Este artigo tem como objetivo orientar administradores de sistema no processo de criação de um arquivo de reconhecimento em massa para o propósito de carregar reconhecimentos em sua plataforma em grande quantidade para agendamento futuro. É exaustivo e detalhado. As colunas contidas no modelo de arquivo encontrado neste artigo serão discutidas individualmente com exemplos fornecidos ao longo do texto. Aqui você encontrará um modelo em branco para reconhecimento em massa e aqui você encontrará um arquivo com dados de exemplo.
Por favor, considere carregar um reconhecimento em massa via Construtor de Reconhecimento em Massa antes de seguir esta opção.
Começando
Como discutido no artigo de ajuda em support.awardco.com, navegue até a aba de filas na seção administrativa da sua conta. Após verificar que você está na página de reconhecimento em massa, clique no botão Carregar CSV no canto superior direito. Você será levado à página de upload de reconhecimento em massa. Nesta página, clique no hiperlink “Baixar Modelo” para exportar um modelo da plataforma. Isso gerará um documento .CSV com vários cabeçalhos de coluna pré-preenchidos. Abra o arquivo modelo.
Agora que você tem o modelo aberto em seu computador, começará a migrar os detalhes do reconhecimento necessários para o arquivo. Certifique-se de que pode acessar sua plataforma de reconhecimento durante este processo, caso precise acessar informações armazenadas na plataforma. Lembre-se, o arquivo que você está construindo será carregado na plataforma de reconhecimento e fará referência aos dados contidos nela. Quaisquer discrepâncias entre o arquivo e os dados da plataforma gerarão erros.
Por exemplo, se você está premiando Alexis Henderson e o email dela no seu sistema de RH é ‘a.henderson@company.com’ e ela alterou seu email na plataforma Awardco para ‘alexis.henderson@gmail.com’, o sistema não conseguirá associar ‘a.henderson@company.com’ à conta dela.
Não apenas os dados do usuário inseridos no arquivo de reconhecimento em massa precisam corresponder às informações da conta do usuário na plataforma, como também os orçamentos e modelos de email referenciados no arquivo devem corresponder às informações contidas na plataforma.
Por exemplo, se um orçamento é nomeado “Orçamento para Prêmios de Serviço” e você digita “Prêmio de Serviço” na coluna de orçamento no arquivo, o sistema não reconhecerá o nome do orçamento e um erro será gerado. É importante ser preciso ao construir este arquivo e garantir que você tem acesso às informações que está migrando para o arquivo.
Esteja ciente de que o modelo de arquivo que você baixa está em formato .CSV e precisará ser carregado no mesmo formato .CSV. Isso significa que qualquer formatação feita ou fórmulas criadas no arquivo (ex.: cor de preenchimento da célula, cor da fonte, fórmulas, etc.) não serão preservadas quando você fechar o arquivo, mesmo que ele seja salvo. Arquivos .CSV preservam apenas os dados básicos contidos em uma célula ao serem fechados.
Explicação das Colunas do Modelo
Coluna A - Data do Reconhecimento (ISO 8601) – Campo Obrigatório
A data do reconhecimento é a seção mais importante do modelo. Assim que você dominar esta coluna, terá dominado o upload do arquivo de reconhecimento em massa.
O formato de tempo na Coluna A é formatado como data, hora e deslocamento do fuso horário. Isso significa que a data vem primeiro, AAAA-MM-DD. Em seguida, vem o horário do dia usando horas, minutos e segundos, 00:00:00. Embora minutos e segundos sejam exibidos neste formato, esses reconhecimentos serão enviados apenas na hora cheia. Por fim, você deve inserir quatro números, +/-00:00, que descrevem quantos fusos horários existem entre você e o Tempo Universal Coordenado ou UTC.
