Este artigo detalhará os passos para formatar corretamente seus arquivos de usuário .CSV para transferência. A formatação correta é imprescindível para ter uma plataforma totalmente funcional. Formatações incorretas podem resultar em longos atrasos e, em casos graves, podem prejudicar a funcionalidade da sua plataforma. Aqui está um modelo de arquivo de usuário para sua referência.
- Formato
- Formatação dos Cabeçalhos e Campos - Mínimo Requerido
- Formatação dos Cabeçalhos e Campos - Opcional
- Notas sobre Campos Obrigatórios e Opcionais
- Configurações Regionais para Arquivos CSV
Formato
Seja enviando seu arquivo de usuário por meio de entrega manual ou transferência automatizada via SFTP ou API, você precisará formatar seu arquivo de usuário de acordo com as seguintes diretrizes:
- Os arquivos devem ser formatados como um .CSV
- Se seus usuários tiverem caracteres especiais em seus nomes, como "ü" ou "ç", o arquivo deve ser enviado no formato CSV UTF-8.
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Arquivos completos de usuários devem ser enviados na íntegra todas as vezes.
- Isso garante que a plataforma Awardco possa contabilizar funcionários desligados e hierarquias de relatório.
- Os cabeçalhos das colunas dos seus relatórios HRIS devem corresponder exatamente ao texto encontrado no .CSV de exemplo abaixo.
Formatação dos Cabeçalhos e Campos - Mínimo Requerido
| ID do Funcionário | Um identificador único para cada funcionário e a credencial principal de login. Normalmente uma combinação numérica, mas pode ser e-mail ou letras se não existir outro identificador único. (Nota: IDs são sensíveis a maiúsculas/minúsculas e têm um limite máximo de 100 caracteres) |
04686 2749218 FLast@company.com |
| Primeiro Nome | Primeiro nome do funcionário. Limite de 100 caracteres. | James |
| Sobrenome | Sobrenome do funcionário. Limite de 50 caracteres. | Hendricks |
| O endereço de e-mail único do funcionário. Pode ser modificado pelo funcionário, usado como credencial de login e método principal de comunicação. Embora o sistema não apresente erro se este campo estiver ausente, ele é obrigatório para uma experiência de usuário sem falhas. Limite de 100 caracteres. | FLast@company.com |
Formatação dos Cabeçalhos e Campos - Opcional
* - fortemente recomendado como campo incluído
| Nome Preferido | O Nome Preferido será exibido, se disponível, em todos os recursos da plataforma voltados para o funcionário (incluindo e-mails). O lado administrativo da plataforma continuará a usar a coluna Primeiro Nome. Limite de 100 caracteres. | Jimmy |
| Email Secundário | O endereço de e-mail pessoal, não corporativo, do funcionário. Pode ser modificado pelo funcionário. Se você estiver usando o recurso de Resgate Automático de Pontos, este é o e-mail para o qual o cartão pré-pago será enviado quando o funcionário for desligado. Este campo não precisa ser preenchido se sua empresa não estiver usando o recurso de Resgate Automático de Pontos. Limite de 100 caracteres. | FirstLast21@gmail.com |
| Número de Telefone | O número de telefone do trabalho ou pessoal do funcionário. Se tiver dificuldade para inserir o número no formato correto (+11234567890), consulte seu contato Awardco. | +11234567890 |
| Nome de Usuário | Designação opcional de nome de usuário para acesso à plataforma. User ID e e-mail podem ser usados para acessar a plataforma, então o nome de usuário raramente é necessário. Limite de 100 caracteres. | FLast FirstLast FL0730 |
| ID do Supervisor* | ID do Supervisor é usado para construir a hierarquia da plataforma. Todas as entradas devem corresponder a um ID na coluna ID do Funcionário para atribuir corretamente os usuários a um supervisor. |
04686 2749218 FLast@company.com |
| Código do País* | Código de país ISO de 2 letras (deve estar no formato ISO2) Limite de 2 caracteres. | US, CA, GB, FR |
| Senha | Credenciais de login pré-atribuídas para cada funcionário. Desnecessário quando o SSO está configurado. | uw54gw84fs |
| Data de Contratação* | A data na qual será feito um disparo de reconhecimento de aniversário. (Use o ano de contratação, NÃO o ano atual.) | YYYY-MM-dd, MM/DD/YYYY, M/D/YYYY, DD-MMM-YY |
