como “Onde Código do País é FR.”
Para garantir que a elegibilidade seja apenas para funcionários franceses, podemos criar uma regra que designa inelegibilidade para todos os outros países no nosso arquivo de usuário. Neste caso, o novo Valor seria “Inelegível” e a condição configurada como “Onde Código do País não é FR.”
Nota: As opções “É” e “Não é” são sensíveis a maiúsculas e minúsculas. Se usadas, certifique-se de inserir o valor exatamente como aparece no arquivo de usuário. Além disso, não é necessário usar essas condições juntas.
Está vazio & Não está vazio
Muitas vezes, empresas com milhares de funcionários ou trabalhadores sazonais não têm metadados para cada usuário. Para criar uma etiqueta de metadado para identificar trabalhadores sazonais, podemos estabelecer um novo Nome de Valor como “Sazonal” e definir a condição “Onde Departamento está vazio.” Para essa condição, não é necessário especificar dados existentes.
Identificar trabalhadores em tempo integral funcionaria de forma similar. Um novo nome de Valor poderia ser “Tempo Integral” e a condição poderia ser “Onde Departamento não está vazio.” Essa condição não exigiria especificar dados existentes como as outras regras disponíveis.
Contém & Não contém
Criar um programa de Gerente para Colega é um ótimo uso da Awardco. Designar elegibilidade para o programa pode ser complicado, mas podemos criar metadados baseados em uma coluna de metadado #Título existente. Neste exemplo, criaremos um novo valor chamado “Elegível” e uma condição de regra dizendo “Onde o Título contém Gerente.” Isso capturaria qualquer título contendo “Gerente” e colocaria o valor “Elegível” na linha de dados deles no arquivo de usuário.
Inversamente, você pode designar inelegibilidade para o programa Gerente para Colega definindo o novo valor como “Inelegível” e a condição de regra como “Onde o Título não contém Gerente.” Qualquer outro título que não contenha “Gerente” teria o valor “Inelegível” na sua linha de dados.
Selecionar essa opção na condição de regra é uma solução “abrangente” já que não é sensível a maiúsculas/minúsculas. Isso é conveniente caso existam títulos variados relacionados a capitalização nos dados do seu HRIS.
Agrupamento de Regras
Criar um grupo de regras permite adicionar múltiplas condições a um conjunto de regras. Isso é útil quando você quer que um valor de metadado atenda a múltiplos critérios. Para ilustrar o agrupamento de regras, abaixo está um exemplo de criação de metadados para funcionários que têm subordinados diretos.
Acima temos dois grupos de regras: um que requer que os títulos dos funcionários contenham “gerente” e que o nível do trabalho não seja “1”, e outro que requer que o título contenha “supervisor” ou “líder de equipe.” Isso significa que o valor “Verdadeiro” será inserido na linha de dados do funcionário se ele for gerente e não estiver no nível 1, ou se for Supervisor ou Líder de Equipe.
Quando múltiplas regras e grupos de regras são criados, menus suspensos aparecem à esquerda oferecendo a opção “e” e “ou.” “E” significa que múltiplas condições devem ser atendidas, enquanto “ou” significa que pelo menos uma das condições deve se aplicar para que o valor de metadado seja registrado no arquivo de usuário. Isso acomoda potenciais complexidades nos dados dos funcionários ou nos programas de reconhecimento da sua organização. Essa ferramenta poderosa pode atender suas necessidades, mas, para melhores práticas, recomendamos no máximo 4 condições por valor.
Confirmando & Executando Regras
Quando terminar de configurar suas regras, selecione “Confirmar Todas as Alterações.” Conforme o aviso acima, você pode executar testes com alterações não confirmadas. Clicar em “Descartar Todas as Alterações” eliminará todas as regras criadas.
Você pode testar seus metadados recém-criados antes de ativá-los no seu arquivo de usuário clicando em “Executar Teste.” Essa opção baixa um arquivo .csv de amostra para mostrar como as regras criadas apareceriam em uma importação real do arquivo de usuário. Veja o arquivo .csv e avalie se todas as regras estão configuradas corretamente. O cabeçalho da coluna de metadados da amostra estará cercado por dois asteriscos em cada lado do título. Se encontrar erros, ajuste as regras, confirme as alterações e execute o teste novamente. Quando as regras estiverem funcionando conforme deseja, altere o status para “Ativo.”