UTC é o padrão de tempo pelo qual o mundo regula seus relógios e horários. Alguns fusos horários estão adiantados em relação ao UTC e, portanto, usam um sinal ‘+’ antes dos quatro números. Outros estão atrasados em relação ao UTC e usam ‘-‘ para indicar que estão atrás. Aqui está uma lista rápida dos deslocamentos de fuso horário que você usará nos EUA e Canadá. Você também pode visitar o seguinte artigo que lista todos os deslocamentos de tempo UTC usados ao redor do mundo: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_UTC_time_offsets
Fusos horários dos EUA:
-04:00 EDT
-05:00 CDT, EST*
-06:00 MDT, CST*
-07:00 PDT, MST, Arizona* -08:00 PST*
*Horário de Verão nos EUA geralmente de março a novembro
Olhando o exemplo abaixo, você notará um ‘T’ entre as seções de data e hora. Isso indica ao sistema que está lendo o arquivo que você não está mais digitando uma data, mas sim uma hora. Lembre-se sempre de incluir o ‘T’ aqui. O formato completo da data do reconhecimento é mostrado abaixo:
2019-07-04T09:00:00-04:00
Data, T, hora, +/- deslocamento do fuso horário em relação ao UTC AAAA-MM-DDTXX:XX:XX +/-XX:00
Vamos detalhar este exemplo. 2019-07-04T09:00:00-04:00 significa que o reconhecimento está agendado para ser enviado em 4 de julho de 2019 às 9h UTC-04:00, que é o Horário de Verão do Leste.
A última coisa que diremos sobre datas é que todos os reconhecimentos carregados com uma data de reconhecimento já passada serão enviados na hora cheia seguinte ao upload. Por exemplo, se for inserido 2018-01-01T09:00:00-05:00, o reconhecimento será enviado dentro de uma hora, pois essa data e hora já passaram.
Coluna B - Usuário Remetente (ID do Funcionário/Email) – Campo Obrigatório
A coluna ‘Usuário Remetente’ designa quem está enviando o prêmio. Este é o nome que será anexado ao reconhecimento no email enviado ao destinatário e no feed de reconhecimento da sua plataforma. Normalmente, prêmios por tempo de serviço e aniversários são enviados pela conta da empresa. Essa conta é frequentemente chamada de ‘Reconhecimento da Empresa’. Para prêmios de segurança, desempenho ou outros incentivos, é comum que o gerente direto do funcionário seja o usuário referenciado nesta coluna. Quem você inserir aqui fica a seu critério!
Insira o ID do funcionário ou email para designar no arquivo quem será identificado como remetente nas comunicações ao funcionário. Recomendamos usar o ID do funcionário.
Coluna C - Usuário Destinatário (ID do Funcionário/Email) – Campo Obrigatório
O ‘Usuário Destinatário’ é o recebedor do reconhecimento. Embora seja possível usar o endereço de email do funcionário como identificador aqui, recomendamos usar o ID do funcionário.
Coluna D - Nota – Campo Obrigatório
A ‘Nota’ é a mensagem que será exibida com o reconhecimento no feed de reconhecimento e pode ser enviada por email ao funcionário, dependendo da configuração do seu modelo de email. Essas notas geralmente são curtas, mas é possível incluir uma mensagem longa nesta célula.
Se desejar digitar uma mensagem mais longa para o funcionário, recomendamos discutir isso com seu Gerente de Sucesso do Cliente. Se estiver digitando uma mensagem longa para um único funcionário, pode ser melhor enviar o reconhecimento por meio dos programas de reconhecimento em vez de pelo upload do arquivo. Se estiver usando a mesma mensagem longa para muitos funcionários, pode ser melhor criar um novo modelo de email específico para essa mensagem. Isso garantirá que a formatação do modelo de email combine corretamente com o comprimento da mensagem.
Coluna E - Tags - Campo Opcional
A coluna "Tags" é para uso na marcação dos seus reconhecimentos. Adicione múltiplas tags a um reconhecimento separando-as por ponto e vírgula. Essas tags aparecerão como hashtags quando carregadas na plataforma. Normalmente, essas tags são usadas para referenciar valores da empresa que podem ajudar a incentivar comportamentos específicos.
Coluna F – Valor (Moeda) – Campo Obrigatório
Nesta coluna, você deve inserir o valor em dinheiro do prêmio que deseja enviar aos funcionários. Este valor deve ser inserido na moeda base da sua plataforma (ex.: USD), independentemente da localização do funcionário. É importante notar que este valor representa o valor do prêmio antes de quaisquer ajustes de PPP. Portanto, mesmo que você esteja concedendo o equivalente a 100 USD para funcionários em diferentes países, o poder de compra final deles pode variar devido às proporções locais de PPP.