| Data de Nascimento | A data em que o funcionário nasceu (Ano é opcional. Pode ser incluído, mas será removido) | YYYY-MM-DD, MM/DD/YYYY, M/D/YYYY, MM-DD, M-D, MM/DD, M/D, 0000-MM-DD |
| Idioma | O idioma preferido do funcionário. Isso é importante para e-mails transacionais. Deve estar em um formato de código de idioma ou localidade suportado. Limite de 5 caracteres. | Os códigos de idioma podem ser encontrados no artigo de e-mails multilíngues. Ex.: "en" para "Inglês" ou "en-gb" para "Inglês (Reino Unido)" |
| # | Metadados com a tag "#" devem corresponder ao mesmo texto gerado a partir do seu arquivo de usuário. Limite de 200 caracteres para o cabeçalho e 200 caracteres para o valor. | #Localização, #Endereço, #Idioma |
| @ | Ao configurar aprovações para programas de reconhecimento, você pode usar metadados associados para vincular um usuário a outros usuários além do seu gerente. Para configurar uma associação, adicione uma nova coluna ao arquivo de importação com o título do cabeçalho da coluna começando com o símbolo "@". Nota: metadados associados não terão sucesso se usar uma coluna de metadados existente. Sempre crie uma nova coluna no arquivo de usuário; alterar "#" para "@" não funcionará. Veja Configurando Metadados do Arquivo de Usuário para mais informações. | @VP do Departamento |
| ^ | Se estiver executando um programa de brindes corporativos através da Awardco (itens físicos como placas, acrílicos, certificados impressos, numerais ou caixas bônus), os campos de envio precisam ser incluídos no arquivo de usuário e cada coluna exigirá um acento circunflexo para processar os dados. Os dados nas colunas com ^ serão enviados para a plataforma, mas ficarão ocultos - os dados não serão visíveis na plataforma para administradores ou usuários. Veja Configurando Metadados do Arquivo de Usuário para mais informações. | ^Primeiro Nome do Supervisor |
| ~ | Metadados Sensíveis devem ser usados para dados sensíveis do funcionário que não devem ser exibidos amplamente na plataforma. Para configurar Metadados Sensíveis em um arquivo de usuário, adicione uma nova coluna ao arquivo de importação com o título do cabeçalho da coluna começando com o símbolo ~. Metadados Sensíveis não exigem nomes ou valores padronizados, assim como metadados regulares. No entanto, uma coluna de Metadados Sensíveis não pode compartilhar o mesmo nome que uma coluna de metadados regulares, mesmo que o campo de metadados regular tenha sido arquivado. Se você importou anteriormente um campo sensível como metadados regulares, atualize o prefixo do cabeçalho de # para ~ e renomeie a coluna. Metadados Sensíveis serão exibidos apenas nos relatórios Engage, na página de Registro de Alterações e nas páginas de Integrações HRIS. Não serão exibidos em outros relatórios ou configurações da plataforma. Veja Configurando Metadados do Arquivo de Usuário para mais informações. | ~Gênero |
Notas sobre os Campos Obrigatórios e Opcionais
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Remoção de Campos: Nenhum dos seguintes valores de campo pode ser removido importando um valor em branco ou nulo no arquivo de usuário; a plataforma manterá os dados existentes. A única exceção é Nome de Usuário, que pode ser definido como nulo:
- ID do Funcionário
- Primeiro Nome
- Sobrenome
- Nome Preferido
- Email Secundário
- Data de Nascimento
- Data de Contratação
- Número de Telefone
- Código do País
- Campo Email: Embora a plataforma possa processar um arquivo de usuário sem uma coluna de e-mail, ela é considerada um campo obrigatório. Incluir um endereço de e-mail para cada funcionário é crucial para uma plataforma funcional e bem-sucedida, pois soluções alternativas para ausência de e-mails podem levar a uma experiência ruim para o usuário.
- ID do Supervisor: Qualquer indivíduo listado em qualquer campo de supervisor será considerado parte da hierarquia de todos os seus subordinados diretos. Qualquer indivíduo não listado como supervisor será considerado funcionário. Portanto, se o ID do supervisor usado para um funcionário não estiver na plataforma, esse ID será ignorado. Se o ID do supervisor do funcionário for ignorado, ele será considerado sem supervisor. O arquivo de usuário não apresenta erro se IDs de supervisores não estiverem listados como funcionários.
