Transferindo Dados de Usuário com Awardco SFTP (Legado)

Carregar dados de usuários de forma eficiente e segura é um aspecto crucial da gestão da plataforma Awardco. Oferecemos uma solução robusta através do Awardco SFTP (Secure File Transfer Protocol). Este artigo é um guia completo para aproveitar o Awardco SFTP, capacitando você, como administrador, a importar dados de usuários de um sistema HRIS de forma fluida. Desde a configuração até a manutenção, vamos guiá-lo em cada etapa para garantir um processo de transferência de dados tranquilo e confiável.
 

Envolva seu contato que gerencia relatórios do seu HRIS ou seu especialista de TI para ajudar na configuração do Awardco SFTP.

Aviso: Se você já possui dados de funcionários na sua plataforma, por favor confirme que os IDs de Funcionário que você usará no seu novo fluxo de dados são consistentes com os dados atuais dos usuários. A falha em fazer isso pode resultar em duplicação de usuários, erros de reconhecimento e perda da integridade dos dados.
 

1. Valor
2. Configurando o Awardco SFTP
3. Configurações do Awardco SFTP
   1. Status e Login
   2. Geral
   3. Avançado
4. Testando os Dados do Arquivo
5. Finalizando a Conexão
6. Manutenção e Solução de Problemas Diários

Valor

O SFTP é nosso método preferido de transferência devido à sua simplicidade e potencial para automação. Ao optar pelo Awardco SFTP, você abre a porta para uma entrega e recepção de dados sem interrupções no formato correto, garantindo eficiência operacional. O Awardco SFTP oferece uma abordagem de autoatendimento, eliminando a necessidade de codificação extensa ou configuração de webhooks.

É importante notar que o Awardco SFTP não é um ponto de entrega manual para arquivos de usuários; ao contrário, é facilitado através do Bulk User Upload, embora seja um processo manual.

Configurando o Awardco SFTP

Para estabelecer uma conexão SFTP:

1. Navegue até o botão ‘Admin’ no canto superior direito da página inicial.
2. Clique na aba ‘Configurações’ e depois selecione a aba ‘Awardco SFTP’ no lado esquerdo, na seção ‘Integrações’.
3. Clique em ‘Iniciar Configuração’.
4. Nomeie a conexão como desejar (ex: UserData_Connection, ServiceAwards, etc.) Clique em ‘Próximo’. 

5. Se estiver criando uma nova conexão, clique em Gerar Nome de Usuário e Senha e armazene essas informações com segurança.

6. Revise as configurações da conexão. Anote outros detalhes da conexão que seu HRIS exige para configurar o SFTP. Clique em ‘Concluído’.

• Nota: Todas as informações apresentadas aqui estarão acessíveis na aba ‘Status e Login’ nas configurações do Awardco SFTP, exceto a senha.

Se você tiver dados de usuários para importar de múltiplos sistemas HRIS, repita estes passos para cada sistema/arquivo para estabelecer uma conexão.

Configurações do Awardco SFTP

Após criar a conexão, personalize as configurações do SFTP clicando no bloco da nova Conexão SFTP criada. Essas configurações podem ser revisadas a qualquer momento para modificações.

Status e Login

Ajuste configurações nesta aba, como status da conexão e credenciais de login:

• Configurações de Configuração de Arquivo
  • Status: Mantenha a conexão ‘Inativa’ até que a configuração esteja completa. Siga os passos nas seções ‘Testando os Dados do Arquivo’ e ‘Finalizando a Conexão’ deste artigo antes de ativar. Eis o que cada status significa:
    • Inativo: A pasta SFTP está disponível para uploads e downloads, mas o importador está desativado. Use este status principalmente para testes.
    • Ativo: A pasta SFTP está disponível para uploads e downloads, e o importador está ativo. Use este para uploads ativos de arquivos de usuários na plataforma.
    • Arquivado: A pasta SFTP está indisponível e não pode ser acessada. Use este status para desativar e remover uma pasta SFTP.
• Credenciais de Login
  • Nome de Exibição do Container: Altere ou mantenha o nome de exibição/conexão do container. 
  • Insira as seguintes informações na localização apropriada na seção de configuração da conexão SFTP do seu Sistema de Informação de Recursos Humanos ou HRIS. Pressione o ícone quadrado para copiar os valores.
    • Diretório
    • Protocolo
    • Porta
    • Host
    • Nome de usuário
    • Senha
      • Se você esqueceu a senha atribuída durante a configuração da conexão:
        1. Selecione o link ‘Problemas para entrar?’.
        2. Clique em ‘Redefinir Senha’. Certifique-se de atualizar as credenciais no seu sistema HRIS com esta nova senha.
• Carregando Arquivos em Partes: Isto raramente é necessário e pode não ser suportado por todos os clientes SFTP. Ative somente se suas ferramentas suportarem uploads multipartes. Se seu fluxo de trabalho não suportar uploads multipartes, os uploads de arquivos podem falhar até que esta opção seja desativada. Não tem certeza? Clique no ícone de ajuda no canto inferior direito da sua tela para conversar com nossa equipe de suporte técnico.

Após editar qualquer configuração, clique em ‘Salvar Alterações’. 

Geral

As seguintes configurações mantêm a integridade e segurança dos dados:

• Arquivar: Ative esta configuração para arquivar as contas Awardco dos usuários não incluídos em futuros uploads. Recomenda-se que esta opção esteja ativada para garantir que todas as informações dos usuários estejam atualizadas.

