Este artigo ajudará você a automatizar os Prêmios de Aniversário da sua organização via arquivo CSV. Por favor, considere configurar os prêmios de serviço através do nosso Construtor de Automação de Prêmios de Aniversário primeiro antes de prosseguir com esta opção.
Formatando Seu Arquivo de Usuários
Para que a automação possa processar os prêmios, seu arquivo de usuários da plataforma enviado aos servidores da Awardco deve incluir a data de nascimento de cada usuário na plataforma. A data de nascimento será aceita em qualquer um dos seguintes formatos:
Ao considerar o envio dessas informações, por favor, entre em contato com seu ponto de contato da Awardco antes de fazer qualquer alteração no seu arquivo de usuários. Quanto mais nossa equipe souber sobre as informações que você está enviando, melhor assistência poderemos fornecer.
Construindo a Automação
Localizando o Programa de Aniversário nas Configurações
Depois de carregar a data de nascimento para cada usuário na plataforma, o próximo passo é ensinar à plataforma o que fazer com essa data. As regras para esta automação serão inseridas na plataforma carregando um arquivo .CSV na subaba Aniversários na aba Configurações da sua Seção de Administração. Para começar, baixe o modelo clicando no botão "Upload CSV" e em "birthdays.csv" na seção de modelos na janela pop-up. Abra o arquivo .CSV e siga as instruções abaixo.
Explicação dos Campos do Arquivo de Regras de Aniversário
Para ajudar você na criação deste arquivo, por favor consulte este exemplo de .CSV.
Código do País - Os programas de aniversário são organizados por país, portanto, cada país que executar um programa de aniversário preencherá sua própria linha. Comece inserindo o código de país de duas letras para cada país participante. Por exemplo, Canadá é CA, Reino Unido é GB, Estados Unidos é US, México é MX, Alemanha é DE, e assim por diante. Você pode encontrar códigos de país de duas letras em World Atlas ou outro site semelhante. Existem alguns países com códigos de duas letras que podem ser representados de maneiras diferentes, então se você não tiver certeza do código que deve usar aqui, por favor, entre em contato com seu principal ponto de contato da Awardco.
De Supervisor - A coluna 'De Supervisor' deve ser preenchida com o valor "True" ou "False". Se você inserir "True", o sistema acessará a hierarquia estabelecida no seu arquivo de usuários e usará o gerente direto do destinatário do aniversário como o valor "de" no reconhecimento. O reconhecimento na plataforma e qualquer referência a um usuário "de" no e-mail fará referência ao gerente direto do usuário. Se você inserir "False", será necessário inserir um valor na coluna "De Usuário".
De Usuário - Se você inserir "True" na coluna "De Supervisor", deixe esta célula em branco. Se você inserir "False" na coluna "De Supervisor", insira o ID do funcionário para o usuário de quem você gostaria que o reconhecimento fosse enviado.
Nota - Aqui você inserirá o texto que será exibido com o reconhecimento na plataforma. A melhor prática é manter esta mensagem bastante curta. Uma mensagem de aniversário mais longa pode ser incorporada no modelo de e-mail escolhido na coluna H.
Valor - O valor designado aqui é o valor que você concederá ao destinatário do prêmio de aniversário. Se desejar processar um prêmio não monetário, insira "0." É importante notar que o valor será concedido na moeda em que a plataforma foi construída. Se sua plataforma usa USD, inserir 15 concederá $15 USD.
Orçamento - Se você estiver concedendo qualquer valor maior que zero com este prêmio de aniversário, será necessário designar o orçamento do qual os fundos serão retirados. Para que a automação funcione corretamente, o nome do orçamento inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do orçamento na plataforma. Por exemplo, se você quiser usar o orçamento "Aniversário" e digitar "Aniversários" nesta célula, a plataforma não conseguirá retirar fundos do orçamento correto.
Público - Este campo é uma declaração "True" ou "False". Quando você inserir "True", o reconhecimento será exibido publicamente no feed da plataforma. Quando você inserir "False", o reconhecimento será processado de forma privada e não será exibido no feed público.
Modelo de E-mail do Usuário - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria de enviar ao funcionário que está comemorando o aniversário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Embora este campo não seja obrigatório, recomendamos trabalhar com a equipe da Awardco para criar e utilizar um e-mail que celebre seu funcionário.
