Este artigo ajudará você a automatizar os Prêmios de Serviço da sua organização via arquivo CSV. Por favor, considere configurar os prêmios de serviço através do nosso Construtor de Automação de Prêmios de Serviço primeiro, antes de seguir esta opção. Aqui está um arquivo de exemplo de automação de Prêmio de Serviço para sua referência. Depois de configurar esta automação de prêmio de serviço, recomendamos fortemente revisar o artigo MemoryBooks: Prêmios de Serviço Digitais para mais informações sobre como dar o próximo passo na modernização dos seus esforços de celebração de tempo de serviço.
- Formatando Seu Arquivo de Usuários
- Construindo a Automação
- Carregando o Arquivo .CSV
- Configurando as Configurações Finais
Formatando Seu Arquivo de Usuários
Para que a automação possa processar os prêmios, o arquivo de usuários da plataforma enviado aos servidores Awardco deve incluir uma data de contratação para cada usuário na plataforma. A data de contratação será aceita em qualquer um dos seguintes formatos:
Ao considerar enviar esta informação, por favor, entre em contato com seu ponto de contato Awardco antes de fazer quaisquer alterações no seu arquivo de usuários. Quanto mais nossa equipe souber sobre as informações que você está enviando, melhor assistência poderemos fornecer.
Construindo a Automação
Localizando o Programa de Prêmio de Serviço nas Configurações
Depois de carregar uma data de contratação para cada usuário na plataforma, o próximo passo é informar à plataforma o que fazer com essa data. As regras para esta automação serão inseridas na plataforma carregando um arquivo .CSV na subaba de prêmios de serviço na aba de configurações da sua seção de administrador. Para começar, baixe o modelo clicando no botão "Upload CSV" e em "service-awards.csv" na seção de modelo na janela pop-up. Abra o arquivo .CSV e siga as instruções abaixo.
Agrupamento dos Prêmios de Serviço
Na automação de prêmio de serviço Awardco, existem 3 formas pelas quais os prêmios podem ser agrupados e configurações estabelecidas:
- País
- Nível de ano
- Regras de Metadados
Esses agrupamentos são estabelecidos nessa ordem. Ou seja, cada país pode conter muitos níveis de ano e um nível de ano pode conter muitas configurações de regras de metadados. Para ilustrar melhor este ponto, considere o seguinte exemplo.
Uma empresa que opera nos EUA, Reino Unido e França está configurando seu programa automatizado de prêmios de serviço. Esta empresa concede pontos nos níveis de 5, 10, 15 e 20 anos, mas fornece valores diferentes aos seus funcionários com base na localização. Funcionários localizados nas capitais dos países recebem $15 a mais por nível de serviço do que funcionários localizados fora da capital. Nesse caso, o arquivo automatizado exigiria duas linhas por nível de serviço ou 8 linhas por país. O arquivo automatizado teria 24 linhas totais no arquivo .CSV configurando seu programa.
Explicação dos Campos do Arquivo de Regras de Prêmio de Serviço
Para melhor auxiliá-lo na criação deste arquivo, por favor, consulte o arquivo de exemplo anexado a este artigo.
Código do País - Os programas de serviço são organizados por país. Cada país que executa um programa de serviço preencherá sua própria linha. Comece inserindo o código do país com duas letras para cada país participante. Por exemplo, Canadá é CA, Reino Unido é GB, Estados Unidos é US, México é MX, Alemanha é DE, e assim por diante. Você pode encontrar códigos de país de duas letras em World Atlas ou outro site similar. Existem alguns países com códigos de duas letras que podem ser representados de formas diferentes, então se você não tiver certeza do código que deve usar aqui, por favor, entre em contato conosco.
Ano - Aqui você irá inserir o nível do ano. Não é necessário listar todos os anos (1-70). Liste apenas os anos pelos quais você gostaria que o funcionário recebesse um prêmio.
De Gerente - A coluna 'De Gerente' deve ser preenchida com o valor "True" ou "False". Se você inserir "True", o sistema acessará a hierarquia estabelecida no seu arquivo de usuários e usará o gerente direto do destinatário do prêmio como o valor "de" no reconhecimento. O reconhecimento na plataforma e qualquer referência a um usuário "de" no e-mail farão referência ao gerente direto do usuário. Se você inserir "False", será necessário inserir um valor na coluna "De Usuário".
De Usuário - Se você inserir "True" na coluna "De Gerente", deixe esta célula em branco. Se você inserir "False" na coluna "De Gerente", insira o ID do funcionário para o usuário de quem você gostaria que o reconhecimento fosse enviado.
Nota - Este é o texto que será anexado ao reconhecimento no feed da plataforma. Embora você possa inserir o que desejar, recomendamos manter esta mensagem relativamente curta. Se desejar comunicar mensagens do CEO, comentários sobre a dedicação dos funcionários à organização ou qualquer outra mensagem longa, recomendamos incluí-las no e-mail enviado ao usuário — ou melhor ainda, use nosso recurso MemoryBooks para aprimorar seus prêmios de serviço digitais.
