Este artigo ajudará você a automatizar a Integração da sua organização via arquivo CSV. Por favor, considere configurar os prêmios de integração através do nosso Construtor de Automação de Integração primeiro antes de seguir esta opção. Acesse um modelo de arquivo .csv de Integração aqui.
Formatando seu arquivo de usuários
Para que a automação possa processar os prêmios, o arquivo de usuários da plataforma enviado para os servidores da Awardco deve incluir uma data de contratação para cada usuário na plataforma. A data de contratação será aceita em qualquer um dos seguintes formatos:
Ao considerar o envio dessas informações, por favor, entre em contato com seu ponto de contato da Awardco antes de fazer quaisquer alterações no seu arquivo de usuários. Quanto mais nossa equipe souber sobre as informações que você está enviando, melhor assistência poderemos fornecer.
Recomendamos fortemente discutir a adição deste recurso à sua plataforma com seu Gerente de Sucesso do Cliente. Como o sistema agenda os prêmios usando um número definido de dias ou meses após as datas de início dos novos funcionários, a frequência com que o arquivo de usuários da plataforma é atualizado pode ter um impacto significativo na forma como o arquivo processa os reconhecimentos. Para garantir que seu arquivo seja atualizado com uma frequência compatível com esta automação, certifique-se de discutir o recurso com seu Gerente de Sucesso do Cliente.
Construindo a Automação
Localizando o Programa de Integração nas Configurações
Depois de carregar uma data de contratação para cada usuário na plataforma, o próximo passo é informar à plataforma o que fazer com essa data. As regras para esta automação serão inseridas na plataforma carregando um arquivo .CSV na subaba "On-boarding Beta" na aba de configurações da sua seção de administração. Para começar, baixe o modelo clicando no botão "Upload CSV" e em "onboard.csv" na seção de modelos na janela pop-up. Abra o arquivo .CSV e siga as instruções abaixo.
Explicação dos Campos do Arquivo .CSV
Para ajudá-lo melhor na criação deste arquivo, consulte o arquivo de exemplo anexado a este artigo no final da página.
Código do País - Os programas de integração são organizados por país e, portanto, cada país que executa um programa de integração preencherá sua própria linha. Comece inserindo o código de país de duas letras para cada país participante. Por exemplo, Canadá é CA, Reino Unido é GB, Estados Unidos é US, México é MX, Alemanha é DE, e assim por diante. Você pode encontrar códigos de país de duas letras no World Atlas ou outro site similar. Existem alguns países com códigos de duas letras que podem ser representados de maneiras diferentes, então se você não tiver certeza do código que deve usar aqui, por favor, entre em contato conosco.
Uma coisa a notar, é possível que um código de país seja usado em várias linhas desde que o dia ou mês seja diferente da outra ocorrência. Isso proporciona uma forma de enviar múltiplos e-mails para seus novos contratados. Uma forma comum de uso é quando os novos funcionários passam por programas de treinamento padrão. Por exemplo, no dia 5 é enviado o e-mail "Boas-vindas Gerais". No dia 15, o e-mail "Duas Semanas Concluídas" é enviado. No dia 40, o e-mail e prêmio "Conclusão do Treinamento de Inovação" são enviados. Use essa capacidade para ser criativo na forma como você acolhe seus funcionários!
Mês - O número de meses após a data de contratação em que o reconhecimento e quaisquer e-mails associados serão enviados. Por exemplo, se você inserir '3' e a data de contratação do usuário for 15 de janeiro, o reconhecimento será processado em 15 de abril.
Dia - O número de dias após a data de contratação do funcionário em que o reconhecimento e quaisquer e-mails associados serão enviados. Por exemplo, se você inserir 8, o reconhecimento será enviado 8 dias após a data de contratação do funcionário. Certifique-se de definir a contagem de dias para qualquer número maior que 2. Garanta que o arquivo de usuários seja carregado antes das 20h MST no dia anterior ao lançamento do prêmio.
De Supervisor - A coluna 'De Supervisor' deve ser preenchida com o valor "True" ou "False". Se você inserir "True", o sistema acessará a hierarquia estabelecida no seu arquivo de usuários e usará o gerente direto do destinatário do reconhecimento como o valor "de" no reconhecimento. O reconhecimento na plataforma e qualquer referência a um usuário "de" no e-mail referenciará o gerente direto do usuário. Se você inserir "False", será necessário inserir um valor na coluna "De Usuário".