- Para prêmios monetários, insira o valor total em dinheiro (na moeda base).
- Para reconhecimento não monetário, insira 0.
- Valores negativos não são permitidos.
Nota: A plataforma aplica automaticamente ajustes de PPP no momento do resgate, garantindo que os funcionários recebam poder de compra equivalente para seus prêmios, independentemente da localização.
Coluna G - Nome do Orçamento – Campo Obrigatório (Quando o Valor for maior que 0)
A coluna ‘Nome do Orçamento’ é onde você inserirá de qual orçamento deseja retirar o valor do prêmio. Se o reconhecimento for não monetário, você pode deixar esta célula em branco. O orçamento inserido nesta célula deve corresponder exatamente ao nome do orçamento na plataforma. “Prêmio de Serviço” e “Prêmios de Serviço” serão reconhecidos como diferentes pela plataforma.
Coluna H - Público/Privado – Campo Obrigatório
Ao escrever “Público” ou “Privado” nesta coluna, você designa se o reconhecimento deve ou não ser compartilhado publicamente no feed de reconhecimento da sua empresa. Se o reconhecimento for marcado como “Privado”, ele ainda será visível nos relatórios do sistema.
Coluna I - Modelo de Email – Campo Opcional
A coluna do modelo de email é onde você designa qual modelo de email será usado para notificar o destinatário do reconhecimento. Embora este não seja um campo obrigatório, recomendamos fortemente o uso deste recurso para garantir que seu funcionário seja imediatamente informado sobre seu novo reconhecimento.
O email será enviado no momento em que o reconhecimento for processado, conforme designado pela data e hora especificadas na Coluna A.
Seja exato ao combinar o modelo de email inserido aqui com o nome do modelo de email no sistema. Por exemplo, se você digitar “Prêmios de Serviço” e o modelo de email que está tentando usar se chama “Prêmios de Serviço ao Funcionário” na plataforma, você receberá um erro ao tentar carregar o arquivo. Qualquer variação gerará um erro, portanto, seja preciso.
Coluna J – Nome do Programa – Campo Opcional
A coluna Nome do Programa é onde você designará o programa sob o qual o prêmio está sendo submetido. Isso permitirá que você mantenha consistência em seus relatórios e restrinja o prêmio a certas redes de premiação. Por exemplo, se seu Gerente de Treinamento de Segurança submete os prêmios de segurança do Q1 mas esquece um destinatário na lista, você tem a capacidade de conceder um prêmio de segurança vinculado ao seu programa de segurança através deste recurso.
Para utilizar esta coluna, você primeiro precisa garantir que programas foram criados nas Configurações dos Programas de Reconhecimento. O valor inserido nesta célula deve corresponder perfeitamente ao nome do programa ao qual você está vinculando o reconhecimento. Se o programa ao qual você está vinculando o reconhecimento tiver uma rede de premiação diferente da padrão, os pontos carregados para este reconhecimento serão restritos à rede de premiação especificada nas configurações desse programa. Para mais informações sobre redes de premiação restritas, procure nosso artigo sobre Rede Inteligente de Prêmios ou fale com seu Gerente de Sucesso do Cliente.
Coluna K - Notificar Gerente (ID do Funcionário/Email) – Campo Opcional
Nesta coluna, você escolherá um indivíduo (normalmente um supervisor ou gerente) que será notificado deste reconhecimento via email. Para designar esta pessoa, você deve inserir o endereço de email ou ID do funcionário dela, e não o nome. Como discutido brevemente acima, inserir o ID do funcionário neste campo é a melhor prática. Lembre-se, este usuário deve existir no sistema Awardco para que o sistema possa processar o email de notificação.
Nota: Se informações forem inseridas em uma das colunas K, L ou M, devem ser inseridas em todas elas. O sistema não aceita informações em apenas uma ou duas dessas colunas. Os dados devem ser inseridos nas três se algum dado for inserido.
Coluna L - Data de Notificação (ISO 8601) – Campo Opcional
Aqui você especificará a data e hora em que a notificação ao gerente será enviada. Veja "Coluna A - Data do Reconhecimento (ISO 8601)" acima para detalhes sobre o formato da data.