Valor - Este é o valor monetário que você concederá para cada nível de aniversário. Lembre-se, este prêmio pode ser monetário ou não monetário. Por exemplo, se você quiser reconhecer apenas funcionários que celebram prêmios em incrementos de cinco anos, você inseriria 5, 10, 15, 20, etc. em cada linha de "ano". Isso instruiria o sistema a reconhecer funcionários que celebram aniversários nos níveis de 5, 10, 15, 20, etc. e nenhum outro. Este valor deve ser um número inteiro, sem decimais, vírgulas ou quaisquer outros símbolos.
Outro exemplo seria reconhecer em todos os níveis de ano, mas premiar monetariamente apenas funcionários em incrementos de cinco anos. Neste caso, cada funcionário que celebra um aniversário receberia um e-mail e um reconhecimento na plataforma, enquanto os prêmios monetários seriam reservados para aqueles que celebram aniversários em incrementos de cinco anos.
Para recapitular rapidamente, deixando o ano de fora do arquivo, o usuário não receberá prêmio nem e-mail. Incluindo um valor igual a zero, o usuário receberá um prêmio não monetário. Incluindo um valor maior que zero, o usuário receberá um prêmio monetário.
Orçamento - Se você estiver concedendo qualquer valor maior que zero com este prêmio de serviço, precisará designar o orçamento do qual os fundos serão retirados. Para que a automação funcione corretamente, o nome do orçamento inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do orçamento na plataforma. Por exemplo, se você quiser retirar do orçamento "Serviço" e digitar "Prêmios de Serviço" nesta célula, a plataforma não conseguirá retirar fundos do orçamento correto.
Público - Este campo é uma declaração "True" ou "False". Quando você inserir "True", o reconhecimento será exibido publicamente no feed da plataforma. Quando inserir "False", o reconhecimento será processado de forma privada e não será exibido no feed público.
Modelo de E-mail do Usuário - Neste campo, insira o nome do modelo que deseja enviar ao funcionário que está celebrando o aniversário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Embora este campo não seja obrigatório, recomendamos trabalhar com a equipe Awardco para criar e utilizar um e-mail que celebre seu funcionário. Como discutido na seção "Valor", recomendamos enviar um e-mail para todos os usuários, incluindo aqueles que não estão recebendo valor monetário. Acreditamos firmemente que nunca é um momento ruim para celebrar as contribuições de um funcionário para sua organização, especialmente quando ele está comemorando mais um ano com você.
Tipos de Associação de Gerente - Para notificar o supervisor do destinatário (identificado pelo Supervisor Id no arquivo de usuários) sobre um prêmio de serviço próximo, insira "Supervisor Id" nesta coluna. Se precisar notificar um usuário diferente ou múltiplos usuários, utilize o cabeçalho do campo Metadata Associada. Para mais detalhes, consulte a seção de descrição da coluna Metadata Associada deste artigo.
Modelo de E-mail do Gerente - Neste campo, insira o nome do modelo que deseja enviar ao gerente direto do funcionário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Assim como o modelo de e-mail do usuário, este campo não é obrigatório, mas é recomendado. Recomendamos fornecer diretrizes específicas para os gerentes ao notificá-los dos aniversários de seus funcionários, pois alguns funcionários podem não apreciar reconhecimento público no local de trabalho. Fornecer diretrizes aos gerentes ajuda a garantir que eles sejam cuidadosos ao ajudar seus funcionários a celebrar.
Deslocamento de Dias do Usuário - Este campo designa o número de dias antes da data do aniversário em que o e-mail listado no modelo de e-mail do usuário deve ser enviado ao funcionário que está celebrando o aniversário. Geralmente recomendamos deixar este valor em branco. Quando deixado em branco, o e-mail para o destinatário do prêmio será enviado no dia do aniversário. O campo de deslocamento de dias do usuário deve estar entre -20 e 0.
Dia da Semana do Usuário - Este campo designa o dia da semana em que o e-mail de parabéns pelo aniversário será enviado. Geralmente recomendamos que este valor seja deixado em branco. Se desejar designar um dia para o envio do prêmio, insira o número do dia da semana, de 1 a 7.
Dia do Mês do Usuário - Este campo designa o dia do mês em que o e-mail de parabéns pelo aniversário será enviado ao funcionário. Este campo geralmente é deixado em branco, mas pode ser usado se seu programa premiar todos os usuários a cada mês em um único dia. O único valor aceito para este campo é 1, significando que o prêmio de serviço será enviado no primeiro dia do mês.