Modelo de E-mail do Supervisor - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria que fosse enviado ao gerente direto do funcionário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Assim como o modelo de e-mail do usuário, este campo não é obrigatório, mas é recomendado. Recomendamos fornecer diretrizes específicas para os gerentes ao notificá-los sobre os aniversários de seus funcionários, pois alguns funcionários podem não apreciar reconhecimento público no local de trabalho. Fornecer diretrizes para gerentes ajuda a garantir que eles sejam cuidadosos em como ajudam seus funcionários a celebrar.
Hora - A hora deve ser inserida no formato de 24 horas. Por exemplo, se você quiser que o reconhecimento seja processado às 15:00, insira "15." Como o sistema processará reconhecimentos apenas na hora cheia, não deve ser fornecido valor de minuto.
Fuso Horário - Insira o fuso horário escrevendo-o por extenso. Por exemplo, o horário da Costa Leste nos EUA seria inserido como Eastern Standard Time. Não é necessário ajustar para horário de verão, pois o sistema fará o ajuste automaticamente com base na época do ano. Você pode consultar este artigo da Wikipedia para localizar seu fuso horário local.
Deslocamento do Supervisor - O campo de deslocamento do supervisor permite agendar o envio do e-mail de notificação ao gerente nos dias que antecedem o aniversário do funcionário. O valor inserido aqui deve estar entre -21 e 0. Se você inserir '-3', o e-mail de notificação ao gerente será enviado três dias antes da data de nascimento do funcionário. Se desejar que a notificação ao gerente seja enviada ao mesmo tempo que o e-mail ao funcionário, insira '0.'
Metadados - Para utilizar esta opção, você deve incluir metadados no seu arquivo de usuários. Insira dados nas células sob esta coluna usando o seguinte formato {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Por exemplo, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Certifique-se de omitir o valor "#" antes de "Department" e "Clearance" no cabeçalho dos metadados, pois isso faz o upload dos dados, mas não popula a automação. Ao usar esta opção, lembre-se de configurar uma linha "birthday" no arquivo de usuários para distinguir quaisquer usuários listados no agrupamento de metadados e quaisquer usuários que não façam parte do agrupamento de metadados. Por exemplo, se você quiser recompensar funcionários de forma diferente que são em tempo integral versus funcionários que são meio período, você criaria uma nova linha onde o texto no campo seria "FT" para funcionários em tempo integral, e você poderia inserir "PT" para meio período.
Carregando o Arquivo .CSV
Depois de construir o arquivo, volte para a plataforma e na mesma janela pop-up, carregue o novo arquivo clicando em "Escolher arquivo". Clique em "OK" para carregar o arquivo na plataforma. Se houver algum problema com o arquivo, siga as instruções na mensagem de erro para corrigir o arquivo e carregá-lo novamente. Se não conseguir resolver o problema do arquivo, por favor, fale com seu ponto de contato da Awardco. Uma vez que o arquivo seja carregado com sucesso no sistema, você verá seu arquivo carregado na tabela abaixo dos cabeçalhos na página Aniversários.
Vinculando o Programa de Aniversário às Redes de Prêmios Inteligentes
Usando o campo "Programa de Reconhecimento", você tem a capacidade de vincular a automação do prêmio de aniversário a uma rede de prêmios inteligente que possui opções de resgate diferentes das que você oferece em sua rede de prêmios padrão.
Por exemplo, talvez você queira tornar os cartões-presente a única opção disponível para usuários que gastam esses pontos de aniversário, ou talvez os cartões-presente não estejam disponíveis para usuários em seus outros programas, mas você gostaria de torná-los disponíveis apenas para usuários que recebem pontos de aniversário. Para fazer isso, você usaria esse recurso para criar essas restrições de uso de pontos.
Se você não quiser alterar as opções disponíveis para os destinatários dos prêmios de aniversário e desejar que eles vejam a mesma rede de prêmios padrão, pode deixar o campo "Programa de Reconhecimento" em branco. Se estiver interessado em configurar uma rede de prêmios inteligente para prêmios de aniversário, por favor, fale com seu Gerente de Sucesso do Cliente da Awardco. Você também pode consultar o artigo Redes de Prêmios Inteligentes para mais informações sobre o que é possível com esse recurso.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.