Este email de notificação pode ser enviado independentemente do reconhecimento. Como é um email separado com uma coluna separada de data e hora, você pode enviar o email de notificação quando quiser. Apenas lembre-se, as mesmas regras que se aplicam à coluna A se aplicam aqui. Se você inserir uma data ou hora que já passou, o email será enviado na hora cheia em que for inserido no sistema.
Coluna M - Modelo de Email de Notificação – Campo Opcional
Finalmente, na coluna M você escolherá o modelo de notificação que será enviado ao usuário listado na coluna K. Escolha um modelo para ser usado para notificar o gerente. Lembre-se, o texto inserido neste campo deve corresponder exatamente ao nome do modelo de email na plataforma. Qualquer variação causará um erro.
Coluna N - Ano – Campo Opcional
A coluna ‘Ano’ é estritamente para prêmios de serviço/tempo de empresa quando o modelo de email enviado requer um valor de ano para o corpo do email. Há um campo variável em certos modelos de email que requer este valor. Converse com seu Gerente de Sucesso do Cliente para saber se seus modelos de email para prêmios de serviço exigem este campo.
Salvando e Carregando o Arquivo
Depois que seu arquivo for criado, certifique-se de salvar como. Isso lhe dará controle total sobre onde o arquivo será salvo e em qual formato. Como o arquivo foi baixado em formato .CSV, você não deve precisar alterar o formato ao salvar. Ao salvar, certifique-se de selecionar CSV UTF-8 como tipo de arquivo para preservar quaisquer caracteres personalizados nos seus dados. Lembre-se, o sistema aceitará apenas um arquivo .CSV no upload.
Salve o arquivo em um local fácil de encontrar. Quando estiver pronto, volte à plataforma e na página de upload de reconhecimento em massa, clique em ‘Escolher Arquivo’. Selecione o arquivo CSV e clique em abrir. Depois que o arquivo estiver anexado ao campo escolher arquivo, clique em ‘Salvar’.
Se o arquivo for carregado com sucesso, você receberá uma janela de diálogo que diz: "A importação foi concluída com sucesso." Se houver erros no arquivo, ele não será carregado até que esses erros sejam corrigidos. Se seu arquivo tiver erros, eles serão listados individualmente abaixo do botão salvar.
Resolução de Erros
Erros podem parecer intimidantes, mas geralmente são fáceis de resolver. Você tem todos os dados necessários diretamente na plataforma. Ao solucionar erros, recomendamos abrir uma nova aba na sua plataforma. Uma maneira fácil de fazer isso é clicar com o botão direito na aba de usuários e selecionar ‘Abrir em Nova Aba’. Isso permite que você pesquise as informações necessárias na plataforma enquanto ainda pode consultar o registro de erros gerado na tela de upload de reconhecimento em massa. Se precisar de ajuda para solucionar esses erros, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente Awardco.
Nota: Se você não se sentir confortável construindo este documento sem orientação prática, agende um horário para discutir o processo de criação e upload com seu Gerente de Sucesso do Cliente designado.
Considerações Internacionais
Um erro comum para usuários internacionais do Excel está relacionado aos cabeçalhos delimitados. Ao abrir um arquivo .csv de reconhecimento em massa, uma configuração automática comum do Excel gera cabeçalhos delimitados automaticamente e cria um arquivo que não será aceito pelo Awardco. Por favor, certifique-se de que suas configurações do Excel não estejam configuradas para alterar automaticamente arquivos .csv para arquivos delimitados por ponto e vírgula ou barra.
Se houver letras acentuadas na mensagem de reconhecimento, salve o arquivo no formato UTF-8. Isso garante que as letras acentuadas sejam preservadas no upload em massa.
Notas Importantes:
Quaisquer datas de reconhecimento definidas no passado serão enviadas no início da próxima hora. Isso se aplica aos reconhecimentos agendados, seus emails correspondentes e quaisquer notificações designadas aos gerentes.
Qualquer arquivo de reconhecimento em massa com valor total superior a $5.000 requer o envolvimento do seu ponto de contato Awardco.
Arquivo em Branco para Reconhecimento em Massa
Arquivo de Exemplo para Reconhecimento em Massa
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.