Deslocamento de Dias do Gerente - Este campo designa o número de dias antes da data do aniversário em que o e-mail listado no modelo de e-mail do gerente deve ser enviado ao gerente do funcionário que está celebrando o aniversário. Geralmente recomendamos que este deslocamento seja utilizado para fornecer tempo suficiente para o gerente se preparar para o próximo aniversário. O campo de deslocamento de dias do gerente deve estar entre -21 e 0.
Dia da Semana do Gerente - Este campo designa o dia da semana em que o e-mail do gerente é enviado. Geralmente recomendamos que este valor seja deixado em branco. Se desejar designar um dia para o envio do prêmio, insira o número do dia da semana, de 1 a 7.
Dia do Mês do Gerente - Este campo designa o dia do mês em que o e-mail do gerente é enviado. Geralmente recomendamos que este valor seja deixado em branco. Se desejar designar um dia para o envio do prêmio, insira o número do dia do mês, de 1 a 31.
Hora - A hora deve ser inserida no formato 24 horas. Por exemplo, se desejar que o reconhecimento seja processado às 15:00, insira "15". Como o sistema processará reconhecimentos apenas na hora cheia, não deve ser fornecido valor de minutos.
Fuso Horário - Insira o fuso horário por extenso. Por exemplo, o horário da costa leste dos EUA deve ser inserido como Eastern Standard Time. Não há necessidade de ajustar para horário de verão, pois o sistema fará o ajuste automaticamente com base na época do ano. Você pode consultar este artigo da Wikipedia para localizar seu fuso horário local.
Metadados - Usando a coluna de regras de metadados, é possível adaptar seus prêmios de serviço para subgrupos específicos da sua organização. Para utilizar esta opção, você deve incluir metadados no seu arquivo de usuários. Insira dados nas células sob esta coluna usando o seguinte formato {"Cabeçalho de Metadados":["Valor de Metadados"]}. Por exemplo, {“Departamento”:[“Vendas”], “Nível de Autorização”:[“1”,”2”]}. Certifique-se de omitir o valor "#" antes de "Departamento" e "Autorização" no cabeçalho de metadados, pois é necessário no seu arquivo de usuários para carregar os dados, mas não é necessário neste arquivo. Ao usar esta opção, lembre-se de configurar uma linha de prêmio de serviço para usuários no agrupamento de metadados listado e para quaisquer usuários que não façam parte do agrupamento de metadados. Por exemplo, se você criar uma linha para funcionários nos EUA que estão no nível de 5 anos e que estão em vendas, a menos que inclua uma segunda linha para funcionários dos EUA no nível de 5 anos que não estão em vendas, nenhum outro funcionário receberá um aniversário. Consulte o arquivo .CSV de exemplo anexado para ver este princípio aplicado.
Nome do Programa - O campo nome do programa deve ser utilizado apenas se você estiver usando o recurso Smart Award Networks na plataforma. Trabalhando com seu ponto de contato Awardco, você tem a capacidade de configurar uma rede de resgate disponível apenas para os destinatários de prêmios de serviço na sua plataforma. Isso é útil se, para fins fiscais, você limitar o acesso dos destinatários de prêmios de serviço a uma rede de resgate somente Amazon, ou quiser tornar catálogos especiais visíveis apenas para esses destinatários. Para mais informações sobre a configuração deste recurso, fale com seu Gerente de Sucesso do Cliente Awardco.
Metadados Associados - Metadados Associados podem ser uma forma de vincular um usuário a outros usuários além do seu gerente. Muitas funções na Awardco são atribuídas a um supervisor, com base nas informações passadas como Supervisor ID do usuário. Mas muitas vezes não é tão simples — às vezes um VP, um treinador ou um representante de RH sobre pessoas com certos nomes desempenham diferentes funções. Em vez de limitar um usuário a uma outra associação (seu supervisor), uma empresa pode passar múltiplas associações de usuários para cada usuário em seu arquivo de usuários. Para adicionar uma associação, adicione uma nova coluna ao arquivo de importação. Em vez de indicar a coluna com um # como faria para metadados normais, indique que é uma coluna de Metadados Associados (AMD) começando com o símbolo “@” (exemplo: @Representante de RH). Isso importará a associação para a Awardco para ser usada em diferentes cenários.
Carregando o Arquivo .CSV
Depois de construir o arquivo, retorne à plataforma e na mesma janela pop-up, carregue o novo arquivo clicando em "Escolher Arquivo". Clique em "OK" para carregar o arquivo na plataforma. Se houver quaisquer problemas com o arquivo, siga as instruções na mensagem de erro para corrigir o arquivo e carregá-lo novamente. Se não conseguir resolver o problema do arquivo, por favor, fale com seu ponto de contato Awardco. Uma vez que o arquivo for carregado com sucesso no sistema, você verá seu arquivo carregado na tabela abaixo dos cabeçalhos na página de Prêmios de Serviço.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.