- Senhas: Se os funcionários possuem contas de e-mail, a Awardco recomenda fortemente o uso de SSO (single sign on) ou Código de Login para acessar a plataforma Awardco. Se os funcionários não têm acesso ao SSO ou contas de e-mail, nomes de usuário genéricos e senhas únicas podem ser usados para login na plataforma Awardco. Senhas únicas são valores facilmente comunicados, protegendo geralmente a senha. Ex.: últimos quatro dígitos do CPF. Senhas uniformes NÃO são recomendadas. Senhas uniformes incluem senhas genéricas como “Password”, “awards” ou “Company2018”.
- Single sign on é o método de verificação preferido da Awardco. SSO é um método de autenticação que permite ao usuário fazer login com um único ID e senha em vários sistemas de software. Se o SSO estiver sendo usado como método de login da sua empresa, as colunas de nome de usuário e senha podem ser omitidas ou deixadas em branco.
- Código de Login é o método preferido quando o SSO não está disponível. Os funcionários receberão um Código de Login único por e-mail após o lançamento do programa. Este link único concederá ao funcionário acesso inicial e solicitará que crie uma senha para uso futuro. E-mails são obrigatórios para todos os usuários que usam Código de Login. As colunas de nome de usuário e senha podem ser omitidas ou deixadas em branco.
- Senhas Únicas são recomendadas para empresas que não podem usar nem SSO nem Código de Login via e-mail. Senhas únicas são valores facilmente comunicados, protegendo geralmente a senha. Ex.: últimos quatro dígitos do CPF.
- Senhas Uniformes NÃO são recomendadas. Senhas uniformes incluem senhas genéricas como “Password”, “awards” ou “Company2018”.
- Idioma: Adicionar o idioma preferido do funcionário é útil quando você deseja enviar e-mails transacionais em um idioma diferente. Os códigos de idioma podem ser encontrados no artigo de e-mails multilíngues. Valores suportados podem incluir um código de idioma de duas letras ou uma variante de localidade, como en, en-gb ou fr-ca.
- Metadados: Para que um campo personalizado seja incluído no sistema Awardco, o cabeçalho da coluna DEVE começar com ‘#’. Quaisquer colunas adicionais adicionadas ao arquivo sem ‘#’ no cabeçalho serão ignoradas pela importação. Campos adicionais são usados para fins de relatório e estarão disponíveis para filtro nos relatórios. Os valores são limitados a 200 caracteres.
- Brindes Corporativos: A Awardco pode solicitar campos adicionais para gerenciar itens de brindes corporativos.
Configurações Regionais para Arquivos CSV
Arquivos CSV às vezes podem ser exibidos incorretamente no Excel devido a diferenças nas configurações regionais. Especificamente, o separador de lista padrão difere por região: nos EUA, é uma vírgula (,), enquanto em muitos outros países é um ponto e vírgula (;). Isso pode fazer com que todos os dados apareçam em uma única coluna ao abrir no Excel.
Para garantir que seus arquivos CSV abram corretamente no Excel independentemente das configurações regionais, siga estes passos:
Opção 1: Alterar Configurações Regionais no Excel
- Abra o Excel.
- Vá para Arquivo > Opções > Avançado.
- Role até a seção Opções de edição.
- Marque a caixa Usar separadores do sistema (se ainda não estiver marcada).
- Certifique-se de que o Separador decimal seja um ponto (.) e o Separador de milhares seja uma vírgula (,).
Opção 2: Alterar Separador de Lista nas Configurações Regionais (Windows)
- Abra o Painel de Controle.
- Vá para Relógio e Região > Região > Configurações adicionais....
- Na caixa de diálogo Personalizar formato, encontre a caixa Separador de lista e altere para vírgula (,).
- Clique em OK para salvar as alterações.
Opção 3: Alterar Manualmente as Colunas Após Abrir
Se não preferir alterar as configurações regionais, você pode especificar manualmente o delimitador no Excel:
- Abra o Excel.
- Vá para Dados > De Texto/CSV.
- Selecione seu arquivo CSV e clique em Importar.
- No Assistente de Importação, escolha Delimitado e clique em Avançar.
- Selecione Vírgula como delimitador e clique em Concluir.
Nota: Alterar manualmente as colunas usando este método não é recomendado para relatórios Awardco. Isso porque os dados frequentemente incluem vírgulas e pontos e vírgulas, o que pode causar divisões incorretas de colunas e relatórios imprecisos.
Seguindo esses passos, você deve conseguir visualizar os arquivos CSV corretamente no Excel, garantindo uma gestão de dados tranquila e relatórios precisos.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.