De Usuário - Se você inserir "True" na coluna "De Supervisor", deixe esta célula em branco. Se você inserir "False" na coluna "De Supervisor", insira o ID do funcionário para o usuário de quem você deseja que o reconhecimento seja enviado.
Nota - Este é o texto que será anexado ao reconhecimento no feed da plataforma. Embora você possa inserir o que desejar, recomendamos manter esta mensagem relativamente curta. Se desejar comunicar uma mensagem de boas-vindas do CEO, destacar termos de uso da plataforma ou qualquer outra mensagem longa, recomendamos incluir isso no e-mail enviado ao usuário.
Valor - Este valor é a quantia que será anexada ao reconhecimento. Se você não estiver anexando um valor monetário a esses reconhecimentos, insira zero nesta célula.
Orçamento - Se estiver concedendo qualquer valor maior que zero, será necessário designar o orçamento de onde os fundos serão retirados. Para que a automação funcione corretamente, o nome do orçamento inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do orçamento na plataforma. Por exemplo, se você quiser usar o orçamento "Novo Funcionário" e digitar "Boas-vindas Novos Funcionários" nesta célula, a plataforma não conseguirá retirar fundos do orçamento correto.
Público - Este campo é uma declaração "True" ou "False". Quando você inserir "True", o reconhecimento será exibido publicamente no feed da plataforma. Quando você inserir "False", o reconhecimento será processado de forma privada e não será exibido no feed público.
Modelo de E-mail do Usuário - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria de enviar ao novo funcionário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Embora este campo não seja obrigatório, recomendamos trabalhar com a equipe da Awardco para criar e utilizar um e-mail que celebre seu funcionário.
Modelo de E-mail do Supervisor - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria de enviar ao gerente direto do funcionário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Assim como o modelo de e-mail do usuário, este campo não é obrigatório, mas é recomendado. O e-mail do supervisor só pode ser enviado ao mesmo tempo que o e-mail do usuário. Atualmente, não é possível enviar o e-mail do gerente antes do e-mail do usuário.
Hora - A hora deve ser inserida no formato de 24 horas. Por exemplo, se você quiser que o reconhecimento seja processado às 15:00, insira "15". Como o sistema só processa reconhecimentos na hora cheia, não deve ser fornecido valor de minutos.
Fuso Horário - Digite o fuso horário por extenso. Por exemplo, o horário da costa leste nos EUA seria inserido como eastern standard time. Não há necessidade de ajustar para horário de verão, pois o sistema fará o ajuste automaticamente com base na época do ano. Você pode consultar este artigo da Wikipedia para localizar seu fuso horário local.
Metadados - Usando a coluna de regras de metadados, é possível personalizar sua automação de integração para subgrupos específicos da sua organização. Para utilizar esta opção, você deve incluir metadados no seu arquivo de usuários. Insira dados nas células sob esta coluna usando o seguinte formato {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Por exemplo, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Certifique-se de omitir o valor "#" antes de "Department" e "Clearance" no cabeçalho dos metadados, pois ele carrega os dados, mas não popula a automação se "#" for deixado no cabeçalho. Ao usar esta opção, lembre-se de configurar uma linha para usuários no grupo de metadados listado e para quaisquer usuários que não façam parte do grupo de metadados. Por exemplo, se você criar uma linha para funcionários nos EUA que estão em vendas, a menos que inclua uma segunda linha para funcionários dos EUA que não estão em vendas, nenhum outro funcionário receberá um prêmio de integração.
Carregando o arquivo .CSV e configuração final das configurações
Depois de construir o arquivo, volte para a plataforma e na mesma janela pop-up, carregue o novo arquivo clicando em "Escolher Arquivo". Clique em "OK" para carregar o arquivo na plataforma. Se houver algum problema com o arquivo, siga as instruções na mensagem de erro para corrigir o arquivo e envie-o novamente. Se você não conseguir resolver o problema do arquivo, por favor, fale com seu ponto de contato da Awardco. Uma vez que o arquivo seja carregado com sucesso no sistema, você verá seu arquivo carregado na tabela abaixo dos cabeçalhos na página de integração.
Por favor, note que esta automação não concede prêmios retroativamente. O sistema usará as regras que você carregou para buscar na plataforma uma vez por dia e agendar prêmios futuros na função de reconhecimento em massa. Você pode visualizar e excluir esses prêmios pendentes indo para a aba de filas na seção de administração e clicando em reconhecimento em massa.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.