Configurar metadados no seu arquivo de usuário permite maximizar as automações e otimizações da Awardco para programas de reconhecimento e pesquisas de engajamento. Este artigo explica o que são metadados, seus tipos e como usá-los para melhorar reconhecimento, pesquisas, relatórios e mais. Metadados adequados garantem dados precisos dos funcionários e desbloqueiam recursos poderosos da plataforma.
- O que são Metadados?
- Quais são os Diferentes Tipos de Metadados?
- Como os Metadados Podem Ser Usados na Plataforma?
- Quando Usar o Gerador de Metadados
O que são Metadados?
Metadados são um conjunto de dados que fornecem informações sobre outros dados. No contexto da Awardco, isso significa que é uma forma de adicionar informações extras sobre seus funcionários ao seu arquivo de usuário. Por exemplo, se você quiser saber a qual departamento um funcionário pertence, pode criar um campo de metadado para #Department no seu arquivo de usuário. Isso permite que a plataforma vincule dados dos funcionários a detalhes específicos da empresa, o que é crucial para várias funções da plataforma, como direcionar grupos específicos de usuários para uma pesquisa ou segmentar relatórios de reconhecimento.
Vamos ver o exemplo do arquivo Microsoft Excel mostrado abaixo. Neste arquivo, você verá os campos obrigatórios e opcionais nas colunas A-M. As colunas N, O e P têm cabeçalhos com o prefixo de um símbolo de cerquilha ou jogo da velha (#). Aqui vemos #Cost Center, #Department e #City. Estes são campos de metadados.
Na linha 20, temos as informações da conta de Cui Lei. Você pode ver suas informações padrão da conta, como e-mail, data de contratação e código do país. Os administradores dessa conta decidiram que centro de custo, departamento e cidade são pontos de dados importantes que precisam estar presentes na plataforma. Esses pontos de dados serão listados ao lado dos dados de Cui nos relatórios da plataforma e também podem ser usados para atribuir acesso a programas de reconhecimento e orçamentos, ou para filtrar resultados de pesquisas para obter insights mais profundos.
Quais são os Diferentes Tipos de Metadados?
Ao enviar dados de usuários, você pode incluir campos personalizados de metadados para adicionar mais informações sobre seus funcionários. Esses campos podem ser usados para vários propósitos, como relatórios, aprovações, análise de pesquisas ou exibição dentro da plataforma. A Awardco suporta quatro tipos diferentes de metadados, cada um designado por um prefixo específico no cabeçalho do seu arquivo CSV.
Metadados Padrão (#)
Qualquer campo personalizado com um cabeçalho que comece com # será importado como metadado padrão. Esses dados são visíveis nos relatórios da plataforma para usuários com acesso a relatórios e são usados principalmente para filtragem e relatórios.
Por exemplo, você pode usar um campo #Location para filtrar usuários pela localização do escritório, um campo #Department para gerar relatórios sobre a atividade de reconhecimento por departamento, ou um campo #Tenure para segmentar respostas de pesquisas. Os valores nesses campos são limitados a 200 caracteres.
Metadados Sensíveis (~)
Metadados Sensíveis devem ser usados para dados sensíveis dos funcionários que não devem ser exibidos amplamente na plataforma. Para configurar Metadados Sensíveis em um arquivo de usuário, adicione uma nova coluna ao arquivo de importação com o cabeçalho da coluna começando com o símbolo ~. Exemplos incluem ~Gender, ~Ethnicity, ~Salary Band e ~Age Group.
Metadados Sensíveis são excluídos dos relatórios padrão da plataforma. Atualmente, eles aparecem apenas para análise agregada de pesquisas dentro do Engage Surveys e requerem a permissão Visualizar Metadados Sensíveis. Isso impede que gerentes ou administradores filtrem dados de relatórios para corresponder a funcionários individuais e ajuda a proteger as respostas individuais dos funcionários.
Metadados Sensíveis não exigem nomes de colunas ou valores padronizados, assim como os metadados regulares. No entanto, uma coluna de Metadados Sensíveis não pode compartilhar o mesmo nome que uma coluna de metadados regulares, mesmo que o campo de metadados regular tenha sido arquivado. Se você importou anteriormente um campo sensível como metadado regular, atualize o prefixo do cabeçalho de # para ~ e renomeie a coluna.
Metadados Associados (@)
Campos com prefixo @ são usados para metadados associados. Esses dados vinculam um funcionário a outros usuários no sistema, além do seu supervisor direto. Isso é especialmente útil para configurar fluxos avançados de aprovação para programas de reconhecimento, permitindo encaminhar aprovações para indivíduos específicos, como um vice-presidente de departamento ou um gerente regional.
Cada valor em um campo de metadados associados deve corresponder a um ID de Funcionário válido no seu arquivo de usuário.
Metadados Ocultos (^)
Se um cabeçalho começar com ^, os dados serão importados como metadados ocultos. Essas informações são carregadas na plataforma, mas não são visíveis nem para administradores nem para usuários. Isso é tipicamente usado para dados sensíveis ou de bastidores, como endereços de envio para programas corporativos de presentes. O sistema usa esses dados para fins logísticos, mas eles permanecem ocultos para proteger a privacidade.
Como os Metadados Podem Ser Usados na Plataforma?
Depois que seus metadados estiverem configurados e importados, eles habilitam uma variedade de recursos e automações dentro da plataforma Awardco. Você pode usar metadados para:
Configurar Elegibilidade para Programas: Garantir que apenas funcionários de um departamento ou localização específicos possam acessar certos programas de reconhecimento.
Atribuir Orçamentos: Alocar orçamentos específicos de reconhecimento para diferentes departamentos ou equipes com base em um campo de metadado.
Direcionar Distribuição de Pesquisas: Enviar pesquisas de engajamento apenas para grupos específicos de funcionários, como aqueles em uma determinada
#Regionou#Job Title.Gerar Relatórios Detalhados: Usar metadados padrão para filtrar relatórios e obter insights sobre a atividade de reconhecimento em diferentes segmentos da sua organização, como por cidade, departamento ou centro de custo.
Analisar Dados Sensíveis de Pesquisas: Usar Metadados Sensíveis no Engage Surveys para analisar resultados agregados de pesquisas por fatores demográficos ou outros fatores sensíveis sem expor respostas individuais dos funcionários ou permitir que relatórios sejam filtrados para identificar funcionários individualmente. O acesso requer a permissão Visualizar Metadados Sensíveis.
Agilizar Aprovações: Usar metadados associados para encaminhar aprovações de reconhecimento e gastos para indivíduos ou grupos específicos além da estrutura padrão de reporte.
Quando Usar o Gerador de Metadados
Seu arquivo de usuário é a única fonte confiável para todos os dados dos funcionários na Awardco. Idealmente, seu sistema de RH (HRIS) pode fornecer todas as informações necessárias, incluindo quaisquer campos personalizados de metadados que você precise. No entanto, há momentos em que isso não é possível, e seu HRIS pode estar faltando alguns dos metadados dos funcionários necessários para gerenciar sua plataforma de forma eficaz.
O Gerador de Metadados simplifica a criação de novos campos de metadados a partir de dados existentes. Em vez de atualizar manualmente arquivos de usuários ou usar relatórios personalizados do HRIS, você pode combinar campos como #Country e #Job Group para criar #Program Eligibility, ou mesclar #Location e #Business Unit para um #Survey Group. Isso permite construir regras e automações precisas sem alterar seu arquivo de usuário original.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.