Gerenciar reconhecimentos monetários grandes, como prêmios de fim de ano ou de apreciação de funcionários, requer garantir que a conta de resgate esteja adequadamente financiada para evitar interrupções. O pré-financiamento permite que os administradores adicionem fundos antecipadamente para um programa específico, orçamento ou grupo de metadados, garantindo que todos os prêmios sejam distribuídos sem problemas, mesmo durante períodos de alto tráfego. Também garantirá que você não seja cobrado em duplicidade por esses pontos. Este artigo orientará sobre os passos para solicitar uma fatura e gerenciar o processo de pré-financiamento de forma eficiente.
Nota: Este artigo se aplica a todos os clientes que não utilizam o método de faturamento “Gerenciado pelo Cliente”.
Por que Pré-financiar?
O pré-financiamento oferece alguns benefícios principais:
- Evitar Interrupções no Programa: Garante que a conta de resgate esteja suficientemente financiada para cobrir o aumento no gasto dos usuários com seus pontos
- Processo de Prêmio Sem Interrupções: Ao adicionar fundos antecipadamente, os administradores podem garantir que todos os prêmios sejam emitidos prontamente, sem esperar por pagamentos adicionais.
- Opções Flexíveis de Financiamento: Os fundos podem ser adicionados diretamente na plataforma via ACH ou cartão de crédito. Também podem ser enviados fora da plataforma via ACH/transferência bancária e cheque físico.
- Melhoria no Relatório e Orçamento: Pré-financiar programas específicos ajuda a manter registros financeiros mais claros. Orçamentos separados para grandes programas, como prêmios de fim de ano ou de apreciação de funcionários, simplificam o acompanhamento e o relatório financeiro.
Como Pré-financiar um Grande Prêmio
Navegando até a Página de Faturamento
Siga estes passos para acessar a Página de Faturamento:
- Clique no botão Administrador no canto superior direito da tela.
- Selecione a aba Faturamento para entrar na Página de Faturamento.
Solicitando uma Fatura para Pré-financiamento
O passo chave no processo de pré-financiamento é solicitar uma fatura. Siga estes passos:
- Navegue até a aba Faturas e clique em Solicitar Fatura.
- Digite o valor solicitado da fatura. Este valor deve refletir o total esperado para o programa de prêmios que está sendo pré-financiado.
- Indique se a fatura é para pré-financiamento:
- Se sim, selecione o programa, orçamento ou grupo de metadados que está sendo pré-financiado/do qual os pontos concedidos virão.
- Preencha os detalhes obrigatórios:
- Endereço de Email: A confirmação da fatura será enviada para este endereço.
- Número do Pedido: Adicione qualquer referência interna ou identificador para uso organizacional, se aplicável.
- Notas: Inclua detalhes relevantes ou motivos para a fatura.
- Revise a divisão do pagamento e clique em Enviar Solicitação.
Após o envio, um aviso de confirmação será recebido, e a fatura será processada e enviada dentro de 24-48 horas úteis.
Monitorando a Disponibilidade de Fundos
Após o processamento da fatura, os fundos aparecerão na linha Depósitos da seção Resumo de Financiamento na Página de Faturamento.
- Fundos adicionados via cartão de crédito estão disponíveis instantaneamente, embora uma taxa de processamento seja aplicada.
- Pagamentos via ACH não têm taxa, mas levam de 3 a 5 dias úteis para serem processados. Isso é importante para lembrar ao pré-financiar grandes programas para evitar atrasos.
- O acompanhamento do pré-financiamento começa no mês em que o pagamento é recebido. Por exemplo, se um programa de fim de ano for pré-financiado em 15 de dezembro, o acompanhamento incluirá todo o pré-financiamento no orçamento de fim de ano desde 1º de dezembro.
Adicionando Pontos à Conta da Empresa
Agora, uma quantidade igual de pontos ao valor dos fundos depositados precisará ser adicionada à conta da empresa. Para fazer isso:
- Clique em Adicionar Pontos na Página de Faturamento.
- Digite a quantidade desejada de pontos (igual ao valor dos fundos depositados).
- Digite uma nota e clique em Adicionar Pontos.
- Selecione Confirmar.
Os pontos depositados aparecerão na linha Conta da Empresa na seção Resumo de Pontos. Esses pontos podem então ser alocados para orçamentos conforme necessário. O artigo de suporte Gerenciando Orçamentos fornece instruções detalhadas sobre a criação de orçamentos e alocação de pontos.
Dicas Adicionais
- Crie Orçamentos e/ou Programas Separados: Para grandes programas, como bônus de fim de ano ou prêmios de apreciação de funcionários, considere criar um orçamento e/ou programa dedicado. Isso permite relatórios mais claros e acompanhamento mais fácil dos fundos.
- Planeje com Antecedência: Para períodos de alto volume de prêmios, como a temporada de fim de ano, pré-financie a conta com bastante antecedência para evitar possíveis atrasos na distribuição dos prêmios.
- Monitore os Saldo da Conta de Resgate: Verifique regularmente o saldo da conta de resgate na Página de Faturamento para garantir o funcionamento ininterrupto dos programas de reconhecimento.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.