Agora que seus metadados estão ativos, eles podem ser usados em toda a plataforma em programas de reconhecimento, ganhos e automação. Por favor, tenha cuidado ao alterar e excluir regras após implementar metadados criados. Excluir um conjunto de regras excluirá imediatamente os metadados associados a esse conjunto. Definir uma regra como “Inativa” excluirá os metadados associados a esse conjunto na próxima vez que a importação for executada ou o conjunto de regras for executado. Ambos os cenários podem causar interrupções na sua plataforma. Consulte seu Gerente de Sucesso do Cliente antes de fazer alterações.
Exemplos
Agora, vamos passar por alguns exemplos aplicáveis de metadados criados usando o Criador de Metadados. Cada exemplo abordará criação de campo, configuração de condição, execução de regra e como o metadado criado pode ser implementado em um programa.
Elegibilidade para Programas Monetários
Uma empresa está desenvolvendo um programa de reconhecimento monetário para funcionários em tempo integral nos EUA. Eles querem usar os dados existentes dos funcionários (Código do País e #Grupo de Trabalho) para designar a elegibilidade para o programa nas configurações do programa de reconhecimento. Após selecionar “Adicionar Campo” na página do Criador de Metadados, eles definem o Nome do Campo, ou cabeçalho do Metadado, como “Elegibilidade para Programas Monetários.”
Em seguida, adicionaram 2 valores: “Falso” e “Verdadeiro.” Para o conjunto de regras “Falso”, foi criado um grupo de regras com a condição “Onde Grupo de Trabalho é Meio Período ou Grupo de Trabalho é Estagiário” e uma condição separada que diz “ou Código do País não é US.” Para o valor “Verdadeiro”, o conjunto de regras tem duas condições construídas como “Onde Grupo de Trabalho é Tempo Integral e Código do País é US.”
Seleciona-se “Confirmar Todas as Alterações” e executa-se um teste. As regras refletem corretamente no arquivo .csv de teste.
O status é alterado para Ativo e então é selecionado “Executar Regra Manualmente.” A regra foi executada manualmente no arquivo de usuário e continuará a ser executada em cada upload do arquivo de usuário. Agora, a elegibilidade de Nomeador e Destinatário do programa pode ser definida usando os metadados recém-criados, e funcionários em tempo integral nos EUA têm utilização completa do programa.
Desativação da Automação de Aniversário
Um pequeno grupo de funcionários em uma empresa prefere não ser reconhecido no seu aniversário. Para excluí-los da automação de aniversário, eles podem utilizar os campos Id do Funcionário e código do país no arquivo de usuário para especificar quem deve ou não receber um reconhecimento de aniversário. Após selecionar “Adicionar Campo” na página do Criador de Metadados, eles definiram o Nome do Campo, ou cabeçalho do Metadado, como “Destinatários de Aniversário.”
Em seguida, adicionaram os 2 valores: “Opt In” e “Opt Out.” Para o conjunto de regras “Opt Out”, foi criada uma condição de regra que diz “Onde Id do Funcionário é 54890.” Algumas outras condições similares foram adicionadas com diferentes Ids de funcionários que não desejam reconhecimento de aniversário, usando a condição “ou.” Para o valor “Opt In”, o conjunto de regras tem sete condições construídas como “Onde Código do País é CA”, “Onde Código do País é CN”, “Onde Código do País é DE”, “Onde Código do País é FR”, “Onde Código do País é GB”, “Onde Código do País é JP”, e “Onde Código do País é US.”
Seleciona-se “Confirmar Todas as Alterações” e executa-se um teste. As regras refletem corretamente no arquivo .csv de teste.
O status é alterado para Ativo e então é selecionado “Executar Regra Manualmente.” A regra foi executada manualmente no arquivo de usuário e continuará a ser executada em cada upload do arquivo de usuário. Agora, os metadados recém-criados podem ser usados na automação de aniversário, e o pequeno grupo de funcionários que deseja não ser reconhecido no aniversário será excluído.
Nota: Para que esse metadado tenha sucesso, o conjunto de regras “Opt Out” precisará ser editado cada vez que um novo funcionário desejar optar por não receber reconhecimentos de aniversário. Adicione a condição, confirme as alterações, execute um teste para garantir que o metadado do funcionário seja atualizado e, opcionalmente, execute a regra.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.