Este artigo ensinará como criar, gerenciar e arquivar orçamentos na sua plataforma Awardco. Por favor, consulte o vídeo abaixo para uma explicação completa.
Passo a Passo + Visual
Faça login como Administrador e clique na aba Orçamentos. Aqui você verá uma lista de todos os orçamentos atuais da sua empresa e para quem eles estão designados.
Criando um Orçamento
Você pode criar um novo orçamento clicando em Editar Orçamentos e + Adicionar Orçamento.
Nesta janela você pode inserir os detalhes para o novo orçamento. O nome é como o orçamento será identificado na aba Orçamentos para os Administradores e é como será exibido para os usuários do orçamento na interface da plataforma. O centro de custo selecionado deve ser criado antes que o orçamento possa ser atribuído a esse centro de custo. Centros de custo são usados raramente, principalmente por grandes organizações que acompanham centenas de orçamentos em vários grupos de negócios. Para configurar centros de custo para sua organização, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente.
Em seguida, você precisará designar o orçamento como tributável ou não tributável. Isso não tem impacto na operação do orçamento e serve apenas para fins de relatório. Finalmente, atribua Proprietários do Orçamento. Atribuir um usuário como Proprietário do orçamento não dará automaticamente a ele acesso para usar o orçamento. A atribuição de um Proprietário será bastante rara. Para entender melhor a atribuição do Proprietário e suas implicações, por favor, revise o artigo Proprietários do Orçamento. Eles precisarão ser adicionados diretamente ao orçamento depois que ele for criado. Veja abaixo mais instruções sobre como atribuir usuários ao orçamento. Tanto Proprietários do Orçamento quanto Centro de Custo não são campos obrigatórios. Se você desejar que o Centro de Custo seja um campo obrigatório, por favor, entre em contato com seu ponto de contato na Awardco.
Digite o nome do orçamento, atribua o centro de custo (se aplicável), selecione se o orçamento será tributável ou não, clique em OK para criar o novo orçamento.
Seu novo orçamento aparecerá na sua lista de orçamentos atuais.
Depois que um orçamento é criado, você precisará determinar o saldo, bem como quem terá acesso para usar esse orçamento para reconhecimentos monetários.
Ajustando Valores do Orçamento
Para adicionar ou remover fundos de um orçamento, encontre o orçamento na lista de orçamentos da sua plataforma e clique no ícone de círculo à direita do orçamento e clique em 'Adicionar/Remover Pontos.' Você também pode clicar no saldo do orçamento para acessar rapidamente a janela pop-up 'Adicionar/Remover Pontos'.
Isso abrirá a janela 'Adicionar/Remover Pontos' onde você poderá ajustar o saldo do orçamento. Para adicionar pontos, insira um número nos campos Pontos ou Fundos. Se sua plataforma usa uma proporção 1:1 para Pontos em relação a Dólares, os campos Pontos e Fundos serão iguais. A proporção que sua plataforma usa é exibida logo abaixo dos campos Pontos e Fundos. Para remover pontos do orçamento, insira um número negativo. Por exemplo, se você quiser remover 200 pontos do orçamento, digite -200. Clique em 'Atualizar Saldo' depois de inserir o valor.
Se você receber uma mensagem de erro "Valor Inválido", isso significa que não há pontos suficientes na Conta da Empresa. Consulte este artigo para saber como adicionar pontos à sua plataforma.
Você também tem a capacidade de mover fundos diretamente de um orçamento para outro. Isso é feito novamente clicando no ícone de círculo à direita do orçamento e clicando em 'Transferir Pontos para Fora.'
Isso abrirá a janela 'Transferir Pontos de [Nome do Orçamento]'. Insira o orçamento para o qual deseja mover os fundos e insira o valor que deseja transferir. Clique em 'Transferir' quando estiver pronto para mover os fundos. Se aparecer um erro de fundos insuficientes, isso significa que não há pontos suficientes no orçamento para transferir.
NOTA: As alterações nos saldos dos orçamentos são imediatas. Não haverá atraso na transferência de fundos, seja da conta da empresa ou de um orçamento para outro.
Atribuindo Acesso
O acesso ao orçamento é atribuído inserindo um Usuário, Grupo, Metadados ou Função no campo de Acesso ao Orçamento. Por padrão, se um Grupo ou valor de Metadados for atribuído a um orçamento, todos os tipos de função (Administrador, Gerente Executivo, Gerente de Grupo e Funcionário) terão acesso a esse orçamento. Se for desejado limitar o acesso a Metadados/Grupos para funções específicas, adicione o nome da função aos parâmetros de acesso do orçamento. Clique no campo de busca do orçamento para pesquisar o indivíduo, Grupo, Metadados e/ou função que deseja atribuir.
Vamos dar uma olhada no Orçamento de Aniversário na captura de tela acima. O Usuário 'Dan Anderson', o Grupo 'Margaret Johnson' e o subconjunto de Metadados 'Vendas' foram todos atribuídos ao orçamento. Isso significa que Dan Anderson, todos os usuários do grupo de Margaret Johnson e todos os usuários do Departamento de Vendas têm acesso ao Orçamento de Aniversário. Vamos atribuir a função 'Administrador' e o subconjunto de Metadados 'Nível de Trabalho: 1' ao orçamento de Cibersegurança. Para isso, clicaríamos ao lado do orçamento de Cibersegurança e digitaríamos 'Administradores' na busca. Uma vez que selecionarmos Administradores no menu suspenso, eles são adicionados ao orçamento.