• PGP Criptografado: Ative ‘Sim’ para criptografar as informações de usuários carregadas. Consulte este artigo para mais informações. Converse com seu contato na Awardco para obter a chave PGP.
• Delimitador: Escolha o delimitador apropriado no menu suspenso para seu arquivo de usuário. Normalmente, aceitamos arquivos CSV com valores separados por vírgula. Combinações comuns de delimitador-arquivo incluem: 
  • CSV: valores separados por vírgula
  • PSV: valores separados por pipe (|)
  • TSV: valores separados por tabulação
• Substituir Dados Existentes: Quando a opção "Substituir Dados Existentes" está ativada, qualquer informação atualizada do funcionário em uploads subsequentes substituirá os dados existentes. Para especificar quais pontos de dados devem ser sobrescritos, você deve marcar a caixa ao lado de cada ponto de dado correspondente. (Sobrescrita de senha pode ser aplicada a todos os usuários ou somente àqueles que nunca fizeram login na conta Awardco.) Os dados do usuário que podem ser sobrescritos incluem:
  • Idioma
  • Email
  • Data de Contratação
  • Senha

Na maioria dos casos, recomendamos selecionar as opções para substituir email, data de contratação e senha. Para sobrescrita de senha, é aconselhável aplicar isso apenas aos usuários que nunca fizeram login.

Após editar qualquer configuração, clique em ‘Salvar Alterações’. 

Avançado

Utilize configurações avançadas para controlar formatação de dados, mapeamentos de cabeçalho, mapeamento de valores e manipulação de metadados. Proceda com cautela e envolva seu contato na Awardco para configurações complexas.

Clique em Salvar Alterações após fazer atualizações em qualquer um dos campos das Configurações Avançadas 

Testando os Dados do Arquivo

Antes de prosseguir, certifique-se de que as informações do usuário estejam no formato aceito; consulte o artigo de suporte Formatação de Arquivos de Usuário para orientação. Para testar os dados do arquivo para esta configuração:‌

1. Baixe seu arquivo em formato CSV. 
2. Faça upload manual do arquivo usando o Bulk User Upload
   • Clique em ‘Admin’ na página inicial.
   • Clique na aba ‘Usuários’.
   • Selecione ‘Gerenciar Usuários’ e depois ‘Bulk User Upload’.
   • Arraste e solte o arquivo e clique no botão ‘Visualizar & Carregar’.

Corrija quaisquer erros identificados durante o processo de visualização e upload antes de finalizar. Consulte o artigo Erros de Importação de Arquivo de Usuário para ajuda na correção desses erros. Faça o upload do arquivo novamente após a correção dos erros. Para importações automáticas via SFTP, você precisará garantir que esses erros sejam corrigidos dentro do seu HRIS. Faça os ajustes necessários, como configurações de Arquivar e Substituir Dados Existentes, na aba ‘Geral’ nas configurações do Awardco SFTP.

Finalizando a Conexão

Após criar a conexão, configurar as configurações do SFTP na plataforma Awardco e testar os dados do arquivo, siga os passos abaixo para finalizar a conexão:

1. Insira as seguintes informações na seção de configuração da conexão SFTP do seu HRIS:
   • Nome de usuário
   • Senha
   • Host 
   • Diretório
   • Protocolo
   • Porta

Nota: Todas essas informações podem ser encontradas na seção ‘Status e Login’ das configurações do Awardco SFTP. Envolva especialistas internos de TI/HRIS se necessário.

2. Se disponível para você, atualize as informações de agendamento de importação de arquivos de usuário, como frequência e horário, na seção de configuração da conexão SFTP do seu HRIS. 
3. Altere o status da importação para ‘Ativo’ na seção ‘Status e Login’ das configurações do Awardco SFTP. 

Manutenção e Solução de Problemas Diários

Embora o SFTP alivie o fardo de gerenciar e transferir manualmente as informações dos usuários, há alguns itens a considerar regularmente para garantir que a conexão SFTP esteja funcionando sem problemas:

• Certifique-se de que os dados dos usuários no HRIS estejam atualizados e corretos.
• Monitore o Histórico de Importação de Usuários regularmente.
  • Esta visualização na aba ‘Usuários’ nas configurações de Admin mostra todos os uploads de arquivos passados.
  • Disponibilize o Histórico de Importação de Usuários para os papéis apropriados através da ferramenta de Papéis e Permissões. 

• Certifique-se de que os endereços de e-mail corretos estejam cadastrados para receber quaisquer notificações de erro de importação de arquivo de usuário. 
  • Entre em contato com seu ponto de contato na Awardco para verificar isso.
• Nunca envie informações de credenciais de login SFTP (nome de usuário, senha etc.) por e-mail.
  • Se a senha atribuída foi esquecida:
    1. Selecione o link ‘Problemas para entrar?’ na aba ‘Configuração e Login’ nas configurações do Awardco SFTP.
    2. Clique em ‘Redefinir Senha’. Certifique-se de atualizar as credenciais no seu sistema HRIS com esta nova senha.
• Se você tem múltiplas conexões SFTP configuradas, por favor envolva seu ponto de contato na Awardco. 

  • As configurações precisam ser criadas especificamente para que vários arquivos não substituam os dados uns dos outros. 

     

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.