Vamos fazer o mesmo para Nível de Trabalho:1. Para pesquisar metadados, digite o valor de dados, '1.'
Agora, todos os Administradores no grupo de Trabalho Nível 1 têm acesso ao orçamento de Cibersegurança.
Adicionar múltiplos campos de metadados a um campo de orçamento atua como uma declaração E. Por exemplo, se os valores de metadados "Departamento: Vendas" e "função: Gerente de Grupo" forem adicionados, aqueles com acesso ao orçamento precisarão estar em Vendas E ser um Gerente de Grupo. Quando múltiplos valores de metadados dentro do mesmo campo são adicionados, o acesso ao orçamento assume uma declaração OU. Se os valores de metadados Departamento: Vendas e Departamento: Marketing forem adicionados, aqueles em qualquer um dos departamentos Vendas ou Marketing terão acesso ao orçamento.
Grupos de Orçamento
Outra forma de estabelecer acesso ao orçamento usando metadados é criar grupos de orçamento. Grupos de Orçamento são orçamentos criados com base em um campo de metadados; eles garantem que todo usuário tenha acesso a um orçamento no grupo de metadados, independentemente das mudanças organizacionais dentro da plataforma. Para saber mais sobre como estabelecer grupos de orçamento, visite este artigo.
Ajustando Configurações do Orçamento
Para alterar o nome, centro de custo, tributação ou o Proprietário, clique nos "..." à direita do orçamento e clique em 'Editar Orçamento.' Isso abrirá a janela 'Editar Orçamento' que possui os mesmos campos da janela 'Criar Orçamento'. Insira as alterações desejadas e clique em salvar. Você também tem a capacidade de arquivar um orçamento nesta janela. Arquivar um orçamento removerá o orçamento do sistema. Você também pode arquivar o orçamento clicando no ícone de círculo e clicando em 'Arquivar Orçamento.' Isso abrirá uma página de confirmação onde você será solicitado a confirmar sua solicitação de arquivamento.
Se você arquivar um orçamento e desejar reativá-lo, acesse a aba Inativos no topo da página de orçamentos, selecione os "..." à direita do orçamento e clique em "Ativar Orçamento."
Pesquisando por Orçamento/Grupo/Usuário/Metadados
Se você quiser pesquisar informações para um orçamento específico, ver quais grupos ou usuários têm acesso a quais orçamentos, ou ver quais metadados estão sendo usados para especificar o acesso ao orçamento, basta usar a barra de pesquisa acima da lista de orçamentos ativos. Digite os critérios de pesquisa e pressione enter para realizar a busca.
Pesquisar pelo nome de um usuário mostrará todos os orçamentos aos quais esse usuário está vinculado. Pesquisar por um grupo mostrará todos os orçamentos aos quais esse grupo está vinculado. Pesquisar pelo nome de um orçamento mostrará quais grupos e usuários estão atribuídos a ele. Pesquisar por metadados mostrará todos os orçamentos que usam esse valor de metadados como parâmetros de acesso ao orçamento.
Atualizando Orçamentos via Arquivo CSV
Para uma visão rápida de todos os orçamentos, ou para fazer ajustes em massa, você agora pode baixar a lista de orçamentos em um arquivo .csv, fazer quaisquer alterações que desejar e depois carregar o .csv com todas as suas alterações (consulte nosso artigo Gerenciando Orçamentos via Arquivo CSV para mais informações.) Para baixar o arquivo .csv, clique em Carregar CSV no canto superior direito da página de orçamentos. Em seguida, clique em budgets.csv. Isso baixará o arquivo budgets.csv para o seu computador.
Quando abrir o arquivo, certifique-se de salvá-lo com a data do download. O arquivo mostrará informações como uma lista dos seus orçamentos, o saldo monetário de cada orçamento e quem tem acesso ao orçamento. Quaisquer alterações feitas neste arquivo podem ser aplicadas aos seus orçamentos quando você carregar o arquivo.
Nota: Não altere os IDs ou IDs do Orçamento Pai. Estes são números gerados automaticamente que nosso sistema usa para diferenciar entre vários orçamentos que podem ter o mesmo nome em diferentes empresas (por exemplo, prêmios por tempo de serviço, que é um nome de orçamento muito popular para muitas empresas).
Você pode alterar o nome de cada orçamento simplesmente digitando o novo nome na coluna de nome.
A coluna de saldo permitirá que você altere o valor monetário em cada orçamento. Quando você carregar o arquivo, cada orçamento será redefinido para o valor que você colocou na célula da coluna de saldo. Para adicionar ou subtrair do saldo existente, digite "+" ou "-" antes do número na coluna de saldo.
Nota: Você precisará formatar a coluna de saldo como células de texto para que os sinais "+" e "-" permaneçam nas células.
A coluna de grupos permitirá que você altere os vários grupos que terão acesso a cada orçamento. A coluna de usuários mostrará quais usuários têm acesso a um orçamento específico.
Você pode adicionar um novo orçamento ao seu arquivo, o que criará um novo orçamento no sistema quando você carregar o novo arquivo. Deixe a célula de ID em branco; nosso sistema atribuirá um novo ID quando o orçamento for criado. Quando tiver certeza de que suas informações estão corretas, clique em Carregar CSV, selecione seu arquivo e clique em OK. Se quiser arquivar quaisquer orçamentos que não estiverem no arquivo CSV, ative a opção Arquivar antes de carregar.
Sua lista de orçamentos ativos refletirá então todas as informações que você inseriu no arquivo .csv.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.